Controle de documentos: guia completo para fazer de forma eficiente

No setor logístico, o transporte de cargas é uma etapa de rotina. Em qualquer negócio, os que trabalham com comércio de produtos e produção de itens devem manter cuidado para garantir a eficiência dos processos e das operações. É nesse contexto que o gestor precisa estar atento ao controle de documentos.

Entre os cuidados, destaca-se o da gestão de documentos. Eles representam uma parte burocrática e essencial para que os processos ocorram de forma eficiente e legal.

Preparamos este artigo para ajudar você a realizar um efetivo controle de documentos, usufruindo as vantagens que isso oferece e aproveitando a tecnologia para melhorar a gestão documental!

1. O que é controle de documentos?

O controle de documentos representa a gestão de atividades efetuadas por uma empresa para realizar a emissão, o arquivamento e a correta utilização dos registros fiscais mais relevantes. É uma das responsabilidades mais desafiadoras da área logística.

Antes, a gerência e os profissionais responsáveis pela administração passavam por dificuldades no armazenamento de arquivos, já que a tecnologia não era muito avançada.

Atualmente, os sistemas na nuvem asseguram competência e objetividade durante as atividades. Há ferramentas e programas digitais para controlar os papéis e armazená-los. Isso permite acesso rápido aos documentos, além de minimizar gastos de tempo e dinheiro.

2. Como funciona?

Atualmente, o controle de documentos logísticos depende muito da tecnologia. Assim, recomenda-se fazer uso de um sistema que crie, armazene e acesse a documentação com praticidade e agilidade. Esse sistema de controle de documentos apresenta as seguintes características:

• registra e cria documentos no computador, no tablet, no smartphone;
• assina documentos de forma eletrônica (assinatura digital);
• define requisitos para que a equipe saiba com objetividade quais são os documentos necessários para fazer o trabalho da forma certa;
• gera PDFs;
• realiza backups.

Por outro lado, a ausência de um sistema eficiente de controle de documentos faz com que a empresa incorra em erros como:

• preenchimento errado de documentos;
• perda ou danos na documentação;
• vulnerabilidade dos documentos sigilosos (falta de segurança);
• falta de parâmetros na classificação e no armazenamento dos documentos;
• dificuldades para encontrar os documentos;
• falta de confiabilidade nos documentos.

3. Quais os objetivos?

A partir de tudo que foi dito até agora, fica fácil compreender os principais objetivos do controle de documentos. Confira a seguir:

3.1. Gestão de documentos corretos e confiáveis

Quando a empresa conta com um sistema de controle de documentos, é possível começar corretamente desde o princípio. Isso significa gerar documentos com confiabilidade e validação.

O programa em que o documento é gerado faz o bloqueio de dados errados, o que evita erros humanos, assegurando a confiabilidade do documento.

3.2. Armazenamento seguro

O documento criado deve ser armazenado de forma a garantir segurança e acessibilidade. Ele precisa ficar disponível sempre que os profissionais precisarem.

Um controle de documentos eficiente permite armazená-los digitalmente, já que, no ambiente digital, eles ficarão protegidos contra desgastes e danos.

Assim, a documentação será acessada pelos profissionais de qualquer local e a qualquer momento, com agilidade. É possível determinar os níveis de permissão para que somente os profissionais qualificados tenham acesso aos documentos, conforme o seu tipo e a sua finalidade.

3.3. Padronização dos documentos

Quando são aplicadas práticas eficientes de controle de documentos, a empresa consegue definir parâmetros para a documentação.

Dessa maneira, todos os profissionais usam um mesmo padrão, economizando tempo na confecção e na leitura de todos os documentos.

3.4 Atendimento a normas e demandas dos clientes

Outro objetivo que devemos salientar é a possibilidade de implementar normas de qualidade, entre as quais a ISO 9001, e atender os pedidos dos consumidores.

Sem a devida organização dos documentos, é mais complicado produzir databooks. Os profissionais levarão mais tempo e estarão mais sujeitos a erros.

Lembramos que o databook é um livro formado por documentos que apresentam o histórico de realização de um serviço, da fabricação de um produto ou da execução de uma obra. Os documentos podem cumprir normas diferentes, sendo produzidos enquanto os trabalhos são feitos.

4. Quais as vantagens de fazer?

O controle de documentos logísticos ajuda a transformar a gestão da transportadora. É possível usufruir de alguns benefícios. Entre essas vantagens, destacamos:

4.1. Redução de impostos

A carga tributária que envolve o transporte de mercadorias é muito elevada. Sem dúvida, um planejamento tributário bem elaborado permite reduzir os impostos. Nesse sentido, a empresa deve ter à sua disposição profissionais de contabilidade e documentação fiscal bem organizada.

4.2. Controle financeiro

Quando todos os documentos estão bem organizados, fica melhor manter controle sobre as finanças. A gestão do fluxo de caixa se torna possível a partir dos processos de arquivamento e lançamento das saídas e das entradas.

Dessa maneira, o gestor identificará com objetividade os gastos, o faturamento e os lucros em um período específico (mês, bimestre, semestre). Além disso, a empresa consegue um planejamento mais acertado dos investimentos.

4.3. Sem multas nem outras penalidades

O controle de documentos também ajuda a reduzir e evitar problemas com a Receita Federal, inclusive multas por falta de documentos.

De acordo com a lei, as empresas são obrigadas a armazenar a documentação fiscal (emitida e recebida) por um período mínimo de cinco anos.

4.4. Outras vantagens

Podemos citar outras vantagens resultantes de um sistema de controle de documentos logísticos bem desenvolvida, principalmente quando esse controle faz uso de tecnologias avançadas:

• economia de tempo para acessar os documentos;
• economia de espaço físico e despesas na manutenção da documentação física;
• economia durante a movimentação e o envio dos documentos;
•  eliminação de extravios e de perdas deles;
• melhoria da produtividade nos momentos de elaboração dos documentos;
• eliminação de erros de digitação;
• eliminação de operações manuais;
• agilidade na importação de arquivos;
• auxílio na gestão de pendências;
• organização e padronização de documentos;
• melhoria da gestão dos fornecedores e da gestão dos clientes;
• agilidade no registro de faturas e pré-faturas;
• melhoria na percepção das falhas;
• mais tempo para o gestor de frota se dedicar a atividades estratégicas.

5. Quais os documentos logísticos?

Finalmente, vamos falar sobre os documentos logísticos que necessitam de controle apurado. Um dos principais é a conhecida nota fiscal, mas existem outros. Confira os principais:

5.1. Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal eletrônica é um dos mais importantes documentos durante o recebimento e a descarga de produtos. Sua finalidade é registrar toda transação, recolhendo os impostos relacionados.

Pelo fato de ser digital, a NF-e pode ser encaminhada sem a necessidade de impressão, ou seja, eletronicamente, o que torna mais simples o acesso ao comprador e ao emissor.

5.1.1. Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANF-e)

O DANF-e é um documento que ajuda a Nota Fiscal eletrônica. Corresponde, portanto, a uma versão impressa da nota fiscal para tornar o acesso eletrônico mais fácil.

É um comprovante físico durante a entrega da mercadoria, recebendo um visto de destinatário. Mas a DANF-e não substitui a NF-e.

5.2. Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

O CT-e é um documento que substitui o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), o qual era impresso. Já o CT-e, como o nome diz, é eletrônico. Ele, como a nota fiscal, é um dos documentos para transporte de carga que são prioritários.

Sua finalidade é confirmar transportes realizados por qualquer modal, seja rodoviário, seja ferroviário, seja aéreo, seja aquaviário, seja qualquer outro. Além disso, ele também serve para comprovações fiscais.

5.2.1. Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico (DACT-e)

O DACT-e opera de maneira similar ao DANF-e é uma versão resumida e impressa do Conhecimento de Transporte eletrônico.

É um registro que acompanha a carga que está rodando, possibilitando a consulta do documento eletrônico no site da Secretaria da Fazenda. Ele não substitui o CT-e.

5.3. Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (MDF-e)

O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico agiliza o registro dos documentos fiscais dos itens que estão em movimentação.

Ele equivale ao conjunto de todas as notas fiscais ou conhecimentos de transporte emitidos para uma carga específica, ou seja, ele reúne os principais documentos fiscais para transporte de cargas. O MDF-e é fundamental em transportes interestaduais e intermunicipais.

5.3.1. Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (DAMDF-e)

O DAMDF-e funciona como os outros documentos auxiliares. Uma versão impressa deve ficar com o entregador. Ela torna mais simples o acesso às informações da Secretaria da Fazenda, não substituindo o Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico.

5.4. Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

A RCTR-C funciona como um seguro que garante proteção a terceiros diante de danos decorrentes do transporte de cargas. É um serviço que a transportadora contrata, com validade em todo o território brasileiro.

A RCTR-C é um seguro obrigatório, mesmo que o comprador da carga já tenha contratado um seguro de carga. A Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas cobre acidentes como:

• colisões;
• capotagem;
• incêndios;
• explosões;
• tombamentos.

5.5. Código Identificador de Operação de Transporte (CIOT)

O CIOT é um código de identificação que é gerado por pagamentos digitais de frete, sendo autenticado pela ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres), entidade que fiscaliza todos os contratos de frete.

Esse código é obrigatório para o Transportador Autônomo de Carga (TAC) e para seus equiparados, ou seja, transportadoras que contem com frota de até caminhões integrados no RNTRC (Registro Nacional dos Transportes Rodoviários de Cargas).

6. Como fazer o controle de documentos?

Cada documento logístico oferece peculiaridades, o que traz à evidência a necessidade de efetivar um controle eficaz. Vejamos como fazer um bom controle de documentos:

6.1. Desenvolva uma política de armazenamento

Para que o controle de documentos alcance seus objetivos, é necessário analisar a forma como os arquivos ficarão armazenados.

Todos os recibos, notas fiscais e documentos de peso sobre o negócio precisam ficar organizados e em máxima segurança.

Por causa da evolução dos processos digitais, atualmente não se exige mais a impressão em excesso de papéis fiscais. O armazenamento convencional é feito em arquivos físicos. Contudo, pode ser substituído por sistemas na nuvem, o que diminui transtornos como esquecimento ou perdas.

A tecnologia ainda protege contra fraudes e extravios de dados, submetendo-se a fiscalizações de modo ágil e tranquilo. Algumas funções garantem mais praticidade, como a assinatura digital de documentos.

6.2. Verifique a temporalidade dos documentos

Os documentos oferecem períodos de armazenamento variados. É importante que o gestor conheça quais são esses períodos para cumprir a legislação:

• contas de consumo, como energia elétrica, água, gás, internet: 90 dias;
• escritura de imóvel: permanente;
• financiamentos/consórcios: até se encerrar o último pagamento;
• extratos de banco: 5 anos;
• documentos fiscais eletrônicos: 5 anos;
• IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores) e IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano): 5 anos;
• apólice de seguro de frota: até o vencimento do contrato de proteção;
• PIS (Programa de Integração Social) e Carteira de Trabalho e Previdência Social: permanente.

O gestor deve armazenar cada documento segundo a data e o uso e se desfazer daqueles cujo prazo de armazenamento vencer. Voltamos a ressaltar que a documentação fiscal pode ser guardada em meio eletrônico. Dessa forma, é possível reduzir uma grande quantidade de papel acumulado, pois muitos registros são constantes, relacionando o recebimento dos itens e as operações logísticas.

6.3. Realize backups

Uma das principais vantagens da digitalização é que ela permite converter documentos físicos em documentos eletrônicos e, mais que isso, permite gerar documentos totalmente digitais.

A empresa pode guardar cópias periodicamente em um servidor por meio de backups. Esse processo pode ser feito automaticamente.

Dessa maneira, se ocorrerem problemas no PC, a empresa não vai perder os documentos armazenados definitivamente.

6.4. Facilite o acesso aos dados

Outra dica para manter um eficiente controle de documentos é facilitar o acesso a eles. Os arquivos devem ficar disponíveis para que os profissionais competentes os acessem sempre que preciso, de qualquer local e a qualquer hora. Assim, poderão desenvolver suas atividades diárias sem muitas dificuldades.

Caso mais de um usuário precise fazer uso dos dados ao mesmo tempo, a situação fica mais complicada. É necessária uma cópia de segurança em sincronia com o banco de dados. Caso os documentos se encontrem no servidor interno, eles exigem compartilhamento na rede corporativa.

Uma solução de computação na nuvem facilita esse processo, agilizando-o e deixando-o mais dinâmico, já que o sistema opera de modo integrado entre os profissionais que vão usar os dados simultaneamente. Eles podem acessar, de forma independente, de qualquer aparelho com conexão à internet (notebooks, smartphones, tablets), rompendo a barreira temporal e física.

A documentação logística precisa de gestão estratégica para que as demandas sejam efetuadas de forma fácil. Uma boa solução é adotar a assinatura eletrônica, que facilitará a efetivação de negócios online.

7. Como as soluções Bsoft podem ajudar?

Por meio das soluções Bsoft, o gestor de frota consegue manter um eficiente controle de documentos. Essas soluções envolvem, por exemplo, um TMS completo para gerenciar as operações de transporte. Vejamos outras soluções pontuais relacionadas ao controle de documentos:

7.1 CT-e Prático

O CT-e Prático permite que a empresa cumpra as suas obrigações sem a necessidade de investir alto. Não é preciso comprar um TMS completo.

É um software básico, com as funções fundamentais para garantir que o negócio esteja sempre em dia com o fisco, como a geração do SPED e Sintegra. O CT-e Prático permite a adição do módulo de emissão de MDF-e para os que precisam cumprir essa obrigação.

A migração para o CT-e Prático é realizada com total segurança, sem perda de dados. Além disso, a empresa não precisa investir valores altos para ter acesso à nossa solução. As principais funções do CT-e Prático são:

• emissão de CT-e;
• emissão de CT-es a partir da importação do XML da Nota Fiscal eletrônica;
• cadastro de veículos, motoristas, fornecedores e clientes;
• lista geral de CT-es emitidos;
• armazenagem segura de todos os CT-es emitidos;
• relatório de CT-e com muitas opções de filtros;
• integração com o NSDocs;
• registro de CT-e;
• cadastro de múltiplas empresas;
• geração de arquivos SPED e Sintegra;
• backup online;
• módulo MDF-e;
• possibilidade de migração para o sistema controle de transportadoras;
• módulo de averbação AT&M.

7.2 NF-e Prático

O NF-e Prático é um sistema que emite notas fiscais eletrônicas, disponíveis na versão local e na versão web, para emitir NF-e online, com suporte para certificados A1 e A3.

Com nossa solução, a emissão da NF-e é um processo rápido e simples. As operações integradas de nosso sistema facilitam bastante o processo. As funcionalidades mais importantes são:

7.2.1. Emissão de NF-es

As NF-es são emitidas com rapidez e praticidade, apresentando telas de fácil compreensão. Por meio dessa tela, além de emitir as notas fiscais, é possível:

• gerar a carta de correção da NF-e;
• Integrar módulo para emissão de MDF-e;
• verificar a situação do documento na Secretaria da Fazenda;
• inutilizar uma numeração;
• cancelar a NF-e.

7.2.2. Cadastro de tabelas de impostos para cálculo automático

O sistema permite cadastrar tabelas para que os impostos referentes à NF-e sejam calculados automaticamente. Assim, não é necessário fazer o cálculo manual do ICMS, do PIS, do IPI e da Cofins. Para isso, basta vincular a tabela à mercadoria, e o sistema vai calcular de forma automática.

7.2.3. Registro de NF-es

É possível registrar no software as notas geradas em outros sistemas por meio do arquivo XML. Assim, você não perde os documentos armazenados no sistema antigo usado na empresa.

7.2.4. Cadastro de produtos, clientes, motoristas, veículos

O gestor pode realizar o cadastro de mercadorias para emitir as notas fiscais, mantendo os cadastros no banco de dados para quando for necessário usá-los de novo.

Nosso sistema também permite o cadastramento de clientes e transportadoras, de motoristas, de veículos, tanto dos principais quanto dos reservas.

7.2.5. Cadastro de códigos

Outra funcionalidade que facilita o controle de documentos é o cadastro de diferentes códigos, necessários para quem atua no transporte de cargas:

• NCM (Nomenclatura Comum Mercosul): uma identificação obrigatória para uso do código CEST;
• CEST x NMC: cadastro e vinculação dos códigos CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) ao código NMC, uma obrigatoriedade para NF-es com substituição tributária;
• CFOP/CFPS: cadastro de diferentes CFOPs (Código Fiscal de Operações e Prestações), para identificar a operação.

7.2.6. Outras funcionalidades

O NF-e Prático ainda apresenta outras funcionalidades que tornam o controle de documentos logísticos mais eficiente:

• importação de clientes e fornecedores por meio do CNPJ;
• geração de arquivos SPED e Sintegra;
• exportação de arquivos XMLs;
• listas gerenciais;
• emissão de manifesto eletrônico de documentos fiscais.

7.3. MDF-e Prático

O MDF-e Prático é um sistema prático e econômico para emitir esse documento. Com ele, a empresa cumpre as obrigações com facilidade e com baixo investimento. Entre as vantagens do sistema, destacamos:

• objetividade: a emissão ocorre de forma prática, sem a necessidade de se aprofundar em funcionalidades técnicas e complicadas;
• funções essenciais: oferece as funções necessárias para cumprimento das obrigações com o fisco;
• ótimo custo-benefício: não exige investimento elevado para as empresas;
• suporte permanente e ilimitado: nossa equipe mantém suporte constante ao cliente por meio de chat ou telefone, em tempo real.

As funcionalidades do MDF-e Prático envolvem a emissão de MDF-e, a importação de XML para emissão, a integração com o NSDocs, registro de MDF-es, envio automático de XML, cadastros completos, importação de cadastros, cadastro ilimitado de usuários e lista gerencial.

O acesso pode ser feito localmente, com um sistema e um banco de dados instalados em um servidor da empresa, ou pela web, com um sistema fornecido com acesso à internet.

7.4. Outras soluções da Bsoft para sua transportadora

Além do CT-e Prático, o NF-e Prático e o MDF-e Prático, a Bsoft oferece outras soluções que ajudam o gestor de frota a manter o controle de documentos:

• Integração com o nsdocs: ferramenta que procura, de forma automática, os XMLs, além de reuni-los e distribuí-los para que seja feito o melhor uso deles;
• Comprovei Cargo: software que trabalha com a gestão e a comprovação digital de entregas;
• Certificado Digital: possibilidade de comprar o Certificado Digital A1, com validade de um ano, ou contratar como serviço.

O gestor de frota precisa garantir um controle de documentos satisfatório, que vá ao encontro das necessidades da transportadora e se ampare em um bom sistema digital. Por meio dele, será possível minimizar problemas com a lei, com os clientes e com os fornecedores, estimulando a produtividade e a competitividade do negócio.

Já tem um sistema de controle de documentos? Sentiu interesse nas soluções que oferecemos? Entre em contato conosco e vamos prestar mais esclarecimentos sobre o assunto. Invista em boas soluções, que ajudarão sua empresa a crescer e a ganhar mais!