Auditoria de frete: como lidar com os problemas?

Os responsáveis pelo setor de logística de uma empresa têm como grande desafio a redução dos gastos nas operações e, consequentemente, o alcance dos resultados financeiros esperados. Em muitos casos, porém, as metas não são atingidas por falta de estrutura, planejamento e falhas não identificadas. É aí que entra a auditoria de frete, uma medida capaz de resolver a maioria desses problemas.

A auditoria de frete é uma atividade realizada com o objetivo de conferir as cobranças de serviços enviadas pelos transportadores. Por meio dela, é possível encontrar discrepâncias que possam prejudicar o planejamento financeiro de um negócio.

Quer conhecer os principais problemas que podem ser identificados durante uma auditoria de frete e como resolvê-los? Então, continue sua leitura!

O conceito de auditoria de frete para transportadoras

Todo processo de auditoria começa com a investigação cuidadosa dos processos internos de uma empresa. O seu objetivo é verificar se as normas de trabalho estão sendo cumpridas, além de identificar anomalias e ineficiências nos processos.

Esse conceito pode ser aplicado em todas as etapas da realização da operação logística. Nosso foco, no entanto, está no frete — mais especificamente, na sua cobrança. Divergências de valores devem ser corrigidas assim que identificadas e as causas, analisadas a fundo.

Uma transportadora que não realiza nenhum tipo de auditoria de frete corre o risco de prejudicar o seu orçamento e pode estar encobrindo problemas financeiros que, quando percebidos, podem ser irreversíveis.

Auditoria de frete: a importância para o seu negócio

Quando começam uma operação, muitos empreendedores se dedicam a programar e a executar a prestação dos serviços. Afinal, a atividade logística tem prazo e a agilidade nas entregas é um diferencial para conquistar clientes.

No entanto, embora muitas vezes não receba a devida atenção, a avaliação posterior das atividades é tão importante quanto o planejamento prévio. Afinal, essa é uma importante fonte de informação sobre o andamento do negócio, capaz de prover insights sobre:

• os custos da operação;
• a formação da tabela de preços;
• a incidência de erros e retrabalho;
• a emissão de documentos de frete;
• o fluxo de caixa, particularmente na entrada de receitas; e
• a periodicidade dos serviços prestados para cada cliente.

Dessa forma, especialistas consideram que a adoção de auditorias periódicas constitui uma forma de aprimorar o funcionamento do negócio.

Os principais problemas encontrados na auditoria de frete

O primeiro passo para aprimorar esse processo é conhecer os desafios a serem enfrentados. Desse modo, é possível identificar gargalos e tarefas que precisam de correção com o intuito de criar soluções para os obstáculos encontrados.

Por esses motivos, listamos a seguir algumas situações que o empreendedor pode encontrar e as alternativas que podem ser adotadas no curto prazo.

Cobrança em duplicidade

Nessa situação, o transportador envia a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para a companhia. Na maioria das vezes, isso acontece por falta de um controle eficaz sobre as faturas encaminhadas.

É comum que, em caso de erros identificados na emissão do CT-e, um novo documento seja gerado com as correções necessárias. Isso pode causar prejuízo para o negócio, já que aumenta as chances de ele pagar uma quantia maior que a devida. Portanto, é importante dar baixa ou realizar o cancelamento para evitar o pagamento duplicado.

Erro no cálculo

Essa é a divergência mais comum identificada na auditoria de fretes. A causa desse problema pode estar tanto na cotação quanto no preço real. Outros casos podem ter relação com a inclusão de tarifas que não correspondem à realidade: por exemplo, caso a transportadora contrate serviços de escolta ou equipamentos para a movimentação de cargas especiais.

Na cobrança, o valor pode vir acima ou abaixo do correto — e o grande problema é que, nesse caso, qualquer uma das partes pode assumir os prejuízos. Por isso, é importante identificar o erro com agilidade para que ele seja comunicado ao prestador do serviço, que deverá fazer a correção e reenviá-la com o montante correto para a quitação.

Vale ressaltar que, muitas vezes, esse tipo de inconsistência gera um cenário de desconfiança no qual o cliente imagina que o transportador agiu de má-fé com o intuito de lucrar mais, prejudicando o relacionamento.

Preços nas tabelas de frete

A tarefa de elaborar tabelas de frete é complexa, pois as transportadoras utilizam aspectos diferentes para constituir o preço do serviço. Normalmente, a ferramenta lista as rotas disponíveis para a entrega e os respectivos preços baseados na distância percorrida.

A partir daí, deve-se incluir o peso da carga, bem como o tipo de veículo a ser utilizado na entrega de acordo com as dimensões da mercadoria. Vale lembrar, ainda, que o preço de venda destacado na nota fiscal afeta o preço do seguro contratado.

Todos esses são fatores que alteram o preço cobrado e cada um deles tem potencial para apresentar algum tipo de inexatidão — o que ocorre quando essas tabelas apresentam erros e geram um cálculo incorreto. Nesse caso, dois cenários podem ocorrer:

• a transportadora pode realizar uma cobrança incorreta;
• e a organização pode ter complicações ao fazer a auditoria de fretes, considerando que dados imprecisos inviabilizam uma conferência exata do montante repassado.

Essa é uma das situações mais graves, tendo em vista que pode demorar muito tempo para que a divergência seja encontrada — e mais ainda para que seja solucionada.

Problemas nos serviços prestados pelos Correios

Os Correios costumam ser uma boa alternativa para o transporte de carga de pequeno porte devido ao baixo custo de operação — consequência da isenção de impostos — e à expansão dos seus centros de distribuição. Contudo, nos momentos atuais de crise, a empresa pública tem enfrentado sérias dificuldades, levando seus funcionários a entrarem em greve com frequência.

Além disso, o processo logístico não é efetivamente otimizado, o que pode atrapalhar muito, já que entregas fora do prazo influenciam a satisfação dos clientes. Por isso, é importante ter várias opções de frete por meio de parcerias com transportadoras privadas.

Para encontrar o melhor preço, vale fazer uma pesquisa e negociar com diversas organizações de transporte e seguradoras.

Cobrança de serviços não realizados

Nesse caso, existe a cobrança de serviços que não foram realizados. Isso pode acontecer devido a um erro do transportador em organizar as cobranças com eficiência. De modo geral, todos os serviços contratados são descritos no CT-e emitido, o que facilita a verificação.

Mesmo assim, há casos em que os erros passam despercebidos. Se houver dúvidas sobre certa fatura, o certo é retornar a cobrança para o transportador e pedir o comprovante de entrega relativo ao serviço que está sendo cobrado. Dessa forma, se a cobrança for indevida, o profissional deve retirá-la do valor a ser enviado.

Condições das estradas

As rodovias brasileiras sofrem com enormes desgastes e falta de manutenção apropriada, apesar de serem o meio de transporte de carga mais utilizado no país. Isso gera impactos diretos no preço e na qualidade do frete, já que são considerados os riscos de acidentes, desgastes do veículo e tempo de entrega, prejudicados pela situação das estradas.

Além disso, o valor alto dos seguros e gastos em manutenção e combustível dos veículos são transferidos ao consumir final, tornando o transporte rodoviário mais caro e reduzindo a sua atratividade. Nessa situação, é fundamental separar um tempo para planejar os melhores trajetos e, assim, evitar os piores trechos.

Defasagem nos valores de frete

O transporte tem passado por transformações relevantes no que se refere às ferramentas de gestão, qualidade e eficiência dos serviços. Para propiciar essa inovação, as companhias têm investido em modernização, infraestrutura e comunicação.

Ocorre que essas melhorias são acompanhas por novos gastos, que fazem com que o preço do frete aumente. Atualmente, as tarifas não refletem o alto grau de qualificação adquirido por empresas que fornecem serviços adicionais — por exemplo, entrega expressa.

Uma das maneiras de diminuir os gastos é elevar a produtividade e a quantidade de remessas realizadas. Assim, é possível diluir os custos e gerar benefícios para o negócio em geral.

Insegurança nas estradas

Existem alguns riscos encontrados nas estradas brasileiras para as empresas que atuam no ramo de transporte. A seguir, veja quais são os principais.

Roubo de cargas

O volume de mercadorias roubadas gera prejuízos significativos para a economia, os quais, por sua vez, afetam os fabricantes, comerciantes e clientes. As cargas mais visadas são equipamentos eletrônicos e medicamentos, porém até alimentos já se tornaram alvos da ação de criminosos.

Na maioria das situações, a solução encontrada é contar com apólices de seguros, que visam a ressarcir o remetente da carga em caso de perdas, além de proteger a frota. No entanto, essa é uma ação corretiva, ou seja, não resolve o problema — somente reduz os danos e os prejuízos causados pelo roubo.

Acidentes

Os motoristas que transitam pelas estradas do Brasil também estão submetidos a riscos de acidentes. Entre as principais causas, pode-se mencionar:

• excesso de carga;
• condição das estradas;
• imprudência do condutor;
• descumprimento das normas de trânsito;
• e viagens longas sem pausas para descanso.

Para evitar esse tipo de ocorrência, é preciso adotar medidas internas, como a realização de treinamentos para aperfeiçoar e conscientizar os profissionais. Além disso, implementar um controle rígido de velocidade por meio de sistemas e incentivar a prática de separar um tempo para descanso são boas ideias.

Nível de concorrência

Existe uma grande variedade de serviços logísticos disponíveis no mercado. Com a ampliação da concorrência, os gestores ficam obrigados a reduzir as margens de lucro para acompanhar os preços aplicados por outras instituições.

Isso é vantajoso para os clientes, que podem buscar por preços mais competitivos para o atendimento às suas demandas. Porém, nesse caso, algumas transportadoras poderão enfrentar problemas financeiros, principalmente as de menor porte.

Para vencer esse desafio, uma alternativa é aprimorar os processos para elevar a produção e, consequentemente, aumentar a exposição do setor. Isso pode ser realizado por meio do uso de modais de transportes variados, da armazenagem e de estratégias e projeção das rotas de entrega, já que são práticas de aplicação simples.

Principais soluções que podem ser implementadas na auditoria de frete

Quando o empreendedor se depara com esse tipo de situação, é importante encontrar formas de corrigir as inconsistências atuais e evitar que se repitam no futuro. Por isso, listamos recomendações que funcionam de maneira simples e fornecem resultados em curto prazo.

Avalie os componentes da tabela de frete

Divergências de preços são comuns quando controles manuais são mantidos na operação logística. Em geral, as empresas optam por manter essas informações em planilhas eletrônicas, que estão propensas a erros. Já outras possibilidades incluem a falta de atualização dos registros e o comprometimento do arquivo.

Essa situação resulta na ausência de confiabilidade e transparência no envio de informações aos clientes. Uma forma de minimizar esse tipo de erro é a adoção de um documento padronizado com limitação de acesso para que os cálculos não sejam modificados.

Porém, se a sua empresa deseja mais segurança e precisão, é recomendado considerar, ainda, o investimento em sistemas que podem ser parametrizados de acordo com as necessidades do seu negócio.

Estabeleça indicadores de controle

Eventuais erros são comuns e podem ser corrigidos de forma simples para não gerar maiores problemas para a transportadora e para os clientes. Contudo, se a empresa está enfrentando problemas frequentes, pode estar na hora de analisar a origem dessa situação.

Por isso, a auditoria é um instrumento essencial para identificar quais etapas do processo geram a maior a incidência de erros. Em seguida, é importante estabelecer níveis aceitáveis que serão considerados indicadores de controle.

Se o número de casos ultrapassar essa marca, é necessário analisar cada ocorrência, identificando a sua causa. Como resultado, é possível criar planos de ação para evitar que o problema se repita.

Estabeleça o hábito de realizar conferências periódicas

Nós entendemos que o empreendedor tem inúmeras atividades às quais precisa se dedicar para manter o negócio em pleno funcionamento. No entanto, os erros na cobrança dos fretes tem potencial para se tornar uma bola de neve se não forem solucionados de forma ágil.

Por isso, é importante dedicar tempo e estabelecer uma rotina para que essa atividade seja feita periodicamente. Dependendo do tamanho da operação, a recomendação é que a auditoria de frete ocorra a cada três meses. Já se você deseja manter um acompanhamento mais próximo, a frequência pode ser mensal, para que não haja acúmulo de trabalho.

Invista em tecnologia para ganhar eficiência

Na maioria das vezes, o investimento em tecnologia de informação deixa de ser opcional e passa a ser uma necessidade para que a gestão rode sem problemas. Se a sua empresa tem dificuldades em catalogar informações, consultar registros e corrigir inconsistências, está na hora de considerar os benefícios que a tecnologia pode trazer.

A incidência de erros é prejudicial tanto para a empresa de transportes quanto para seus clientes, pois afeta as finanças de ambas. Além disso, a construção de um relacionamento comercial sólido depende de confiança e compromisso, o que não permite erros de cobrança.

Como você pôde perceber, vários problemas podem ser identificados pela auditoria de frete. É fundamental monitorar os processos da transportadora e, assim, evitar maiores gastos e impactos nas operações e na produtividade do negócio.

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