O que é expedição, como funciona e como otimizar

Dentro das operações logísticas, temos vários processos e etapas para que toda a cadeia logística funcione de forma equilibrada. Um desses processos é a expedição logística, que basicamente é o processo de preparação das mercadorias para o transporte.

Neste texto, explicamos o que é expedição, quais são as etapas e como agilizar a execução deste processo, acompanhe!

O que é expedição logística?

Expedição logística é o conjunto de atividades e processos envolvidos na preparação, movimentação e entrega de mercadorias aos destinatários finais. É uma etapa muito importante dentro da cadeia de suprimentos e do gerenciamento logístico, abrangendo desde a saída dos produtos do armazém até a chegada ao cliente.

Como funcionam os processos expedição na logística?

As etapas da expedição podem variar de empresa para empresa, entretanto, de forma resumida, podemos observar as seguintes etapas:

Separação

Depois que o pedido de entrega é recebido pela empresa, ocorre o processo de separação dos produtos que precisam ser enviados ao cliente. Este processo também é conhecido como “picking” que em tradução literal significa pegar ou escolher.

Emissão de documentos

A emissão de documentos fiscais é obrigatória no Brasil. Essa parte da entrega serve para comprovar fiscalmente que a operação realmente ocorreu, servindo também como fato gerador dos impostos que precisam ser arrecadados por todas as instituições.

Entre os documentos obrigatórios para o transporte de mercadorias no Brasil, destacam-se:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): usada em toda a operação que envolve circulação de mercadorias, principalmente na compra e venda de mercadorias.
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): o conhecimento é obrigatório para o transporte de mercadorias entre estados e entre cidades, sendo necessário para registrar a operação de transporte;
• MDF-e:(Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais): o manifesto é emitido com o intuito de reunir toda a documentação da viagem em um único documento, com a finalidade de facilitar a fiscalização

Conferência

A conferência é um procedimento muitas vezes negligenciado mas que é muito importante para a operação como um todo, entre itens que podem ser verificados destacam-se:

• Verificar se as mercadorias correspondem ao pedido;
• Conferir se a documentação está coerente com a mercadoria;
• Certificar que na documentação as informações importantes como valores de produtos, impostos, valor total e dados dos envolvidos estão corretas.

Talvez seja interessante criar uma rotina ou um checklist de conferência para garantir que está tudo correto. Este cuidado é para evitar que a mercadoria seja enviada incorretamente, causando prejuízos e insatisfação do cliente.

Além disso, informações incorretas em documentos fiscais são difíceis de corrigir e o prazo de cancelamento é apertado (24 horas se tiver MDF-e), o que pode acarretar em pagamento de imposto em duplicidade.

Embalagem e etiquetação

Depois que as conferencias forem realizadas, o processo de embalagem pode ser realizado. Essa por si só é um capitulo a parte, onde deve se ter o cuidado para proteger a mercadoria contra danos.

Ainda, nos casos de e-commerce, geralmente a nota fiscal e etiquetas são adicionadas para identificar a mercadoria e facilitar o transporte.

Transporte

Por fim, a mercadoria é enviada para transporte. Todas as fazes acima podem ser executada pela transportadora, quando esta tem armazém próprio, ou ela pode assumir a partir daqui para seguir com os produtos até a entrega.

Dicas para agilizar a expedição de mercadorias

Apesar de ser trabalhosa, a expedição logística pode ser otimizada para que ocorra de forma rápida e eficiente. Abaixo listamos algumas dicas simples que podem ajudar a agilizar o processo sem comprometer a qualidade do serviço.

Planejamento e organização

Uma das partes mais importantes da expedição começa antes mesmo do cliente realizar o pedido, ou seja, o planejamento e a organização.

Defina rotinas

Pode ser interessante estabelecer rotinas para deixar a expedição mais eficiente. Mesmo em uma empresa pequena, onde o processo é feito de forma manual, a rotina pode dar fluxo ao processo, onde o funcionário já sabe o que deve fazer em cada pedido.

Realize inventários periodicamente

Por mais que as atividades empresariais sejam realizadas com a ajuda de um sistema, furos no estoque podem acontecer, seja por dar saída duas vezes em um mesmo produto, ou até por falha no registro de entradas. Sendo assim, é importante realizar inventários regularmente para garantir que os números correspondem ao real.

Organize o estoque estrategicamente

A localização dos produtos no estoque também faz diferença. Um exemplo é colocar produtos que são vendidos com mais frequência na frente, produtos sazonais podem ficar mais ao fundo, e assim por em diante.

Conte com a tecnologia

Existem sistemas que podem ser usados para melhorar os processos de expedição, que podem ser contratados de acordo com as necessidades da empresa, confira abaixo:

• WMS: são sistemas focados no gerenciamento de armazém, ideal para empresas que possuem estoque próprio ou de terceiros;
• TMS: sistema voltado para o transporte de carga, ideal para transportadoras que precisam cumprir obrigações fiscais e gerenciar a operação logística;
• ERP: sistema ideal para empresas que realizam atividades comerciais com compra e venda de mercadorias.

Qual a importância do processo de expedição de mercadorias?

A expedição é muito importante em entregas de mercadorias compradas pela internet, prática que aumentou muito nos últimos anos. Devido ao aumento dos pedidos on-line, houve uma necessidade de organizar e melhor os processos.

É interessante observar que tanto empresas grandes como pequenas precisam se preparar e podem usar as opções disponíveis para preparar os produtos para envio.

Se você deseja aprender mais sobre assuntos relacionados a expedição, que tal ler nosso post sobre Gestão de entregas?