Plano de manutenção: como criar um para a frota?

Elaborar um plano de manutenção para frota é crucial para garantir o sucesso das operações, visto que ajuda a minimizar os efeitos e consequências quanto ao ciclo de vida de cada veículo. Essa deve ser uma prática constante e necessária.

Em razão disso, anteceder esse planejamento traz benefícios como a possibilidade de programar revisões e paradas a fim de conciliar com as demandas operacionais. Logo, é essencial se organizar para transformar esse procedimento em uma trajetória de alta performance.

Pensando nisso, reunimos diversas dicas e recomendações para você elaborar um plano de manutenção estratégico para o seu negócio. Confira.

O que é e para que serve o plano de manutenção de frota?

É um planejamento onde é registrado todas as obrigações referentes à manutenção da frota. Dessa forma, todos os processos relacionados com a revisão dos veículos estarão nesse documento, como periodicidade, peças, componentes, materiais usados, tipos de automóveis, entre outros fatores. Portanto, é necessário ter cuidado com esse registro, pois os detalhes não podem ser negligenciados na conservação da sua frota.

Além disso, é importante ter noção que os veículos se desgastam devido ao uso frequente. Nesse período, é preciso realizar inspeções e substituir peças antes que ocorram quebras repentinas ou acidentes. Logo, se a sua empresa logística ou transportadora deseja cuidar desses bens e garantir segurança aos profissionais, montar um plano de manutenção é a melhor recomendação. Para isso, é importante agir de maneira preventiva a fim de evitar imprevistos e evitar perdas financeiras.

Qual a importância de criar um plano de manutenção de frota?

Seguir o cronograma de manutenções é indispensável, pois os veículos não são descartáveis. Mesmo que você tenha comprado carros e caminhões novos é importante revisá-los para beneficiar o fluxo operacional da frota.

Sem esse cuidado os automóveis ficam vulneráveis e perdem valor de mercado, visto que as falhas mecânicas e quebras só vão se acumulando. Considerando que eles correspondem a grande parte dos bens da empresa, fica claro que as manutenções são imprescindíveis para não perder o investimento que foi realizado durante as aquisições.

Ainda que muitos gestores achem que as manutenções representam um custo elevado para o negócio é importante reforçar que esse desembolso é inferior ao investimento inicial. Conforme os procedimentos preventivos são feitos, isso é transformado em lucros para o negócio.

A manutenção de frota potencializa o fluxo operacional

Uma frota preservada melhora a qualidade dos serviços e agiliza as entregas, pois os veículos raramente apresentarão problemas mecânicos. Dessa forma, a necessidade de ficar um tempo parado na oficina consertando quebras graves ou acidentais é diminuída drasticamente.

Outro diferencial que mostra a importância de realizar manutenções prévias é o aumento da segurança no transporte de produtos frágeis, já que as chances de ocorrer danos são muito menores.

Sendo assim, podemos afirmar que o plano de manutenção da frota é uma prática que precisa ser priorizada, já que todos os veículos passam por ele para continuarem operando. Portanto, deve ser visto como uma necessidade estratégica pelos setores logísticos e empresas de transporte.

Quais os tipos de manutenção de frota?

Existem diversas modalidades de manutenção e cada uma é recomendável acordo com as necessidades do veículo. Alguns gestores pensam que cuidar apenas da fase corretiva é a melhor saída, mas saiba que existem outras abordagens mais eficientes e econômicas. Conheça todos os procedimentos a seguir.

Manutenção programada

Também chamada de manutenção agendada, é aquela que é realizada por meio de um cronograma previamente elaborado. É o tipo de abordagem que antecipa problemas, sendo que a transportadora não espera que aconteça alguma falha e age ante ela ocorra.

Caminhões merecem atenção ainda maior, pois encaram rotinas desgastantes por viajarem no máximo de suas capacidades de carga. Sistemas como os de amortecimento, arrefecimento, frenagem e suspensão, por exemplo, devem fazer parte do programa para que não falhem e tirem os veículos pesados de circulação.

Manutenção preventiva

Sim! Prevenir é sempre melhor do que remediar estragos. Logo, a manutenção preventiva é fundamental para diminuir a probabilidade da frota sofrer problemas mecânicos. Existem várias maneiras de supervisionar os veículos em regime preventivo, como a utilização de uma planilha para ajustes e trocas de peças de acordo com a vida útil de cada uma, o que permite ter um controle mais preciso sobre o que deve ser revisado.

Manutenção corretiva

É um procedimento que faz correções ocasionadas por situações repentinas ou negligências. Corresponde ao conserto de sistemas quebrados ou substituição de componentes que já manifestavam problemas.

Devido à sua natureza emergencial, a manutenção corretiva é a mais cara de todas por necessitar de mão de obra e novas peças, além de gastos eventuais causados por acidentes — que prejudicam o motorista, a estrutura do veículo e a carga transportada. Portanto, a manutenção corretiva gera muitos prejuízos para o negócio, geralmente atrelado a custos processuais elevados.

Manutenção preditiva

O procedimento preditivo é mais caro em relação ao preventivo, mas igualmente eficiente nos resultados. O objetivo dessa modalidade de manutenção é garantir um acompanhamento periódico das condições elétricas e mecânicas dos veículos da frota.

O foco dessa abordagem é evitar falhas e quebras com uma precisão altíssima. Para isso, a análise é feita por equipamentos instalados nos veículos que informam possíveis problemas. Os dispositivos mais utilizados são:

• câmeras termográficas;
• medidores de vibração;
• rastreadores;
• ultrassom.

Essa modalidade de manutenção exige a instrução de toda a equipe. No entanto, o treinamento é realizado uma vez e evita diversos problemas veiculares. Vale muito a pena fazer esse investimento.

Como elaborar um plano de manutenção de frota?

A tarefa de gerenciar a manutenção de veículos pode parecer maçante quando não faz parte da rotina do negócio. No entanto, essa é apenas uma prática que exige atenção aos detalhes, já que é nas condições levantadas que podem estar a diferença entre lucro e prejuízo.

Contudo, essa percepção apurada não surge rapidamente. Atingir esse patamar demanda um cuidado diário, além de contar com profissionais e recursos certos. De qualquer modo, a simples elaboração do plano de manutenção pode trazer efeitos quase imediatos. Entenda como realizar esse controle passo a passo.

Identifique e registre seus veículos

É impossível gerenciar aquilo que não é medido. Dessa forma, o primeiro passo é identificar e registrar a frota detalhadamente. Para isso, a recomendação é elaborar uma lista com todos os veículos da frota, independentemente do uso de cada um. Desde a motocicleta e carros convencionais ao maior dos caminhões, todos devem constar no documento. Portanto, cada veículo precisa ser identificado da seguinte maneira:

• ano de fabricação;
• modelo;
• quilometragem;
• informações sobre a manutenção mais recente;
• histórico de avarias;
• motoristas frequentes.

Estipule um orçamento

Realmente, é impossível gerenciar as finanças da empresa, sem estipular um orçamento correto, afinal, se você precisar de ajustes e reparos nos veículos, será necessário ter recurso disponível. Portanto, entre em contato com as melhores concessionárias ou oficinas para avaliar os preços de sua região.

Se você pretende fugir de transtornos causados por situações imprevistas, reserve uma parte do faturamento para eventualidades. Essa medida é crucial especialmente para empreendimentos logísticos que têm frotas grandes.

Separe valores mensais e anuais para a manutenção dos veículos. Deixe tudo registrado no sistema de gestão da empresa para que todos os gestores tenham acesso a essa informação.

Antecipe custos

Outro passo que precisa ser seguido é o custo que cada veículo gera para o negócio. Para facilitar o entendimento e o controle, eles devem ser classificados em fixos e variáveis.

Custos fixos:

• seguro auto — indispensável para veículos de frotas e estimado, em média, de 3% a 6% do valor do bem;
• licenciamento — todo veículo deve passar pelo licenciamento anual, cuja taxa varia de um estado para o outro;
• impostos — cotado em cerca de 4% do valor venal de cada veículo. O seguro obrigatório DPVAT e o IPVA devem ser pagos anualmente;
• depreciação — todo veículo perde valor de mercado conforme o tempo de uso. Esse fator deve ser registrado para efeito de controle.

Custos variáveis:

• combustíveis e lubrificantes;
• componentes e peças;
• estacionamento;
• pedágios;
• manutenções realizadas (programadas, preventivas, preditivas e corretivas);
• seguro de carga;
• limpeza.

Programe rotinas de manutenção

O segredo do plano de manutenção está no cronograma de revisões. Afinal de contas, por mais bem gerenciados que os veículos sejam, existem condições externas que podem causar falhas de vários tipos.

Portanto, a manutenção programada é a melhor maneira de amenizar custos decorrentes de eventualidades e, assim, melhorar os resultados das operações de transporte.

Tais rotinas podem ser planejadas por:

• sistema — no qual os sistemas mecânicos, elétricos, de arrefecimento, de injeção, de frenagem e de suspensão, serão inspecionados em datas dedicadas a cada um deles;
• veículo — cada veículo será submetido a uma vistoria completa a fim de realizar ajustes conforme o cronograma e a necessidade operacional;
• retorno — manutenção realizada sempre que um veículo retornar de trajetos longos, incluindo avaliações como consumo de combustível, inspeção do óleo e volume da carga transportada.

Faça o monitoramento da frota

Monitorar a performance da frota envolve o acompanhamento de vários indicadores de desempenho que oferecem insights sobre a eficiência, a segurança e os custos relacionados à operação dos veículos. Aqui estão alguns indicadores importantes que você pode utilizar para esse fim, junto a detalhes sobre o que eles representam:

• consumo de combustível por quilômetro (Km/L ou L/100km) — mede a eficiência de combustível da frota. Um aumento no consumo por quilômetro pode indicar problemas de manutenção, direção inadequada ou necessidade de troca de veículos menos eficientes;
• custo por quilômetro — calcula o gasto total da operação (incluindo combustível, manutenção, pedágio, seguro de carga etc.) dividido pelo número total de quilômetros percorridos pelo veículo. Esse indicador fornece uma visão abrangente dos gastos associados a cada quilômetro percorrido;
• taxa de manutenção preventiva — monitora quantos veículos estão seguindo regularmente as manutenções preventivas agendadas. Uma taxa elevada indica boa gestão das revisões, reduzindo o risco de avarias inesperadas;
• taxa de manutenção corretiva — mede a proporção de consertos realizados devido a falhas não planejadas. Uma alta taxa pode indicar problemas de procedimentos preventivos ou a necessidade de substituição de veículos;
• tempo de inatividade — calcula o tempo total em que um veículo fica inativo devido a avarias ou manutenções. Um período de inatividade elevado pode prejudicar a produtividade e aumentar os custos;
• taxa de acidentes e acidentes — acompanha o número de ocorrências envolvendo os veículos da frota. Uma redução nessa taxa indica práticas de condução mais seguras e pode diminuir os custos relacionados a danos e seguros;
• idade média da frota — calcula a idade média dos veículos. Uma frota mais antiga apresenta custos de manutenção e consumo de combustível mais altos em comparação com modelos mais novos;
• taxa de renovação da frota — acompanha a frequência com que os veículos são substituídos por modelos mais novos. Uma renovação adequada pode melhorar a eficiência e reduzir os custos de manutenção.

Lembre-se de que a escolha dos indicadores depende dos objetivos específicos da sua empresa e das áreas que você deseja focar. Ao monitorar regularmente esses indicadores e tomar medidas adequadas com base nas informações obtidas, você pode otimizar a performance da sua frota de veículos, diminuir o desperdício de recursos e fazer investimentos com mais segurança.

Utilize um bom software de gestão e manutenção de frotas

Usar um software de gestão de frotas oferece uma série de vantagens significativas para a eficiência e o sucesso operacional da sua empresa, indo além do planejamento. Confira os diferenciais desta tecnologia:

• monitoramento em tempo real — acompanhe a localização, atividades e desempenho dos veículos ao vivo, permitindo melhor planejamento e resposta imediata a problemas;
• otimização de rotas — planeje rotas eficientes para economizar tempo e combustível, reduzindo custos operacionais;
• manutenção preventiva — receba alertas para inspeções programadas, minimizando avarias e maximizando a vida útil dos veículos;
• redução de custos — melhore a eficiência de consumo de combustível, evite multas e reduza desgastes excessivos, resultando em economias consideráveis;
• análise de dados — acesse relatórios detalhados sobre consumo, revisões, consertos e desempenho, fornecendo insights para tomadas de decisão informadas;
• gestão de motoristas — monitore comportamentos de condução, promovendo segurança e eficiência, além de gerenciar horários e tarefas;
• redução de acidentes — identifique padrões de direção arriscada e tome medidas para evitar acidentes e reduzir custos de seguros;
• rastreamento de ativos — além dos veículos, monitore equipamentos e ativos valiosos relacionados à frota;
• sustentabilidade — otimiza rotas e práticas de condução, contribuindo para uma operação mais preventiva e sustentável e reduzindo emissões.

Em conjunto, tais vantagens não apenas simplificam a manutenção da frota, mas também resultam em economia de tempo, recursos e dinheiro, ao mesmo tempo que melhoram a eficiência geral por meio automação logística da sua transportadora.

5. Qual a relação entre manutenção de frota e redução de custos?

A manutenção de veículos e a redução de custos devem caminhar juntas para o bom funcionamento e a eficiência operacional de qualquer empresa que dependa de veículos para suas operações. A revisão adequada desses bens gera diversas vantagens em termos de economia a longo prazo. Veja alguns exemplos práticos dessa relação.

Prolongamento da vida útil dos veículos

Uma manutenção regular e adequada da frota previne desgastes prematuros de componentes e sistemas. Isso resulta em uma durabilidade mais longa para os veículos, reduzindo a necessidade de substituí-los com frequência, o que é uma economia bastante significativa.

Redução de avarias e reparos inesperados

A manutenção preventiva ajuda a identificar problemas menores antes que eles se tornem grandes avarias. Isso evita paralisações inesperadas e reparos caros. Consertar um problema menor é geralmente mais econômico do que lidar com uma grande falha — que pode deixar o veículo parado por muito tempo, comprometendo prazos e gerando prejuízos e insatisfações.

Aumento da eficiência de consumo

Veículos devidamente conservados tendem a operar de maneira mais eficiente em termos de consumo de combustível. Itens como filtros de ar limpos, pneus calibrados corretamente e sistemas de injeção funcionando bem podem melhorar a economia de combustível, economizando dinheiro a longo prazo.

Maior valor de revenda

Veículos que foram bem cuidados e mantidos têm um valor de revenda mais elevado e são muito procurados. Isso significa que, quando você decide substituir um veículo, pode recuperar um valor maior ao vender ou trocar o veículo usado.

Agendamento de manutenção

Ao implementar um plano de manutenção regular, é possível programar as despesas com antecedência e evitar custos imprevistos associados a avarias graves.

Diminuição de multas e penalidades

Veículos em mau estado podem ser alvo de autuações e multas de órgãos regulatórios, como inspeções veiculares obrigatórias. A manutenção periódica ajuda a evitar tais problemas com naturalidade.

Quais os erros ao elaborar um plano de manutenção de frota?

Existem diversos equívocos que podem ser evitados ao fazer um planejamento de revisões veiculares. Conheça os mais evidentes.

Não prestar atenção nos detalhes

É importante que o planejamento esteja sempre alinhado aos objetivos do negócio. O gestor deve entender todo o funcionamento da empresa, conhecer os veículos da frota, monitorar operações, dialogar com outros departamentos e levantar as demandas do empreendimento. Só assim todo o plano de manutenção trará os efeitos desejados.

Incluir somente consertos no planejamento

A frota precisa estar, pelo menos, 90% operante. Para isso, é necessário planejar a manutenção preventiva dos veículos. Uma agenda com o período correto de inspeções e trocas de componentes de carros, motos, furgões e caminhões vai garantir eficiência logística para a empresa e redução de custos.

Imagine o caminhão quebrado e estacionado no acostamento de uma rodovia durante uma entrega urgente. Esse cenário compromete várias etapas da operação, atrasa o recebimento e ainda prejudica a reputação da companhia.

Lembre-se de que consertos corretivos geram despesas maiores, inclusive gastos com reboque e possíveis prejuízos com manutenções emergenciais em oficinas não especializadas. Portanto, sempre priorize a prática preventiva.

Não controlar os gastos de manutenção

O gestor de frotas que não faz o histórico de despesas de manutenção da frota dificilmente terá um processo logístico eficiente. Por isso, é preciso classificar cada veículo por modelo, marca, ano de fabricação, quilometragem e monitorá-los regularmente.

Depois, registre os tipos de reparos mais frequentes e os intervalos entre as revisões. Essa preparação permite detectar eventuais problemas de forma prévia, sem correr o risco de algum veículo ficar inoperante.

Não utilizar dados e informações

Não analisar dados da frota pode prejudicar a operação de transporte da empresa de ponta a ponta. É preciso analisar e acompanhar todos os indicadores de cada veículo para melhorar a gestão da frota, aumentar a produtividade e captar mais clientes.

Por meio de recursos digitais, rastreamento e telemetria, avalie todos os automóveis constantemente. E, a partir das informações levantadas, coloque operações estratégicas em prática. Os principais dados são:

• consumo de combustível total da operação (ida e volta)
• velocidade e quilometragem percorrida;
• manutenções emergenciais;
• número de entregas realizadas no período (dia, semana e mês);
• controle de notas fiscais sobre peças de substituição adquiridas e de serviços de manutenção realizados.

Não ter mão de obra qualificada

Ficar na qualificação dos motoristas e colaboradores da transportadora não é gasto, e sim investimento. Condutores devidamente instruídos, com cursos sobre normas de trânsito, direção econômica e condução defensiva, significam veículos sem autuações, consumo reduzido e baixa probabilidade de acidentes.

Além disso, é sempre bom lembrar que motoristas são responsáveis pela reputação da empresa nas rodovias, como também pela carga transportada. A função que eles desempenham nas estradas impacta diretamente na eficiência do negócio — e como ele será visto pelas pessoas.

Portanto, não hesite em oferecer treinamentos constantes para sua equipe. Promova reciclagem de conhecimento, ofereça qualificação para manutenções básicas, acompanhe tendências do mercado e respeite a jornada de trabalho de cada condutor. Assim, eles se sentirão motivados e trabalharão melhor, inspecionando adequadamente os veículos antes de pegarem a estrada.

Abrir mão da tecnologia

O maior erro de um gestor é não acatar as novas ferramentas tecnológicas disponíveis. Existem inúmeros sistemas e dispositivos para frotas de veículos que são cruciais para uma gestão competitiva e eficiente. São aplicações que aprimoram o fluxo logístico, agilizam processos, roteirizam trajetos e diminuem falhas, permitindo fazer uma boa análise de dados para potencializar resultados de forma precisa.

Acompanhe as novidades disponibilizadas para o controle operacional e de revisões de veículos e atualize (ou substitua) os programas que sua empresa já utiliza. Além disso, existem marcas desenvolvedoras que elaboram ferramentas personalizadas de acordo com as demandas do cliente. Vale muito a pena pesquisar a respeito dessa comodidade.

Como visto, o plano de manutenção da frota precisa ser muito bem elaborado para que nenhum detalhe seja esquecido e obtenha os melhores resultados. A recomendação é separar um bom tempo na sua agenda para contemplar a operação logística realizada de forma global, de ponta a ponta. Assim, você tornará o planejamento mais estratégico, reduzindo drasticamente a probabilidade de cometer erros.

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