Como emitir nota fiscal: confira o passo a passo

A emissão de NFe passou a ser obrigatória no ano de 2011. Após um período de adaptação, a nota fiscal eletrônica trouxe mais praticidade e eficiência, tanto para o fisco, quanto para aqueles que a emitem, pois este novo modelo de nota fiscal veio acompanhado de modernidade para o setor fiscal das empresas. Embora a nota fiscal eletrônica já esteja em uso há alguns anos, o processo de substituição dos documentos em papel ainda está sendo implementado gradativamente, e para ajudar todos aqueles que ainda têm algumas dúvidas, esse post explicará detalhadamente como emitir nota fiscal eletrônica e quais informações você precisará ter em mãos para gerar a NF-e.

O que você vai precisar antes de emitir a NFe

Verifique a situação da sua empresa

Gerar a NFe depende de uma série de pré requisitos, e um deles é o tipo de enquadramento da sua empresa. Isso porque hoje são vários os modelos de notas eletrônicas. Além da NF-e (nota fiscal eletrônica), existe também a NFC-e (nota fiscal do consumidor eletrônica) e a NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica). Por isso, antes de qualquer coisa, verifique o CNAE da sua empresa para saber se de fato é a NFe que você precisa emitir. Temos um post completo sobre diferentes tipos de documentos fiscais eletrônicos no blog.

Adquira um certificado digital

O certificado digital é a assinatura digital da empresa. É a forma de garantir que o documento, neste caso a NFe, foi emitida pelo único CNPJ autorizado para isso. Isso garante que nenhuma outra pessoa possa emitir documentos em seu nome, o que evita operações fraudulentas envolvendo o seu CNPJ. O certificado digital deve ser emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR

Faça o credenciamento do seu CNPJ na SEFAZ

A SEFAZ precisa reconhecer o seu CNPJ como credenciado para emissão de NFe para poder autorizar e validar a nota fiscal. Em alguns estados, o credenciamento é automático, no momento em que a empresa é criada. Em todo caso, é sempre importante verificar se o seu CNPJ está apto para emitir este documento. Caso necessite fazer o seu credenciamento, este é feito no portal da SEFAZ do seu estado. Em alguns casos, ao acessar com o certificado digital, o credenciamento é feito automaticamente.

Contrate um software para emissão de NFe

Principalmente, antes de poder começar a emitir NFe, você irá precisar de um sistema emissor de NFe. Após mais de 6 anos da obrigatoriedade da emissão de NFe, surgiram inúmeros softwares geradores de notas fiscais eletrônicas, por isso muito cuidado ao escolher o emissor ideal. Busque a procedência da empresa que fornece o programa para emissão de nota fiscal, consulte a quantidade de clientes que essa empresa tem, há quantos anos está no mercado, se oferece suporte técnico, e mais ainda, as vantagens no sistema, se te oferece facilidades, como emissão com base em notas anteriores, ou a possibilidade de emissão em lote, etc.

O que precisa para emitir a NFe?

CFOP

Antes de emitir a nota fiscal, é preciso ter em mãos algumas informações, que possivelmente precisarão ser solicitadas ao contador ou outro profissional contábil. A primeira delas é o CFOP, que é o código fiscal de operações e prestações. Este código precisa ser informado para designar o fim da NFe, se ela será emitida para venda, bonificação, transferência, devolução, e ainda se é para dentro ou fora do estado. Antes de iniciar a emissão, tenha certeza qual será o código que você precisa usar.

Produtos

Tenha preparado os produtos que serão inclusos na nota fiscal, sua descrição, peso, unidades, valor por unidade, códigos e impostos incidentes.

Impostos e código de situação tributária (CST)

A nota fiscal eletrônica é o documento mais complexo quando se trata de impostos e situação tributária. Isso porque cada item ou produto (isso mesmo, cada um) pode ter a sua particularidade. Então na hora de gerar a NFe, busque todos os impostos que você precisará pagar ou cobrar (em caso de substituição tributária), e as alíquotas incidentes sobre a operação. A SEFAZ valida as informações de impostos em cada emissão de nota, mesmo quando a operação é isenta de incidência de imposto. Mesmo para estes casos, há código específico de situação tributária. Cada código CST  pode exigir informações fiscais complementares, nessa etapa o auxílio do contador é fundamental. É necessário conferir também se será destacado, além do ICMS, outros impostos como IPI, PIS e COFINS. 

NCM e CEST

Apesar de possuírem finalidades semelhantes, o NCM e o CEST têm utilidades diferentes. O NCM é a Nomenclatura Comum do Mercosul e se trata de uma numeração composta por 8 dígitos que tem como função identificar a natureza das mercadorias, se são originadas no Brasil ou em outro país. Já o CEST, que é o código Especificador de Operação Tributária, tem como objetivo uniformizar e identificar as mercadorias e bens que estão sujeitas ao regime de substituição tributária do ICMS. Enquanto o NCM precisa constar em todos os produtos informados nas notas fiscais, o CEST precisa constar apenas nos produtos que estão sujeitos à Substituição Tributária.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Como mencionado acima, existem vários tipos de documentos fiscais, e com isso o termo “nota fiscal” acaba sendo utilizado para designar vários deles. Vamos então dar uma breve explicação para diferenciar esses documentos:

• NF-e (nota fiscal eletrônica): A NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que está relacionado à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
• NFC-e (nota fiscal do consumidor eletrônica): é a nota que substituiu o cupom fiscal, usada em compras regulares no comércio, feitas por consumidor final, como uma compra no mercado, uma compra na farmácia ou pagar um almoço e etc.;
• NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica): foi criada para substituir a Declaração de Serviço, documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço) e é emitida para registrar a prestação de serviços;
• CT-e (conhecimento de transporte eletrônico): apesar de não levar o termo “nota” em seu nome, é muito comum vermos os transportadores se referirem a este documento como nota de transporte. O CTe substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Quais os principais benefícios da emissão da NFe?

São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade. Entre as mais significativas estão:

• Redução do impacto ambiental com a diminuição da utilização de papel;
• Diminuição do tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização, e consequentemente do tempo de entrega das mercadorias;
• Redução dos custos com armazenamento de documentos para as empresas;
• Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
• Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais;
• Ampliação do controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos;
• Redução dos custos de impressão e aquisição de papel.

Como a implantação do projeto da NF-e é gradativa, algumas das vantagens apenas serão observadas a longo prazo. Contudo, os benefícios que já podem ser notados são significativos. Ficou com alguma dúvida sobre o como emitir a nota fiscal? Deixe a sua pergunta abaixo para que possamos te ajudar.