A digitalização de processos está cada vez mais presente nas rotinas contábeis e fiscais das empresas. Isso faz com que gestores e profissionais da área precisem saber, por exemplo, o que é Sintegra e os principais documentos fiscais eletrônicos.
É nesse cenário que a necessidade de implementação de novas tecnologias faz-se evidente, tanto para os contribuintes como para os órgãos de fiscalização. O objetivo é modernizar todas as etapas da apuração tributária e, com isso, simplificar o desafio de respeitar a legislação tributária brasileira.
Pensamos nisso, desenvolvemos este conteúdo para explicar como o Sintegra funciona na prática e qual é o seu papel na emissão de notas fiscais (NF-e). Continue lendo para conhecer todos os detalhes!
Sintegra é a sigla que designa o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços. Essa ferramenta é responsável pelo controle das operações de entrada e saída interestaduais, por meio do recolhimento do ICMS.
Transações de compra e venda de mercadorias, prestação de serviços de transporte e outras categorias que estão enquadradas no ICMS podem ser apuradas por meio do Sintegra. Assim, as empresas registram a sua documentação fiscal, que fica acessível à SEFAZ, o que, por sua vez, permite o compartilhamento de dados com a Receita Federal.
A sua criação foi motivada pela necessidade de aprimorar o fluxo de compartilhamento de informações entre contribuintes e os respectivos fiscos estaduais. Por isso, o Sintegra segue princípios para o seu funcionamento, como:
Você, provavelmente, já está acostumado com a ideia de notas fiscais e outros documentos emitidos eletronicamente. Essa é uma realidade comum para a maioria das empresas, tanto grandes corporações como pequenos empreendimentos. Contudo, isso só foi possível devido à criação do sistema de Processamento Eletrônico de Dados (PED).
O seu uso começou a ser difundido em 1997, após a assinatura do Convênio 57/95. Esse programa foi desenvolvido para que contribuintes pudessem emitir documentos e realizar a escrituração dos livros fiscais por meio da internet. Isso possibilitou o aumento da confiabilidade das informações enviadas e agilizou a validação dos dados nas Secretarias de Estado de Fazenda.
Além disso, é essencial que esses documentos estejam em uma plataforma unificada, com o intuito de facilitar a sua gestão e organização. Para que isso seja possível, é preciso seguir diversos procedimentos, como o credenciamento e a utilização de sistemas para a geração dos arquivos digitais.
O uso do Sintegra é obrigatório para todos os contribuintes do ICMS e, portanto, tem relação direta com a emissão de notas fiscais para registrar a comercialização de mercadorias. Isso quer dizer que o cadastro junto ao Sintegra é um dos requisitos para que a empresa possa emitir documentos fiscais para as transações de venda. A única exceção são os empreendedores enquadrados como MEI, pois emitem notas fiscais avulsas, utilizando as ferramentas disponibilizadas pelos municípios.
Todos os documentos fiscais geram um documento digital chamado de arquivo XML, que, posteriormente, é enviado eletronicamente para o Fisco a fim de registro para recolhimento dos tributos. Porém, esse compartilhamento de informações não pode ser feito se o contribuinte não estiver corretamente cadastrado. Estamos falando da venda de mercadorias e materiais, bem como da prestação de serviços.
Para que isso seja possível, é necessário ser usuário do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, ou SPED, como é mais conhecido. Essa obrigatoriedade pode ser vista como uma burocracia desnecessária e um trabalho a mais para as empresas. Contudo, essa é uma proteção adicional para todos os envolvidos, garantindo, assim, a precisão das informações e a melhoria do processamento.
Além da preocupação com a apuração correta e o recolhimento, as empresas devem estar atentas aos controles fiscais que devem ser adotados na sua gestão. Isso faz com que a agilidade da transmissão das informações seja um fator estratégico na prestação de contas junto ao Fisco.
O fato de que os dados se encontram centralizados e armazenados de forma segura é uma vantagem para quem busca ter mais controle fiscal. Além disso, a possibilidade de toda essa rotina ser realizada online aumenta a sua acessibilidade e a otimização de todo o processo.
A gestão de um negócio é uma atividade complexa, que requer o acompanhamento diário de diversas áreas, entre elas a rotina fiscal. Isso ocorre porque erros e inconsistências têm consequências sérias para o negócio e podem comprometer o seu funcionamento.
Esse fator se destaca em meio à complexidade da regulamentação tributária brasileira. Por isso, o Sintegra surge como um facilitador para que o empresário possa manter as suas obrigações junto ao Fisco em dia.
Como falamos anteriormente, todos os contribuintes do ICMS e as empresas que adotam o processo de escrituração fiscal por meio do SPED devem aderir ao Sintegra. Esse cadastro é feito no próprio site no qual o contribuinte deve acessar o programa validador do Sintegra. Esse programa é disponibilizado pela Secretaria da Fazenda de cada estado na qual a empresa está localizada. O primeiro passo é cadastrar todas as suas informações, e, em seguida, a partir do CNPJ, terá acesso ao sistema.
Após o cadastro, as empresas devem gerar mensalmente um arquivo magnético em formato de texto (.txt) com essas informações. Para cumprir com essa obrigação, é possível contar com o apoio de softwares de gestão que consolidam todos os documentos fiscais e disponibilizam para os órgãos de fiscalização. A Bsoft já atua com o desenvolvimento de sistemas e a integração de plataformas há 15 anos. Com essa ampla experiência, nós temos a ferramenta ideal para geração e envio de arquivos Sintegra.
Por fim, a otimização da gestão contábil e fiscal é uma responsabilidade importante que deve ser expandida para além do que é Sintegra e o seu papel no cotidiano das empresas. Por isso, queremos destacar que simplificar processos e otimizar os resultados devem ser os objetivos que guiam as suas atividades.
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