Cálculo do ICMS: como realizar e quais são as regras

Muitos indivíduos possuem incertezas sobre o imposto ICMS. Com um sistema tributário tão amplo e complicado, é comum sentir-se inseguro em relação a algum imposto. Mas a falta de conhecimento é arriscada e pode causar danos ao seu negócio.

A seguir, você descobre, ainda, quem é obrigado a pagar o ICMS e acompanha um passo a passo para realizar o cálculo interno.

Além disso, você poderá realizar simulações e verificar a diferença entre um tipo de cálculo e outro, utilizando nossa Calculadora de ICMS.

Continue a leitura e amplie seus conhecimentos sobre esse relevante imposto!

O que é o ICMS?

O ICMS é o Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. O nome é grande, assim como o seu impacto na economia brasileira.

Em resumo, estamos falando de um imposto estadual. Ele incide sempre que há a circulação de produtos ou a prestação de serviços de transporte entre municípios ou estados, além dos serviços de comunicação.

Sendo assim, cada estado brasileiro tem suas próprias regras e alíquotas de ICMS. Aliás, esse é o imposto que mais gera receita aos entes federativos, além de ser uma das principais cargas tributárias das empresas.

Antes de começarmos, entenda alguns termos relacionados ao ICMS:

• Base de Cálculo ICMS: é o valor montante sobre o qual será aplicada a alíquota para cálculo do ICMS;
• Alíquota de ICMS: é a porcentagem que irá ser aplicada a BC ICMS para obter o valor arrecadado;
• CST (Código da Situação Tributária): é o código que irá indicar alguns parâmetros para calcular o ICMS, como qual será a BC e a alíquota. Existem CSTs que são usadas por empresas com benefícios fiscais, onde a redução no pagamento do imposto.

Quais são os tipos de ICMS existem?

Apesar do imposto sobre circulação de mercadorias e serviços ser único em todo Brasil, ele pode ser calculado de diversas formas, já que cada UF é livre para definir sua legislação específica para ele. Abaixo, listamos alguns termos relacionados ao imposto

ICMS normal

Chamamos de ICMS normal aquele que é arrecado pelas empresas sem que a operação se encaixe em alguma situação ou cálculo especial de tributação.

ICMS diferencial de alíquota (DIFAL)

O diferencial de alíquota do imposto é aplicado quando o tributo é arrecadado pelo estado de destino, comum em operações de e-commerce onde o produto é adquirido em outro estado por um não contribuinte de ICMS.

O Diferencial de Alíquota foi criado para reduzir a desigualdade que ocorre na arrecadação entre diferentes estados. Se um estado conta com valores mais baixos, por exemplo, se não ocorresse a aplicação do DIFAL, algumas regiões seriam mais atrativas para o investimento do que outras.

Deve-se levar em conta, ainda, a questão do ICMS e do estado que fica com o valor. Até o ano de 2015, integralmente era destinado para o local onde a mercadoria foi vendida. Depois da implementação do Convênio ICMS 93/2015, houve mudanças nesse sentido, com o ICMS sendo partilhado gradualmente entre o destino do produto e a localidade de origem.

ICMS-ST Substituição Tributária

O ICMS ST é assim chamado quando apenas um dos membros da cadeia de produção assume a responsabilidade pelo pagamento do imposto. Este tipo de arrecadação traz ao estado a garantia de receber os valores e ao contribuinte o benefício de não pagar diversas vezes pelo mesmo item

ICMS com Redução da Base de Cálculo

Empresas de alguns setores e operações específicas recebem “um desconto” na base de cálculo, o que torna o valor do ICMS mais baixo. Por exemplo:

• Valor total do produto: R$ 1000,00
• Valor da Base de cálculo (BC): R$ 1000,00 – 20% = R$ 800,00
• Valor do ICMS: R$ 800,00 * 18% = R$ 144,00

ICMS Diferimento

O ICMS diferido é aquele em que o fato gerador, ou seja, a ação que deu origem ao imposto já ocorreu, ou ainda vai ocorrer. Em outras palavras chama-se de diferido o ICMS que já foi recolhido ou ainda será dentro da cadeia produtiva, ou seja ele ocorre quando há ICMS ST.

ICMS Simples Nacional

O simples nacional é um regime tributário especial para empresas que possuem faturamento anual até R$ 4,8 milhões por ano, consideradas pequenas. Neste regime, as contas dos impostos são realizadas de forma diferente, até mesmo a CST é diferenciada.

Qual o valor da alíquota interna do ICMS?

O ICMS com alíquota interna ocorre quando o produto não sai de seu estado de origem. Nesse sentido, não há necessidade de consultar nenhum outro valor, uma vez que os custos são relativos ao próprio estado de onde a mercadoria vai sair.

• Acre – AC: 19%
• Alagoas – AL: 19%
• Amapá – AP: 18%
• Amazonas – AM: 20%
• Bahia – BA: 20,5%
• Ceará – CE: 20%
• Distrito Federal – DF: 20%
• Espírito Santo – ES: 17%
• Goiás – GO: 19%
• Maranhão – MA: 22%
• Mato Grosso – MT: 17%
• Mato Grosso do Sul – MS: 17%
• Minas Gerais – MG: 18%Pará – PA:  19%
• Paraíba – PB: 20%Paraná – PR: 19,5%
• Pernambuco – PE: 20,5%
• Piauí – PI: 21%
• Rio de Janeiro – RJ: 22%
• Rio Grande do Norte – RN: 18%
• Rio Grande do Sul – RS: 17%
• Rondônia – RO: 19,5%
• Roraima – RR: 20%
• Santa Catarina – SC: 17%
• São Paulo – SP: 18%
• Sergipe – SE: 19%
• Tocantins – TO: 20%

Qual é o valor do ICMS interestadual?

O ICMS com alíquota interestadual incide, como o próprio nome já diz, quando a empresa atua em diferentes UFs. Como sabemos, essa é uma realidade comum de transportadoras, uma vez que trajetos são feitos entre regiões distintas pela frota do negócio.

Tabela de Alíquotas do ICMS 2024

O ICMS interestadual é obtido com base na Tabela de Alíquota do ICMS, que é atualizada todos os anos, confira abaixo a de 2024:

Como calcular o valor do ICMS?

Em primeiro lugar, como já destacamos, não existe uma alíquota ICMS única para todo o país. Esse valor varia de estado para estado, sendo essencial conhecer a legislação do local em que sua empresa está sediada.

E aí que entra a tabela ICMS, que possui a alíquota ICMS interestadual e estadual.

ICMS apenas demonstrativo

Este tipo de ICMS não é acrescido no valor final a pagar, ele já é embutido no valor das mercadorias ou serviços e aparece destacado no documento fiscal.

ICMS normal

A fórmula básica para se chegar ao valor do ICMS é simples: preço da mercadoria x alíquota do ICMS.

Como exemplo, o ICMS com alíquota de 15% de um produto que custa R$ 500 é R$ 75.

Vale destacar que o valor do ICMS já está incluído no preço das mercadorias, por isso é que se usa o termo “cálculo por dentro”. Entenda mais sobre o assunto, a seguir!

O cálculo “por dentro” do ICMS

Como regra, o cálculo dos tributos é feito “por fora”. Isso significa que a alíquota é aplicada apenas sobre a base de cálculo — desconsiderando o valor do próprio tributo. No caso do ICMS, a lógica é um pouco distinta.

No cálculo “por dentro”, também conhecido como “cálculo inverso”, a base de cálculo do ICMS tem o próprio valor do tributo. Assim, o valor do imposto precisa ser embutido no valor da operação. Somente depois disso é que se aplica a alíquota correspondente.

Em outras palavras, o ICMS compõe o preço da mercadoria, por isso, o valor informado na nota fiscal não é somado ao valor total da operação.

Para incluir o tributo no valor do produto e formar a base de cálculo, basta aplicar a seguinte fórmula:

• preço da operação ÷ (1 – alíquota ICMS)

Veja um exemplo que preparamos para ajudar você a entender a conta: imagine que a alíquota do ICMS seja de 15% e que o produto custe R$ 3 mil e o frete seja de R$ 250:

• Base de cálculo: R$ 3.000 + R$ 250 ÷ (1 – 15%)
• Base de cálculo R$ 3250 ÷ 0,85 = R$ 3.823,52

Com esse valor em mãos, é hora de aplicar a alíquota de 15% sobre a base de cálculo com o ICMS incluído. Desse modo, o ICMS destacado na nota fiscal será de R$ 573,52 (R$ 3.823,52 x 15%).

Esse tipo de cálculo pode ser aplicado também considerando a prestação de um serviço de frete. Assim, na parte de cálculo de valor de frete do Conhecimento de Transporte (CTe), o valor da base de ICMS e o valor final de frete a receber podem ser efetuados considerando o cálculo por dentro.

Para te auxiliar no cálculo de ICMS, a Bsoft criou uma calculadora interativa, confira abaixo e faça sua simulação:

(calculadora)

Quais operações incidem o ICMS?

O ICMS é um imposto indireto, logo, recai sobre as mercadorias consumidas e não diretamente sobre o consumidor.

Por isso, a cobrança desse tributo é realizada no momento da venda do produto ou durante uma operação que implique a cobrança, passando a titularidade do bem ou da prestação de serviço para o comprador.

Ao mesmo tempo, o ICMS incide quando um produto ou uma atividade tributável está circulando entre as cidades ou os estados da federação, de pessoas jurídicas para pessoas físicas.

O tributo tanto pode ser aplicado a bens produzidos nacional quanto fora do país.

Quais operações não incidem o ICMS?

Até aqui, você já sabe o que é ICMS e quando esse tributo incide sobre mercadorias e atividades, certo? Mas a dúvida que fica é sobre as operações que não incorrem nesse imposto brasileiro.

Para entender a questão, basta saber que o ICMS não incide sobre operações destinadas a exportar mercadorias.

Da mesma forma, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços não taxa serviços prestados a destinatários fora do Brasil, desde que esteja assegurada a manutenção do montante do tributo cobrado em operações anteriores.

Em relação às operações que não incide o ICMS, podemos entender:

• comercio e circulação de jornais, livros, periódicos, entre outros que utilizam o papel na impressão;
• exportação de mercadorias de modo geral;
• qualquer operação relacionada a ouro, desde que seja considerado ativo financeiro ou instrumento cambial;
• mercadorias que sejam destinadas à prestação de serviço do próprio autor, desde que seja autorizado pela lei complementar do município;
• operações de arrendamento mercantil, entre outros.

Tipos de contribuinte do ICMS

As pessoas físicas ou jurídicas podem ser diferentes classificações de acordo com o ICMS, e conhecê-las pode fazer a diferença, principalmente no momento de emitir documentos fiscais.

Contribuinte

É uma empresa cadastrada na SEFAZ de seu estado como contribuinte de ICMS. Está empresa tem Inscrição Estadual (IE) válida e vigente.

Inclusive, é possível que uma mesma empresa tenha IE em diversos estados, sendo contribuinte em mais de uma unidade federativa.

Não contribuinte

Não contribuinte se refere na maioria das vezes a pessoa física, que não possui cadastro na receita estadual.

Contribuinte isento

São pessoas físicas ou jurídicas que possuem IE e cadastro na receita estadual, mas elas são isentas de ICMS, como por exemplo, produtores rurais e organizações sem fins lucrativos.

Como pago ICMS?

Para recolher o ICMS, a empresa deve se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda (SEF) da região onde atua. Com isso, ela recebe uma Inscrição Estadual (IE), a confirmação de que o negócio contribui com esse tributo. Como o cadastro varia de estado para estado, entre em contato com a Secretaria de Estado de sua região para saber quais os documentos necessários e o processo para fazer a Inscrição Estadual. Neste ponto o auxílio de um profissional da contabilidade é fundamental.

Nós temos um vídeo no canal do YouTube da Bsoft que mostra em detalhes como calcular o ICMS por dentro, confira abaixo:

Quem precisa pagar o ICMS?

Os fatores incidentes são esses:

• venda de uma mercadoria;
• prestação de serviços de telecomunicação;
• prestação de serviços de transporte executado entre municípios e estados;
• importação de produtos.

Sempre que uma dessas situações ocorrer, haverá a obrigação de pagar o ICMS. Seja qual for o caso, o pagamento é feito sempre pelo consumidor final, mas o responsável pelo recolhimento e repasse dos valores é a empresa que movimentou o produto.

No caso de substituição tributária, o recolhimento será feito por apenas um membro da cadeia produtiva. Além disso, existem produtos e serviços que são isentos do ICMS, como livros, jornais e revistas.

Deve-se ter o entendimento, nesse sentido, que há 3 tipos de ICMS nos quais ocorre algum tipo de incidência. Há, por exemplo, o ICMS normal, que faz parte do conjunto de impostos que o empresário já paga na guia DAS. Ainda há o ICMS de substituição tributária, que vai incidir em algumas mercadorias e operações interestaduais (vale uma consulta prévia). Além disso, há o ICMS de diferencial de alíquota que vai incidir sobre compras de mercadorias feitas em outros estados.

Também deve-se destacar que o produto que comercializa está sujeito à substituição tributária, ainda há a necessidade de pagamento do ICMS.

Quem não precisa pagar o ICMS?

Existem diversas situações em que a isenção ou a não incidência do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) pode ser aplicada, variando de acordo com a legislação de cada estado brasileiro. No entanto, algumas das principais situações gerais de isenção ou não incidência do ICMS incluem:

• Exportações: as mercadorias destinadas ao exterior estão isentas do ICMS, conforme a Constituição Federal;
• Operações interestaduais com produtos agropecuários: produtos agropecuários vendidos diretamente por produtores a consumidores finais em outro estado podem estar isentos;
• Transações com órgãos públicos: em algumas situações, vendas para governos estaduais e municipais podem ter isenção;
• Medicamentos e produtos essenciais: alguns medicamentos e produtos considerados essenciais podem ter isenção ou redução de alíquotas;
• Incentivos fiscais regionais: estados oferecem incentivos fiscais para atrair investimentos, concedendo isenção ou redução do ICMS para determinadas empresas ou setores;
• Transações entre estabelecimentos do mesmo titular: a transferência de mercadorias entre estabelecimentos do mesmo titular em estados diferentes pode estar isenta.

É importante consultar a legislação específica do estado em que a operação ocorre, pois as regras podem variar.

O que acontece se eu não recolher este imposto?

Outra dúvida comum é o que ocorre quando o ICMS não é devidamente pago pelo contribuinte. Respondendo à questão, a Pessoa Física ou Jurídica que deixa de pagar o imposto se torna inadimplente com o órgão responsável pela incidência tributária no Brasil, o Fisco. Nesses casos, é possível a suspensão da inscrição estadual e o impedimento da emissão de novos documentos fiscais.

Desse modo, para regularizar a situação e não ficar com contas pendentes no Fisco, é necessário pagar os impostos atrasados, sobre os quais são acrescidos juros. Os juros são fixados conforme a Taxa Selic (a taxa básica de juros da economia regulada por um comitê do Banco Central), durante o tempo de inadimplência.

Automatizando cálculo de ICMS via sistema

Um sistema automatiza o cálculo de ICMS a partir de tabelas criadas para atender a diferentes tipos de regras. A partir delas é possível criar regras de alíquota e tipo de cálculo considerando os estados envolvidos, entre outros fatores.

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