Como lidar com atraso na entrega?

Lidar adequadamente com o atraso na entrega é uma demanda comum e constante para muitos empreendimentos que desejam melhorar a eficiência de seus serviços logísticos, garantindo a satisfação do cliente. No entanto, aprimorar esse processo é uma tarefa desafiadora.

O trabalho de otimização das operações de carga e descarga depende de todos os esforços possíveis. Para obter sucesso, a companhia necessita de boas práticas e ferramentas adequadas, a fim de concluir entregas antes ou no prazo acordado.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com as melhores dicas e recomendações para você lidar com atrasos na entrega, evitando que ocorram ou diminuindo a sua frequência. Continue a leitura e confira!

Planeje suas operações logísticas

Elaborar um plano operacional é a melhor maneira de fazer entregas adequadas, concentrando-se no cumprimento de prazos. Portanto, toda a logística precisa ser devidamente planejada, desde a solicitação, embalo, até o despacho para a entrega. Tudo deve ser programado, priorizando o tempo.

A companhia deve informar a previsão de entrega considerando todos os procedimentos, desde o pedido de compra até a chegada da mercadoria no endereço do cliente ou no depósito do comprador. Dessa forma, com tudo devidamente elaborado, esse processo tem grandes chances de ser cumprido a tempo.

Além disso, é necessário considerar o volume de entregas, a roteirização e qualquer outra condição que afete as entregas. Com uma estratégia idealizada com base em informações relevantes, sua operação logística tem tudo para ser satisfatória, sem atrasos.

Automatize processos simples do cotidiano

Automatizar atividades de rotina é essencial para acompanhar o fluxo de trabalho e atender às demandas do mercado. Por meio da tecnologia, o tempo necessário para concluir tarefas é reduzido, o que afeta positivamente no preparo das encomendas antes que elas sejam despachadas para a entrega.

Registros e consultas devem ser feitos durante as atividades operacionais necessárias no cotidiano da empresa, o que pode deixar os colaboradores com uma sobrecarga desnecessária. Nesse sentido, a automação diminui o esforço da equipe, simplificando o acesso às informações para execução das operações logísticas, o que reflete na redução do tempo de entrega. Afinal, quanto mais automatizado e eficiente o sistema de gestão, mais rápido o operacional da empresa organiza e emite os documentos necessários para liberar as cargas.

Conheça, a seguir, as maiores vantagens de investir em um sistema de gerenciamento de transportes.

Melhor comunicação interna

Quando um software está sendo usado pela empresa, você tem a chance de deixar o trabalho mais ágil e linear. Além disso, produtos e lotes são controlados com maior eficiência, o que evita erros de registro. Essa é uma falha comum que causa atrasos e insatisfações.

Acompanhamento em tempo real

Com auxílio de um sistema de ponta, é possível registrar todas as mercadorias em percurso, o que permite monitorar o trajeto em tempo real. Assim, é possível também informar atualizações de forma imediata e otimizar a comunicação entre a equipe de entrega e o cliente final ou empresa solicitante da carga.

Registro de indicadores importantes

Um programa logístico aplicado é capaz de gerar indicadores relevantes, atuando como um verdadeiro histórico para o empreendimento. Dados específicos, como tempo médio, nível de atraso, percurso da entrega e outros fatores podem ser estudados a fim de melhorar o cumprimento de prazos.

Treine seus colaboradores adequadamente

Para garantir eficiência e agilidade, toda a equipe deve ser devidamente treinada, o que inclui colaboradores administrativos e motoristas — só assim todos atuarão de forma engajada e uniforme. Para isso, sua empresa de transporte deve investir em cursos, reciclagens e workshops, além de dar atenção especial sobre direção econômica e preventiva para o time de entrega.

Se for necessário, contrate especialistas para realizar os treinamentos, sempre de forma integrada com os gestores do negócio, para assim alinhar as orientações com as necessidades da empresa. É importante também garantir que os colaboradores saibam manipular corretamente as ferramentas que eles tem a disposição. Sem isso, é dificil até mesmo ter confiança nos dados e indicadores sobre as taxas e registros de atrasos de entrega atuais na operação.

Adote métodos de acondicionamento apropriados

Manter os produtos acondicionados corretamente evita avarias, impactos e quebras de produtos. Isso também é importante para evitar atrasos, pois as mercadorias compradas pela clientela têm maior probabilidade de chegar em bom estado, sem ser preciso solicitar reposição para que a entrega seja concluída.

Nesse sentido, é importante adotar boas práticas de acondicionamento, a fim de otimizar espaço, evitar empilhamento excessivo e tornar o transporte mais seguro, o que garante a estabilidade dos produtos durante as operações de carga, descarga e armazenamento.

Garanta agilidade no suporte e comunique o atraso na entrega

Quando um cliente recebe uma mercadoria fora do prazo, ele deseja explicações do porquê e se sente prejudicado pelo atraso da entrega. Mais do que um produto qualquer, cada item entregue representa um valor importante para o público consumidor. Por isso, é importante reforçar a sua empatia pelo ocorrido e garantir agilidade na hora de prestar suporte. Filtre todas as queixas do consumidor, tire suas dúvidas e mostre-se sempre disponível para buscar soluções.

Ninguém deseja sentir insegurança na hora de fazer suas solicitações de entrega. Se o problema já ocorreu, demonstre, por meio da rapidez no suporte, que sua empresa logística é confiável e fará de tudo para resolver a situação e evitar problemas posteriores. É interessante contar com uma ferramenta que atualiza as ocorrências sobre o andamento da entrega e comunica isso ao recebedor da mercadoria. Isso ajuda a tornar o processo mais transparente. Pois assim, o cliente consegue acompanhar o transporte e está ciente do porquê do atraso e de todo o andamento da entrega.

Cuide dos pneus para garantir a eficiência das entregas

A manutenção preventiva é uma medida essencial para evitar problemas durante as viagens. Os pneus são itens de muita atenção neste contexto, pois, eles são componentes essenciais para a movimentação do veículo. Logo, quando há desgastes nos pneus, o trajeto não será tranquilo e seguro como sua empresa gostaria que fosse.

Além disso, esse cuidado na gestão de pneus  oferece vantagens secundárias de grande importância, como:

• melhor desempenho do caminhão;
• economia de combustível;
• ampliação da durabilidade do veículo;
• redução da necessidade de realizar manutenções corretivas.

Outro detalhe que acompanha a condição dos pneus é o prazo de entrega. Se não estiverem devidamente cuidados, as operações de transporte podem sofrer consequências.

Um pneu careca, por exemplo, pode sofrer deslizamentos em locais alagados e em dias de chuva — algo que leva ao tombamento do veículo e perda de cargas.

Pneus com calibragem desregulada desgastam-se de forma irregular e aumentam a necessidade de abastecer, levando a perda antecipada do item. Mas, pensando em um cenário imprevisto e que atrasa as entregas, a alta pressão pode levar ao estouro do componente, o que força o motorista a parar o caminhão e fazer uma troca antes de prosseguir.

Esse tipo de procedimento pode levar horas, dependendo da gravidade do problema. Sem falar que o estepe precisa estar em perfeitas condições de assumir o espaço, logo, devidamente calibrado e com a profundidade adequada dos sulcos. Até mesmo o motorista deve estar preparado para realizar a substituição. Portanto, elabore um plano de inspeção e gerenciamento para cuidar desses componentes com eficiência, a fim de garantir uma operação logística mais segura e eficaz.

A importância de reduzir problemas recorrentes!

Com as dicas mencionadas neste conteúdo, você tem grandes chances de lidar com o atraso na entrega, evitando que problemas comuns surjam com frequência. Ao colocar medidas preventivas em prática, a logística de entrega da sua empresa será mais competitiva. É importante ter em consideração que os problemas e imprevistos são elementos que fazem parte das operações, mas com medidas preventivas e organização é possível diminuir essas ocorrências.

Gostou do artigo? Então, compartilhe com seus colegas de profissão nas redes sociais para que também saibam como lidar com atraso na entrega!