Saiba tudo sobre o sistema TMS e as vantagens que ele tem

Na rotina de uma transportadora, existem muitas atividades que precisam ser gerenciadas. Começando pela emissão dos documentos fiscais que exigem atenção para evitar problemas com a fiscalização, passando pela gestão de frota e controle financeiro.

Todos estes processos, tornam necessário o uso de uma ferramenta tecnológica: o sistema TMS.

E quando se trata de sistema de gestão de transporte, a Bsoft é uma autoridade, uma vez que estamos a mais de 17 anos no mercado e contamos com mais de 17000 clientes espalhados por todo o Brasil.

Sendo assim, reunimos as principais informações sobre o sistema TMS, acompanhe a leitura!

O que é um sistema TMS (Transportation Management System)?

O TMS (Transportation Management System) é um sistema de gestão de transporte, feito especialmente para empresas transportadoras e outras que possuem operações logísticas.

O TMS ainda aumenta a qualidade e a produtividade da atividade devido ao monitoramento completo da operação, contribuindo bastante para a gestão logística ao otimizar as operações de transporte e melhorar o sucesso geral do negócio.

Entre as informações sob o domínio de um sistema de controle logístico estão as de:

• emissão de documentos fiscais eletrônicos (NFe, CTe e MDFe);
• custos de frete;
• controle de viagens;
• volume de entregas;
• gerenciamento de frota
• rastreamento de cargas;
• performance de motoristas e veículos.

Os melhores sistemas TMS do mercado também contam com outras funções, como controle financeiro, lançamento de manutenções, controle de estoque e muito mais.

Ter o controle destas informações de forma atualizada e em tempo real permite tomar decisões mais acertadas. Por isso, a transportadora se torna mais eficiente e apresenta um diferencial competitivo perante a concorrência.

Quais as funções de um sistema de gestão de transporte (TMS)?

Dentre as principais funções de um sistema de gestão de transporte, destacam-se:

Fiscal

• Emissão de documentos eletrônicos como CT-e, MDFe, NFe e NFSe;
• Gestão de Notas Fiscais de entrada;
• Geração de SPED Fiscal e contribuições.

Controle de frotas

• Ordens de serviços;
• Controle de abastecimentos;
• Gerenciamento de manutenções de veículos;
• Gestão de pneus;
• Média de combustível;
• Gestão de multas.

Controle comercial

• Geração de pedidos e lotes de cargas;
• Emissão e controle de cotações de frete;
• Ordem de carregamento.

Gestão de fretes

• Lançamento de viagens e fretes;
• Acompanhamento de fretes de retorno;
• Configurações de regras de cálculo;
• Adiantamentos e devoluções para motoristas;
• Gestão de Receitas e Despesas com frete;
• Acerto de motoristas;
• Análise de resultados.

Financeiro

• Acompanhamento de contas a pagar e a receber;
• Fluxo de caixa;
• Gestão de contas bancárias e caixa
• Conciliação Bancária (com importação de extrato bancário);
• Planejamento e controle orçamentário.

Além dessas funcionalidades principais, também é necessário que o sistema tenha integração com outros softwares e funcionalidades do meio logístico, como:

• Emissão de CIOT, VPO, EDI;
• Integração de EDI;
• Parcerias com empresas de gerenciamento de risco e seguradoras;
• Averbação de cargas automática, entre outros.

Abaixo, você confere um vídeo completo sobre um sistema de gerenciamento de transportes:

Sistema TMS: vantagens e desvantagens

Vantagens

Até aqui, já deve ter visto que um software TMS oferece diversas vantagens, mas para simplificar, as principais são:

• Redução de custos, pois é necessário menos recursos como pessoas e processos para gerir a operação;
• Maior controle operacional, afinal todas as informações importantes ficam reunidas em um lugar só;
• Melhora no gerenciamento financeiro da empresa, uma vez que todas as datas de recebimento e pagamento ficam bem mais fáceis de acompanhar;
• Agilidade na emissão de documentos fiscais;
• Visão clara das informações para tomada de decisão;

Desvantagens

Existem alguns pontos que precisam ser verificados na contratação de um sistema TMS. Na verdade, são mais parte do processo do que desvantagens, mas é importante ficar ciente delas:

• Investimento inicial no software;
• Curva de aprendizado na utilização do sistema TMS;
• Necessidade de alinhamento das operações para melhor utilização do sistema de gestão;

Quando a sua empresa precisa do TMS?

Listamos alguns sinais de que sua empresa precisa de um TMS, confira abaixo:

Erros e demora na emissão de documentos fiscais

Você ou a sua equipe estão emitindo documentos e o motorista precisa ficar esperando para depois sair com a carga até o destino? Isso pode ser um sinal de que você precisa de um sistema de gestão de transporte que agilize a operação para você.

Juntamente com um sistema de gestão de documentos, você pode receber a NFe da carga antes mesmo do cliente enviá-la a você.

A planilha está ficando limitada

A maioria das empresas utiliza planilhas para controle operacional. Isto não está totalmente errado, pelo contrário, as planilhas são uma forma bem interessante de organização.

Entretanto, conforme a operação da empresa vai crescendo, pode haver a necessidade de um sistema específico para fazer a gestão de transportes.

Integrar os processos

Vários embarcadores trabalham com EDI, que é a troca eletrônica de arquivos. Emissores de CTes não costumam apresentar este tipo de integração, fazendo com que seja necessário investir em um sistema mais robusto para atender as demandas

Falta de previsibilidade

Se você tem dificuldade em saber quanto irá receber nos próximos dias e quanto terá disponível para tocar a operação, este é um grande motivo para adquirir um sistema TMS. Conseguir prever as movimentações de entrada e saída de dinheiro é uma grande vantagem.

Tendo previsão, você não apenas consegue administrar a empresa com maior segurança como também será capaz de alocar recursos financeiros como realizar investimentos ou até mesmo aumentar a capacidade das operações de transporte.

Quais são os tipos de sistema de gestão logística?

Existem diversos tipos de software presentes no mercado hoje em dia, mas dentre os principais utilizados na logística, destacam-se:

TMS (Transportation management system – Sistema de gestão de transportes)

Você já sabe o que caracteriza o TMS. Já o WMS é um sistema de gestão que monitora as etapas referentes ao armazenamento de mercadorias, enquanto o ERP é um sistema mais abrangente que engloba toda a empresa. Nessa atividade, estão incluídos:

• recebimento;
• separação;
• expedição;
• gerenciamento.

Esse controle é feito de maneira precisa para a otimização do inventário. O monitoramento também é relativo à localização, ao processamento automático de pedidos e à redução de custos, que levam a uma maior eficiência e menos desperdícios.

WMS (Warehouse Management System – Sistema de Gerenciamento de Armazéns)

Nesse cenário, o WMS é capaz de processar de forma eletrônica as seguintes atividades:

• análise de atendimento dos pedidos recebidos;
• gestão do inventário;
• atualização automática de itens armazenados e monitoramento de divergências;
• avaliação de reservas por meio de métodos apropriados, por exemplo, PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) ou FEFO (first expire, first out, ou primeiro a expirar, primeiro a sair, para o controle da validade de perecíveis);
• classificação de estocagem e emissão de relatórios, principalmente os originários da curva ABC;
• emissão de indicadores estatísticos e matemáticos, por exemplo, lote econômico de compra, tempo de ressuprimento e giro do estoque.

ERP (Enterprise Resource Planning – Sistema Integrado de Gestão Empresarial)

O ERP por sua vez é capaz de:

• gerenciar os negócios de forma integrada;
• integrar todos os aspectos da operação de um negócio, incluindo planejamento, desenvolvimento de produtos, manufatura, vendas, marketing, finanças, recursos humanos, entre outros;
• proporciona uma visão integrada de todos os processos de negócios, geralmente em tempo real;
• visibilidade e controle sobre diferentes áreas do negócio, eficiência operacional aprimorada, e facilitação na tomada de decisões com base em dados.

Outras dúvidas comuns

Como funciona um sistema TMS?

O sistema TMS funciona de forma integrada em todas as operações da empresa. Por exemplo:

• A transportadora pode gerar um pedido e enviar diretamente pelo sistema para o e-mail do cliente, que se aprovado, vai ser dada a sequência no processo de transporte;
• O próprio pedido já pode se transformar em uma ordem de coleta para o motorista ir buscar as mercadorias;
• Com as informações do documentos anteriores, pode ser emitido o CTe e a NFe das mercadorias já é recepcionada no sistema TMS de forma integrada;
• A partir do lançamento do Conhecimento, é emitido o MDFe e contrato de transporte que já pode ser integrado com o PEF, VPO e CIOT que são obrigatórios na contratação de motoristas terceiros;
• Tudo isso também é integrado com o Financeiro (faturas a partir do CTe) e com o controle de fretes e acerto com motoristas.

Este tipo de sistema também pode ser utilizado de maneira mais simples, como para quem deseja realizar apenas a emissão de documentos fiscais obrigatórios:

Para que serve um sistema TMS?

Dentre as principais finalidades de um sistema TMS, destacam-se:

• planejamento: análise de variáveis e controle orçamentário, montagem das rotas e da estimativa de gastos com transporte, renovação da frota e cálculo de dimensões de equipamentos;
• operação: monitoramento de transbordo, de coleta e entrega, e rastreio das mercadorias;
• custos: de manutenção e operação;
• suprimentos: monitoramento dos materiais em oficinas próprias, bem como compras e requisições;
• faturamento do transporte: solicitação de movimentação de cargas, registro de NF-e, ordem de coleta, emissão de fatura de cobrança, emissão de conhecimentos e manifestos de carga e cadastros de clientes, taxas, tarifas, terceiros e rede de transportes;
• controle de estoque: monitoramento de pedidos, produtos, movimentações, compras etc.;
• expedição: monitoramento do envio de um produto para o destinatário;
• análise de rentabilidade: informações sobre o rendimento por cliente.

Quais os principais objetivos do sistema TMS?

Um dos objetivos do sistema TMS é indicar o custo por etapa da operação e seus fatores mais críticos. Por isso, ele possibilita:

• apresentar a tabela de fretes com o cálculo automático, trazendo praticidade e eficiência, o que reduz custos e otimiza a oferta aos clientes;
• mensurar a quilometragem a ser percorrida no trajeto para fornecer estimativas precisas do prazo de entrega;
• rastrear cargas, bem como agendar notificações automáticas ao cliente conforme o status da mercadoria;
• realizar a conciliação eletrônica, ou seja, a checagem de faturas da transportadora, com as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) e Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-es) correspondentes;
• otimizar a troca de informações com embarcadoras por EDI (Electronic Data Interchange, ou troca eletrônica de dados), webservice e outras formas de comunicação, agilizando o processo de emissão de documentos e de distribuição de mercadorias;
• melhorar o processamento de dados, o que traz benefícios financeiros e estratégicos para a empresa.

Por suas características, o sistema TMS atua desde o departamento comercial, financeiro e operacional até a expedição.

Quais empresas podem aderir ao software TMS?

A flexibilidade dessa do TMS é ampla e, por isso, qualquer empresa que atue com o transporte de mercadorias deve adotar o sistema. Os principais benefícios estão relacionados às atividades de:

• embarcadores;
• transportadoras;
• empreendimentos que terceirizam o serviço;
• aqueles que executam o transporte de forma independente.

Quais são os benefícios do TMS para a logística?

Ao contar com o auxílio do sistema TMS, você tem uma visão geral da operação e, assim, pode torná-la mais eficiente. Essa solução é inteligente e, como você pôde perceber, vai muito além do registro dos dados.

Um TMS eficaz apoia a gestão da cadeia de suprimentos ao fornecer uma visão abrangente das operações e permitir uma melhor tomada de decisão. Por isso, contribui de forma significativa para as tomadas de decisão.

Como resultado, a empresa consegue controlar melhor seus recursos monetários, materiais e humanos. Ela também pode alcançar o custo mínimo de operação a partir da visualização de todos os gastos relativos ao transporte e dos ajustes necessários.

Essa característica se traduz em um diferencial competitivo perante a concorrência. Também há uma diminuição efetiva dos custos e a melhoria dos índices de desempenho pela avaliação precisa dos dados coletados pela solução.

Essa solução pode ser empregada em diferentes atividades relacionadas ao transporte, destacando-se pelo seu processamento de dados, que aprimora o monitoramento e controle de atividades específicas. Conheça alguns exemplos abaixo.

Quais são as tendências para sistema de gerenciamento de transporte?

A tendência do software para transportadora é que estas ferramentas fiquem cada vez mais modernas e inteligentes para agilizar ainda mais as operações, principalmente as de transporte rodoviário, que é o mais utilizado no Brasil.

Tendências como o uso da inteligência artificial para melhorar a gestão da cadeia de suprimentos e automação nos lançamentos são as principais expectativas para os próximos anos.

Espera-se que as operações de transporte ocorram cada vez mais de forma automatizada como pouca ou nenhuma intervenção humana.

Como escolher o sistema TMS ideal

Por fim, não poderíamos deixar de passar algumas dicas para você escolher o melhor sistema TMS

• Custo benefício;
• Segurança de dados;
• Estrutura tecnológica;
• Apresenta soluções de forma integrada;
• Implantação e suporte técnico.

Qual é o melhor sistema TMS?

A resposta a esta pergunta é simples: o melhor sistema TMS é aquele que atende as necessidades de sua empresa oferecendo um bom custo benefício.

A Bsoft faz parte do grupo nstech, que apresenta diversas soluções logísticas integradas. Isso significa que ao utilizar o Bsoft TMS, você tem acesso a diversas ferramentas do ecossistema nstech, como ferramentas para rastreamento e monitoramento de cargas, gerenciamento de risco, IPF (Instituição de pagamento de Frete), monitoramento de entregas, gestão de documentos fiscais e muito mais.

Lembra das “desvantagens” que mencionamos antes? Elas estão ligadas basicamente ao processo de adaptação que a transportadora terá com a adoção do sistema de gestão de transporte.

Aqui na Bsoft, ao adquirir o sistema, você terá o apoio especializado de uma equipe de implantação, que irá realizar um treinamento e configurar o sistema de forma personalizada para a operação da sua empresa.

Além disso, se precisar, você pode tirar dúvidas com o suporte técnico humanizado, e com agilidade (nossos clientes são atendidos em menos de um minuto), que conta com equipe especializada para melhor lhe atender.

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