O que é a Metodologia 5S e como pode ser aplicada na empresa?

Há diferentes metodologias aplicadas nas empresas com a finalidade de melhorar a qualidade do trabalho e obter resultados mais efetivos. Uma das mais conhecidas é a metodologia Scrum, usada no desenvolvimento de projetos complexos.

Mas há outros métodos que podem ser usados na logística de uma transportadora, principalmente na logística 4.0, que é a tendência em todos os setores. Neste post, falaremos sobre a metodologia 5S, que também pode ser aplicada em sua transportadora!

1. O que é a metodologia 5S?

A metodologia 5S surgiu no Japão e reúne uma série de ferramentas que contribuem para a qualidade dos trabalhos na empresa. O período de seu surgimento foi logo depois da Segunda Guerra Mundial. Era uma época difícil para o país, que enfrentava uma grave crise devido aos efeitos da guerra, principalmente da fatídica bomba que arrasou Hiroshima e Nagasaki.

O Japão desejava se reestruturar o mais rápido possível para retomar sua posição no cenário mundial. Nesse contexto, apareceu a metodologia 5S. Por meio dela, as empresas japonesas conseguiram a qualificação dos processos e o escalonamento ágil de seu crescimento. Como sabemos, a metodologia surtiu bons efeitos, já que o Japão tem, há muitos anos, uma das maiores economias mundiais.

2. O que significa cada um dos 5S?

A metodologia 5S ajusta-se com facilidade a diferentes cenários. Por isso, tornou-se muita conhecida. O conceito 5S se baseia em cinco palavras japonesas iniciadas com S:

• Seiri;
• Seiton;
• Seiso;
• Seiketsu;
• Shitsuke.

2.1. Seiri (senso de utilização ou de separação)

O primeiro senso se refere à utilização consciente dos materiais e dos outros recursos. É necessário refletir sobre os hábitos e reconsiderar o acúmulo de materiais desnecessários. A finalidade também é evitar distrações e, ao mesmo tempo, motivar a concentração e a produtividade de todas as pessoas no ambiente de trabalho.

A empresa deve analisar aquilo que realmente é útil, deve responder questões como: o que é fundamental? O que interfere na produtividade no dia a dia?

Dicas práticas para o senso de utilização:

• avalie a necessidade de cada item e preserve somente o que for necessário;
• gerencie com eficiência os estoques e sempre realize inventários.

2.2. Seiton (senso de organização)

O segundo senso da metodologia 5S é o senso de organização. Aquilo que foi definido como útil precisa ser organizado. Não são compatíveis com o método arquivos espalhados e mesas desorganizadas.

A organização assegura que será despendido menos tempo em procurar materiais básicos. A equipe consegue, assim, destinar foco ao que importa de verdade. Antes de começar o trabalho, é necessário deixar tudo em ordem previamente.

Algumas práticas de seiton:

• verifique as máquinas, descarte aquelas que estão sem funcionar, conserte as que precisam de reparos;
• mapeie processos, reanalise os pouco produtivos, desnecessários ou repetitivos;
• organize a frota e aplique tecnologia capaz de mantê-la em funcionamento e com a manutenção em dia;
• organize novamente a área de trabalho para eliminar pontos inseguros e diminuir as possibilidades de acidentes;
• otimize o layout do armazém (como, por exemplo, adotar um método de etiquetagem e classificação que permita a fácil localização dos itens e que também promova acesso rápido a eles).

2.3. Seiso (senso de limpeza)

O seiso se refere a tudo que os funcionários precisam ter: ferramentas de trabalho e o ambiente em que eles realizam suas tarefas. Esse terceiro S ajuda a despertar um maior senso de dever individual. O lugar onde se trabalha é de total responsabilidade de quem atua nele. Descuidar disso gera improdutividade.

Em um ambiente favorável, fica mais fácil obter bem-estar durante as atividades laborais. Tudo repercute na qualidade da entrega.

Ações para a prática do senso de limpeza:

• trabalhe no sentido de melhorar a conservação dos equipamentos, produtos e ferramentas;
• eduque os funcionários para que não sujem o ambiente de trabalho;
• eduque-os para que se engajem com a limpeza dos espaços;
• comunique-se de forma clara.

2.4. Seiketsu (senso de padronização e saúde ou de sustentação)

Para ser eficaz, a metodologia 5S precisa ser incorporada na rotina de todos que estão envolvidos no trabalho. Para assegurar o engajamento deles, é que existe o quarto senso.

O objetivo é criar processos que permitam a aplicação de todos os outros sensos descritos até agora para otimizar a produtividade. Portanto, as empresas precisam utilizar ferramentas de logística e softwares para ajudar nesse contexto.

Convém adicionar uma metodologia ágil complementar para que os processos sejam realmente efetivados. O CRM (sistema que gerencia o relacionamento com o cliente) é valiosa ferramenta que ajuda a impulsionar as vendas, facilitando a captação e a fidelização dos clientes.

Para a padronização dos processos logísticos, é recomendado adotar medidas como:

•  elabore um cronograma de manutenção para a frota e os equipamentos;
• adote tecnologias que definam as melhores rotas a seguir no transporte de cargas;
• normalize placas, cores, etiquetas, localizações para melhorar o tempo e as atividades operacionais;
• invista em processos que otimizem tanto a distribuição B2C quanto a distribuição B2B.

2.5. Shitsuke (senso de disciplina e autodisciplina)

O senso final se relaciona com os sentimentos resultantes da mudança promovida pela metodologia 5S. É chegado o momento de vivenciar as transformações que os novos hábitos criaram. Nesse aspecto, a disciplina é da máxima relevância e paciência, pois o tempo permitirá a justa adequação ao novo método.

Devem ser dedicados alguns momentos para dar o feedback. Isso significa que tanto os gestores quanto os funcionários podem compartilhar experiências. Assim, terão conhecimentos sobre as opiniões de cada um sobre a metodologia e poderão otimizar processos.

Um dos mais importantes passos para a transformação é a admissão de erros. Todos nós devemos identificar nossos erros e termos consciência de que precisamos nos aprimorar.

3. Por que é útil usar essa metodologia?

Boa parte dos transtornos que as empresas enfrentam não tem origem no mercado. Geralmente, são de natureza interna e, quando são identificados e resolvidos, impactam com relevância no desempenho e no faturamento.

As empresas que buscam a redução de custos e dos riscos e excessos devem apostar nessa metodologia porque ajuda de modos diversos, como:

• indica e elimina falhas;
• otimiza a produtividade dos profissionais;
• garante ambientes de trabalho mais organizados e mais seguros;
• melhora a manutenção e o acesso aos materiais e aos recursos;
• coordena e aperfeiçoa o fluxo de todas as atividades.

Por isso, a aplicabilidade da metodologia 5S é muito abrangente e valiosa para ajudar organizações que enfrentam problemas frequentes como:

• estoques muitos grandes;
• lead time alto;
• pouca, ou nenhuma, flexibilidade referente a prazos e entregas;
• grupos desmotivados e desalinhados;
• fornecedores que não respeitam as normas de compliance;
• equipamentos que apresentam problemas constantemente;
• documentos desorganizados;
• layouts mal-definidos e espaços mal-aproveitados.

4. Quais são os principais benefícios?

Aplicar a metodologia 5S contribui para que, com o decorrer do tempo, os processos fiquem mais sistematizados e organizados, contribuindo para uma gestão da cadeia de suprimentos mais eficiente. Ela oferece mais facilidade nas operações, diminui as perdas de materiais, otimiza o tempo despendido nas atividades. Outros benefícios são:

• facilidade em implementar o método causando impacto positivo na produtividade e na qualidade;
• redução no espaço para armazenamento;
• aumento da previsibilidade das tarefas;
• mais confiabilidade nos processos.

O ambiente de trabalho passa a usufruir de vantagens como:

• melhoria no relacionamento entre as pessoas;
• dia a dia de trabalho mais agradável;
• valorização do ser humano;
• melhoria na qualidade, na produtividade e na segurança do trabalho;
• cumprimento das tarefas administrativas e operacionais.

5. Quais são os desafios de implementação?

Nem tudo são flores. Há desafios quando falamos em implementar a nova metodologia. Pode haver resistência ao programa da parte de alguns setores, ou mesmo de todos. Isso ocorre porque há mudanças na cultura organizacional da empresa e são criadas novas rotinas.

Considerando essa resistência, é necessário que existam líderes que estejam dispostos a abraçar a causa, a se engajar, a assumir compromisso com as rotinas e com os deveres a fim de que a metodologia atinja efetivamente os resultados.

O treinamento e a capacitação dos profissionais, bem como mostrar os efeitos benéficos da metodologia 5S nos processos e na rotina, são passos decisivos para que todos entendam o quanto a metodologia tem potencial de transformação.

Enquanto se faz a manutenção do método, é fundamental que a equipe permaneça motivada sempre, definindo um cronograma e repassando os resultados e as metas que foram conquistadas.

6. Como aplicar?

A metodologia 5S já dispõe de um roteiro pronto de aplicação. Porém, o trabalho deve ser bem-estruturado. Vejamos um passo a passo abaixo.

6.1. Criação da comissão

É importante designar alguns colaboradores para a comissão que vai implantar a metodologia, disponibilizando capacitação. Esses funcionários se responsabilizarão por multiplicar a ideia. Por isso, a empresa deve mostrar a eles a importância do novo método para a melhoria dos negócios da empresa.

6.2. Análise de pontos críticos

A primeira missão da comissão é a listagem dos problemas mais importantes da empresa, baseando-se nos princípios da metodologia 5S.

Deve-se fazer uma avaliação crítica da rotina do negócio e identificar quais são os pontos que mais merecem destaque.

6.3. Implantação dos sensos

Nessa etapa, os sensos devem ser definitivamente implantados na ordem em que mostramos:

1. senso de utilização;
2. senso de organização;
3. senso de limpeza;
4. senso de padronização e saúde;
5. senso de disciplina e autodisciplina.

Notamos que um senso leva ao senso seguinte de forma espontânea, conforme um roteiro coerente. Nesse passo, todos os colaboradores devem se manter envolvidos e não apenas a comissão de implantação. Precisamos entender que os 5S são mais que uma ferramenta de trabalho, já que formam uma filosofia e podem ser adotados até na vida de cada pessoa, individualmente.

6.4. Adoção de avaliações

Após implantar os cinco sensos, é necessário desenvolver um programa de avaliações periódicas para se certificar de que cada um dos sensos continua sendo aplicado. Defina uma forma de avaliação de maneira que os funcionários pensem sobre seu comportamento, usando o novo padrão em sua rotina.

Caso sejam notados desvios e falhas, convém aplicar medidas para corrigi-los de maneira que os sensos permaneçam como orientadores para as práticas diárias no ambiente de trabalho.

6.5. Dicas preciosas para a implantação da metodologia 5S

Em relação à implantação do senso de utilização, convide os funcionários para que questionem acerca dos diversos itens de utilização diária que integram o ambiente de trabalho, como:

• máquinas;
• ferramentas;
• materiais;
• papel;
•  copos.

Selecione um dia específico (Dia D) para que, em mutirão, todos façam uma faxina nos espaços de trabalho, praticando, assim, o segundo e o terceiro sensos (organização e limpeza).

Em relação aos sensos de padronização e saúde e de disciplina e autodisciplina, visite os setores para identificar eventuais não conformidades. Caso não existam não conformidades, uma boa prática é premiar os profissionais do setor. As premiações sempre são uma forma de estimular ainda mais o engajamento dos colaboradores.

6.6. Custos para aplicar a metodologia 5S

Implantar a metodologia 5S envolve custos baixos para a empresa e para os setores. Apesar de envolver o tempo de todos os funcionários e, especialmente, da equipe responsável, não há uma interferência direta no dia a dia do trabalho, ou seja, não atrapalha a produtividade.

Algumas etapas da implantação podem variar de acordo com a quantidade de pessoas e o nível de conformidade do setor.

6.7. Metodologia 5S aplicada diretamente em transportadoras

Vamos analisar agora, brevemente, como a metodologia 5S pode ser aplicada, de forma prática, na logística de transportadoras:

6.7.1. Senso de utilização

Podemos começar separando os documentos, as ferramentas, os equipamentos e todos os materiais que se encontram no ambiente de trabalho. Depois, podemos fazer dois questionamentos estratégicos:

• quando utilizamos esses itens pela última vez?
• Quando usaremos de novo esses itens?

A partir das repostas, fica mais fácil tomar decisões. Analise com funcionários da equipe a necessidade efetiva de cada item na rotina da transportadora.

Em algumas situações, até mesmo documentação antiga deve ser conservada. Outros documentos, por outro lado, podem ser descartados caso o setor financeiro permita (como contas de água e luz com mais de cinco anos).

Se os materiais forem usados com frequência, o certo é mantê-los sempre nas proximidades e de modo organizado. Se forem relevantes, mas pouco utilizados, podem ser organizados em outro espaço. No caso de alguns itens puderem ser eliminados, é fundamental realizar esse procedimento de forma consciente:

• separe os materiais que podem ser reciclados;
• se viável, doe dispositivos eletrônicos para entidades e associações.

6.7.2. Senso de organização

O senso de organização é fundamental nas transportadoras. Um exemplo de seiton na logística é o armazenamento correto dos pneus e a identificação de quais são aqueles que precisam ser recapados. Com a ajuda de tecnologias altamente desenvolvidas, é possível otimizar a gestão de estoque de uma transportadora e o monitoramento das manutenções dos caminhões.

6.7.3. Senso de limpeza

Seiso deve se revelar nos cuidados com a limpeza dos veículos e das mesas do escritório, bem como em práticas saudáveis nos banheiros. É importante estimular a separação adequada do lixo conforme o tipo de material: lixo orgânico, papel, vidro.

6.7.4. Senso de padronização e saúde

Em relação ao senso de padronização e saúde, as transportadoras podem investir na padronização da limpeza em refeitórios e banheiros, além de disponibilizar EPIs para os profissionais responsáveis pela manutenção dos veículos (deve-se fiscalizar o uso dos equipamentos de proteção individual).

Ainda referente ao seiketsu, é necessário manter o respeito ao limite de jornada dos motoristas, garantindo as horas de descanso e lazer, e condições favoráveis para que dirijam com segurança pelas rodovias brasileiras.

6.7.5. Senso de disciplina e autodisciplina

O senso de disciplina, por sua vez, é de muita relevância aos que têm sua própria frota. Recomenda-se o treinamento e a reciclagem dos motoristas CLT para fiquem sempre familiarizados com as boas práticas de condução e saibam respeitar as normas do trânsito. Eles precisam compreender que cumprir a lei é a melhor forma de evitar problemas diversos, principalmente acidentes e multas.

Essa aprendizagem ajuda a deixar as rodovias mais seguras, mesmo que não contem com a melhor infraestrutura. Dirigir da forma certa também garante que a carga será entregue em segurança, sem danos, e evita o desgaste antecipado dos veículos.

7. Quais são os pontos principais?

Os pontos principais da metodologia 5S envolvem:

• a eliminação de desperdícios, cansaço em excesso, custos extras, baixa ou nenhuma produtividade, transtornos de saúde;
• a excelência no atendimento, a imagem da empresa, a qualidade dos produtos e do atendimento, a eficiência e a eficácia do trabalho;
• o desenvolvimento de um planejamento sistemático, o que permite imediatamente a obtenção de mais segurança e mais produtividade, além de melhoria no clima organizacional e colaboradores mais motivados e engajados.

Vale lembrar alguns princípios da metodologia que nunca devem ser esquecidos:

1. Se você conhece, mas não realiza, é como se você não conhecesse;
2. Seiri, Seiton, Seisou são a base para que a implantação do programa tenha êxito;
3. Ordenar significa identificar (colocar em ordem);
4. O ambiente mais limpo não é aquele que mais se limpa, porém o que menos se suja;
5. A organização do ambiente carece da organização das pessoas;
6. Todo o trabalho precisa ser cumprido pela equipe;
7. A tolerância é também uma ferramenta laboral, desde que aproveitada com equilíbrio.

Esses princípios são máximas valiosas que resumem, de forma prática, os objetivos da metodologia 5S.

8. Como avaliar os resultados?

A avaliação dos resultados deve ser feita pela equipe responsável pela implantação do programa. Cada empresa pode desenvolver sua própria forma de análise dos resultados.

Pode-se efetivar auditoria com profissionais qualificados para essa tarefa. A auditoria é uma ferramenta que faz uma profunda análise para identificar se ainda existem irregularidades que precisam ser corrigidas.

É importante analisar se cada um dos 5S está sendo devidamente cumprido. Pode acontecer, por exemplo, de algum senso se apresentar mais bem-aplicado que outro. Consideremos que o senso de organização tenha um bom desempenho geral, mas o senso de limpeza deixe a desejar. Isso significa que é preciso reavaliar os hábitos no terceiro S para entender o que está errado.

Vale lembrar que o programa deve funcionar em cada senso individual e no conjunto, pois o sucesso da metodologia depende da integração de todos os 5S.

Uma dica é definir critérios de avaliação individual e depois fazer a somatória de todos os resultados para obter o resultado final da metodologia. Considera-se, em geral, que esse resultado seja superior a 80% para ser considerado eficiente. Pode-se, então, definir uma fórmula básica: R5S = RS1 + RS2 + RS3 + RS4 + RS5, na qual:

• R5S é o resultado final;
• RS1 é o resultado do primeiro senso (senso de utilização);
• RS2 é o resultado do segundo senso (senso de organização);
• RS3 é o resultado do terceiro senso (senso de limpeza);
• RS4 é o resultado do quarto senso (senso de padronização e saúde);
• RS5 é o resultado do quinto senso (senso de disciplina e autodisciplina).

Os critérios para avaliar cada senso devem levar em conta que:

• o senso de utilização ou de separação (seiri) deve oferecer comprovadamente resultados como ganho de espaço físico, melhor controle de estoque, facilidade na manutenção e limpeza, redução de gastos;
• o senso de organização (seiton) deve apresentar resultados comprovados de segurança, economia de tempo e facilidade na localização de equipamentos e materiais;
• o senso de limpeza (seiso) deve fornecer resultados confirmados de ambiente de trabalho saudável, que gere bem-estar, bem como melhor conservação de ferramentas/equipamentos/veículos;
• o senso de padronização e saúde (seiketsu) deve apresentar resultados indubitáveis de otimização das áreas comuns, equilíbrio mental e físico de todos os colaboradores e melhoria nas estratégias de segurança;
• o senso de disciplina e autodisciplina ou de sustentação (shitsuke) precisa oferecer resultados comprovados de um bom ambiente de trabalho, melhoria constante na produtividade e na qualidade e cumprimento de todos os procedimentos operacionais.

A metodologia 5S contribui para que a empresa consiga avançar muitos passos no caminho da qualidade total. Quando compreendida por toda a organização, ela é adotada como um estilo de trabalho e de vida muito mais produtivo. Os resultados ultrapassam a construção de um ambiente mais organizado, pois o método garante mais segurança, diminui o espaço para o armazenamento de materiais dentro da organização e, como consequência, gera mais economia de dinheiro e de outros recursos em médio e a longo prazo.

É importante que existam gestores comprometidos com a divulgação do programa na empresa, dispostos a investir em um plano de ação que estimule a equipe a procurar os melhores resultados.

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