Guia completo para uma gestão fiscal eficiente na transportadora

Trabalhar com o transporte de cargas exige lidar com a gestão fiscal. Ainda que você queira evitar esse transtorno, é impossível, por diferentes fatores. Entre os principais estão a complexidade da carga tributária brasileira e as obrigações a serem cumpridas.

No entanto, ainda há mais motivos para gerenciar as questões fiscais. A prática é uma das responsáveis por fazer seu negócio crescer de forma sustentável. Com isso, há mais controle sobre os números e os processos, assim como menos problemas.

Achou interessante e deseja entender melhor o que é possível fazer para uma boa gestão fiscal? Neste conteúdo, vamos apresentar o conceito, a importância e os benefícios da prática, além do passo a passo e das tecnologias que ajudam nesse trabalho. Confira!

O que é gestão fiscal?

O gerenciamento fiscal consiste em qualquer atividade relacionada ao controle e à administração dos aspectos de tributação da sua transportadora. Passa, portanto, pelo planejamento e pelo regime tributários, pela escrituração fiscal e pelo pagamento de impostos, entre outras práticas.

Por meio dela, você garante que todas as ações da sua empresa sigam a lei. Ao mesmo tempo, otimiza as funções e os processos, a fim de alcançar os objetivos traçados e facilitar a aplicação do planejamento tributário.

Apesar de ser algo relacionado aos setores financeiro e contábil, a gestão dos aspectos fiscais interage com todos os outros departamentos da sua transportadora. Isso porque essas questões dependem de algumas rotinas específicas de cada área.

Por exemplo, no momento de fazer a movimentação de uma carga, o motorista precisa ter os documentos corretos, como o conhecimento de transporte eletrônico ou a nota fiscal de transporte. Caso contrário, a mercadoria pode ser retida em uma fiscalização.

Assim, a eficiência da gestão depende de um planejamento adequado às demandas da empresa e do controle das questões fiscais rotineiras. Desse modo, o risco de inconsistências com as exigências da Receita Federal é reduzido e sua empresa cresce de maneira estruturada, tanto no curto quanto no médio e no longo prazos.

Aqui, ainda é importante explicar que existem obrigações acessórias e fundamentais. As primeiras atendem a exigências da Receita Federal, por exemplo, o envio de arquivos, relatórios, declarações, registros e informes. Por sua vez, as segundas são aquelas que se referem ao recolhimento e à quitação dos tributos, como taxas, contribuições e impostos.

Qual a importância da gestão fiscal em transportadoras?

O objetivo da prática é acompanhar os processos fiscais e financeiros, bem como facilitar as rotinas do negócio, como o preenchimento de guias de recolhimento. Ao aplicar essa ideia, é possível analisar a possibilidade de recuperação de créditos por meio da chamada elisão fiscal.

Nesse caso, você garante a atuação dentro da lei, mas evita o pagamento duplicado de tributos — situação que pode acontecer devido às diferentes regras do Fisco brasileiro. Da mesma forma, evita atrasos nos pagamentos, que podem levar à aplicação de multas e sanções.

Outro fator de importância da gestão fiscal é referente à entrega das obrigações exigidas. Declarações, arquivos, relatórios e informes precisam ser apresentados nos prazos especificados pela Receita Federal. A prática auxilia, portanto, a seguir as diretrizes determinadas.

Em outras palavras, o gerenciamento fiscal contribui para simplificar as rotinas da sua transportadora e o entendimento da carga tributária aplicada. A consequência é a melhoria da saúde do negócio e a redução de problemas financeiros.

Quais são as obrigações tributárias de uma transportadora?

Entender a administração dos aspectos fiscais implica, necessariamente, conhecer as obrigações tributárias. Uma transportadora precisa lidar com várias delas — e saber quais são é uma maneira de realizar os processos de modo mais eficiente.

É provável que você já conheça as obrigações tributárias devido à rotina e à experiência na gestão do negócio. Ainda assim, é importante entender suas particularidades para evitar os pagamentos duplicados ou a evasão fiscal, que consiste em deixar de cumprir as exigências e envolver-se em crime.

Por isso, vamos apresentar as principais obrigações aplicáveis às transportadoras. Acompanhe!

Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

É um imposto estadual e causa dúvidas no que se refere às regras de origem e destino das mercadorias. O ICMS no transporte de cargas é aplicável tanto para a movimentação intermunicipal quanto interestadual.

O cálculo é realizado de acordo com o valor do serviço do frete, mas as despesas com pedágios e seguro de carga podem ser excluídas. Ainda assim, esses últimos devem estar descritos no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

A alíquota muda de acordo com o estado de localização da transportadora. O ICMS é uma das obrigações fundamentais.

Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza

É mais conhecido como ISS. O imposto é similar ao ICMS, pois também é aplicado à prestação do serviço de transporte. A diferença é que seu recolhimento ocorre quanto a movimentação é intramunicipal, ou seja, inicia e termina no mesmo território.

O cálculo é feito conforme a receita da transportadora. Quem paga é o prestador do serviço. A alíquota varia de acordo com o município, mas fica entre 2% e 5%, geralmente.

Programa de Integração Social

É uma arrecadação de caráter social, que financia o pagamento de benefícios aos trabalhadores. O PIS fornece o suporte necessário, por exemplo, para o repasse do abono salarial e do seguro-desemprego.

A alíquota aplicável fica entre 0,65% e 1,65% sobre o faturamento da transportadora. Se a empresa movimentar produtos importados, o percentual da contribuição chega a 2,1% e ainda há 1% sobre a folha de pagamento.

Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social

É uma contribuição especial que financia a Previdência Social, a assistência social e a saúde pública. Todas as empresas têm o dever de recolher essa quantia, exceto os micro e pequenos negócios optantes do Simples Nacional.

A Cofins é aplicada sobre o faturamento da transportadora em regime cumulativo ou não cumulativo. O primeiro caso vale para empresas com regime tributário Lucro Presumido. Nessa situação, a tributação é de 3% sobre o faturamento.

A cobrança não cumulativa é aplicada para empresas que apuram de acordo com o Lucro Real. A alíquota é de 7,6% sobre a receita.

Instituto Nacional do Seguro Social

É uma contribuição à Previdência Social que serve para subsidiar o repasse de benefícios trabalhistas e aposentadorias. O desconto é feito sobre a folha de pagamento para empregados com carteira assinada.

Se você tiver motoristas autônomos, eles precisam estar inscritos como prestador do serviço de frete. O recolhimento do INSS é feito de acordo com o valor do frete, sobre o qual é aplicada uma alíquota de 20%.

Imposto de Renda Pessoa Jurídica

Consiste em um imposto federal exclusivo para empresas e com incidência em qualquer regime tributário. O IRPJ pode ser pago trimestral ou anualmente, com alíquotas que variam de 0,165 a 6,12% para prestadores de serviços enquadrados no Simples Nacional.

A faixa a ser empregada depende do faturamento. No Lucro Real, a alíquota é de 15% ou 25%, conforme o lucro, e no Lucro Presumido é de 8% para transportadoras.

Quais são as obrigações fiscais para as transportadoras?

Na hora de movimentar uma mercadoria, você precisa emitir os documentos necessários para a carga. Eles compõem as obrigações fiscais, que também fazem parte de uma gestão eficiente. Entenda quais são elas, a seguir.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e é um documento digital válido para o transporte intermunicipal e interestadual de mercadorias. É usado para todos os modais existentes e é o principal documento a ser emitido pelos transportadores.

Código Fiscal de Operações e Prestações

O CFOP faz parte do sistema tributário e é utilizado na emissão de guias, declarações, escriturações de livros e notas fiscais. Determina se haverá o recolhimento de impostos e as movimentações financeira e de estoque.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O MDF-e também é emitido de forma digital e vincula os documentos fiscais à carga movimentada. Por isso, registra os produtos transportados em âmbitos intermunicipal e interestadual.

Pagamento Eletrônico de Frete

O processo é feito pelo repasse do valor a terceiros por meio de uma Administradora de Meio Eletrônico de Pagamento de Frete, ou seja, uma empresa homologada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres.

Código Identificador da Operação de Transporte

O CIOT é a numeração do contrato de frete, que também está no CT-e, quando há subcontratação, como no caso da frota terceirizada. Sua geração depende da inserção de alguns dados, como valor do frete, forma de pagamento, informações de contratante e caminhoneiro, destino e origem.

Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e é emitida sempre que há compra ou venda de produtos ou serviços. Ali, estão registradas informações sobre a transação e os impostos recolhidos.

Documento Auxiliar da NF-e

O DANFE é a versão impressa da NF-e. Ele facilita o acesso às informações e serve para o trânsito da mercadoria, apesar de não substituir o documento oficial.

Documento Auxiliar do CT-e

O DACTE é a representação física do CT-e e acompanha a mercadoria movimentada. Apresenta dados para conferência, segundo o site da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).

Documento Auxiliar do MDF-e

O DAMDFE é um registro auxiliar que acompanha a carga transportada. Tem a mesma função dos outros documentos auxiliares.

Quais são os benefícios da gestão fiscal?

A empresa que aplica as boas práticas de gerenciamento fiscal tem mais controle sobre os processos e paga menos tributos, porque faz valer o planejamento tributário. Além disso, evita multas e sanções, que podem incidir quando as atividades são feitas em desacordo com as exigências da Receita Federal.

Ainda existem mais vantagens ao realizar a gestão fiscal. Quer saber quais são elas? Explicamos abaixo!

Agilidade nos processos

As transportadoras precisam realizar atividades com rapidez para iniciar a movimentação da carga e cumprir os prazos esperados. No entanto, o processo de verificação fiscal pode levar tempo, quando há desorganização.

Com a gestão, é possível implementar atividades estruturadas, que facilitam a rotina. É o caso de separar as notas fiscais a serem usadas em declarações posteriores.

Redução de riscos

A aplicação de multas e sanções tem sua incidência reduzida com a execução de processos adequados. A emissão dos documentos necessários é simplificada e se torna mais rápida, assim como a empresa garante a conformidade com a lei.

Desse modo, são evitados atrasos, pagamentos incorretos de tributos e fornecimento de informações inconsistentes. Tudo isso porque há melhoria na geração das informações fiscais e eficiência nas atividades de gestão.

Aumento da eficácia

A gestão dos aspectos fiscais depende de um planejamento adequado, que atende aos interesses da sua transportadora. O objetivo é favorecer o acesso às informações necessárias para evitar inconsistências e facilitar o alcance de metas e objetivos.

Do mesmo modo, é possível otimizar o recolhimento dos tributos e garantir a regularidade da transportadora em relação às suas obrigações. Por fim, as notas fiscais servem para fornecer informações importantes para o controle interno do negócio.

Precisão nas informações

O gerenciamento fiscal apropriado auxilia no entendimento da legislação tributária e no formato de aplicação de cada tributo. Assim, é mais fácil fazer o recolhimento correto dos impostos, das taxas e das contribuições, e até aumentar a margem de lucro, porque é evitada a duplicidade de pagamento e a recuperação de créditos fiscais.

Redução dos custos

A redução da carga tributária é possibilitada pelo gerenciamento fiscal. Como é possível diminuir ou até alcançar a isenção de alguns tributos, há queda de custos para a sua transportadora.

Dois exemplos são o ISS e o ICMS. Para ter uma ideia, o segundo é isento no transporte de produtos destinados às áreas de saúde, hospitalar e educação. Assim, é uma maneira de economizar.

Como iniciar uma boa gestão fiscal?

Para aplicar essa prática, o primeiro passo é analisar o cenário contábil, financeiro e fiscal da sua transportadora. Vários aspectos precisam ser considerados nesse momento. Entre eles está o regime tributário — para saber se sua empresa é enquadrada como Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido.

Confira qual deles é o melhor para o seu negócio, conforme o tipo de transporte realizado e o faturamento obtido no ano. Apesar de parecer comum a escolha pelo Simples Nacional, nem sempre ele é o mais barato. Por isso, vale a pena fazer uma avaliação junto a um contador especializado.

Em seguida, é preciso saber quais são os pagamentos e as retenções a serem realizados, assim como os documentos necessários para seguir as exigências. Para fazer essas operações, é importante colocar em prática 3 dicas essenciais. Veja quais são elas!

Organize os documentos

Com a necessidade de saber quais entregas devem ser realizadas, a gestão fiscal determina separar as notas, os documentos, os registros e os extratos. Organize os papéis e digitalize-os para evitar perdas e simplificar a arrumação.

Adote um sistema de gestão

Em seguida, conte com um software ERP — ou seja, um sistema de gestão empresarial — específico para transportadoras. Essa solução ajuda a organizar os documentos e garante a integração dos dados com outras áreas. Além disso, os processos são executados com mais rapidez e precisão.

Analise os dados

Para tomar as decisões, você deve se basear em dados. Com os documentos organizados e digitalizados, confira as informações e analise os resultados da sua transportadora junto ao contador. Assim, é possível buscar alternativas para melhorar a gestão fiscal.

Como fazer uma gestão fiscal eficiente na transportadora?

A melhor forma de colocar em prática o gerenciamento fiscal é aplicar as boas práticas. A eficiência depende disso. Então, o que fazer? Listamos algumas sugestões.

Registre os números da transportadora

O controle financeiro e fiscal depende de dados. Anote todos eles e faça um levantamento apropriado para alcançar os objetivos.

Acompanhe os processos todos os dias

O controle das questões tributárias deve ser feito diariamente. Por mais que um colaborador fique responsável pelo trabalho, vale a pena fazer o monitoramento pessoalmente. Assim, você também toma decisões melhores.

Elabore o fluxo de caixa por períodos

O fluxo de caixa deve ser projetado por três meses ou mais. O ideal é trabalhar de forma realista e atualizar os dados, conforme tiver as informações. Para isso, considere as perspectivas futuras, a sazonalidade do mercado e a sua carteira de clientes.

Analise os relatórios financeiros

Os dados devem ser controlados e avaliados para saber o contexto em que a empresa está inserida. Com isso, fica mais fácil fazer um bom planejamento e a previsão do orçamento.

Faça auditorias

A complexidade da carga tributária pode fazer a empresa ter dificuldade de gerenciar obrigações e alíquotas. As auditorias servem para identificar possíveis falhas e aperfeiçoar processos. O ideal é contratar uma empresa especializada ou até uma consultoria.

Elabore o planejamento fiscal

O planejamento é o que vai direcionar as suas ações e garantir que a gestão fiscal será precisa. Ao mesmo tempo, diminui os riscos e as falhas internas, que podem gerar dificuldades e imprevistos.

Use os créditos fiscais

A recuperação de créditos fiscais é possibilitada pelo planejamento tributário. Informe-se sobre isenções e redução de taxas, amortizações e outros benefícios. Lembre-se de que os valores que voltam para o caixa da empresa servem para fazer investimentos e melhorias.

Quais erros de gestão fiscal não devem ser cometidos?

As boas práticas são importantes, mas também é necessário evitar os erros de administração fiscal para alcançar a eficiência. Para isso, é necessário conhecer todos eles. Então, que tal conferir?

Ignorar a importância da comunicação interna

Sua transportadora pode ser pequena, mas a troca de informações entre os colaboradores deve ser fluida. A comunicação é necessária para reduzir o tempo de resposta e contribuir para as tomadas de decisão.

Desconhecer informações contábeis e tributárias

O conhecimento, mesmo que básico, de tributos e contabilidade é fundamental. Por meio dele, é possível avaliar o trabalho do gestor fiscal ou da empresa contratada para essa finalidade. Da mesma forma, ajuda a evitar inconsistências e irregularidades.

Deixar de usar um emissor e gerenciador de NF-e

As transportadoras precisam trabalhar com NF-e, CT-e e MDF-e de forma constante. Com sistemas especializados para o negócio, fica mais fácil gerar os documentos e fazer o cálculo de tributos. Além disso, o envio é feito de forma automática e o armazenamento se torna mais seguro.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão fiscal?

O transporte de mercadorias é uma atividade cheia de processos e detalhes, que precisam ser controlados com precisão. É quase impossível fazer isso de forma manual. No entanto, a tecnologia otimiza o trabalho e garante sua eficiência.

Com as soluções especializadas, é possível agilizar a emissão dos documentos, reduzir a possibilidade de problemas com o Fisco e assegurar a conformidade com a lei. Além do mais, a tecnologia permite:

• informatizar as notas fiscais, a fim de diminuir a burocracia e a perda de tempo;
• emitir CT-e, MDF-e e contrato de fretes com segurança, cálculos automáticos e de acordo com as diretrizes da Receita Federal;
• gerar a fatura dos fretes a serem entregues para aumentar a produtividade da transportadora.

As soluções especializadas ainda contribuem para a organização dos documentos e evitam a aplicação de sanções e multas. Com o ERP, por exemplo, você integra as informações das operações da transportadora. Desse modo, é mais fácil tomar decisões e fornecer dados úteis para a gestão da cadeia de suprimentos.

Com o Warehouse Management System (WMS), controle as etapas do armazenamento de mercadorias, como recebimento, separação e expedição. Aqui, estão incluídas a gestão do inventário e a emissão de indicadores matemáticos e estatísticos.

Por sua vez, o sistema de gerenciamento de transporte (TMS) garante uma operação mais integrada e um processo de distribuição fluido, com controle sobre volume de entregas, trajetos, custos, documentos fiscais e mais.

Função dos softwares para transportadoras

Esses sistemas atendem às demandas da sua transportadora nos âmbitos administrativos, operacionais e financeiros. Geralmente, são distribuídos em módulos, que podem ser contratados conforme a sua necessidade.

Assim, há melhoria da eficiência, aumento da satisfação dos clientes e gestão dos riscos. Além disso, automatizam a emissão de documentos e simplificam o monitoramento dos processos.

Em suma, a gestão fiscal é uma prática fundamental para o alcance de bons resultados na transportadora. Para ser eficiente, é preciso contar com a ajuda da tecnologia. Dessa forma, fica mais fácil colocar em prática as dicas apresentadas neste post e ter sucesso com elas.

E você, já usa algum software para gestão de transportadoras na sua empresa ou ainda precisa encontrar o ideal? Entre em contato com a Bsoft e conheça as soluções específicas para o seu negócio!