CTe: o que é, para que serve e como saber se sua empresa precisa emitir

A implantação dos documentos fiscais eletrônicos como o CTe é uma das inovações mais importantes dos últimos anos. Por essa razão, o tema é de conhecimento obrigatório para todo gestor de transportadora. É essencial também que ele conheça também as várias outras siglas referentes a documentos digitais como NFe, NFSe, MDFe etc.

Um empreendedor de sucesso é aquele que está atento às tendências, preocupa-se em estudar e não perde a oportunidade de tornar seu negócio mais produtivo. Exatamente por isso, achamos interessante trazer um conteúdo completo sobre o Conhecimento de Transporte Eletrônico. O CTe é um dos documentos fiscais mais relevantes para o setor de transportes e é obrigatório para a maioria das empresas do setor.

Ficou curioso em saber mais sobre esse documento? Ou ainda têm dúvidas sobre como realizar a sua emissão? Ao ler este post, você poderá sanar todas essas dúvidas sobre o tema e estará pronto para executar um serviço de qualidade e de acordo com a legislação em vigor. Vamos te explicar o que é CTe, para quem é obrigatória sua emissão, suas vantagens e como emiti-lo. Acompanhe!

O que é CTe?

Sem complicações, o CTe, ou Conhecimento de Transporte eletrônico, é um documento digital exclusivo da atividade de transporte, o qual foi instituído em 2007 pelo Ajuste Sinief 09/2007. Ele deve ser emitido e armazenado eletronicamente e existe apenas no ambiente virtual. Sua função é bem simples de se entender: documentar a atividade de transporte, especialmente, para fins fiscais.

Ele é um documento independente e sua emissão deve ser feita uma a uma, sendo que cada Conhecimento de Transporte deve ter uma assinatura digital individual. Por conta disso, é imprescindível que a empresa tenha um certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR, contendo o CNPJ da transportadora, uma vez que a autenticidade do CTe é atestada pela assinatura digital do emitente e pela autorização do estado.

Neste vídeo em nosso canal no Youtube explicamos também o que é CTe e apresentamos vários detalhes práticos de como é o dia a dia de emissão e os cuidados básicos a serem tomados.

Qual a diferença entre CTe e NFSe?

Muitos profissionais que atuam no segmento de transportes confundem o CTe com a NFSe (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica). Por isso, é preciso acabar com esse mito! Em primeiro lugar, esses dois documentos são importantes para atestar a regularidade da operação e ajudam a transportadora a evitar sérios problemas fiscais, como a aplicação de multas e a apreensão da carga. No entanto, são conceitos distintos, na prática.

A NFSe também é um documento eletrônico, mas tem a finalidade de simplificar a comunicação entre a transportadora e a prefeitura do município em que ela está sediada. Portanto, sempre que o transporte for efetuado dentro do município o documento ideal de registro fiscal da operação é a NFSe. Quando o transporte é intermunicipal ou interestadual, aí o correto é emitir o CTe.

Portanto, todo contribuinte de ISS (Imposto sobre Serviço), o qual é um tributo municipal, deve emitir esse documento. O órgão municipal será o responsável por receber e autorizar os dados informados, de acordo com a legislação em vigor — sendo que cada cidade tem suas próprias regras para sua emissão.

Quem é obrigado a emitir o CTe?

Para deixar mais claro, a emissão do CTe é obrigatória para o transporte rodoviário, cadastrado com regime de apuração normal, optante pelo regime do Simples Nacional ou registrada como operadores no sistema Multimodal de Cargas.

Por outro lado, essa obrigatoriedade não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI). Esse, caso queira, pode solicitar o seu credenciamento voluntário para emitir o CTe na página de credenciamento da Secretaria da Fazenda (Sefaz) no estado em que está estabelecido. Se tiver estabelecimentos em mais de um estado que deseja realizar a emissão, essa deve ser feita individualmente.

Na prática, todas as cargas que circulam no país devem ter um CTe. Isso porque o documento tem validade em todo o território nacional e deve ser apresentado durante as fiscalizações ocorridas no transporte dos produtos. Por fim, é importante destacar que ele é de emissão obrigatória para todos os modais de transporte.

Conforme Ajuste Sinief 08/12, o Conhecimento de Transporte eletrônico é obrigatório para os contribuintes do ICMS, em substituição aos documentos em papel equivalentes para as empresas das modalidades:

• rodoviária, cadastradas com regime de apuração normal (Lucro Real ou Lucro Presumido);
• dutoviária;
• aérea;
• ferroviária;
• aquaviária;
• cadastradas como operadores no sistema Multimodal de Cargas.

Quais são os requisitos necessários?

Para realizar a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico, a empresa deve estar credenciada junto à Sefaz do seu estado. Também deve se inscrever nas demais unidades da federação onde ela opera, se optar por emitir em mais de um estabelecimento.

Outro requisito fundamental é ter certificado digital emitido por Autoridade Certificadora autorizada pelo ICP-BR. Ainda, adaptar o seu sistema de faturamento conforme a emissão digital do novo documento. Aqui, vale uma ressalva: caso a sua empresa seja de pequeno porte, é possível utilizar o emissor de CTe da Sefaz.

Para médias a grandes transportadoras, se faz necessária a obtenção de um sistema para a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. Nesse sentido, não se esqueça de ver os requisitos de operação do software nos computadores da empresa.

Também é essencial realizar testes preliminares desses sistemas nos sites das secretarias da Fazenda nas quais a empresa pretende se credenciar, para verificar se é possível fazer a sua homologação. Isso deve ser feito antes de se obter a autorização de cada Sefaz, a fim de emitir em ambiente de produção, com a devida validade jurídica.

Quais as vantagens do CTe?

Muito mais do que uma exigência legal, o CTe traz vantagens a todos os envolvidos com a atividade de transporte. Afinal, o seu objetivo central é facilitar o cotidiano das transportadoras e do Fisco. Aliás, se não há como fugir das obrigações fiscais, é melhor que elas se tornem mais simples e confiáveis, não é mesmo?

Para que você compreenda melhor o que estamos falando, reunimos, abaixo, os principais benefícios da criação do Conhecimento de Transporte eletrônico para as empresas de transportes, para os contratantes desses serviços, para a sociedade, e claro, para o Fisco. Confira!

Vantagens para a transportadora

Como gestor de uma empresa de transportes, é importante que você conheça tudo o que seu negócio tem a ganhar com a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. Em um mercado tão acirrado, esses benefícios são essenciais para a sua sobrevivência, mantendo sua competitividade no mercado. As principais vantagens da digitalização desse documento são:

• redução de gastos com impressão, uma vez que o documento é emitido eletronicamente;
• redução de gastos com itens de papelaria;
• redução de gastos com armazenamento de documentos fiscais;
• otimização do espaço físico disponível, já que não é necessário um arquivo físico para a guarda do documento;
• melhor gestão e organização de informações fiscais, em especial, com a adoção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), pois softwares auxiliam no armazenamento e análise de documentos;
• redução de riscos relacionados à perda de informações fiscais;
• maior agilidade e segurança durante as fiscalizações na empresa;
• simplificação de obrigações acessórias, já que há a dispensa da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF);
• redução do tempo de parada do caminhão no posto de fiscalização;
• incentivo à modernização das operações empresariais.

Vantagens para a contratante do serviço de transporte

A empresa que contrata o serviço de sua transportadora também é beneficiada com o uso do CTe. Observe que esse pode ser um grande diferencial de seu negócio, já que seus clientes buscam por um serviço de qualidade e que facilite o seu cotidiano. Assim sendo, eles poderão desfrutar das seguintes vantagens:

• exclusão da necessidade de digitar dados relacionadas ao transporte, por meio de um software, é possível extrair as informações do documento digital automaticamente;
• redução de gastos com funcionários para digitação e atualização desses dados;
• redução de erros de escrituração, principalmente porque a automatização da recepção dos dados exclui a possibilidade de erros de digitação;
• adoção da Gestão Eletrônica de Documentos;
• melhor comunicação com a transportadora, tornando-a simples e rápida.

Vantagens para a sociedade

É interessante observar que a sociedade também é beneficiada com o uso de documentos eletrônicos, em especial do CT-e. Essa é uma observação importante, afinal, uma questão fundamental para uma empresa se manter no mercado é o índice de satisfação do consumidor final e sua reputação no mercado, não é mesmo?

Em outras palavras, a sociedade precisa receber de volta benefícios expressivos de toda e qualquer estratégia aplicada no universo empresarial. Por isso, podemos observar alguns pontos positivos na adoção do Conhecimento de Transporte eletrônico, como:

• ganhos relacionados à sustentabilidade, uma vez que há a redução do uso do papel;
• melhoria do comércio eletrônico;
• incentivo aos avanços tecnológicos no setor;
• maior agilidade nas entregas de mercadorias;
• padronização da comunicação eletrônica entre empresa, transportadora e consumidor;
• crescimento de oportunidades de emprego e negócios na área de TI.

Vantagens para o Fisco

Por último, mas não menos importante, podemos observar grandes vantagens para o Fisco. Afinal, o Estado é o grande interessado em promover esse tipo de mudança e está sempre atento a isso. Na busca por uma atuação pública mais eficiente, o CTe pode contribuir de várias maneiras, como:

• aumentar a confiabilidade do conhecimento de transportes de cargas;
• facilitar o controle fiscal da atividade;
• permitir o compartilhamento rápido e seguro de informações entre os Fiscos;
• reduzir custos com fiscalização;
• reduzir a sonegação de impostos;
• aumentar a arrecadação sem implicar aumento da carga tributária;
• estimular o aprimoramento do Sped.

Quais os documentos fiscais que ele substitui?

Você sabia que a emissão do CTe dispensa o dever de emitir uma série de documentos fiscais? Essa é mais uma das grandes vantagens proporcionadas às transportadoras do país. Ao relembrarmos que a burocracia é uma das maiores reclamações dos contribuintes brasileiros, esse é um ponto que merece destaque.

Dessa forma, é importante que você saiba que ele substitui os seguintes documentos fiscais, que até então eram obrigatoriamente impressos:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, quando era utilizada no transporte de cargas.

Esses documentos deixaram de existir com a regulamentação do CTe. No entanto, todos os outros precisam ser emitidos. Fique atento, pois um descuido pode representar multas a pagar e problemas fiscais.

Como emitir o CTe?

Lembra-se de que falamos que a Sefaz é a responsável por autorizar a emissão do CTe? Mas para que você compreenda, de fato, como tudo funciona, é essencial conhecer o processo de emissão e autorização desse documento.

Emitir corretamente o CTe é o que garante a sua transportadora todos os benefícios citados anteriormente. Por isso, preparamos um breve passo a passo. Acompanhe com atenção e veja como emitir o CT-e.

Adquira um software para transportadora

Em primeiro lugar, para emitir o CTe, é necessário providenciar um software com essa função. Durante o processo, você deverá informar diversos dados e isso pode ser tornar mais rápido e seguro com o auxílio de um bom sistema.

Lembrando que a tecnologia é a sua grande aliada e existem programas que podem diminuir o tempo necessário para executar a tarefa, liberando um precioso espaço em sua agenda ou na de seus funcionários. Ou seja, você deixa a burocracia para o sistema e pode focar outras questões.

Com certeza, esse tempo economizado será muito bem aproveitado por você, principalmente, para planejar e executar ações que aumentem a competitividade de sua transportadora.

Realize o cadastro na Sefaz de seu estado

Em seguida, é necessário credenciar a sua transportadora na Secretaria de Fazenda do estado em que você atua. Fique atento, pois o credenciamento feito em uma unidade da federação não se estende às demais. O que isso significa? Na prática, caso você tenha estabelecimentos em mais de um estado e precise emitir CTe, deverá realizar esse cadastro em cada um deles.

Providencie o certificado digital

Para emitir o CTe, você precisará de um certificado digital. Isso acontece porque a autenticidade das informações e a identificação da sua transportadora são feitas por meio da assinatura digital.

Não se preocupe, esse é um procedimento rápido e simples. Basta procurar uma autoridade certificadora credenciada à IPC-Brasil e seguir os procedimentos para obter um certificado com o CNPJ de sua empresa. Há várias empresas que realizam esse serviço. A critério de exemplo, podemos citar a Certisign. Mas nada impede que você pesquise outra certificadora.

Faça testes do seu sistema

Para evitar imprevistos no momento da emissão do CTe, é interessante realizar testes em todas as secretarias da Fazenda em que você pretenda emitir o documento. Essa é uma precaução para atestar que tudo está operando corretamente e que não há qualquer falha. Assim, o processo e o próprio transporte serão mais rápidos e seguros.

Obtenha a autorização para emissão

Depois de todos os passos, é hora de lançar os dados no sistema e requerer a autorização da Secretaria de Fazenda para emissão do CTe. Obviamente, esse é um dos principais passos e somente depois dessa confirmação é que o transporte pode ser executado, livre do risco de sofrer com alguma penalidade, como a imposição de multa ou apreensão da carga.

Como ocorre a autorização do CTe pela Sefaz?

No tópico anterior, falamos sobre a necessidade de requisitar a autorização da Sefaz para emitir o CTe. Para que isso seja possível, o órgão realiza uma análise de alguns requisitos e, em seguida, o valida.

Muitos gestores não conhecem esse processo e, por isso, acabam cometendo erros que geram a rejeição do CTe. Para que você não cometa as mesmas falhas, é importante saber que a Secretaria de Fazenda validará os seguintes aspectos:

• veracidade da assinatura digital, garantindo a integridade do documento;
• leiaute do CTe, evitando erros de preenchimento;
• numeração do CTe, garantindo que o documento não seja duplicado;
• emitente autorizado, atestando se a empresa está credenciada e autorizada a emitir o documento na respectiva Secretaria de Fazenda.

Percebeu que se trata de uma simples conferência de requisitos formais? Ou seja, quando o CTe é autorizado, significa que a Secretaria de Fazenda responsável recebeu a declaração da realização do serviço de transporte e que verificou os aspectos formais desse documento.

Envio de CTe e retorno de mensagens de rejeições

Não há qualquer conferência ou responsabilização desse órgão relacionada ao mérito do documento. Todas essas informações são de responsabilidade do emitente, isto é, da transportadora. Com isso, caso seja detectado algum erro ou problema com a assinatura digital, formato ou preenchimento dos campos e com a numeração do documento, o CTe será rejeitado e não será gravado no banco de dados da Sefaz.

Sempre que isso ocorre, é enviada uma mensagem informando o motivo da rejeição. No entanto, isso é feito por meio de códigos, os quais podem ser consultados no Manual de Orientações ao Contribuinte.

Há, ainda, uma situação específica que merece sua atenção. Caso a transportadora não esteja mais autorizada a emitir o CTe (está suspensa, por exemplo), o documento será denegado. Nesse caso, ele é gravado, mas o contribuinte não poderá utilizá-lo.

Como deve ser realizada a escrituração do CTe?

O CTe é um documento eletrônico, mas como deve ser sua escrituração? É preciso guardar o seu documento auxiliar? O documento digital deve ser armazenado? Por quanto tempo? Essas são dúvidas comuns de quem lida diariamente com a emissão e uso do CTe.

Provavelmente, você já se sentiu confuso com essas questões, mas sempre há tempo para aprender um pouco mais. A legislação brasileira é bem rígida quanto à guarda de documentos fiscais. Em caso de uma fiscalização na empresa, o fiscal certamente vai exigi-los e, para não enfrentar problemas, é essencial conhecer e cumprir com as regras.

Devo guardar documentos auxiliares?

Os documentos auxiliares são apenas uma representação gráfica e impressa do documento digital. Ou seja, eles não têm o potencial de substituir aqueles que lhes deram origem. Por esse motivo, você pode até guardá-los, mas essa não é uma exigência do Fisco. Alguns gestores gostam de montar arquivos com esses papéis, porém, estão deixando de aproveitar um dos benefícios do CTe, que é a economia de espaço no escritório.

Devo armazenar o documento digital? Por quanto tempo?

O documento digital deve ser armazenado por todos os envolvidos, transportador e contratante do serviço, pelo prazo estabelecido em lei para documentos fiscais. Ou seja, a escrituração é eletrônica e deve ser mantida por 5 anos — prazo decadencial para que o Estado constitua um crédito tributário ou emita auto de infração. Durante uma fiscalização, caso seja solicitado, ele deverá apresentar à administração tributária o arquivo digital autorizado.

Nos casos em que o contratante não é credenciado para emitir NFe ou CTe, será permitido armazenar apenas o DACTE — falaremos sobre ele no próximo tópico — pelo mesmo prazo decadencial. Além disso, é sua responsabilidade checar a veracidade das informações.

Caso perca o documento digital, posso recuperá-lo na Sefaz?

Imagine que ocorreu um sinistro em sua transportadora e o computador em que estavam armazenados os documentos digitais foi danificado. Nesse caso, é possível solicitar à Sefaz uma cópia válida desses documentos?

A resposta, infelizmente, é não. No momento, não há qualquer previsão desse tipo de serviço. Por isso, é necessário ter muita atenção e cuidado com a escrituração digital. Vale a pena destacar que o ideal é apostar no armazenamento em nuvem ou serviço de Backup Online. Desse modo, você se livra desses riscos e não enfrenta problemas com o Fisco.

Com o uso do CTe, é necessário cumprir as obrigações acessórias?

Todas as obrigações acessórias continuam em vigor. Isso significa que sua empresa deve continuar a alimentar e armazenar os livros fiscais e o Sintegra, por exemplo. No entanto, a tendência é que esses deveres sejam substituídos ou dispensados com o passar dos anos, especialmente com o avanço dos projetos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Como efetuar a escrituração no Sintegra?

Uma das maiores dúvidas relacionadas à escrituração do CTe é no momento de se efetuar o registro dessa informação nos arquivos Sintegra. Isso ocorre porque o número do CTe tem 9 caracteres, enquanto o Sintegra tem apenas 6.

Para solucionar esse problema, o Manual de Orientação ao Contribuinte do ICMS estabelece que apenas os últimos 6 dígitos deverão ser lançados. Ou seja, os três primeiros devem ser desconsiderados no processo.

O que eu devo saber sobre o DACTE?

Os documentos digitais costumam ter um documento auxiliar, que deve ser impresso. Na prática, eles acompanham a carga e são uma espécie de representação física dos dados que estão armazenados eletronicamente. O DACTE é um desses documentos e, a seguir, você poderá conhecê-lo melhor. Acompanhe!

O que é DACTE?

O DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é a representação simplificada do CTe. Em outras palavras, ele é o documento que acompanha a prestação do serviço de transporte, já que o Conhecimento de Transporte eletrônico existe apenas em ambiente digital. Ele tem diversas funções, das quais podemos destacar:

• contém a chave de acesso para consulta do CTe;
• acompanha a mercadoria durante o deslocamento;
• facilita a escrituração das operações relacionadas no CTe — quando o tomador não é autorizado a emiti-lo.

É importante dizer que o DACTE somente pode ser utilizado para acompanhar o transporte da mercadoria depois da concessão de autorização de uso do CTe. Além disso, ele deve ser impresso em papel com um padrão mínimo A5 e máximo A4, não sendo permitida a sua impressão em papel jornal.

Quem pode emiti-lo?

A emissão do DACTE é de responsabilidade da empresa que emitiu o CTe. Além do mais, é imprescindível que ele seja impresso antes do início da prestação do serviço de transporte, já que deve acompanhar a mercadoria em todo o trajeto.

Uma informação interessante é sobre a possibilidade de realizar cópias desse documento. Na prática, desde que os requisitos para sua emissão sejam cumpridos, não há qualquer impedimento parae que ele seja reimpresso ou copiado.

Como emitir o DACTE?

Para evitar problemas e, principalmente, divergências entre os dados informados no CTe, o mais indicado é que o DACTE seja emitido e impresso utilizando o mesmo sistema que realizou o processo de emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. Portanto, ao adquirir um sistema para sua transportadora, dê preferência a um software que contenha essas funções e que facilite o processo, tornando-o rápido, simples e livre de erros.

Chegamos ao final deste post e, aqui, apresentamos muitas informações úteis, não é mesmo? Ao longo do conteúdo, esclarecemos as principais dúvidas sobre o CTe que, certamente, deixaram você mais preparado para lidar com esse documento.

Entender e dominar as obrigações fiscais é um fator essencial nos negócios

Com tantas novidades e tecnologias sendo incorporadas ao nosso cotidiano, é normal se sentir confuso. Sabemos que é até difícil acompanhar todos esses avanços, porém é preciso se esforçar para ampliar seus conhecimentos, principalmente quando isso traz benefícios, não é mesmo? Os gestores que desejam manter sua empresa competitiva devem estar a par das mudanças no setor de transportes de carga para tornar os processos eletrônicos mais eficientes.

Para alcançar o sucesso, uma empresa de transportes precisa se preocupar com aspectos que estão além da prestação de um serviço de qualidade. O cumprimento das obrigações fiscais é essencial para a regularidade do negócio e garante uma operação livre de problemas com o Fisco.

Agora que você já sanou suas dúvidas sobre o que é CTe, basta encontrar o software ideal, organizar seu negócio e começar a desempenhar um serviço de excelência e de acordo com a lei. Seguindo esses passos, sua empresa adquire uma boa reputação no mercado, opera de maneira saudável e, consequentemente, consegue se desenvolver com segurança e estabilidade.

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