Encerrar MDFe: a importância de fazer o encerramento para evitar multas e até pedágio mais caro

A emissão de MDFe é obrigatória há vários anos, porém ainda é comum vermos que muitas transportadoras desconhecem este documento, o que lhes acaba causando prejuízo.11

Vale observar que a ausência do manifesto eletrônico resulta em apreensão do veículo, além de multas para a transportadora e até mesmo para o tomador do serviço. Não encerrar MDFe também pode causar multas, além de poder resultar em pedágio mais caro.

A seguir, vamos fornecer algumas informações sobre este documento. Ao final mostraremos também como contar com uma ferramenta integrada via aplicativo para que o próprio motorista possa ajudar no processo de encerramento do MDFe.

O que é MDFe?

O MDFe (Manifesto de Frete eletrônico ou Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico) é um documento fiscal que tem como objetivo simplificar e viabilizar a fiscalização, pois nele encontra-se um resumo da operação de transporte, contendo dados como: CTes que serão transportados, veículo, motorista que efetuará o transporte, UFs de percurso (quando utilizado) dados de coleta e entrega da mercadoria.

Ele vincula, portanto, documentos fiscais usados no transporte de carga, como Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e Nota Fiscal eletrônica (NFe).

Ele substituiu o Manifesto de Carga Modelo 25 que, até o surgimento do MDFe, era o sistema impresso aplicado.

O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico foi criado em 2010, tornando-se obrigatório a partir de 2014. Hoje, ele vale em todo o território brasileiro.

O manifesto eletrônico não tem destaque de imposto, ou seja, sua empresa não precisará pagar nenhum valor a mais para gerar este tipo de documento, e deve ser gerado por todas as empresas que realizam transporte de carga remunerada para terceiros ou de carga própria, em operações tanto intermunicipais como interestaduais.

Para que serve o MDFe?

Além de simplificar e viabilizar a fiscalização por meio da padronização das informações em somente um documento, o MDFe tem outros objetivos, como:

• permite mais agilidade ao registro em lote da documentação fiscal que está sendo transportada;
• identifica o responsável pelo transporte a cada trecho da rota;
• registra as mudanças/substituições das unidades de transporte/carga e de seus motoristas;
• registra o começo e o fim de cada operação;
• permite rastrear a circulação física da carga.

Como emitir o MDFe?

Para efetivar a emissão do MDFe, a Secretaria de Fazenda do Estado faz algumas exigências:

• credenciamento na Sefaz do Estado, para realizar a emissão do documento. Isso ocorre de forma automática ao se credenciar para emitir CTe ou NFe;
• certificado digital, que serve para validar juridicamente a operação;
• acesso à internet para envio do documento;
• adaptação do sistema de gestão fiscal para emitir o documento;
• o sistema utilizado pela empresa precisa estar atualizado para enviar a versão de layout atual de MDFe aceita pelo Ambiente Autorizador do Manifesto Eletrônico.

No caso das transportadoras que prestam serviço de frete remunerado para terceiros é necessário possuir dado do RNTRC válido.

Para emitir o documento, é preciso ter em mãos informações como:

• dados de uma NFe ou de um CTe;
• informações sobre o motorista;
• dados sobre o veículo e tipo da carga;
• Informações sobre o proprietário do veículo, inclusive o RNTRC;
• cidade de origem e destino da entrega e UFs do percurso se necessário;
• informações sobre o seguro e averbação de carga.

Depois da validação jurídica, é emitido o Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (DAMDFe). O DAMDFe deve seguir com a carga até a cidade/estado de destino, ao lado do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) e do Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe).

É muito importante conhecer toda a documentação necessária para que, depois de a carga ser liberada, não seja preciso assumir prejuízos que poderiam ser evitados. Quando há subcontratação de transportador autônomo ou TAC equiparado, é importante também conferir sobre a emissão de CIOT e Vale Pedágio Obrigatório. Há campos próprios no MDFe para informar esses dados quando necessário.

Quando há várias entregas, quantos MDFes são necessários?

Para o caso de muitas entregas, é preciso emitir um MDFe para cada unidade de federação de entrega. Cada documento deve registrar os dados dos itens entregues na UF. Por exemplo, se tem em uma mesma viagem entregas em SP e MG, em um MDFe agregaria todas os CTes ou NFes para entrega MG e em outro novo MDFe todos os documentos ligados as entregas em SP. O veículo viajaria então com dois MDFes, assim que entregasse todas as mercadorias em um desses estados, já poderia encerrar o MDFe e deixar ativo apenas aquele com entrega ainda não efetuada por completo.

É importante saber também que não é permitido ter mais de um manifesto emitido para o mesmo Estado, ainda que sejam realizadas muitas entregas na mesma UF. Assim, mesmo que se tivesse, por exemplo, uma viagem com entregas em várias cidades apenas no estado de SP, o correto seria emitir apenas um MDFe para acobertar essa viagem.

Quem deve emitir MDFe?

O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico é emitido pelo contribuinte que emite o CTe durante o transporte de carga. Atualmente ele é exigido tanto em operações estaduais quanto intermunicipais.

Também deve emitir MDFe o contribuinte que emite Nota Fiscal eletrônica e faz o transporte de mercadoria própria para entrega aos seus clientes. Neste caso inclui o transporte feito em veículo próprio ou arrendado ou por meio de contratação de TAC (Transportador Autônomo de Carga).

Outras situações em que o Manifesto de Frete eletrônico é obrigatório são as operações em que aconteçam redespacho, transbordo, subcontratação ou substituição do veículo, do motorista, do contêiner ou a adição de novo documento fiscal ou de outro produto. Em resumo, quando há descaracterização da viagem ou carga é necessário conferir a necessidade de se emitir novo MDFe.

Quando devo encerrar o MDFe?

Após cada término de entrega, é necessário encerrar o MDFe, pois, caso contrário, a empresa não poderá gerar novo MDFe para o mesmo destino, utilizando o mesmo veículo e motorista. Quando ele está pendente de encerramento há mais de 30 dias, nenhum outro novo manifesto eletrônico pode ser emitido.

O prazo para cancelamento do MDFe é de apenas 24 horas, portanto, esteja sempre atento aos dados informados em seu manifesto. Em alguns estados, o cancelamento do CTe não é autorizado quando há vínculo com MDFe Autorizado ou Encerrado; sendo assim, passando o prazo de 24 horas, nem mesmo o CTe poderá ser cancelado caso o MDFe não esteja também.

O motorista que efetuará o transporte deverá sempre estar de posse do Documento Auxiliar do MDFe (DAMDFE), desde o início da prestação do serviço de transporte até o encerramento desta.

Como encerrar MDFe?

Os MDFes podem ser encerrados através de seu sistema emissor, para realizar o encerramento, siga os passos abaixo:

• Acesse o seu sistema e encontre a tela ou função de MDF-e;
• Encontre o MDFe que precisa ser encerrado;
• Após encontrar o MDFe desejado, procure pela opção “Encerrar MDFe”.

Como saber se o MDFe foi encerrado?

É possível consultar os MDFes não encerrados através do Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, disponibilizado no servidor de documentos fiscais eletrônicos do Rio Grande do Sul.

Basta acessar o site e clicar na opção “Consulta Não Encerrados”, onde será necessário realizar o reconhecimento do Certificado Digital para ter acesso às informações da empresa.

Quais são as consequências de não encerrar o MDFe?

Se o veículo for parado em uma fiscalização, já tiver realizado a entrega, mas o MDFe ainda não estiver encerrado, pode ser aplicado multa. Também há aplicação de multa se o veículo estiver realizando outra entrega com um MDFe não encerrado (salvo quando há destinos de UFs diferentes em uma mesma entrega).

O valor da multa pode variar de acordo com o estado, já que cada UF tem a liberdade de estabelecer seus próprios valores, entretanto ela pode variar de 5% a 30% do valor total da mercadoria que está sendo transportada.

Além disso, no Brasil estão sendo instaladas praças de pedágio automáticas, em que o veículo não precisa parar para realizar o pagamento do pedágio. Estas placas são equipadas com câmeras que realizam a leitura da placa do veículo e verificam se há documentos emitidos para o transporte que ele está realizando.

Um fato que gera uma certa polêmica é a suspensão da cobrança do eixo suspenso caso o veículo esteja vazio, uma vez que será necessário verificar se o veículo está vazio ou não. Para isso, o sistema fará a verificação do MDFe emitido para a placa do veículo. Se o MDFe estiver encerrado, significa que a entrega já foi realizada e o veículo está retornando, se ele estiver em aberto, entendesse que o caminhão ainda está carregado e o eixo suspenso deve ser cobrado.

Mas e se por um acaso o MDFe não foi encerrado por falta de comunicação ou esquecimento? Haverá cobrança como se o veículo ainda estivesse carregado, aumentando de forma desnecessária os custos do transporte.

Se você deseja entender melhor sobre este assunto, temos um vídeo sobre isso em nosso canal no YouTube:

Como encerrar MDFe de forma mais fácil?

Nós da Bsoft estamos sempre pensando em deixar o trabalho dos transportadores mais fácil. Conhecemos a rotina de nossos clientes e sabemos que esquecer de encerrar o MDFe é algo que pode acontecer, principalmente quando se trabalha com vários usuários e centenas de emissões diárias.

Sendo assim, além de opções de encerramento em lote as nossas ferramentas de forma integrada permitem que o MDF-e possa ser encerrado no momento que as entregas forem concluídas:

• Através do Comprovei Cargo, o motorista registra as entregas que já foram encerradas e envia esses dados para o sistema de emissão do MDFe via aplicativo em seu smartphone;
• Depois, quando o usuário acessa o sistema Controle de Transportadoras, ao realizar a sincronização das ocorrências, o sistema pergunta se o usuário deseja encerrar o MDFe ao verificar que todas as entregas já foram concluídas.

Isso melhorará a comunicação entre motorista e transportadora e diminuirá problemas por esquecer de encerrar MDFe.

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