Controle logístico: entenda o que é e como implementá-lo na empresa

Para muitas empresas, o controle logístico é a base do sucesso da operação de transportes. No mundo globalizado em que vivemos, é bastante comum que fornecedores e clientes estejam localizados em cidades, países e até mesmo continentes diferentes. Isso faz com que os elos da cadeia de suprimentos desempenhem um papel estratégico no abastecimento e distribuição.

A função da transportadora nesse cenário é ser um agente confiável e comprometido com a qualidade dos serviços prestados. Por isso, o controle dessas atividades recebe grande foco para manter o andamento do fluxo de mercadorias. Esse é um processo complexo que requer planejamento e melhorias constantes.

Sendo assim, decidimos elaborar este conteúdo para demonstrar a importância dessa atividade e aproveitar a nossa experiência para oferecer algumas ideias de como implementar o controle da operação. Confira!

Controle logístico: o que é e como funciona?

O controle logístico consiste no acompanhamento dos processos de trabalho de todos os agentes envolvidos no abastecimento de empresas e na distribuição de mercadorias. No caso das transportadoras, essa atividade envolve:

• o monitoramento do andamento da entrega;
• o rastreamento da frota;
• o acompanhamento do fluxo de mercadorias;
• a programação das entregas;
• a gestão das mercadorias armazenadas.

Essa visibilidade sobre o andamento das entregas faz com que a empresa seja capaz de atender os clientes com agilidade e proporciona maior flexibilidade para solucionar problemas.

Além disso, essa rotina está relacionada à apuração dos resultados por meio de indicadores de desempenho. Ao utilizar esse recurso, o gestor dispõe de informações confiáveis para tomar decisões e traçar estratégias para o negócio.

Assim, a análise de indicadores também representa uma ferramenta para identificar gargalos e otimizar os resultados da operação.

Quais são as vantagens do controle logístico?

Sabemos que as decisões tomadas pelo empreendedor têm o potencial de causar mudanças significativas na realidade da empresa. Por isso, é importante saber quais são as vantagens antes de dar esse passo. A seguir, confira algumas delas!

Promove a redução de custos

Os custos da operação logística estão entre os mais elevados do mercado. A manutenção da frota, o abastecimento dos veículos e a contratação de motoristas são os fatores que consomem boa parte das receitas. Por isso, é natural que haja um foco na redução de custos.

No entanto, é preciso fazer uma diferenciação importante. Controlar os custos não deve ser um objetivo alcançado a partir da redução da qualidade. Estamos falando de uma economia real, que surge a partir do aprimoramento de processos e da eliminação de gastos desnecessários.

Reduz a incidência de erros

Você já parou para imaginar qual seria o impacto de uma decisão tomada sem o devido cuidado? Esse é um cenário bastante comum, no qual o gestor se baseia em sua experiência e percepções pessoais para guiar o negócio.

Contudo, as empresas estão passando por uma era voltada para a gestão de dados e informações sobre o comportamento do mercado. Isso quer dizer que esse modelo de controle é muito valorizado, pois ajuda a identificar tendências e antecipar demandas.

Aumenta a competitividade

Em um setor altamente competitivo, faz sentido que as transportadoras busquem formas de se diferenciar da concorrência para conquistar novos clientes e construir uma reputação de confiança.

Um dos aspectos que mais afeta a experiência de compra dos clientes é o prazo de entrega. Portanto, é importante diversificar esse serviço com opções de oferta de entrega expressa, no mesmo dia, e o envio programado. Isso garante maior flexibilidade e modalidades de remessa compatíveis com as necessidades dos compradores.

Torna o setor mais produtivo

Fazer mais com menos recursos é um objetivo de muitas empresas, o qual pode ser alcançado por meio de tecnologias voltadas para a otimização de processos.

Programas de roteirização, por exemplo, são conhecidos por sua capacidade de criar rotas mais ágeis. Como resultado desse planejamento, é possível realizar mais entregas no mesmo período e atender mais clientes.

Como colocar o controle logístico em prática?

Com 15 de anos de atuação no mercado logístico, nós construímos a expertise necessária para recomendar ações que têm grandes chances de sucesso e retorno financeiro. A seguir, confira algumas.

Invista na qualificação da equipe

Estamos falando da qualificação da organização como um todo, que vai desde a formação de gestores até o desenvolvimento da equipe operacional. Isso ajuda a criar um senso de valorização e reconhecimento que melhora a qualidade do trabalho. Treinamentos de segurança do trabalho, por exemplo, são iniciativas que tornam a operação mais segura para os operadores e evita avarias nas mercadorias.

Implemente o monitoramento da frota

A transportadora assume a responsabilidade sobre os produtos em sua posse, o que vale para casos de danos e extravio. Portanto, um dos meios para proteger as mercadorias é contar com sistemas que permitem o rastreamento do veículo em tempo real.

Esse recurso também favorece a relação com os clientes, pois é possível compartilhar essas informações e facilitar o acompanhamento da entrega. Como resultado, o serviço se torna mais transparente e confiável.

Mantenha a frota em boas condições

Os veículos são o principal patrimônio da transportadora, que depende da sua utilização para a prestação de serviços. Por esse motivo, recomendamos que o empreendedor crie rotinas voltadas para a gestão da frota.

Um dos aspectos mais importantes é a realização de manutenções preventivas, com o intuito de aumentar a vida útil dos veículos e ampliar a sua produtividade. Essa é uma medida que ajuda a reduzir custos e a evitar atrasos nas entregas.

Otimize a gestão de documentos

Todas as transações, desde o envio de orçamentos até os comprovantes de entrega, devem ser registradas e arquivadas para consulta. Para isso, é recomendável contar com ferramentas que possibilitam a automação da emissão de documentos fiscais, por exemplo.

Esse recurso também garante a segurança da informação das empresas e protege os dados de todos os envolvidos. Desde que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor, as empresas precisam adequar os protocolos de segurança para proteger informações pessoais.

Conte com tecnologia de ponta

Não podemos negar o papel da tecnologia na melhoria do relacionamento com os clientes e no aperfeiçoamento dos serviços prestados. Se você busca a diferenciação no mercado, a aquisição de um sistema logístico deve ser o seu próximo passo.

Quais os desafios do controle logístico e como superá-los?

Agora que você já está por dentro de vários tópicos relacionados ao controle logístico, chegou o momento de entender alguns de seus principais desafios. Veja, a seguir!

Segurança no transporte

O primeiro deles é a segurança no transporte. Quando mencionamos sobre esse tópico, não estamos nos referindo apenas aos problemas das estradas e acidentes, mas também aos roubos de carga, que elevam o prejuízo de uma empresa acometida por esse tipo de situação.

Para minimizar esses riscos, é essencial que haja conscientização e treinamento para os motoristas das transportadoras. Ao mostrar as principais práticas indicadas para as estradas, consequentemente vai haver uma maior atenção quando eles estiverem em trânsito.

Ao contratar um novo profissional, também é indicado que faça uma análise prévia do seu trabalho. Entenda como foram as experiências anteriores, peça referências e sempre analise a sua conduta perante a legislação. Atualmente há também no mercado as empresas conhecidas como Gerenciadoras de Risco. Elas permitem fazer a consulta profissional do motorista e obter dados confiáveis sobre a atuação e histórico desses profissionais.

Mensuração do desempenho

Aumentar os lucros ao reduzir os custos sem afetar a qualidade do serviço oferecido é um desafio de grande parte das empresas, independentemente do nicho de atuação. Na atividade logística, o desempenho é ainda mais relevante, uma vez que há dificuldades de criar indicadores que sejam capazes de mensurar como está o comportamento de cada área de uma transportadora.

Porém, é fundamental que haja uma mensuração das tarefas, pois, por meio dessa prática, a empresa vai entender quais são os gaps existentes, quais são os pontos de melhoria e como a equipe pode trabalhar em conjunto para obter resultados mais atrativos.

Por exemplo: o prazo de entrega está sendo realmente cumprido nos serviços contratados? Qual é a rotatividade de motoristas em sua empresa? Quais são os custos desnecessários que podem ser eliminados e como é possível gerar mais economia sem tirar recursos?

Tecnologia defasada

Se o seu negócio está com a tecnologia defasada, é um sinal de que está perdendo (e muito!) diferencial competitivo. Hoje, existem ferramentas para as mais diversas demandas que otimizam o tempo de seus colaboradores e aumentam a produtividade. Isso é eficaz até mesmo para que o negócio tenha uma visão mais estratégica. Afinal, em vez de os funcionários se dedicarem às tarefas manuais, vão ter a possibilidade de contar com um viés mais estratégico (de olho nos resultados da empresa).

Nesse sentido, o ideal é que a empresa analise quais são as ferramentas existentes no mercado, como elas podem contribuir para a realidade do negócio, quais são as funções de seu negócio que precisam de automatização, entre outras atividades que vão impactar, não apenas nos números, como também na motivação de profissionais.

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva é essencial para o controle logístico, mas nem sempre é adotada pelas transportadoras. Por meio dela, alguns ganhos podem ser observados, como:

• evita avarias das cargas, independentemente de qual seja a entrega;
• aumenta a vida útil dos veículos, de modo que os custos com máquinas estragadas reduzem consideravelmente;
• impede a interrupção das operações (afinal, se um veículo estraga durante a rota, consequentemente o prazo de entrega vai atrasar, gerando até mesmo insatisfação de seus clientes);
• acompanha a desvalorização do veículo; entre outros.

Por essa razão, é indicado que conheça a fundo os veículos, que tenha uma equipe responsável especialmente para esse ponto, além de ter um entendimento preciso sobre as rotas nas quais os veículos passam.

Se você está preparado para mudar, o controle logístico é apenas o início de um novo panorama que começa a ser criado com a aquisição de um software de gestão. À medida que o seu negócio cresce, é importante que a tecnologia acompanhe as mudanças para auxiliar no crescimento empresarial.

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