5 dicas úteis para você se organizar com os acertos de motoristas

O controle do transporte e da frota é um dos assuntos mais críticos na gestão em logística. Afinal, tudo que acontece durante uma viagem tem impacto direto no valor do frete. Otimizar esse custo é essencial tanto para a rentabilidade da empresa como para a sua competitividade no mercado, já que o cliente também está em busca do melhor custo-benefício para essa etapa. Nesse cenário, o acerto de motorista é uma parte extremamente importante desse processo.

É nesse momento que tudo o que aconteceu durante o trajeto é registrado e os comprovantes são conferidos, sobretudo em relação aos gastos. Em seguida, eles servirão como base para compor o preço do frete. Sendo assim, o ideal é garantir a precisão total das informações anotadas.

Enquanto muitas instituições e transportadoras continuam a realizar essa conferência manualmente, existem, atualmente, diversas ferramentas e boas práticas que facilitam essa tarefa e a tornam muito mais eficiente.

Quer saber como deixar o acerto de motorista da sua empresa mais inteligente? Conheça 5 dicas úteis e veja como aplicá-las no seu dia a dia!

1. Planeje a viagem e suas despesas

Uma vez que uma viagem está devidamente agendada e combinada com o motorista, planeje e organize os gastos que ela vai gerar. Em geral, os profissionais recebem um adiantamento antes de partir, isto é, uma soma que será usada para as despesas dessa atividade e para que ele se mantenha durante a jornada (por exemplo, para alimentação).

Já na estrada, o motorista pode receber ainda um novo adiantamento — no caso de algum imprevisto — ou mais dinheiro por fretes realizados, como é o caso dos fretes de retorno.

Muitas coisas podem acontecer ao longo do transporte, porém, essencialmente, existem as despesas básicas dessa atividade. Separá-las previamente e anotar quais delas serão quitadas em dinheiro ou cartão torna tudo mais fácil e previsível. Entre os principais gastos que o motorista terá, estão:

• abastecimento do veículo;
• pequenas manutenções;
• oficina mecânica;
• pedágios;
• estadas em hotéis ou postos;
• uso de balsas;
• banhos em postos nas estradas.

2. Ordene recibos e documentos

Ao retornar de sua jornada, é feito, então, o acerto de motorista. Nesse momento, o profissional apresenta comprovantes dos gastos e devolve o dinheiro que, por ventura, sobrou do adiantamento. Além disso, nesse estágio, ele pode ter valores a receber da empresa, como comissões e gratificações que foram combinadas posteriormente com a instituição.

Na hora da conferência dos recibos, vale a pena separar o que foi recebido do que foi gasto e as receitas das despesas. Com relação a esses gastos, muitas vezes algumas contas foram pagas pelo motorista na estrada, enquanto outras precisam ser saldadas via depósito, boleto ou crédito.

O motorista, por sua vez, contará tudo o que aconteceu no trajeto em sua ótica. Assim, cabe à empresa arrumar esses papéis de forma que a ordem dos acontecimentos fique clara para o departamento ou gestor responsável. Uma maneira de organizar esses recibos pode ser:

1. pagamentos que o motorista recebeu em espécie;
2. demais recebimentos (mas que não foram dados ao motorista);
3. despesas que o motorista pagou (com dinheiro próprio ou com o adiantamento);
4. despesas que precisam ser pagas pela empresa posteriormente.

Criar o hábito de ordenar e separar esses recibos facilita muito o processo de acerto de motorista, uma vez que torna tudo mais transparente e objetivo.

3. Otimize o cálculo do acerto de motorista

Se você seguiu a dica de desmembrar os recibos em quatro categorias, o cálculo do acerto de motorista e o encerramento da viagem serão muito mais práticos. Para concluir essa etapa, você precisará utilizar somente os dois grupos de comprovantes relacionados aos pagamentos ou recebimentos realizados. Dessa forma, os outros dois montes de recibos futuros não entram no acerto.

Para acertar no cálculo, o procedimento é simples:

1. some todos os valores recebidos pelo motorista (fretes, adiantamentos, comissões, entre outros);
2. subtraia as despesas (gastos na estrada, o quanto sobrou de dinheiro, entre outras);
3. o resultado dessa conferência formaliza o acerto.

4. Organize-se com planilhas

Lidar com números e somas é sempre um desafio. Qualquer erro pode causar danos que prejudicam a empresa. Logo, uma boa iniciativa é lançar todos esses valores e dados em planilhas, como as do Excel. Uma vez aplicadas as fórmulas corretas, o programa realiza as somas e contagens automaticamente. De fato, utilizar esse recurso é muito mais seguro do que se ater a anotações e adições manuais.

Além disso, depois de preencher todas as informações nas planilhas, elas podem ser impressas e conferidas pelo próprio motorista. Vale a pena também colher a assinatura dele para que a empresa não tenha de enfrentar problemas futuramente.

5. Conte com a tecnologia

Em plena era da informação e inovação, não há motivos para continuar realizando procedimentos complexos, como o acerto de motorista, manualmente. Dessa maneira, eles estão muito mais suscetíveis a erros e inconsistências. No fim, o prejuízo para a empresa pode ser incalculável.

Facilitar o acerto de motorista e torná-lo mais confiável e eficaz são missões possíveis com o auxílio de um software de controle de transportadoras. Com ele, a empresa acompanha os lançamentos feitos pelos motoristas sobre despesas e recebimentos e pode planejar esses custos com antecedência. Esse tipo de sistema administra todos os dados e chega, com precisão, ao valor que deve ser pago ao profissional.

Em resumo, um software qualificado é o melhor aliado para o controle total e a gestão completa de fretes, pois permite que a transportadora ganhe tempo em seus processos e direcione seus recursos financeiros da forma correta.

O acerto de motorista é um procedimento visto, muitas vezes, como complicado e cansativo, especialmente se a empresa não tem uma ferramenta que aprimore o processo. No entanto, ele pode ser melhorado com a ajuda dessas 5 iniciativas e recursos que fazem toda a diferença. Agora, cabe a você aproveitar essas dicas para elevar o controle de fretes do seu negócio!

Você gostou de conhecer essas 5 boas práticas para otimizar o acerto de motorista? Ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas ideias e questões sobre o tema!