O que é CTe, para que serve e quem precisa emitir

A implantação dos documentos fiscais eletrônicos como o CTe é uma das inovações mais importantes dos últimos anos.

Exatamente por isso, achamos interessante trazer um conteúdo completo sobre o Conhecimento de Transporte Eletrônico. O CTe é um dos documentos fiscais mais relevantes para o setor de transportes e é obrigatório para a maioria das empresas do setor.

Ficou curioso em saber mais sobre esse documento? Ou ainda têm dúvidas sobre como realizar a sua emissão? Vamos te explicar o que é CTe, para quem é obrigatória sua emissão, suas vantagens e como emiti-lo. Acompanhe!

O que é CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico)e para que serve?

O CTe, ou Conhecimento de Transporte eletrônico, é um documento digital exclusivo da atividade de transporte, o qual foi instituído em 2007 pelo Ajuste Sinief 09/2007.

Ele deve ser emitido e armazenado de forma eletrônica e existe apenas no ambiente virtual. Sua função é bem simples de se entender: documentar a atividade de transporte, especialmente, para fins fiscais.

Neste vídeo em nosso canal no Youtube explicamos também o que é CTe e apresentamos vários detalhes práticos de como é o dia a dia de emissão e os cuidados básicos a serem tomados.

Quem gera o CTe?

A emissão do CTe é obrigatória para transportadoras, cadastradas com regime de apuração normal, optante pelo regime do Simples Nacional ou registrada como operador no sistema Multimodal de Cargas.

Por outro lado, essa obrigação não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI). Esse, caso queira, pode solicitar o seu credenciamento voluntário para emitir o CTe na página de credenciamento da Secretaria da Fazenda (Sefaz) no estado em que está estabelecido.

O CTe é um documento que tem validade em todo o território nacional e deve ser apresentado durante as fiscalizações ocorridas no transporte dos produtos.

Por fim, é importante destacar que ele é de emissão obrigatória para todos os modais de transporte.

Conforme Ajuste Sinief 08/12, o Conhecimento de Transporte eletrônico é obrigatório para os contribuintes do ICMS, em substituição aos documentos em papel equivalentes para as empresas das modalidades:

• rodoviária, cadastradas com regime de apuração normal (Lucro Real ou Lucro Presumido);
• dutoviária;
• aérea;
• ferroviária;
• aquaviária;
• cadastradas como operadores no sistema Multimodal de Cargas.

Quando é necessário emitir um CTe?

O conhecimento de transporte eletrônico deve ser emitido em toda prestação de serviço de transporte de cargas realizado entre cidades ou estados brasileiros.

E quando não é necessário emitir CTe? Quando a prestação de serviço de transporte de cargas ocorre dentro do município em que a empresa transportadora é sediada. Também não é necessário realizar a emissão do CTe em transporte de cargas próprias com veículo próprio.

Vantagens do Conhecimento de Transporte

Muito mais do que uma exigência legal, o CTe traz vantagens a todos os envolvidos com a atividade de transporte. Afinal, o seu objetivo central é facilitar o cotidiano das transportadoras e do Fisco.

Vantagens para a transportadora

As principais vantagens da digitalização deste documento são:

• redução de gastos com impressão, uma vez que o documento é emitido de maneira eletrônica;
• redução de gastos com itens de papelaria;
• redução de gastos com armazenamento de documentos fiscais;
• otimização do espaço físico disponível, já que não é necessário um arquivo físico para a guarda do documento;
• melhor gestão e organização de informações fiscais, em especial, com a adoção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), pois softwares auxiliam no armazenamento e análise de documentos;
• redução de riscos relacionados à perda de informações fiscais;
• maior agilidade e segurança durante as fiscalizações na empresa;
• simplificação de obrigações acessórias, já que há a dispensa da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF);
• redução do tempo de parada do caminhão no posto de fiscalização;
• incentivo à modernização das operações empresariais.

Vantagens para o Fisco

Na busca por uma atuação pública mais eficiente, o CTe pode contribuir de várias maneiras, como:

• aumentar a confiança do conhecimento de transportes de cargas;
• facilitar o controle fiscal da atividade;
• permitir o compartilhamento rápido e seguro de informações entre os Fiscos;
• reduzir custos com fiscalização;
• reduzir a sonegação de impostos;
• aumentar a arrecadação sem implicar aumento da carga tributária;
• estimular o aprimoramento do Sped.

Quais documentos o CTe substitui?

O CTe substitui os seguintes documentos fiscais, que até então eram impressos:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, quando era utilizada no transporte de cargas.

O que é preciso para emitir CTe?

Se você ainda não realizou a emissão de CTe, existem alguns requisitos que precisam ser cumpridos pela empresa para que ela possa emitir. Confira abaixo:

Credenciamento para emissão de CTe

Para realizar a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico, a empresa deve estar credenciada junto à Sefaz do seu estado. Também deve se inscrever nas demais unidades da federação onde ela opera, se optar por emitir em mais de uma empresa.

Certificado digital

Basta procurar uma autoridade certificadora credenciada à IPC-Brasil e seguir os procedimentos para obter um certificado com o CNPJ de sua empresa. Há várias empresas que realizam esse serviço.

Adquira um software para transportadora

para emitir o CTe, é necessário providenciar um software com essa função. Durante o processo, você deverá informar diversos dados e isso pode ser tornar mais rápido e seguro com o auxílio de um bom sistema.

Faça testes no seu sistema

Para evitar imprevistos no momento da emissão do CTe, é interessante realizar testes utilizando o ambiente de homologação da SEFAZ. Essa é uma precaução para atestar que tudo está operando corretamente e que não há qualquer falha. Assim, o processo e o próprio transporte serão mais rápidos e seguros.

Quais são os principais campos do CT-e?

Existem diversos campos que os transportadores precisam preencher para realizar a emissão de CTe:

• Identificação do conhecimento: número, série, chave de acesso;
• Informações do emitente: razão social, CNPJ, Inscrição Estadual (IE), RNTRC e endereço completo do transportador;
• Dados dos envolvidos na operação: razão social, CNPJ, Inscrição Estadual (IE), endereço completo do Remetente e destinatário;
• Tomador do serviço: empresa responsável pelo pagamento do frete;
• Dados das NFes: número, série, chave de acesso, produto predominante e outras informações como peso, volume ou cubagem;
• Valores: valor total da prestação de serviço de transporte e outros valores como pedágio, seguro, etc.
• Impostos: destaque de ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços).

Como emitir o CTe e quais são os procedimentos para a sua autorização e validação?

Depois de todos os passos, é hora de lançar os dados no sistema e requerer a autorização da Secretaria de Fazenda para emissão do CTe.

Obviamente, esse é um dos principais passos e somente depois desta confirmação é que o transporte pode ser executado, livre do risco de sofrer com alguma penalidade, como a imposição de multa ou apreensão da carga.

No tópico anterior, falamos sobre a necessidade de requisitar a autorização da Sefaz para emitir o CTe. Para que isso seja possível, o órgão realiza uma análise de alguns requisitos e, em seguida, o valida.

Muitos gestores não conhecem esse processo e, por isso, acabam cometendo erros que geram a rejeição do CTe. Para que você não cometa as mesmas falhas, é importante saber que a Secretaria de Fazenda validar os seguintes aspectos:

• veracidade da assinatura digital, garantindo a integridade do documento;
• leiaute do CTe, evitando erros de preenchimento;
• numeração do CTe, garantindo que o documento não seja duplicado;
• emitente autorizado, atestando se a empresa está credenciada e autorizada a emitir o documento na respectiva Secretaria de Fazenda.

Percebeu que se trata de uma simples conferência de requisitos formais? Ou seja, quando o CTe é autorizado, significa que a Secretaria de Fazenda responsável recebeu a declaração da realização do serviço de transporte e verificou os aspectos formais desse documento.

Outros documentos fiscais de Transporte de cargas

Além do CTe, são obrigatórios outros documentos para o transporte de cargas, destacamos os principais abaixo:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Documento fiscal eletrônico que registra a venda de mercadorias ou prestação de serviços. A NF-e é obrigatória para a circulação de mercadorias, exceto em casos específicos de isenção.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

consolida informações de um ou mais CT-es ou Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) transportadas em uma única operação. O MDF-e facilita a fiscalização e o controle das mercadorias transportadas.

Destacamos que outros documentos fiscais podem ser necessários dependendo do tipo de transporte e do modal.

Por exemplo, quando há a contratação de TAC (Transportador autônomo de cargas) é necessário emitir o CIOT (Código identificador da operação de transporte) e realizar o PEF (pagamento eletrônico de frete).

Tipos de CT-e

Além do conhecimento de transporte rodoviário de cargas, que é o foco deste texto e o mais comum no Brasil, existem outros tipos de conhecimento de transporte

CT-e de Substituição

Emitido quando é necessário substituir um CT-e anterior que foi emitido com erros. Esse tipo de CT-e corrige as informações incorretas, mantendo a validade jurídica do processo.

CT-e de Anulação

Utilizado para cancelar um CT-e emitido incorretamente. Nesse caso, um novo CT-e pode ser emitido corretamente.

CT-e Complementar

Emitido para complementar informações de um CT-e original, como valores ou quantidades que não foram devidamente registrados no documento inicial.

CT-e de Redespacho

Utilizado quando o transporte de mercadorias é realizado por mais de uma transportadora. A primeira transportadora emite o CT-e inicial e a segunda emite o CT-e de redespacho, mencionando o primeiro documento.

CT-e de Subcontratação

Emitido pela transportadora principal quando ela subcontrata outra transportadora para realizar o transporte. Esse documento informa que o serviço foi subcontratado.

Diferença entre CTe e CTRC

O CTRC é o conhecimento de transporte rodoviário de cargas. Ele é o antecessor do CTe para o modal rodoviário. A principal diferença é que este documento era apenas impresso em papel e não era registrado de forma eletrônica, o que dificultava a fiscalização e verificação da validade das informações.

Como mencionamos anteriormente, o CTe substituiu o CTRC e outros modelos de documentos antes utilizados apenas em papel.

Qual a diferença entre CTe e nota fiscal?

Embora dos dois documentos fiscais sejam utilizados no transporte de cargas, eles possuem propósitos diferentes. A essa altura, já sabemos que o conhecimento de transporte eletrônico serve para documentar a prestação de serviço de transporte.

A NFe (Nota Fiscal eletrônica), por outro lado, serve para registrar a movimentação de mercadorias, ou seja a operação de compra e venda, que deu origem a necessidade da carga ser transportada.

Posso emitir Nota Fiscal de Serviços (NFSe) no lugar do CTe?

Não, cada documento fiscal serve para um propósito diferente.

Em primeiro lugar, esses dois documentos são importantes para usados para regularidade da operação e ajudam a transportadora a evitar sérios problemas fiscais, como a aplicação de multas e a apreensão da carga. No entanto, são conceitos distintos.

A NFSe também é um documento eletrônico, mas tem a finalidade de simplificar a comunicação entre a transportadora e a prefeitura do município em que ela está sediada.

Portanto, sempre que o transporte for efetuado dentro do município o documento ideal de registro fiscal da operação é a NFSe. Quando o transporte é intermunicipal ou interestadual, aí o correto é emitir o CTe.

Portanto, todo contribuinte de ISS (Imposto sobre Serviço), o qual é um tributo municipal, deve emitir esse documento. O órgão municipal será o responsável por receber e autorizar os dados informados, de acordo com a legislação em vigor — sendo que cada cidade tem suas próprias regras para sua emissão.

O que é DACTE?

O DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é a representação gráfica do CTe. Em outras palavras, ele é o documento que acompanha a prestação do serviço de transporte, já que o Conhecimento de Transporte eletrônico existe apenas em ambiente digital.

Ele tem diversas funções, das quais podemos destacar:

• contém a chave de acesso para consulta do CTe;
• acompanha a mercadoria durante o deslocamento;
• facilita a escrituração das operações relacionadas no CTe — quando o tomador não é autorizado a emiti-lo.

É importante dizer que o DACTE somente pode ser utilizado para acompanhar o transporte da mercadoria depois da concessão de autorização de uso do CTe. Além disso, ele deve ser impresso em papel com um padrão mínimo A5 e máximo A4, não sendo permitida a sua impressão em papel jornal.

Quando é preciso emitir o DACTE?

O DACTe precisa ser emitido para acompanhar a operação de transporte de cargas. Ele contém a chave de acesso do conhecimento e um código de barras que facilita a fiscalização em postos fiscais.

O legal é o DACTE pode ser impresso ou armazenado de maneira digital em um celular, tablet ou computador para que possa ser apresentado quando necessário

E se o DACTE extraviar durante o transporte da mercadoria, o que devo fazer?

O primeiro passo é pedir para que o transportador envie novamente o documento fiscal. Como mencionado anteriormente, ele pode repassar o DACTE de maneira eletrônica, até mesmo pelo celular.

Outra forma é consultar as informações no site da secretaria da fazenda, mas para isso é necessário saber a chave de acesso do conhecimento de transporte.

Qual é o melhor emissor de CTe?

O melhor emissor de CTe é aquele que atende as necessidades de sua empresa. Neste sentido, você pode optar por um emissor de CTe ou por um sistema de gestão para transportadoras, dependendo do que se encaixa melhor para a sua operação

Agora que você já sanou suas dúvidas sobre o que é CTe, basta encontrar o software ideal, organizar seu negócio e começar a desempenhar um serviço de excelência e de acordo com a lei Seguindo esses passos, sua empresa adquire uma boa reputação no mercado, opera de maneira saudável e, consequentemente, consegue se desenvolver com segurança e estabilidade.