Confira 7 dúvidas mais comuns sobre nota fiscal de transporte

Durante a rotina de suas operações, a empresa fica com diferentes documentos para preencher e controlar. Há muitas contribuições para serem recolhidas e penalidades pesadas para quem não cumpre as regras. A nota fiscal de transporte, ou NFS-e, é um documento fiscal que faz parte de um subprojeto do SPED, cuja finalidade é melhorar a comunicação entre o prestador de serviços e a prefeitura do município.

Neste post vamos considerar algumas dúvidas sobre a Nota Fiscal de Serviços eletrônica, diferenciando-a de outros documentos eletrônicos de igual importância, principalmente o CT-e!

1. Quais as diferenças entre a nota fiscal de transporte e outros documentos?

O transporte e cargas envolve uma série de documentos. O principal entre eles é o CT-e (ou Conhecimento de Transporte eletrônico). Ele é usado em transporte de carga intermunicipal, interestadual e internacional em qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário, dutoviário).

No transporte estadual e interestadual existe também o MDF-e (ou Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico). A finalidade desse documento é simplificar as obrigações fiscais de fornecedores e de prestadores de serviços. Ele é usado para informar dados do transporte, como veículo, motorista, origem e destino, e dados do seguro (RCTR-C). O MDF-e reúne os dados de NF-e ou dos CT-es ligados a viagem.

Já a nota fiscal de transporte ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) deve ser emitida por empresas de transporte de carga para as atividades efetuadas no mesmo município. É outro documento totalmente digital, sendo de emissão e autorização totalmente eletrônicas (não existe versão física do documento). Enfim, trata-se de um documento semelhante ao CT-e, mas voltado para as operações municipais.

2. Quais dados devem ser preenchidos no documento?

A nota fiscal de transporte deve contar com:

• Os dados da empresa-cliente que contrata o serviço de transporte de carga (CPF/CNPJ, inscrição estadual, endereço, telefone, e-mail);
• Os dados do próprio serviço (valores, quantidade, descrição dos serviços que foram prestados);
• A Classificação Nacional de Atividades Econômicas, CNAE, que mostra a qual tipo de atividade foi prestado o serviço;
• O código de tributação do município, que varia conforme a prefeitura;
• O cadastro da tabela de serviços, que está ligada à alíquota de ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer natureza).

3. Quem é responsável pela emissão do documento?

A responsabilidade pela emissão da nota fiscal de transporte é de todo prestador de serviço que contribua com o ISSQN, seguindo sempre as determinações da prefeitura em que a empresa está localizada.

No caso do Microempreendedor Individual (MEI), só é exigida a NFS-e quando o serviço for prestado a uma empresa. Do mesmo modo, funcionam para os autônomos, ou TACS (Transportadores Autônomos de Carga).

Depois de estar devidamente registrado para emitir o documento, o prestador de serviço deve acessar o site da prefeitura e a área em que são emitidos os documentos fiscais. Os campos em branco devem ser preenchidos com CPF/CNPJ e a senha. Por meio do certificado digital também é possível entrar no sistema.

Caso perceba qualquer erro em relação aos dados, como inscrição estadual, CPF/CNPJ, regime tributário, atividades, razão social, entre em contato com a prefeitura para a correção.

4. Como é a tributação da nota fiscal de transporte?

A NFS-e define quais os serviços que foram prestados, seus respectivos valores e alíquota de ISSQN (também chamado como ISS) incidente. Essa alíquota varia de município para município, mas deve ficar entre 2% e 5% conforme determina o governo federal.

O documento permite o detalhamento de serviços diversos, mas eles precisam estar relacionados a um item somente, para o mesmo cliente e com alíquota de igual valor. É assim porque a nota terá o cálculo baseado no valor integral dos serviços reduzido das deduções definidas em lei.

O ISSQN pode variar de valores no mesmo município, dependendo do tipo de operação, do regime tributário especial e outras coisas.

5. A nota fiscal de transporte é obrigatória?

A emissão da nota fiscal de transporte confirma que o serviço foi prestado conforme determina a legislação. Desse modo, evitam-se problemas e garante-se que a mercadoria será entregue com integridade. Agindo dentro das regras, a empresa evita a apreensão da carga por descumprimento da legislação.

Ela é obrigatória para cada veículo e cada viagem contratada. Considere que uma empresa contrata uma transportadora para entregar uma carga em duas viagens e dois veículos. No final, quatro notas serão emitidas.

6. Onde e como se registrar para emitir o documento?

Ao contrário do CT-e, que exige registro na Secretaria da Fazenda estadual (SEFAZ), a nota fiscal de transporte funciona apenas no âmbito municipal.

Por esse motivo, a empresa deve se cadastrar e credenciar na prefeitura da cidade onde se encontra a sede da empresa.

Primeiramente, é preciso entrar no site da prefeitura, preencher um formulário referente ao credenciamento. A partir desse formulário, será emitido um protocolo para ir até à prefeitura, munido da documentação abaixo:

• O protocolo do pedido de credenciamento para obter uma senha de acesso;
• A via original do CPF/CNPJ;
• Um documento de identificação do representante da empresa e dos atos constitutivos dela.

Após uma análise cuidadosa, a senha é desbloqueada e é enviado ao e-mail do contribuinte uma notificação sobre a liberação do acesso ao sistema. A partir daí, ele já pode emitir as notas.

Também é possível emitir a NFS-e por meio de software para gestão de transportes como por exemplo, o Controle de Transportadoras. Porém, o sistema em questão deve ter ativo um módulo de integração com a prefeitura onde a NFS-e será emitida, para que seja estabelecida a comunicação entre os sistemas e a nota fiscal de serviço seja gerada conforme estipula o município.

Dessa forma, além de centralizar a gestão fiscal, o emissor também poderá contar com as demais vantagens da ferramenta, como controle financeiro, por exemplo.

7. Que benefícios a NFS-e proporciona à empresa?

O sistema de NFS-e oferece muitos benefícios à empresa, como:

• Simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes;
• Diminui os custos de impressão com para os que prestam serviços (lembre que a nota fiscal de transporte é um documento exclusivamente eletrônico);
• Acaba com os erros no cálculo e no preenchimento da documentação relativa à arrecadação de tributos;
• Provoca impacto mínimo na atividade do prestador de serviços;
• A NFS-e tem validade jurídica;
• O controle pelo fisco, em tempo real, das operações efetivadas;
• A otimização na luta contra a sonegação de impostos;
• A política de contingências e segurança.

A nota fiscal de transporte não pode ser deixada de lado, precisa estar entre as prioridades fiscais da empresa que transporta cargas. Por isso, é preciso ficar atento tanto a ela quanto a outros documentos exigidos em diversas situações, evitando penalidades que comprometem a imagem da empresa e suas finanças.

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