Como emitir CTe: passo a passo do que você vai precisar

Nos últimos anos, as transportadoras tiveram que se adaptar às novas regras de emissão de documentos fiscais. A grande mudança se deu pelo uso da tecnologia, para aumentar o controle e a confiabilidade das transações de compra e venda. Nesse aspecto, o conhecimento de transporte foi amplamente reformulado e simplificado. Agora, todas as suas variações são obtidas por meio eletrônico.

Um dos documentos essenciais para a realização do frete de produtos é o CTe, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico. Sua versão digital, hoje obrigatória, confere praticidade e segurança a suas consultas e armazenamento. Por isso, é fundamental que sua empresa saiba como emitir CTe, a fim de cumprir com suas funções tributárias. Contudo, há gestores que ainda a consideram uma tarefa complexa.

Neste post, vamos mostrar que isso não passa de um mito. Porém, uma coisa é verdade: a emissão desse documento fiscal depende de diversos detalhes. Quer entender melhor o que é CTe e saber quando ele se faz necessário? Confira o passo a passo que preparamos para você e aprenda como fazer. Boa leitura!

O que é CTe?

A sigla para Conhecimento de Transporte eletrônico, como o próprio nome sugere, diz respeito a um documento emitido e guardado em plataforma digital. Sua finalidade é servir como um registro fiscal para todas as atividades de transporte de cargas, por qualquer modal, com transações realizadas no país —sejam elas intermunicipais, sejam interestaduais ou internacionais.

Sua função é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto. Dessa forma, a emissão do documento fiscal de transporte é obrigatória para cada viagem contratada e por cada veículo, podendo substituir alguns documentos. A partir do CTe, é possível verificar a veracidade das informações no sistema da Receita Federal, com agilidade, em fiscalizações ocorridas nos postos.

Com ela, a transportadora pode comprovar que as obrigações fiscais referentes àquela operação foram cumpridas, o que evita a incidência de multas e a apreensão da carga. Nesse sentido, a prestação de serviço encontra-se dentro dos padrões estabelecidos por lei.

Vale ressaltar que, para que o documento tenha validade em todo o território nacional, é necessária uma assinatura eletrônica. Ainda, que para a maioria dos estados brasileiros há prazos de validade que devem ser respeitados, contados a partir da data de saída do produto da empresa.

Antes de continuar a leitura, confira o vídeo que fizemos para o nosso canal no Youtube, detalhando tudo o que você precisa saber sobre o CT-e:

 

 

Quando emitir o Conhecimento de transporte?

Há uma certa dúvida sobre a necessidade de providenciar o CTe. Muitos gestores ainda não compreendem se eles são (ou não) obrigados a cumprir com essa regra. No entanto, é preciso destacar que, desde dezembro de 2013, a emissão desse documento se tornou obrigatória para contribuintes de todos os modais, para toda a circulação de mercadoria ocorrida dentro do território nacional.

Além da obrigatoriedade legal de a empresa documentar esses processos, é preciso estar atento ao momento da sua emissão. Todo documento fiscal de transporte deve ser gerado antes de a carga sair do pátio da empresa, ou melhor, no momento de sua separação. Por isso, transportadoras que atuam no mercado brasileiro precisam providenciá-lo antes de iniciar a prestação do serviço.

Por que esse documento é tão importante?

Existem algumas obrigações impostas ao contribuinte brasileiro que trazem benefícios apenas ao Fisco, mas esse não é o caso do CTe. Além de simplificar a fiscalização para o Estado, a obrigatoriedade desse documento trouxe vantagens expressivas para as empresas de transporte e para a própria atividade, das quais vale a pena destacar:

• reduz custos com armazenamento e impressão de notas;
• elimina a necessidade de diversos documentos fiscais, os quais ficam concentrados no Conhecimento de Transporte;
• reduz o prazo de entrega — já que os veículos ficam menos tempo parados nos postos de fiscalização;
• reduz a incidência de erros de escrituração (o preenchimento digital e automatizado é mais eficiente do que o manual);
• otimiza a gestão da transportadora como um todo;
• permite a adoção de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) mais rápido, seguro e eficiente;
• facilita a contratação de um seguro de carga, ao manter as informações organizadas eletronicamente.

Como emitir CTe passo a passo?

Agora que você já relembrou o que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico e entende a importância e a necessidade de emiti-lo, podemos apresentar o passo a passo para tornar essa tarefa mais rápida e simples. Para isso, vamos indicar as etapas que você deve seguir.

Lembrando que não é preciso ser nenhum mestre em computação para executar esse processo. No entanto, é importante que você tenha um bom software de gestão de transportadora, que garanta um suporte adequado. Preparado? Fique atento às dicas!

Primeiras providências

Para emitir esse documento fiscal de transporte, você deve providenciar e organizar alguns detalhes. Confira a lista com 5 providências a serem tomadas.

1. Solicitar o credenciamento na Sefaz

Antes de tudo, é necessário solicitar o credenciamento do CNPJ da transportadora perante a Secretaria da Fazenda (Sefaz). Isso porque é ela que vai autorizar a emissão do CT-e.

2. Adquirir um sistema emissor de CTe

Existem vários tipos software para emissão desse documento, desde os mais completos —que incluem o gerenciamento de frotas — até os mais simples e econômicos. O ideal é encontrar uma ferramenta que caiba em seu orçamento, que tenha qualidade e que ofereça um bom suporte técnico. Confira dois exemplos:

• Emissor de CTe: pode ser usado quando é necessário cumprir as obrigações fiscais com mais agilidade;
• Sistema TMS: usado quando além da emissão de CTe também é preciso fazer a gestão da empresa.

3. Ter acesso à internet

No momento da emissão, uma série de informações é enviada para a Sefaz para validação. A autorização do Conhecimento de Transporte eletrônico depende de uma boa conexão com a internet para transmitir esses dados até a Secretaria da Fazenda (isso é necessário, até mesmo, para emitir CTe em Contingência).

4. Adquirir o certificado digital

Agora, é a hora de providenciar um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR. Essa ferramenta é a assinatura digital da empresa, uma forma de garantir que o documento foi emitido pelo único CNPJ autorizado. Ela evita que outra pessoa gere o documento em seu nome, mantendo seu negócio livre de operações fraudulentas.

5. Configurar a empresa

Para essa operação, pode ser necessário buscar a ajuda de algum profissional contábil. Antes de emitir o conhecimento de transporte, é preciso configurar a empresa. Isso é feito informando o tipo de regime (Lucro Real, Presumido ou Simples Nacional) e a alíquota de ICMS do estado de partida e do estado de chegada dos produtos a serem transportados.

Alguns sistemas oferecem o cálculo automático do ICMS, com base no ponto de origem e destino das transações de mercadorias. Além disso, há a opção de utilizar a tabela de frete, que realiza o cálculo automático do valor do frete.

Informações que devem constar no CTe

Depois de cumprir com a primeira etapa, é o momento para começar a emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico. Nessa etapa, você precisará reunir algumas informações básicas sobre a atividade de transporte, pois elas deverão ser lançadas no sistema. Acompanhe a lista com os dados básicos de entrada.

Dados do remetente

Nos dados do remetente, sempre devem ser inseridas as informações sobre o emissor da conhecimento de transporte. Em situações em que a sua transportadora não tenha coletado o material diretamente no remetente (Redespacho ou Subcontratação), as informações sobre a empresa que forneceu os produtos transportados devem ser registradas no campo “Dados do Expedidor”, ficando o remetente sempre como o emissor da NFe.

Dados do destinatário

Nesse campo, serão informados os dados sobre o destinatário da nota: o CPF ou CNPJ para quem o remetente gerou a nota fiscal. Caso sua transportadora não seja a responsável por realizar a entrega direta ao destinatário — quando uma segunda ou terceira empresa faz a entrega no destino final —, os dados devem ser informados no campo “Dados do Recebedor”, ficando o destinatário sempre como o destino final da NFe.

Dados da nota fiscal

A Sefaz exige uma série de informações para que o Conhecimento de Transporte eletrônico seja validado e, algumas delas, são referentes aos dados da nota fiscal, como:

• peso ou volume ou cubagem;
• número e série da NFe;
• valor total da nota ou dos produtos;
• produto predominante transportado;
• modelo da nota;
• chave de acesso, em caso de nota fiscal eletrônica;
• data de emissão;
• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).

Nesse caso, um bom sistema terá uma funcionalidade interessante: ao informar a chave de acesso, as demais informações da NFe podem ser capturadas automaticamente do site da Sefaz, eliminando o preenchimento manual.

Informações fiscais

O imposto obrigatório no CTe é o ICMS, exceto se a sua empresa for optante pelo Simples Nacional, sendo desobrigada a registrar essa informação. Além disso, para emiti-lo, será preciso informar o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e o CST (Código de Situação Tributária).

Dados de veículo e motorista

Informar os dados do veículo e do motorista é obrigatório somente em carga do tipo Lotação. Nesse caso, será preciso apresentar placa, Renavam, RNTRC e UF do proprietário do veículo. Quanto ao motorista, são obrigatórios o nome e o CPF.

Valor total do serviço

Embora seja possível gerar um CTe sem valor, esse é um dado muito importante. Afinal, é com base nele que você poderá cobrar o seu cliente e gerar as movimentações financeiras dentro do seu sistema. Os melhores softwares para transportadoras têm um módulo financeiro integrado para facilitar o controle dos valores a pagar e receber.

Por fim, é necessário realizar o registro do CTe no portal da Sefaz correspondente ao estado de sua transportadora. Isso é obtido quando um evento de uma ocorrência no Conhecimento de Transporte Eletrônico é relatado ao site da Secretaria da Fazenda, por parte de um dos envolvidos no processo de transporte das mercadorias.

Quais as tributações do conhecimento de transporte?

Como dito, um dos papéis mais importantes da emissão do CTe é manter a sua empresa em dia com as obrigações legais, no que diz respeito às deduções de impostos e fiscalizações pela Receita Federal. Por isso, vamos listar as porcentagens de atribuições para o ISS, COFINS, ICMS e INSS.

ISS

O Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) é um tributo cobrado em nível municipal. Ele busca identificar empresas e profissionais autônomos que prestam algum tipo de serviço tributável. Por isso, a alíquota a ser utilizada, por percentual ou valor fixo aplicado ao imposto, depende da cidade em que esse serviço fora prestado.

O valor mínimo a ser cobrado, de 2%, é regido pelo artigo 88, do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da Constituição Federal. Para auxiliar no valor máximo da alíquota, o Estado, mediante uma lei complementar, fixou esse limite em 5% para todos os serviços. Então, na variação, a base de cálculo é o preço do serviço prestado.

Cofins

A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) é um tributo federal. Ela incide sobre a receita bruta das empresas em geral e tem por objetivo financiar a seguridade social, como a Previdência, a Saúde e a Assistência Social. A alíquota cobrada é de 7,6% sobre pessoa jurídica que opte pelo regime não-cumulativo e de 3% para aquela que escolher a incidência cumulativa.

Foi instituído pela Lei Complementar nº 70, de 30 de dezembro de 1991. Hoje, é assegurado pela Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998. Já o regime de apuração não cumulativa da taxa foi instituído pela Lei nº 10.833 de 29 de dezembro de 2003.

ICMS

O nome completo para a sigla é Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS). Trata-se de um tributo federal referente aos governos dos estados e do Distrito Federal, pois somente eles têm competência para instituí-lo conforme o artigo 155, II, da Constituição de 1988.

É cobrado quando ocorre circulação de mercadorias, mesmo que as transações sejam iniciadas no exterior. A questão fundamental é que haja transferência de titularidade efetiva dos produtos, por isso ele incide sobre qualquer etapa da prestação de serviços. As alíquotas podem variar de 7% a 35%, conforme o tipo de mercadoria.

INSS

O Imposto de Renda fornecido ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) é uma contribuição feita pelo trabalhador brasileiro. Foi criado com base no Decreto nº 99.350 de 27 de junho de 1990, da fusão entre o Instituto de Administração Financeira da Previdência e Assistência Social (IAPAS) e o Instituto Nacional de Previdência Social (INPS).

Para o transporte de cargas, a base de cálculo é de 20% sobre o valor do frete carreteiro (motorista). Ainda, deve ser descontado até 11% para recolhimento ao Fisco. Mas lembre-se de que a taxa não pode ultrapassar o teto mensal estabelecido pela legislação.

É possível realizar a emissão de CTe gratuito?

Emitir CTe de forma gratuita é possível através do emissor do SEBRAE. Entretanto este emissor gratuito de CTe apresenta várias falhas, principalmente quando há alguma atualização na forma de emissão de Conhecimento de Transporte por parte da SEFAZ.

É complicado depender da emissão gratuita de CTe, porque o processo da transportadora não pode parar, uma vez que a espera para gerar um documento fiscal, pode causar prejuízo para a empresa.

Como emitir CTe no simples nacional?

A emissão de CTe no simples nacional, funciona basicamente da mesma forma que em outros tipos de regime, a diferença está na tributação.

Para emissão de conhecimentos pelo simples nacional, é usada uma tributação específica para este regime e o ICMS não é destacado diretamente no CTe. O destaque do tributo aparece apenas nos valores aproximados de impostos.

Apesar de o ICMS não aparecer destacado no CTe, as empresas do Simples precisam arrecadar o imposto. Assim sendo, engana-se quem pensa que o simples é isento.

A arrecadação é feita mensalmente através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que é elaborada com base no arrecadamento mensal da empresa.

E o MEI, precisa emitir CTe?

Depende, em alguns estados brasileiros o MEI ainda não pode emitir CTe, entretanto isso tende a mudar. O governo federal está investindo na simplificação do processo de emissão dos documentos para que estes profissionais também possam realizar a emissão.

De maneira geral, o MEI não é obrigado a emitir CTe, mas muitos acabam por fazê-lo, na maior parte das vezes, devido a exigências por parte de embarcadores. Se você deseja saber mais sobre esse assunto, temos um post completo sobre isso no blog.

Como um bom sistema para transportadoras pode ajudá-lo?

Viu só como emitir CTe não é uma missão impossível? Na verdade, o essencial é ter os dados corretos em mãos e, claro, contar com um sistema moderno e completo para emiti-lo.

O software para transportadoras é o seu grande aliado na hora da emissão do CTe. Trata-se de uma ferramenta que torna o processo mais rápido, simples e seguro, já que elimina uma série de processos manuais. Na prática, você apenas lança as informações e a plataforma faz todo o trabalho.

Realizar essa tarefa manualmente não é uma boa opção. Até por isso, muitas transportadoras já abandonaram esse método rudimentar e estão modernizando seu dia a dia. A automatização reduz os erros durante a emissão do documento e ainda torna o processo mais rápido. Como consequência, seu negócio se torna mais eficiente e competitivo.

Neste post, você aprendeu a como emitir CTe de uma maneira prática e segura. Apesar de ser necessário informar muitos dados, o processo não é tão complexo como aparenta. Com as informações em mãos e um sistema eficiente, tudo se torna mais simples. Por isso, pesquise bem antes de contratar o seu fornecedor.

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