Sistema para transportadoras: guia completo para escolher o melhor sistema

Os processos de logística e transporte enfrentam mudanças inovadoras. Esse movimento traz consigo inúmeras oportunidades para melhorar o desempenho das transportadoras através da tecnologia. Com a grande quantidade de informações e documentos nos transportes, é impossível gerenciar tudo de forma objetiva sem um sistema para transportadora.

Um bom sistema pode auxiliar na gestão logística, auxiliando no planejamento, execução e otimização de todas as etapas do transporte, integrando informações de diversos envolvidos na cadeia de suplementos.

Mas como esse sistema para transportadora pode ajudar? Como ele funciona? Quais são as principais vantagens? Como escolher o melhor sistema? Todas essas dúvidas serão respondidas neste guia completo. Acompanhe!

O que é um sistema para transportadora?

O sistema para transportadora é um software desenvolvido para atender as necessidades das empresas de transportes de cargas e facilitar a movimentação de mercadorias. São sistemas ideais para a realização de procedimentos administrativos, financeiros e operacionais com recursos completos para aprimorar a gestão da sua transportadora.

A principal vantagem desse tipo de sistema é a diminuição de erros humanos nas operações e a facilidade na execução de tarefas. Isso ocorre principalmente na ao emitir documentos fiscais e no controle fiscal, onde os erros são mais difíceis de serem corrigidos.

A gestão e o registro de notas e faturas para controle fiscal são automaticamente incluídos nos arquivos de estruturação eletrônica, trazendo mais praticidade aos procedimentos.

Outro ponto importante é que um mesmo lançamento no software pode ser usado para vários fins. Por exemplo, controlar a parte operacional, financeira e gerencial do negócio, deixando a gestão muito mais centralizada.

Tudo isso traz mais agilidade e qualidade nos serviços. Por consequência, gera uma redução de custos significativa, uma vez que os processos são otimizados, refletindo na satisfação dos clientes.

Além disso, através de um sistema para transportadora, é possível obter relatórios de todas as operações da empresa. Com isso, é possível prever alguns eventos do setor de transporte, como sazonalidade, possibilitando realizar ajustes para melhorar a logística da empresa.

Como funciona um sistema para transportadoras?

Os sistemas de gestão para transportadoras permitem um acesso remoto que pode ser realizado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. O software é integrado e a gestão, controle de movimentação de cargas e as demais atividades, acontecendo em um painel específico. A solução também conta com backup e armazenamento adequado.

Por ser um sistema para transportadora as ações são definidas para o setor de logística. Sendo assim, ele executa ações de forma automatizada e inteligente com relatórios de todo o histórico das operações e movimentações da empresa.

O monitoramento através da tecnologia, leva à redução de erros e a um controle maior das tarefas, o que traz agilidade às negociações. Aliás, é importante mencionar que o sistema para transportadora contém módulos, cada um para uma etapa específica, tais como:

• emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e);
• CT-e e MDF-e;
• Recibo de Pagamento Autônomo (RPA);
• controle de faturamento;
• auditoria e controle de frete;
• controle de manutenções;
• monitoramento de pneus;
• controle sobre lucros dos fretes e sobre adiantamentos;
• acerto com motoristas;
• controle sobre gastos e devoluções e mais.

O módulo de Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e) é essencial para a emissão do manifesto de documentos fiscais, um documento obrigatório para serviços no setor de transporte.

A importância de adquirir um sistema de emissão de MDF-e e CT-e é destacada pela ausência de sistema gratuito do governo para essa finalidade, garantindo a conformidade com as regulamentações governamentais.

Com todos esses recursos, o sistema para transportadora abrange os setores operacional, comercial, financeiro e de expedição. Em alguns casos, também é possível fazer a integração com outros sistemas, como os utilizados pelos embarcadores.

Com a integração, o CT-e é encaminhado de forma automática para o embarcador garantindo o monitoramento do transporte.

Além disso, o cálculo da operação é feito de forma automática com a tabela de frete, o que facilita a inclusão das variáveis como volume, peso e valor.

Quais são as funções de um sistema para transportadora?

Como saber qual o melhor sistema para a sua transportadora? Quais são as funções mais relevantes para o setor de logística? Há várias possibilidades. A seguir, confira as principais!

O software deve incluir funcionalidades como a criação de tabelas para formação de valor de frete e a geração de ocorrências relacionadas ao transporte. Além disso, o uso de CT-es é essencial para essas tarefas, garantindo eficiência e precisão.

Gestão de frotas

Os veículos são fundamentais para as transportadoras, porque são as ferramentas utilizadas para a atividade principal, que é a movimentação de mercadorias. Nesse contexto, gerenciar a frota é uma tarefa que depende de rigor e exatidão para evitar imprevistos e problemas.

Ao contar com um sistema de gestão de frota, é mais fácil identificar os caminhões parados e aqueles que precisam de reparos. É possível também ver os veículos que estão na fila de manutenção preventiva e até os que estão em deslocamento.

Da mesma forma, o monitoramento permite antecipar a demanda por renovação de documentação, assim como a obrigação com pagamento de seguros e impostos, que são exigidos pela lei.

Emissão de documentos fiscais

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), o CT-e(Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o MDF-e (Manifesto eletrônico de documentos fiscais) são documentos importantes para assegurar a legalidade do processo de movimentação de mercadorias. O segundo item, aliás, é um dos mais importantes, porque sua função é cumprir as obrigações tributárias nos destinos intermunicipais e interestaduais. Sem isso, o motorista está sujeito às fiscalizações e à aplicação de multas e apreensões.

O sistema para transportadora, além de realizar a emissão desses documentos, fornece informações sobre as movimentações financeiras de pagamentos a motoristas, controle de valores de pedágios, custos de viagens, valores de reparos, etc.

Além disso, ele facilita o controle fiscal ao registrar automaticamente as notas e faturas nos arquivos fiscais, trazendo praticidade e eficiência aos procedimentos fiscais.

Automação de processos

A ferramenta automatizada otimiza a realização de tarefas repetitivas e rotineiras, tornando as operações mais ágeis e eficientes. Alguns exemplos são a emissão de conhecimento de transporte eletrônico, geração da fatura, averbação do seguro, etc. Ao automatizar essas atividades, a equipe se dedica a ações voltadas para a atividade principal da empresa.

Integração

Os departamentos operacional, comercial, fiscal e financeiro compartilham dados e fazem consultas para saber o estágio de cada atividade e como ela impacta o negócio. A melhoria na comunicação gera conexão entre fornecedor, transportadora e cliente, que trocam dados de forma eletrônica para o controle de cada etapa.

Roteirização

É importante perceber que o trajeto definido nem sempre é o mais curto, já que vias secundárias podem ter um tráfego mais fluido, especialmente, em cidades maiores e horários de pico.

Por sua vez, é indispensável procurar o menor custo para todo o processo. Com a automatização das atividades é possível buscar rotas mais curtas e econômicas para evitar o consumo excessivo de combustível.

Rastreamento de frotas

Com o rastreamento de frota, o gestor acompanha o itinerário da entrega e a estimativa de chegada. Para os clientes, essas informações representam aumento da confiança. Para a empresa, é um recurso excelente para evitar contratempos.

Indicadores de desempenho

Um sistema para transportadora ainda possibilita utilizar indicadores de desempenho. Por meio deles, fica mais fácil identificar os pontos positivos e negativos, etapas que requerem correções etc. Também há mais controle comercial e melhoria da gestão financeira, devido, principalmente, ao acompanhamento dos dados.

Todas essas funções evidenciam que várias atividades são passíveis de automação em uma transportadora. Com isso, fica claro que ter acesso a essa solução é bastante relevante. No entanto, existem outros motivos que justificam a adoção desse software, como veremos em seguida.

Controle de estoque

O controle de estoque é importante para a transportadora que deseja organizar a gestão, ajudando diminuir custos e otimizar resultados. O controle de estoque é pensado para aquelas peças que são utilizadas internamente na empresa, não somente elas, mas também

Gerenciamento Financeiro

Com um sistema de gestão de transportadoras, você pode ter acesso a ferramentas para cuidar da parte financeira da empresa como:

• Gerenciamento de Contas a Pagar e Contas a Receber;
• Controle de Fluxo de caixa;
• Conciliação bancária.

Qual a importância de um sistema para transportadoras?

Com o sistema para transportadoras muitos problemas são solucionados, pois com a logística organizada, as atividades são realizadas em curto espaço de tempo e a programação de entrega acontece conforme o previsto, com a possibilidade de rastreio dos produtos e dos veículos em um monitoramento remoto por todo o translado.

O software atende ainda as exigências fiscais que precisam ser cumpridas, facilitando todos os processos burocráticos fundamentais para que as negociações de transporte aconteçam. Assim, a plataforma para a gestão de transportes também é importante para:

• centralização das informações, já que os dados integram uma base única;
• automação dos processos, o que elimina a necessidade de trabalhos manuais;
• geração de relatórios para acompanhar os fluxos de trabalho e indicadores de desempenho, a fim de subsidiar as tomadas de decisão;
• monitoramento de transportes, com o objetivo de monitorar as entregas em tempo real, prever ocorrências e atualizar os status dos pedidos.

Dentre os recursos que este software oferece, está o painel de configurações do tipo de operação do negócio, impedindo cobranças indevidas de alíquotas e erros no recolhimento de tributos.

Então, em caso de atualizações no servidor da Receita Federal, a solução é sincronizada de forma automática para garantir a emissão precisa dos documentos sem a incidência de falhas. Além disso, é possível importar notas via e-mail e entrar em contato por e-mail para adquirir soluções personalizadas.

Confira abaixo o vídeo do canal da Bsoft no Youtube sobre motivos para contratar um sistema TMS:

Quais são os tipos de sistemas para transportadoras?

A cadeia logística é composta por diferentes etapas. Os sistemas para transportadora contribuem para otimizar as operações de deslocamento, além de auxiliar na elaboração de um planejamento estratégico mais efetivo. A gestão logística é fundamental nesse contexto, pois o sistema de transporte pode ajudar no planejamento, execução e otimização de todas as etapas de transporte, desempenhando um papel crítico na melhor gestão logística e na integração de dados de vários stakeholders envolvidos na logística de mercadorias.

Apesar de estarmos falando de forma ampla, existem diferentes tipos de sistemas passíveis de utilização. Cada um é responsável por uma parte específica, por isso, vale a pena conhecê-los para saber qual é melhor e quais são as propostas dessas ferramentas. Continue sua leitura e saiba mais sobre esses sistemas.

Sistema de gestão de transportes (TMS)

Os TMS (Transportation Management System) são sistemas específicos para gerenciar o deslocamento de cargas. Algumas de suas principais funções são planejar e otimizar as rotas, e permitir a realização de auditorias de frete e pagamento. Na prática, esse sistema funciona como um centro de logística dentro de uma rede que integra transportadores, carregadores e clientes.

Os principais objetivos do sistema TMS são:

• reduzir custos;
• melhorar o controle de transportadoras;
• aprimorar a prestação de contas;
• aperfeiçoar a visibilidade da cadeia de transporte;
• fornecer os requisitos necessários à execução da cadeia de suprimentos;
• subsidiar as tomadas de decisão com a ajuda de indicadores de desempenho;
• garantir a conformidade com as regulamentações governamentais, incluindo a emissão de CT-e e MDF-e.

Esse sistema pode ser voltado para transportadoras, embarcadores e operadores logísticos. No primeiro caso, o trabalho específico contempla:

• manutenção da frota;
• aplicação de preços competitivos para gerar lucros;
• geração dos documentos fiscais, como CT-e e MDF-e, essenciais para a conformidade com as regulamentações governamentais;
• delimitação dos riscos de cada operação;
• alocação das cargas e definição do melhor trajeto;
• controle de ocorrências e inconformidades;
• prestação de informações aos clientes;
• cobrança de usuários pelos serviços executados;
• coleta e análise de indicadores de performance.

Sistema de gestão de armazéns (WMS)

O warehouse management system é direcionado ao monitoramento das operações dos armazéns. Sua principal função é centralizar as atividades, como níveis de inventário e facilitar o acesso aos dados. É importante mencionar que esse sistema pode concentrar as funções em uma ferramenta específica ou ser um módulo de ERP (sistema de gestão empresarial).

As principais funções do WMS são:

• entrada e programação de pedidos;
• planejamento e alocação de recursos;
• recebimento e inspeção de cargas;
• estocagem;
• separação de pedidos;
• carregamento;
• embalagem;
• definição de endereçamento dos produtos;
• emissão de documentos;
• inventário;
• expedição;
• delimitação e acompanhamento das rotas de coleta.

Os principais benefícios dessa ferramenta são a otimização do fluxo de materiais e de informações, a melhoria do serviço, a redução de custos e o fornecimento de informações para tomar decisões mais acertadas.

Sistema de gestão de Pátio (YMS)

O Yard Management system é um sistema específico para controle de pátio. O sistema é utilizado em empresas que possuem muita movimentação de veículos. O sistema registra as entradas e saídas dos veículos e também integra a emissão de documentos fiscais.

Por exemplo, o veículo chega na empresa, tem sua entrada registrada, a mercadoria para carregamento já é preparada, o veículo carrega, pega a documentação e que já foi emitida e tem a sua saída registrada.

Além disso, também podem ocorrer agendamentos que facilitam o processo de carregamento e descarregamento diminuindo filas e aumentando a produtividade.

Sistema de monitoramento de entregas

Sua principal contribuição é melhorar a produtividade e a confiança para aprimorar o serviço. Por meio dessa solução, é possível visualizar entregas e embarques, buscar informações em documentos fiscais por meio do código de barras, e fazer a confirmação de chegada da mercadoria ao destino com a ajuda de foto, áudio ou check-in pelo GPS.

Esses dados podem ser enviados pelos motoristas aos gestores da transportadora, quando necessário. O condutor ainda é passível de notificação durante a viagem, o que melhora a operação e facilita as tomadas de decisão.

Sistema de roteirização

Os roteirizadores contribuem para o planejamento do transporte e distribuição da carga. Isso significa que esse sistema realiza cálculos de quilometragem capazes de facilitar o pagamento de fretes, definir rotas melhores e organizar de forma estratégica os percursos com base na distância, nas tarifas e pedágios, entre outras atividades.

Alguns dos recursos desse sistema são a programação dos veículos, a definição das rotas e a delimitação do tamanho da frota.

Sistema de gestão de frotas

A rotina de administração de frotas é o foco dessa solução, que controla perícias técnicas, escalas de motoristas, manutenções, consumo de combustível e outras variáveis. Esse sistema traz qualidade e agilidade ao fluxo de informações, e garante dados atualizados que subsidiam as tomadas de decisão.

Dentre as opções mais completas e que fazem todo o controle para as transportadoras a partir de diferentes módulos, estão:

• fiscal;
• TMS;
• WMS;
• financeiro;
• integrações/Electronic Data Interchange (EDI);
• cadastros.

Esses softwares também contribuem para a centralização e integração dos dados, que proporcionam uma visão mais ampliada do panorama atualizado da transportadora. Dessa forma, as operações de transporte e armazenamento são otimizadas e o planejamento estratégico é colocado em prática.

Assista o vídeo abaixo para saber mais sobre as diferenças entre os sistemas TMS, WMS e ERP:

Quais são os benefícios do sistema para transportadoras?

A automação proporcionada pelos sistemas para transportadoras é um dos principais benefícios dessa solução. No entanto, existem outras vantagens a serem consideradas. Entre elas, estão a melhor utilização de documentos e informações, e a simplificação das rotinas.

Além disso, é importante destacar a obrigatoriedade do Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e) para serviços no setor de transporte. A aquisição de um sistema de emissão de MDF-e e CT-e é essencial, pois não há software gratuito do governo disponível para essa finalidade. Isso garante o cumprimento das exigências fiscais e evita problemas com a fiscalização.

Outros aspectos positivos a serem considerados são os que apresentamos abaixo.

Melhor controle dos processos de gestão

O sistema de gestão é desenvolvido com o objetivo de atender as demandas da sua transportadora. Isso permite uma melhor organização das estruturas de trabalho, aprimoramento das estratégias de logísticas e um controle mais eficiente sobre todos os processos e operações realizadas para um transporte de alto nível.

Agilidade no recebimento de fretes

Além de promover um melhor controle da frota e o monitoramento de todo o translado, o sistema de gestão para transportadoras agiliza o recebimento de fretes uma vez que os processos são otimizados e a centralização das atividades permite ações prontificadas e soluções de problemas em tempo real.

Integração aos sistemas operacionais da empresa

Os sistema para transportadora são facilmente integrados aos sistemas da sua empresa melhorando a comunicação entre todos os envolvidos na logística do negócio e na execução dos processos de transporte. É uma forma de ampliar o negócio com a análise completa de dados e  uma visão mais abrangente das atividades.

Melhoria na alocação de tempo e recursos

As rotinas manuais tendem a causar erros e retrabalhos. Com o software, os processos são facilitados e a equipe pode focar nas tarefas estratégicas. Do mesmo modo, facilita as rotinas fiscais.

Redução de custos

A diminuição dos gastos é verificada em várias operações. Uma delas é a indicação de rotas, que ajuda a definir o melhor trajeto com o menor tempo de entrega. Pois, em caso de imprevistos, basta reprogramar. Outra questão que gera benefícios é a emissão adequada de documentos fiscais, que evita custos desnecessários com pagamento de multas.

Aprimoramento da gestão

Uma das maiores vantagens do sistema para transportadoras é ter dados centralizados e informações atualizadas para a tomada de decisões mais inteligentes. Com um sistema automatizado há controle maior de custos, despesas, manutenção, consumo da frota, emissão de arquivos, acompanhamento de estoque, e muito mais. Em suma, há a melhora dos aspectos logístico, fiscal, financeiro e administrativo, que resulta em um melhor desempenho, atendimento de qualidade e maior excelência na execução dos transportes.

Como escolher um sistema para transportadora?

Agora que você já conhece a melhor forma de gerir e organizar a sua transportadora, responda a pergunta: você sabe se sua empresa precisa deste sistema?

Para compreender a necessidade de um sistema para transportadora avalie alguns aspectos em sua empresa. Os principais fatores são:

• descontrole financeiro e falta de visão;
• excesso de burocracia;
• rotina desregrada;
• excesso de multas por faltas fiscais;
• ausência de dados e relatórios confiáveis;
• ocorrência de retrabalho e queda na produtividade;
• desalinhamento e falhas de comunicação entre os setores do negócio;
• redução do aproveitamento da frota;
• dificuldade de fornecer informações aos clientes;
• existência de erros na emissão de documentos, como CT-e e NF-e.

Se a sua transportadora apresenta algum desses problemas, está na hora de escolher um software adequado para melhorar os seus rendimentos. Mas como fazer isso? É necessário observar alguns pontos como o suporte especializado, as funções oferecidas pelo sistema e o potencial escalável.

Como é feita a implementação do sistema?

Tenha em mente que a implementação deve ser simples e adaptável ao negócio, sem exigir uma mudança enorme dos processos. Vale a pena considerar ainda a opinião de outros clientes e usuários. Afinal, se várias pessoas elogiam, a tendência é que a solução também seja interessante para o seu negócio. Por fim, lembre-se de:

• evitar sistemas genéricos;
• garantir que as demandas da sua transportadora são 100% atendidas;
• compreender o momento atual da sua empresa;
• considerar o longo prazo, para ter certeza de que próximas necessidades serão cumpridas no futuro.

O sistema de gestão para transportadoras também garante a emissão dos documentos fiscais e evita sanções e multas. Sem contar, que eleva o nível da organização, com um gerenciamento adequado dos fluxos produtivos e aprimora os atendimentos das demandas no mercado.

Como a Bsoft ajuda o seu negócio?

A Bsoft é uma desenvolvedora de sistema para transportadora renomadas no mercado tecnológico. A empresa contribui com recursos inovadores e que são utilizados de forma estratégica para o planejamento, execução e otimização do deslocamento de cargas.

Como resultado, oferece capacidade de gerenciar as operações diárias da empresa, respeitando as leis e garantindo às transportadoras maior autonomia na logística.

O sistema para transportadora é uma solução com excelente custo-benefício, diferentes opções que podem ser utilizadas nos processos da empresa de transportes. O importante é optar por um sistema completo capaz de atender ao trabalho da empresa e aprimorar os processos internos de forma lucrativa.

Pronto para investir no futuro do seu negócio? Então, entre em contato com a Bsoft e seja atendido por consultores especializados em tecnologia de ponta. Saiba como os nossos sistemas vão alavancar os resultados da sua transportadora!