nsdocs: como ele pode ajudar a sua transportadora?

Organizar e gerenciar os arquivos XML dos clientes da sua transportadora é, sem dúvida, uma tarefa extremamente importante. Contudo, quando executada de maneira ineficiente e manual, ela pode tomar muito tempo da rotina do negócio e drenar recursos essenciais.

Pensando nisso, apresentamos o nsdocs, uma ferramenta inteligente, moderna e totalmente online, que possibilita a busca de documentos fiscais e seus eventos de maneira automatizada, a partir de filtros estratégicos.

Com o nsdocs, a sua transportadora pode simplificar a gestão de documentos, melhorar a produtividade e focar naquilo que realmente importa. A seguir, preparamos um artigo completo para falar um pouco mais sobre o nsdocs e mostrar como essa ferramenta pode otimizar a rotina da sua transportadora. Acompanhe!

Qual é a importância da tecnologia nas empresas atualmente?

A tecnologia faz parte da rotina das empresas, não apenas pela sua praticidade, mas também pela sua obrigatoriedade. Atualmente, por exemplo, a emissão de documento fiscal eletrônico é uma exigência para quase todo tipo de negócio. Por esse motivo, as empresas necessitam de soluções para garantir a emissão.

Nesse cenário, a tecnologia é um vetor importante de inovação, garantindo que a empresa se adéque às exigências do mercado e das normas, além de promover melhorias essenciais do ponto de vista da competitividade, como a redução de custos, a minimização de erros e os retrabalhos.

O uso de ferramentas e soluções automatizadas é uma realidade no mercado. Grande parte das empresas busca alternativas eficientes e personalizadas para melhorar o processo de desenvolvimento de softwares que auxiliem na gestão de setores estratégicos.

No cenário dos transportes, a realidade não é diferente. Com inúmeras obrigações a serem atendidas e processos técnicos a serem executados, o uso de softwares, sobretudo no contexto da gestão das transportadoras, é uma necessidade.

Nesse ponto, o nsdocs desponta como uma solução estratégica, já que pode ser integrada aos softwares das transportadoras, assumindo um processo crucial, que é a organização e o gerenciamento dos arquivos XML dos clientes.

O que é o nsdocs?

O nsdocs é uma ferramenta que tem como objetivo principal buscar, reunir, organizar e distribuir os arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos dos clientes — como a NF-e, CT-e, NFC-e e MDF-e. Ele é totalmente online e otimiza a gestão de arquivos XML e seus eventos, com base no CNPJ da empresa e no uso do Certificado Digital — tanto no modelo A1 quanto no A3.

A partir do momento em que o XML se encontra no portal do nsdocs, ele pode ser utilizado para incontáveis utilidades e em diversos segmentos. Por exemplo, é possível recepcionar diretamente no painel do Docs os arquivos XML enviados para um e-mail personalizado.

Além disso, o sistema também possibilita a importação direta dos arquivos XML, buscar pela chave de acesso ou fazer a leitura do código de barras do documento por meio do aplicativo. E ainda mais, o nsdocs oferece outras funcionalidades e vantagens, como:

• permite a manifestação do destinatário das notas fiscais;
• facilita o download de arquivos PDF e XML;
• gera relatórios;
• viabiliza a emissão de boletos, de forma simples e rápida, pelo “Cobrança Fácil”.

A solução ainda possibilita cadastrar empresas e usuários de forma ilimitada, restringindo o acesso de cada um, de acordo com as necessidades da sua transportadora. Por fim, o nsdocs tem o diferencial de poder ser integrado ao seu software contábil, por intermédio de uma API.

Dessa forma, ele pode ser usado tanto em sua plataforma, onde existem diversas utilidades, como na integração com outros sistemas, que podem beneficiar-se das diferentes funcionalidades.

Quais são as principais funcionalidades dessa solução?

Como destacado, o nsdocs oferece um leque variado de funcionalidades para as transportadoras quando o assunto é o gerenciamento de arquivos XML. Assim, de maneira mais detalhada, essa solução permite ao transportador importar todos os dados das NF-es das mercadorias que serão transportadas, preenchendo automaticamente dados como:

• produtos;
• valor;
• chaves de acesso;
• peso e volume;
• dados de remetente, destinatário e demais envolvidos, que estejam informados no XML.

Em razão das inúmeras funcionalidades, o nsdocs pode agregar benefícios não só ao segmento dos transportes, mas no comércio, na indústria, na contabilidade e no desenvolvimento de softwares.

Cadastro automático de envolvidos

Nos sistemas da Bsoft, e dependendo da forma como for integrado a outros da transportadora, essa importação permite que, caso não haja o cadastro dos envolvidos, ele seja feito automaticamente ao importar o documento. Com isso, não é necessário nem fazer o cadastro prévio do remetente e do destinatário.

Além disso, por intermédio do nsdocs, o cadastro das empresas pode ser feito de forma muito mais rápida, buscando as informações diretamente nas bases de dados da SEFAZ. Para isso, basta apenas informar o CNPJ e realizar a busca via nsdocs, para que os dados cadastrais sejam preenchidos automaticamente.

Por esses motivos, o nsdocs é muito procurado por Software Houses — empresas especializadas em desenvolvimento de softwares. Elas utilizam a ferramenta para aplicar as funcionalidades oferecidas em seus sistemas, agregando ainda mais valor aos softwares disponibilizados aos seus clientes.

Consulta automatizada por meio de Certificado Digital

Indo além, é importante lembrar-se de que o nsdocs também busca os arquivos XML automaticamente na SEFAZ, por meio do Certificado Digital (A1 ou A3). Uma funcionalidade muito utilizada por profissionais da área contábil.

Ferramenta multiempresas e multiusuários

A plataforma do nsdocs  ainda é multiempresas e multiusuários. Isso significa que os documentos das empresas podem ser gerenciados de forma separada. Não há limitações de empresas cadastradas. Dentro da plataforma, o usuário consegue enviar, individualmente ou em lote, os arquivos por e-mail, bem como gerar PDF ou imprimir os arquivos.

Marcadores estratégicos

Outra funcionalidade vantajosa é a possibilidade de criar marcadores estratégicos e, assim, classificar os diferentes documentos. Isso também auxilia na localização de documentos específicos, embora o nsdocs ofereça diversas opções de filtros.

No entanto, os marcadores são muito úteis para classificar os documentos de acordo com a necessidade de organização, diferenciando os arquivos a partir de critérios como: prestador de serviço, mercadoria ou bem adquirido, tipo de documento, entre outras possibilidades de organização.

Quais são os diferenciais da solução Bsoft?

O principal diferencial está na possibilidade de controlar empresas ilimitadamente, já que as demais soluções disponíveis no mercado limitam a quantidade de empresas que podem ser gerenciadas, o que acaba por inviabilizar a utilização, a depender do porte da transportadora.

Outro diferencial do nsdocs está no baixo custo, especialmente quando se leva em consideração todos os benefícios e as funcionalidades que a ferramenta é capaz de oferecer. Na prática, isso resulta no melhor custo-benefício entre as soluções semelhantes no mercado, além de um maior aproveitamento do valor investido, dado o retorno.

Além desses pontos, os clientes que adquirem o nsdocs diretamente pela Bsoft recebem um treinamento especializado para um melhor aprendizado sobre a ferramenta, facilitando ainda mais o processo de implementação.

Por fim, o nsdocs é uma ferramenta capaz de solucionar diversas dores. Ao mesmo tempo que centraliza os documentos fiscais eletrônicos para uma melhor gestão e organização, ele distribui esses arquivos nos locais em que são necessários, para uma melhor utilização.

Com isso, o usuário ganha em produtividade e ainda percebe uma diminuição considerável na possibilidade de erros humanos, já que praticamente todo o processo se torna automático. Sem contar que existe a chance de uso em empresas de outros ramos, por meio da API, via integração, o que torna o nsdocs ainda mais versátil e vantajoso.

Quer transformar a realidade do seu negócio por meio da tecnologia? Entre em contato hoje mesmo com a Bsoft e conheça melhor as soluções que podem ajudar você!