Conheça os principais KPIs de logística e como calculá-los

Os processos logísticos envolvem uma série de atividades estratégicas e fundamentais para que a empresa alcance seus objetivos. Quando não são gerenciados corretamente nem passam pelo devido monitoramento, esses processos podem causar grandes prejuízos ao negócio.

Uma das etapas na gestão logística é o uso de indicadores para mensurar os resultados. Vamos analisar os principais KPIs que podem ser usados nessa área. Leia e conheça mais detalhes sobre esse assunto, veja o que são KPIs de logística e como calcular esses indicadores. Assim, você vai melhorar a administração do setor logístico e obter resultados que promovam o aumento de lucros!

1. O que é KPI de logística?

Os KPIs de logística são indicadores-chave usados para medir o desempenho dos processos logísticos. São valores que revelam como os processos estão atingindo os principais objetivos, sejam comerciais, sejam de produtividade, sejam sobre a satisfação dos clientes e assim por diante.

Em outras palavras, os KPIs de logística avaliam a performance de um processo em particular ou de todo o departamento.

Os indicadores devem ser quantificáveis, ou seja, é fundamental que exista um valor numérico que expresse o desempenho do que está em análise.

Os indicadores de desempenho aplicados em logística são utilizados, mais especificamente, para acompanhar atividades referentes a fluxo de trabalho, trocas, dimensão de estoque, descartes e outros processos.

2. Para que serve?

As empresas e as equipes utilizam KPIs de logística em diferentes níveis para uma análise do êxito no alcance de metas. O acompanhamento dos processos se dá com objetividade, usando valores fáceis de analisar.

O mais recomendado é que os indicadores-chave sejam ofertados em tempo real através de painéis automatizados. Eles indicam o nível de qualidade que cada processo deve atingir e mensurar sua performance.

Dessa forma, o gestor vai saber se está atingindo ou não suas metas, se será necessário fazer algum ajuste para que o processo alcance os objetivos propostos.

3. Qual é a importância?

Essa avaliação ajuda na tomada de decisões, na identificação de erros e na consequente melhoria de processos. Por meio do monitoramento proporcionado pelos KPIs de logística, é possível:

• otimizar a qualidade dos processos, reduzindo os erros;
• reduzir custos, melhorando os resultados no setor;
• otimizar a performance e, como efeito, a produtividade;
• proporcionar uma visualização, em tempo real, dos negócios, com a possibilidade de prevenir-se contra eventuais problemas de maneira rápida e eficaz.

O monitoramento por meio de KPIs de logística permite que o gestor analise constantemente as atividades em comparação a um referencial estático.

Desse modo, as flutuações ficam visíveis de forma imediata. Caso o desempenho aponte para uma direção errada, é possível reagir com presteza e agilidade.

Todas as vezes em que um indicador-chave revela que o desempenho está no nível esperado e necessário, ou além dele, os profissionais precisam optar por atingir um padrão mais elevado.

Nesse sentido, os KPIs tornam-se altamente necessários para uma análise quantitativa e qualitativa mais precisa. Se alinhados aos objetivos da empresa, os indicadores eliminam suposições, aumentando a atenção dada às soluções de melhoria.

Resumindo, podemos destacar a importância dos indicadores-chave de desempenho na distribuição logística de suprimentos da forma como segue:

• medição do desempenho do departamento;
• controle de performance e produtividade dos profissionais que estão envolvidos;
• gestão de custos efetiva.

4. Quais são os principais KPIs de logística?

A empresa deve seguir alguns objetivos como redução de custos, melhoria de tempo e da produtividade (aumento da produção com consumo de menos recursos) e assegurar a qualidade de todos os processos.

4.1 KPIs de logística para gestão de armazenagem

Podemos, a partir disso, estabelecer quatro grupos de KPIs de logística destinados à gestão de armazém:

4.1.1 Indicadores financeiros

Esses indicadores servem para o controle de custos operacionais referentes à instalação e à gestão de armazéns. Como exemplos, podemos citar a avaliação do inventário, o espaço usado ou a rotatividade de estoques.

4.1.2 KPIs de produtividade

São indicadores que analisam a eficiência dos processos, medindo a efetiva produção comparada aos recursos usados para essa operação.

Como exemplo, podemos falar sobre a produtividade de entrada nos estoques devido aos custos da mão de obra ou a produtividade dos equipamentos usados no deslocamento de itens conforme a quantidade de unidades de cargas manuseadas.

4.1.3 Indicadores relacionados ao tempo

Todo gestor entende que tempo é dinheiro. No que toca ao armazém, esse provérbio atinge o máximo de utilidade. Como exemplos de KPIs de logística associados ao tempo, podemos citar: o período de reação no recebimento do produto e o percentual de cumprimento de prazos.

4.1.4 Indicadores vinculados à qualidade

Esses KPIs gerenciam o nível de serviço ofertado ao cliente. Por exemplo, o percentual de pedidos entregues dentro do prazo, de pedidos com erros e de estoque com danos.

4.2 KPIs de logística para a distribuição

Os KPIs de logística também são valiosos para controlar e alcançar objetivos na área de distribuição dos processos logísticos de suprimentos. Vejamos alguns dos principais.

4.2.1 Custo de transporte conforme o percentual de vendas

Para monitorar esse indicador, é necessário dividir os custos com frete de entrega pelas receitas resultantes das vendas em um período predefinido.

O percentual muda de acordo com as mercadorias vendidas. De qualquer maneira, é um KPI recomendado para analisar o desempenho financeiro da área.

4.2.2 SLA e TMA de entrega

O SLA (Acordo de Nível de Serviço) se refere aos contratos realizados entre fornecedores e clientes, envolvendo formas de rastreamento, prazos de entrega e outros.

Já o TMA (Tempo Médio de Atendimento) é um indicador que permite acompanhar as rotas de perto, os tipos de entrega e outros fatores que incidem sobre o prazo acordado com os clientes.

4.2.3 Tempo em trânsito

O tempo em trânsito é mensurado como a quantidade de dias e/ou de horas a partir do momento em que os produtos saem da empresa até a entrega ao consumidor.

Geralmente, é realizada uma comparação do período em trânsito acordado com o cliente para a mesma mercadoria, o mesmo modal de transporte e o mesmo destino.

4.2.4 OTIF

O OTIF é um KPI utilizado para fazer o monitoramento da qualidade das entregas. OTIF é a sigla para On Time In Full, e sua finalidade é deixar os clientes mais satisfeitos a partir da definição de níveis de excelência no serviço.

O OTIF se dedica a entregas na hora, na data e no local correto, respeitando o que foi comprado pelo cliente. É fundamental que a integridade e a pontualidade do que foi adquirido pelo consumidor correspondam a um nível de excelência.

4.2.5 Insatisfação dos clientes contando como custo de transporte

Quando falamos da área de distribuição de suprimentos, é necessário também avaliar a insatisfação do público consumidor. Uma maneira de fazer isso é dividir custos de reclamações com danos e perdas pelos custos com transporte. Geralmente, essa avaliação é realizada para cada fornecedor e para a empresa como um todo.

Números elevados costumam expressar problemas que podem se referir ao empacotamento, ao acondicionamento e ao transporte. Por isso, mais importante que calcular, é necessário identificar a raiz desses problemas.

4.2.6 Aproveitamento da capacidade do caminhão

Outro indicador relevante entre os KPIs de logística para distribuição é o aproveitamento da capacidade do caminhão, usado, na maioria das vezes, para cargas grandes.

Para calcular, é necessário dividir o peso pelo máximo suportado pelo veículo. Caso o uso médio seja de 80%, podemos afirmar que existe um potencial ocioso de 20%.

Assim, será possível trabalhar para alcançar o máximo de sua capacidade, e isso se transforma em otimização logística e maiores lucros.

4.2.7 Tempo que o caminhão passa na estrada

Esse KPI também é chamado de “tempo de giro do veículo”. É calculado mensurando o prazo médio consumido entre a chegada do veículo e a sua saída.

Quanto menor for o valor do KPI, maior o período que o caminhão fica na estrada. Nessa situação, é relevante atuar para otimizar o processo de manipulação dos lotes e a produtividade dos trabalhadores que trabalham na carga e descarga.

4.2.8 Tempo que o caminhão passa na carga e na descarga

Esse índice ajuda a acompanhar o prazo médio que o veículo passa na carga e na descarga. É um KPI que contribui para o planejamento de forma que aceleram os processos e otimizam a produtividade. Dessa maneira, obtém-se mais eficiência e o resultado é expresso em entregas mais rápidas.

5. Quais são suas características?

Podemos definir algumas características relevantes que pertencem aos indicadores-chave de desempenho em geral, incluindo os KPIs de logística:

5.1 KPIs devem refletir direcionadores de valor estratégico

Os indicadores-chave de desempenho refletem e mensuram direcionadores de valor, os quais dizem respeito a atividades que, se realizadas da forma certa, asseguram o sucesso futuro da empresa.

Os direcionadores de valor conduzem o negócio na direção certa, dando impulsos para que atinja seus objetivos organizacionais e os resultados financeiros. Como exemplos de direcionadores, podemos citar:

• alta satisfação do cliente;
• excelência na qualidade de uma mercadoria.

5.2 KPIs devem ser definidos por executivos

Executivos determinam os direcionadores em reuniões de planejamento, que definem qual será o direcionamento estratégico da organização, em curto, médio e longo prazo.

Para aproveitar ao máximo os direcionadores, os executivos devem esclarecer a forma como eles desejam medir a performance da empresa por meio dessas ferramentas.

5.3 KPIs se baseiam em padrões empresariais

É adequado criar padrões de medição para que os indicadores-chave fluam ao longo de uma empresa. Embora isso não seja fácil, é possível.

5.4 KPIs se baseiam em dados válidos

Antes de optar pelo uso de um indicador-chave de performance, é preciso entender se há informação e qual é a sua acurácia. Geralmente, a resposta não é favorável.

Em algumas situações, a empresa resolve investir em sistemas que coletam as informações. Em outros casos, a empresa prefere fazer uma revisão do KPI.

5.5 KPIs devem ser facilmente compreendidos

Uma dificuldade em relação ao uso de KPIs é que há muitos disponíveis. Dessa forma, eles não mantêm o mesmo poder de atração sobre os funcionários e alteram o seu comportamento.

Conforme The Data Warehousing Information (TDWI), a empresa deveria dispor de, em média, sete indicadores por usuário. Um valor além desse, dificulta para os colaboradores a tomada de decisão exigida para cada um.

Vale ainda ressaltar que os indicadores devem ser de fácil compreensão. Os funcionários devem saber calculá-los e devem saber o que fazer e o que não fazer para atingir os alvos desejados.

Nesse sentido, reuniões de acompanhamento e treinamentos são importantes para um entendimento completo. Medidas de performance sem reuniões acabam não sendo úteis.

5.6 KPIs são sempre relevantes

Para assegurar a eficiência e a eficácia dos KPIs, é preciso realizar uma auditoria para avaliar sua relevância e seu uso. Caso um dos indicadores não esteja em uso, ele deve ser eliminado ou reescrito.

Muitos indicadores têm ciclo de vida. Depois de criados, eles impulsionam a força de trabalho, gerando ótimos resultados.

Com o tempo, eles perdem o valor e , consequentemente, precisarão ser redesenhados. Algumas empresas fazem revisões de quatro em quatro meses ou de seis em seis meses para verificar a eficiência dos indicadores.

5.7 KPIs proporcionam contexto

Os KPIs são representados em números que traduzem o desempenho. Mas eles colocam esse desempenho dentro de um contexto, analisando a performance a partir de algumas expectativas.

O contexto é criado considerando metas, limites, benchmarks e outros critérios. Os indicadores devem orientar a direção do desempenho, como: abaixo, acima, estático.

6. Como implementá-los?

Nem sempre é uma tarefa simples definir quais são os KPIs de logística adequados para o seu negócio. Geralmente, as pessoas os confundem com as métricas usadas em negócios.

Ainda que sejam semelhantes, os KPIs devem ser definidos conforme os objetivos comerciais mais significativos ou mais críticos. Vamos apresentar algumas questões que devem ser esclarecidas para definir KPIs de logística:

• qual é o resultado almejado?
• por que esse resultado é relevante?
• como o progresso será mensurado?
• como é possível influenciar o resultado?
• quem é responsável pelo resultado do negócio?
• como será possível ter certeza de que os resultados foram alcançados?
• com qual frequência o progresso será revisado em direção aos resultados?

Enfim, os especialistas costumam dar algumas orientações para que os gestores não errem na hora de implementar os KPIs de logística:

• tenha certeza de alinhar todos os indicadores com os principais objetivos dos processos logísticos da empresa;
• tenha certeza de que cada indicador tenha um “proprietário”, que pode ser apenas uma pessoa ou uma equipe de colaboradores;
• projete cada indicador como se fosse uma métrica líder, com potencial para subsidiar a previsão de conflitos no desempenho;
• os KPIs devem ser acionáveis para oferecer dados objetivos que os usuários consigam interpretar e usar;
• cada indicador deve ser fácil para que os usuários compreendam;
• cada um dos KPIs de logística deve equilibrar e/ou reforçar os demais;
• um KPI não pode comprometer ou contradizer outro KPI;
• todo indicador-chave de desempenho deve apresentar um objetivo ou um limite apontando para um valor mínimo de performance aceitável;
• considerando que todo KPI oferece eficácia e estabilidade, ele deve ser consolidado por compensação ou incentivo;
• é conveniente que cada KPI escolhido seja passível de atualização, já que, ao longo do tempo, eles vão perder relevância.

7. Como calculá-los?

Dedicaremos esta última parte do post para explicar como calcular alguns dos principais KPIs de logística. Durante a rotina de gestão, é recomendado fazer o compartilhamento do indicador com todos os integrantes da equipe. Dessa forma, eles acompanharão os dados em evolução e ainda poderão avaliar os pontos onde podem otimizar suas ações.

Existem diferentes critérios que requerem o foco dos profissionais de gestão. A partir do KPIs de logística, eles têm condições de realizar uma gestão acurada dos pedidos e das entregas.

Vamos analisar como o cálculo é realizado. Voltaremos a falar de alguns que já citamos e exploraremos outros dos quais não falamos até agora:

7.1 OTD (On Time Delivery)

O OTD é um KPI que expressa o percentual de pedidos entregues dentro do prazo, ou seja, sem atrasos. Vale lembrar que esse indicador indica apenas se o pedido ocorreu no prazo combinado com o cliente — não analisa se as especificações da entrega estavam certas.

Para cálculo do OTD, é necessário considerar o total de entregas realizadas pontualmente e dividir esse valor pela quantidade total de entregas feitas no período em análise. No final, multiplica-se o resultado por 100 para obter o percentual.

Considere, por exemplo, que a empresa A fez 70 entregas em um dia e 50 delas foram entregues no prazo. Basta aplicar a fórmula:

• ODT = (total de entregas feitas no prazo / total de entregas) x 100;
• ODT = (50 / 70) x 100;
• ODT = 71,43% (valor aproximado), ou seja, mais de 70% das entregas foram realizadas pontualmente.

7.2 OTS (On Time Shipping)

O On Time Shipping diferencia-se do On Time Delivery porque considera os pedidos que foram enviados na data acordada. Mas isso não quer dizer que foram entregues na data acordada.

Enfim, o OTS foca a data de envio e não de entrega. Vejamos como calcular o OTS. Se das 70 entregas, 60 foram enviadas no prazo acordado, temos:

• OTS = (total de pedidos enviados no prazo / total de pedidos enviados) x 100;
• OTS = (60 / 70) x 100;
• OTS = 85,71% (valor aproximado), ou seja, quase 86% dos pedidos foram enviados conforme o acordado.

7.3 OCT (Order Cycle Time)

O OCT corresponde ao ciclo de vida de uma venda. Considera desde o momento em que o pedido é confirmado até a data em que ele chega às mãos do cliente. Esse indicador é muito utilizado por lojas virtuais. Esse KPI permite calcular a média de tempo que o cliente espera até receber o produto.

O cálculo divide o tempo de entrega pela quantidade de entregas. É necessário somar o período de entrega de todos os pedidos. Considere, por exemplo, que a empresa B realizou, em um mês, 5 vendas: a primeira levou 4 dias; a segunda levou 6 dias; a terceira levou 4 dias; a quarta levou 2 dias e a última levou 3 dias. Calculando:

• OCT = (4 + 6 + 4 + 2 + 3) / 5
• OCT = 19 / 5;
• OCT = 3,8, ou seja, a empresa oferece, aproximadamente, um ciclo de 3,8 dias entre a confirmação do pedido e a entrega ao cliente.

Usamos um exemplo bem simples, somente para facilitar o entendimento. Mas, na vida real, esse cálculo tende a ser mais complexo, considerando que a empresa deve fazer uma quantidade de vendas bem maior durante um mês.

Assim, se uma loja virtual fez 50 vendas, é necessário somar o prazo de entrega de cada uma e depois dividir por 50.

7.4 OTIF (On Time In Full)

OTIF, que em português significa “pedido perfeito”, avalia a quantidade ou o percentual de pedidos entregues no período certo e sem erros.

É um KPI relevante para avaliar a qualidade do frete. Também avalia o nível de experiência que a empresa está oferecendo aos consumidores, sem atrasos nem erros. Nesse caso, é necessário saber quantos pedidos foram atendidos no prazo (P), quantos foram entregues sem erro (E) e quantos atenderam todas as especificações do cliente (C).

Considere, para exemplificar, que, em um mês, 70% dos pedidos foram atendidos no prazo, 80% foram entregues sem erro e 85% atenderam todas as especificações do público. Jogando na fórmula, temos:

• OTIF = P x E x C;
• OTIF = 70% x 80% x 85%;
• OTIF = 0,70 x 0,80 x 0,85;
• OTIF = 0,476 ou 47,6%.

7.5 Giro de estoque

Esse indicador permite calcular a taxa de rotatividade dos itens em estoque. Quanto maior o tempo, menor a demanda. Mas se o giro de estoque é rápido, isso significa que os itens têm muita procura do público consumidor ou que os pedidos de reposição devem ser maiores.

Para calcular, considera-se o estoque final do mês e divide-se pelo período em avaliação, que costuma ser de um ano, ou seja, 12 meses.

Nesse post, mostramos como os KPIs de logística são valiosos para gerenciar alguns dos principais processos de uma empresa. Ensinamos como calcular alguns deles e fizemos uma breve descrição daqueles que são mais usados. Você deve analisar quais são os mais indicados para o seu negócio. Como deu para perceber, é importante combinar alguns, pois certos indicadores complementam outros.

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