Controle de frete: tudo o que você precisa saber para automatizá-lo

As operações de uma transportadora são variadas e, muitas vezes, operacionais. Automatizá-las é o primeiro passo para reduzir custos e aumentar a eficiência. Dentro desse escopo, uma atividade que precisa contar com a ajuda da tecnologia é o controle de frete.

O objetivo é tornar o serviço de transporte ainda mais estratégico, com um monitoramento adequado da atividade logística para aprimorar as entregas. Além disso, é preciso pensar que o processo de deslocamento e distribuição das mercadorias faz parte do chamado core business da transportadora, ou seja, é sua atividade principal.

Esse é mais um dos motivos que justificam a automação da gestão de fretes. Assim, você obtém melhores resultados e consegue garantir um fluxo de tarefas mais eficiente para o seu negócio. Porém, como alcançar esse patamar?

Neste post, explicaremos os principais pontos sobre automatizar o controle de frete, inclusive com a indicação de como funciona, sua importância, quando fazer, quais os benefícios obtidos e como escolher o sistema ideal. Você ainda verá dicas práticas e os motivos de adotar um sistema automático. Então, que tal saber mais? Aproveite e boa leitura!

Como funciona a automação no controle de frete?

Os problemas de infraestrutura logística do Brasil assinalam a necessidade de automatizar o máximo de atividades possível. Segundo o boletim de abril de 2018 da Confederação Nacional do Transporte (CNT), em dados divulgados pelo Estado de Minas, o modal rodoviário é responsável por 61,1% da carga movimentada no país.

O mesmo levantamento demonstra que a malha rodoviária do Brasil tem 1,7 milhão de quilômetros, sendo que apenas 213,7 mil são pavimentados. Para mudar esse cenário, é preciso que o governo invista R$600 bilhões nos próximos 15 anos, o que permitiria aumentar a movimentação de cargas por ferrovias e hidrovias.

Além disso, existe outro problema: a pouca lógica para os custos do transporte. Esse foi um dos pontos assinalados pelo coordenador da Comissão Técnica de Transporte da Sociedade Mineira de Engenheiros e ex-diretor do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Dnit), José Antônio da Silva Coutinho, em entrevista ao jornal.

Coutinho ressalta que os pedágios deveriam resultar em obras de construção de rodovias e transportes mais eficientes. Também comenta sobre a a deficiência na fiscalização dos transportes e o custo que a manutenção gera para os negócios e para o consumidor final.

Mas, afinal, todas essas informações são importantes por qual motivo? A resposta é simples: esse contexto de baixo nível de infraestrutura logística encarece o frete, o que exige um controle maior de custos para evitar que sua margem de lucro seja corroída.

O funcionamento da gestão de frete

A atividade de controle de frete é fundamental para assegurar a eficiência logística e alcançar melhores resultados. Por meio da automação, é possível controlar diferentes rotinas para que sejam mais bem administradas e garantam um fluxo eficiente.

A tecnologia é essencial nesse processo. Com a ajuda da TI, fica mais fácil gerenciar a grande quantidade de documentos envolvida no gerenciamento e no cálculo do custo variável de frete. Além disso, a administração de outras variáveis é simplificada. Entre elas, estão:

• notas e documentos fiscais;
• faturas;
• Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) etc.

Essa questão é ainda mais importante conforme o negócio cresce. Sendo assim, quanto mais complexos e diversificados forem os procedimentos realizados, maior será a necessidade de contar com a automação. O resultado é um controle mais estratégico do frete, principalmente para as transportadoras.

Qual a importância de automatizar o controle de frete da empresa?

Essa resposta passa, especialmente, pelo grande volume de dados gerados na rotina diária de uma empresa. Transportadoras precisam lidar com notas fiscais, CT-es, Documentos Auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica (Danfes), pedidos e muitos outros dados que direcionam as atividades e facilitam a priorização das tarefas.

Logo, fica evidente a necessidade de controlar processos e informações. Sem contar que a falta de tecnologia é altamente onerosa, bem como torna a gestão difícil e demorada, já que ela passa a ser totalmente manual. Nesse caso, a possibilidade de erros é bastante elevada, enquanto a produtividade é impactada negativamente.

Já com um sistema automatizado, é possível acessar dados precisos em tempo real, que contribuem para uma tomada de decisão acertada. A consequência é o aumento da vantagem competitiva do seu negócio, além de ganho de tempo e diminuição de riscos financeiros.

Outros fatores que são beneficiados são:

• a satisfação do consumidor final;
• a diminuição do prazo de entrega;
• a redução dos preços;
• um atendimento de mais qualidade.

Todas essas vantagens são decorrentes da integração de informações e da identificação de processos inconsistentes, que podem ser aprimorados e tratados adequadamente. Assim, fica claro que a plataforma de gestão de fretes contribui para o cálculo de preços dos serviços, rastreamento de entregas e auditorias de faturas, entre outras tarefas relevantes.

O cenário dos e-commerces

O aumento da compra por meio de lojas virtuais também influencia o controle de fretes. Conforme dados disponibilizados pelo site E-commerce News, o comércio eletrônico cresceu 12%, somente em 2017. Esses dados demonstram que o perfil do consumidor mudou — e que o trabalho das transportadoras deve seguir essa tendência.

Com a entrega das mercadorias diretamente na residência do cliente, o custo de encaminhamento do produto foi transferido para os estabelecimentos, que buscam a melhor opção entre as diferentes tabelas de frete disponíveis.

Outra característica importante é que o volume de entregas nos e-commerces é muito grande, sendo que há produtos de naturezas diversas, com peculiaridades diferentes e quantidades variadas. Essa questão fica mais complicada devido às formas diferentes de cobrar pelo frete. Assim, para chegar a um resultado, é imprescindível adotar um sistema inteligente de controle.

Quais os motivos para adotar um sistema de controle de fretes?

Investir em tecnologias para melhorar o controle de fretes garante diversas vantagens, como centralizar as informações em um sistema único. Isso tudo leva a ter números mais alinhados e aumentar o controle dos processos, reduzindo custos e aumentando a eficiência das entregas. Veja, a seguir, por que adotar esse tipo de sistema.

Centralize as informações

O sistema de controle de fretes proporciona uma plataforma única para o armazenamento de uma base de dados e sua análise. Com isso, é possível ter um acesso mais otimizado desses dados e compartilhar as informações mais facilmente, podendo ser cruzadas com outros dados da empresa.

O ponto principal é a redução do tempo da análise de dados e, por consequência, um melhor uso dos recursos. Guardar informações em um local único, seguro e que gere a análise de dados automaticamente é a melhor maneira de gerir o tempo de seus funcionários e tornar os processos mais eficientes.

Tenha números mais bem alinhados

Um sistema automático de armazenamento e análise de dados também garante maior confiabilidade às informações geradas, uma vez que não há possibilidade de erro humano. Portanto, além de os dados estarem bem alinhados aos objetivos da empresa, as análises são mais precisas.

A plataforma ainda permite manter um ritmo constante de análise, correção de problemas e implantação de melhorias contínuas. O sistema auxilia na identificação de falhas e permite apontar as oportunidades de melhoria em cada etapa, tornando os processos mais eficientes e eficazes.

Aumente o controle dos processos

Ao automatizar as tarefas e centralizar os dados da empresa em um único local, os processos podem ser controlados constantemente e em tempo real por parte do gestor. A maior vantagem é possibilitar tomadas de decisão mais rápidas e precisas.

Ao passo que os processos deixam de ser manuais e vão se tornando automáticos, as rotinas conseguem ser controladas de uma ponta a outra. A mudança elimina, também, os riscos de falha humana e os gastos que isso gera à transportadora.

Otimize os custos

Como dito inicialmente, a gestão de frete requer um controle financeiro, apesar de envolver processos operacionais, principalmente. Por esse motivo, é importante realizar o controle de custos para minimizá-los e manter a competitividade da empresa no mercado.

Um sistema automatizado de controle de fretes permite ao gestor acompanhar todos os gastos gerados com o serviço de transporte, além de contar com diversos índices para a análise dos dados obtidos.

Acredite: o investimento no software permite reduzir custos das operações, especialmente as manuais, já em curto prazo. Ele garante processos mais ágeis, maior produtividade, reduz erros humanos e a necessidade de retrabalhos, melhora a comunicação entre os funcionários e permite um acompanhamento das rotinas.

Aumente a eficiência das entregas

Vale lembrar que a plataforma exerce o controle sobre todos os processos, inclusive permite monitorar as entregas e obter o status de cada pedido. Assim, é possível levantar as principais falhas no transporte e criar ações de correção.

A automatização também integra a plataforma da empresa com os Correios e o rastreamento de entregas fortalece a relação entre clientes e transportadora, dando credibilidade ao negócio e reduzindo o número de reclamações.

Quando automatizar o controle de frete?

O ideal é fazer isso agora mesmo. Mesmo que você tenha um negócio de pequeno ou médio porte, o software para transportadora otimiza os processos e aumenta sua capacidade de consolidação das atividades e crescimento sustentável.

Além disso, o cálculo do frete deixa de ser algo complexo para se tornar mais simples. É importante destacar que esse valor é calculado a partir de diferentes fatores, como:

• aspectos macroeconômicos;
• peso e taxa de cubagem, isto é, dimensões da carga;
• prazo de entrega;
• modalidade, que pode ser fechada ou fracionada;
• distância;
• custos operacionais, por exemplo, de manutenção do caminhão;
• possibilidade de haver mercadorias no trajeto de retorno;
• tempo de carga e descarga;
•  sazonalidade da demanda;
• especificidade do veículo adotado;
• percurso percorrido;
• perdas e avarias;
• critérios geográficos;
• valor e quantidade dos pedágios;
• valor da nota fiscal;
• tipo de produto;
• impostos e outras taxas específicas.

Todos esses itens fazem com que muitos empresários deixem de investir em áreas cruciais, em especial, quando a margem de lucro é baixa. Porém, a reestruturação melhora os resultados obtidos e deixa a empresa menos custosa e mais eficiente.

O investimento em softwares de gestão específicos também racionaliza os custos e traz mais transparência ao consumidor. Por fim, há uma integração maior com o setor financeiro, que assegura o detalhamento de valores corretos e impede divergências entre o CT-e e a nota fiscal, por exemplo.

Quais os benefícios da automação no controle de frete?

Os tópicos já citados neste post apontam as vantagens de monitorar essa questão. Porém, existem outros motivos que demonstram os benefícios da gestão de frete. Veja quais deles justificam a automação e a otimização desse processo.

Maior controle da operação e do frete

Denominados TMS (Transportation Management System), os softwares de gestão de transporte facilitam o acompanhamento dos critérios fundamentais para o gerenciamento de frete. Os principais recursos oferecidos são:

• gestão de transportadoras;
• cálculo dos custos fixos e do frete;
• rastreio da situação do pedido;
• consulta de documentos de transporte;
• controle da qualidade do serviço.

Como é possível perceber, essas informações permitem realizar uma gestão mais qualificada. Você ainda monitora as atividades durante todo o processo, desde a chegada do pedido até a entrega ao cliente, e consegue identificar as rotinas que precisam ser melhoradas.

Aumento da competitividade

As operações mais ágeis e a facilidade nas tomadas de decisão, permitem traçar planos de ação específicos, que resultam em destaque perante a concorrência e ganho de vantagem competitiva.

Otimização, organização e padronização de processos

A implantação do sistema exige a realização de algumas atividades, como:

• identificação de falhas e oportunidades;
• mapeamento de processos;
• padronização de atividades;
• formalização de ações;
• adoção de atitudes corretivas e mudanças;
• divulgação entre a equipe.

Com o software, há mais uniformidade nesses procedimentos, assim como dos dados inseridos no sistema. A consequência é a criação de uma base de dados coerente, que simplifica as análises, especialmente, dos indicadores de performance.

Redução dos erros

A ocorrência de falhas é menor, porque a quantidade de processos manuais é consideravelmente diminuída. Um exemplo é a auditoria de faturas, procedimento indicado antes do pagamento para conferir os valores cobrados, verificar possíveis duplicidades, cobranças incluídas em outra fatura etc.

Ao fazer essa atividade manualmente, erros podem ocorrer, já que há uma grande quantidade de dados para checar. Por sua vez, o uso da tecnologia simplifica a verificação e reduz os prejuízos com retrabalho. Outros benefícios são o aumento da produtividade e a obtenção de resultados mais precisos.

Melhoria do atendimento ao cliente

O consumidor consegue rastrear as mercadorias, atitude positiva para a organização. Isso traz uma proatividade no relacionamento com o cliente, já que se torna desnecessário entrar em contato com o SAC para saber como está a entrega. Em caso de problemas, a questão pode ser rapidamente solucionada, medida que pode aumentar o nível de satisfação.

Aumento da confiabilidade

Um sistema especializado centraliza os dados e favorece o acesso rápido, assim como a geração de relatórios. Dessa forma, é possível evitar a despadronização de informações, a lentidão para encontrá-las e o seu extravio. Além de agilizar as rotinas diárias, isso traz mais segurança ao tomar decisões.

Simplicidade na troca eletrônica de dados (EDI)

Os documentos compartilhados entre transportador e embarcadora devem passar por um processo eficiente, rápido e sem extravios e perdas. Com o software de gestão logística, é possível enviar recebimentos de conhecimento e de faturas de fretes, notas embarcadas, ocorrência e mais.

Capacidade de gerar relatórios

Os dados são essenciais para a competitividade e o crescimento de qualquer negócio. Pelo sistema de gestão, é possível reuni-los em relatórios, que permitirão realizar uma interpretação adequada. É assim que você terá acesso a informações gerenciais, que direcionarão as tomadas de decisão.

Um exemplo é o módulo Analytics, que traz dados sobre a taxa de conversão por canal de venda, permite avaliar a demanda por produto ou região, conferir o SLA de entrega etc.

Diminuição de custos

Os fatores anteriores colaboram para uma redução de gastos. Ao mesmo tempo, fica fácil direcionar melhor os investimentos, para garantir a expansão do negócio e sua consolidação, principalmente, da competitividade.

Por isso, a busca pela implementação de um sistema deixa de ser um custo para se tornar um investimento, que trará retorno em curto, médio ou longo prazo. Na prática, o custo-benefício é interessante porque são alcançadas várias melhorias operacionais e de gestão. Além disso, a transportadora consegue reduzir seus custos por meio de:

• processos ágeis;
• elevação da produtividade;
• diminuição de retrabalhos e erros;
• comunicação rápida e precisa;
• controle das rotinas.

Como fazer a automação do controle de frete? Por onde começar?

O conhecimento obtido até aqui já fez você perceber que chegou a hora de fazer esse investimento, não é mesmo? Afinal, é por meio dos sistemas automatizados que oferecerá uma experiência melhor aos seus clientes e poderá traçar um planejamento realmente embasado em uma estratégia inovadora.

Desse modo, fica mais fácil ultrapassar os desafios logísticos, que são inerentes a esse processo, como vimos no começo deste artigo. Porém, a dúvida que permanece é como implementar essa prática no seu negócio. Vamos mostrar essa questão a partir de agora. Confira!

Faça um planejamento de rotas

O gasto com combustível é um dos principais para o custo do frete. Ao planejar as rotas, você reduz o valor e otimiza as entregas. O resultado é um desembolso operacional mais baixo, além de um aumento na satisfação dos clientes, devido à rapidez na movimentação da mercadoria.

Invista em tecnologia

Essa é uma das principais etapas, pois é assim que você conseguirá efetivamente automatizar as atividades e garantir agilidade, segurança, produtividade e confiabilidade. Entre as opções oferecidas no mercado, estão as que listamos abaixo.

Controle de transportadoras

Seu foco é a gestão de frotas, mas também é um emissor de CT-e, nota fiscal eletrônica (NF-e) e de serviços (NFS-e), e de Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e). Por isso, esse sistema permite:

• controlar fretes e viagens para saber o custo e o lucro de cada operação;
• fazer acerto com motoristas, bem como adiantamentos e despesas por viagem;
• realizar o monitoramento de manutenções de veículos, abastecimentos, e contas a pagar e a receber;
• gerar arquivos e documentos fiscais;
• gerenciar o estoque e o armazém etc.

Rastreamento veicular

O software permite localizar veículos 24 horas por dia por computador, tablet ou smartphone. Há um controle em tempo real de velocidade e até do status da ignição. Ainda pode existir o botão de pânico, a ser acionado quando o motorista está em uma situação de perigo, como um assalto, e o bloqueio do caminhão, quando houver a necessidade.

O trajeto é totalmente controlado e há mais um dispositivo de segurança, que é o sistema antifurto. Nesse caso, o veículo é bloqueado automaticamente depois de 40 segundos do acionamento da ignição, caso o segredo permaneça desativado.

Localização de cargas

Esse sistema informativo repassa informações em tempo real sobre o status da entrega e o andamento da carga. O processo ocorre a partir da emissão do CT-e ou do Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC). É gerado um código único que abrange informações do pedido, como:

• dados de remetente;
• valor do frete;
• destinatário;
• valor das notas fiscais;
• placa do veículo;
• peso.

Controle comercial

O objetivo é simplificar o monitoramento sobre operações financeiras, fiscais, operacionais e administrativas. Esse sistema de gestão ainda contribui para manter a conformidade com as exigências do Fisco, porque facilita a emissão de NF-e, assim como da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). O software também facilita:

• controle de vendas;
• gestão do estoque de produtos;
• verificação de orçamentos;
• comissões de vendedores;
• contas a pagar e a receber;
• emissão de ordens de serviço.

Invista no EDI

Essa tecnologia padroniza a linguagem de vários sistemas para eliminar papéis e documentos diversos. Assim, é utilizado somente um arquivo digital, que usa um layout padrão e abrange informações estruturadas.

Sua aplicação ocorre de diferentes maneiras, com a finalidade de melhorar a comunicação, agilizar as operações e reduzir os custos. Além disso, há uma melhoria da produtividade e diminuição de erros.

Adote um TMS

Esse software de gestão para transportadoras permite visualizar os dados mais relevantes do negócio, o que otimiza o processo de tomadas de decisão. Além disso, é possível:

• planejar melhor as manutenções;
• otimizar a consolidação das cargas;
• automatizar rotinas logísticas;
• alocar melhor a mão de obra;
• planejar as rotas de maneira inteligente;
• levantar os dados sobre custos de frete.

Em suma, o uso de qualquer tecnologia é favorável ao gerenciamento do negócio, em especial, da transportadora. Por meio dessas práticas, você consegue mensurar indicadores e controlar os processos internos. Os recursos também ficam organizados e otimizados.

Porém, para alcançar todos esses benefícios, é preciso saber escolher o sistema mais adequado às suas demandas. É o que vamos abordar a seguir.

Como escolher o sistema para controle de frete ideal?

Essa última pergunta precisa ser respondida a partir das funcionalidades ideais para esse tipo de sistema. É claro que esses recursos podem variar conforme o seu negócio e as demandas existentes. No entanto, o ideal é que contenha as funções apresentadas a seguir.

Emissor de CT-e e MDF-e

A exigência da Receita Federal de informatizar os processos deve ser cumprida pelas transportadoras. Com o módulo emissor, você consegue garantir a conformidade e tem acesso aos dados diretamente pelo sistema, o que evita perdas e extravios de informações.

Gestão de frotas

O propósito é assegurar o controle sobre os veículos que compõem sua frota. Assim, você sabe quando é necessário fazer manutenções preventivas e o momento certo de trocar os pneus. Ainda é possível controlar as despesas por caminhão e emitir ordens de serviços.

Sistema TMS

O software deve ter essa função para permitir o controle das operações referentes ao transporte de cargas. Entre elas estão:

• custo e lucro por viagem ou frete;
• acerto com motoristas feito de maneira automatizada;
• gestão de multas de trânsito;
• programação de rotas;
• emissão de ordens de coleta;
• cálculo automático do frete.

Com todas essas possibilidades, o trabalho se torna mais organizado.

Financeiro

Esse é um requisito essencial, porque é a partir do equilíbrio das finanças que se torna possível crescer o negócio de modo sustentável. O ideal é que o TMS possibilite a integração ao ERP, software para planejamento de recursos empresariais. Com isso, os dados ficarão centralizados e há um controle maior dos valores a pagar e a receber.

Possibilidades de integração

Essa oportunidade é imprescindível para garantir um processo moderno e inovador para as transportadoras. O EDI é um exemplo claro, que pode ser utilizado tanto em operações comuns — como emissão de NF-e e CT-e, além da averbação de carga — quanto em complexas — por exemplo, integração com soluções contábeis.

Software de logística

Essa é a função adequada para gerenciar e organizar os documentos e arquivos gerados, sem precisar dispor de espaço físico. Com a computação em nuvem, os dados podem ser armazenados digitalmente e ser acessados a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. Assim, há um procedimento mais preciso para tomar decisões.

Como você pôde perceber, usar a tecnologia a seu favor e escolher um sistema apropriado são requisitos essenciais para o sucesso da sua transportadora. Para ter ainda mais êxito, o ideal é contar com uma empresa confiável e reconhecida no mercado.

Agora, só falta você aplicar essas ideias que apresentamos sobre o controle de fretes. Pode estar certo de que sua transportadora terá processos mais ágeis e eficientes e ainda conquistará um diferencial competitivo que fará toda a diferença.

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