Frota própria ou terceirizada: qual é a melhor opção para o seu negócio?

Todos os dias, os gestores devem examinar cursos de ação que podem determinar o futuro do negócio. Uma dessas decisões tem a ver com a composição da frota e como ela será gerenciada. Sob o ponto de vista estratégico, é preciso escolher qual é a opção mais acertada. É melhor manter uma frota própria para realizar as entregas? Ou é mais aconselhável utilizar a terceirização para realizar esse tipo de serviço? Quais são as vantagens e desvantagens de cada alternativa?

E a questão mais importante: como avaliar a relação custo-benefício das duas possibilidades?

Todas essas questões serão respondidas no decorrer deste artigo. Por isso, continue a leitura!

Frota própria em uma transportadora de cargas

A atividade de transporte de cargas tem profunda ligação com o desempenho do negócio e a sua relação com os clientes. Muitos empreendedores optam pela frota própria por uma necessidade de controle sobre o processo de entrega.

Assim, todas as etapas podem ser acompanhadas internamente, desde a seleção dos motoristas até o planejamento das rotas.

Por outro lado, é preciso pensar nos custos e encargos decorrentes de assumir a propriedade dos veículos. Além do impacto financeiro, manter a operação logística consome uma grande quantidade de tempo da equipe e recursos financeiros do negócio.

Vantagens do uso de frota própria

Gestão centralizada

O modelo de gestão centralizada garante que a distribuição de mercadorias se torne mais eficiente. Isso ocorre pelo fato de que a organização dos armazéns, a utilização dos veículos e o trabalho da equipe tornam a atividade mais dinâmica. Com isso, há possibilidade de reduzir os custos, já que o tempo de locomoção e o consumo de combustível são reduzidos.

O acompanhamento dos resultados também se torna mais acessível, pois todos os registros se encontram no software de gestão integrada da própria empresa.

O cotidiano de uma empresa de logística é permeado por imprevistos, problemas com a rota de entrega, circulação constante de mercadorias e problemas com o tráfego. Contudo, o fato de o gerenciamento do processo ser realizado no ambiente interno garante que as soluções sejam implementadas com agilidade.

Confiabilidade dos processos

Durante a operação de transportes, os gestores têm a certeza de que o trabalho é realizado com elevado nível de profissionalismo e qualidade. O mercado valoriza empresas capazes de atender as necessidades específicas de seus clientes e melhorar a experiência deles.

A constante análise do desempenho da área de transportes previne a incidência de erros, os danos à embalagem e aos produtos armazenados. Esse tipo de medida contribui para evitar que a proporção de incidentes aumente e impacte os resultados.

Quando essa etapa da cadeia de suprimentos é realizada por uma frota própria, é possível acompanhar de perto a execução das atividades. Como resultado, os pedidos são processados conforme requisitado e as remessas são realizadas dentro do prazo.

Autonomia e flexibilidade para atender aos clientes

Uma das formas de construir um relacionamento próximo com os consumidores é demonstrar disponibilidade para ajudar. Por isso, o gestor pode agir proativamente ao lidar com demandas inesperadas. Um dos exemplos mais comuns é a realização de coletas ou entregas fora da programação, se houver a disponibilidade de veículos.

Permitir mudanças na rota para atender a um cliente com uma situação de emergência requer atendimento personalizado. Embora as mercadorias tenham datas específicas para ser entregues, há casos em que é preciso antecipar ou atrasar as remessas.

Como resultado, o cliente fica satisfeito e a empresa ganha prestígio ao solidificar a parceria.

Economia de recursos financeiros

Superficialmente, a terceirização parece ser a opção mais econômica, contudo, é preciso analisar o caso de cada empresa para identificar qual a melhor decisão.

Quando o volume de embarque de mercadorias é significativo, admite-se que é mais vantajoso manter uma frota própria para realizar as entregas. Com isso, é possível mobilizar veículos e motoristas de acordo com a necessidade e o volume de trabalho. Quando as funções de transporte são transferidas para um motorista autônomo, é preciso lidar com uma programação de coletas e entregas e a disponibilidade do caminhoneiro.

Essa rigidez torna a empresa contratante ineficiente para lidar com a oscilação da demanda e as variações na quantidade de cargas a serem transportadas. O tempo de resposta para as solicitações dos clientes é importante para aumentar a satisfação.

Desvantagens do uso de frota própria

Custos elevados

O impacto financeiro da aquisição e manutenção de uma frota deve ser o primeiro aspecto a ser avaliado, especialmente considerando os gastos a longo prazo. Deve-se compreender que os custos com a movimentação de cargas até o cliente final são incluídos dentro da tarifa de cada frete.

A aquisição de caminhões e os respectivos complementos representam um investimento alto, em especial para pequenas empresas. Portanto, a análise deve considerar a capacidade produtiva e a depreciação para tomar a decisão mais vantajosa.

Para mensurar corretamente o desembolso de recursos, deve-se considerar os gastos com:

• combustível;
• seguro do veículo;
• substituição dos pneus;
• multas e possíveis acidentes;
• manutenção e reparos da frota;
• folha de pagamento dos motoristas;
• impostos e taxas sobre a propriedade dos veículos.

Ou seja, quanto mais caro for para manter o processo de remessas internamente, maior será a incidência dos custos. Como consequência, o volume de solicitações de entrega pode ser afetado negativamente devido à oscilação de preços.

Infraestrutura para alocar a frota

Quando uma empresa decide operar a própria distribuição, é preciso contar com um espaço que funcione como garagem para manter os veículos quando não estão em utilização. Isso se reflete na construção ou locação do espaço, bem como a implantação de medidas de segurança para proteger esse patrimônio.

Contratação de serviços de manutenção e reparos

Com a propriedade de um veículo, surge a necessidade de realizar reparos e substituição de peças no decorrer do tempo. No caso de frotas utilizadas para entregas, essa realidade é ainda mais preocupante.

Para prolongar a vida útil de carros e caminhões, é fundamental realizar avaliações e manutenções periódicas nos sistemas e componentes. Esse fator implica que o gestor deve contratar profissionais mecânicos para permanecerem no local para oferecer atendimento ou, então, deve contratar os serviços de uma oficina especializada.

A necessidade de reparos emergenciais em caso de avarias e acidentes também constitui uma desvantagem que deve ser levada em consideração. Há, ainda, os gastos referentes a caminhões que estão inoperantes e deixam a frota reduzida. A equipe pode ficar sobrecarregada e existe a possibilidade de atrasos nas entregas.

Frota terceirizada em uma transportadora de cargas

Um dos maiores obstáculos para a terceirização das entregas é a contratação de um motorista autônomo com as qualificações e a experiência esperada. Devido ao elevado número de profissionais atuantes no mercado, é preciso buscar formas de identificar aqueles que são capazes de lidar com a demanda da sua empresa.

A Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) divulgou que, no fim de 2017, foram registrados, aproximadamente, 650 mil transportadores considerados autônomos prestado serviços de transporte rodoviário de cargas. Portanto, é preciso muito cuidado para não entregar a sua operação logística para um caminhoneiro inexperiente ou pouco qualificado que possa causar prejuízos aos seus negócios.

Na realidade, deve-se construir uma relação de parceria, cooperação mútua e abertura para comunicação.

As negociações devem envolver uma minuciosa pesquisa sobre quais são os tipos de serviços oferecidos pela empresa contratante, o porte do veículo e a capacidade de entrega. Já os contratos devem conter cláusulas que descrevem:

• modais de transporte utilizados;
• compartilhamento de informações;
• prazos de atendimento por localidade;
• estabelecimento de avaliações periódicas;
• tabela de preços conforme o volume transportado e distância;
• penalidades em caso de descumprimento para ambas as partes.

As empresas que desejam aumentar o alcance dos seus negócios, devem estudar meio de expandir a abrangência e a capacidade de entregas.

Vantagens de uma frota terceirizada

Redução dos custos com transporte rodoviário

É perceptível que toda a cadeia de suprimentos pode ser beneficiada com a redução dos custos envolvidos na movimentação de mercadorias. No que se refere à contratação de uma transportador autônomo, a economia é considerada bastante vantajosa.

A composição do valor do frete não é uma unanimidade entre transportadoras, clientes e motoristas autônomos. Essa condição torna a busca por preços mais competitivos ainda mais acirrada.

A forma como os custos são diluídos entre as cargas fracionadas representam um benefício. Nesse tipo de transporte, são embarcadas múltiplas cargas com origens e destinatários distintos. Assim, as cobranças de pedágios e seguros podem ser rateadas conforme o peso da mercadoria e a distância percorrida.

Ganho de produtividade

O objetivo central da adoção de uma frota terceirizada é garantir que os clientes estejam satisfeitos tanto com as características dos produtos como com a entrega. Com isso, o gestor observa maior pontualidade e aumento da produção, o que serve para aprimorar toda a cadeia de abastecimento

Agilidade, presteza das informações e preços justos têm grande impacto na forma como o consumidor percebe a sua empresa. Portanto, é preciso garantir que o operador logístico compartilhe da mesma visão e comprometimento ao realizar as suas atividades.

Equipe trabalha conforme a demanda

Quando um motorista terceirizada é contratado, isso quer dizer que o cliente elimina a necessidade de manter condutores disponíveis em período integral. Ou seja, ele transfere essa responsabilidade para um profissional que tem a experiência para lidar com o processo. Com isso, a equipe interna assume o papel de supervisionar o trabalho do prestador de serviços.

Enquanto a parte operacional é desenvolvida externamente, é possível focar em atividades consideradas estratégicas para o negócio. Portanto, caminhoneiro e transportadora passam a ser parceiros para oferecer melhores resultados aos clientes.

Variedade de serviços adicionais

O trabalho de uma transportadora não se limita ao descolamento de cargas até o destinatário final. Existem diversas etapas que são consideradas adicionais e que devem ser conduzidas com eficiência.

Após a realização das coletas no fornecedor, os produtos são transferidos para o armazém da transportadora. Durante esse período, as cargas são consolidadas conforme a região de destino e acomodadas nos caminhões.

Essa etapa garante o aproveitamento da capacidade total de cada veículo e estabelece a rota mais ágil e econômica para completar todas as remessas.

Em caso de mercadorias que requerem condições especiais para o transporte, como produtos químicos ou resíduos industriais, são providenciados instrumentos para garantir a segurança.

O deslocamento de materiais de grande porte também exige parâmetros especiais. Por isso, cabe à transportadora providenciar as autorizações para circular, desviar o trânsito ou contratar escolta profissional, quando necessário. Todos esses fatores contribuem para agregar valor aos serviços e tornam a gestão mais precisa.

Desvantagens de uma frota terceirizada

Controle restrito sobre a operação

O termo terceirização significa que uma empresa cede a outra a execução de uma atividade ou processo, oferecendo, em contrapartida, um pagamento pelos serviços prestados.

Porém, ainda fica a dúvida: quem é o responsável pelo gerenciamento da operação logística? Não devem haver questionamentos, pois somente a execução foi terceirizada e com isso parte da visibilidade foi perdida.

Para a empresa contratante, é difícil supervisionar a execução das tarefas e garantir que todas as normas estejam sendo seguidas. Para evitar entraves, o contrato entre as partes deve estabelecer com detalhe qual é a conduta esperada. Estabelecendo, assim, as penalidades em caso de descumprimento das cláusulas fiscais, trabalhistas e ambientais.

A empresa contratante passa a exercer um controle corretivo, no qual as atividades são fiscalizadas e auditadas posteriormente. Se houver a ocorrência de incidentes, é possível aplicar multas e reter o pagamento até que a situação seja regularizada.

Redução do nível de qualidade dos serviços

Transferir a execução das atividades para transportadores autônomos é uma realidade no mercado atual. Contudo, não é possível transferir a cultura da empresa. Esse impedimento se manifesta, muitas vezes, no contato com os consumidores. Os responsáveis pela frota terceirizada não exibem o mesmo comportamento e não tentam exceder as expectativas dos clientes.

Esse é um aspecto prontamente notado e pode gerar reclamações em caso de atrasos, avarias nas mercadorias e erros nos pedidos. Para evitar esse tipo de problema, é fundamental selecionar um prestador com ideais e visão semelhantes, em especial no que diz respeito ao atendimento ao público e à sua satisfação.

Limitação da capacidade de atendimento

O principal objetivo de uma empresa que presta serviços de transportes é aumentar o número de clientes atendidos para, consequentemente, aumentar a sua rentabilidade. Esse é um comportamento comum no ramo, em especial para pequenos empreendedores que tentam solidificar a sua posição no mercado.

Porém, é preciso compreender que, quando um a condutor terceirizado é contratado, entende-se que um novo contrato foi adicionado à sua base de clientes. Esse fator gera uma competição interna para tentar atender todas as solicitações e oferecer um atendimento de qualidade.

Em muitos casos, os profissionais da área não conseguem priorizar as demandas e falham em organizar as rotinas de trabalho. Como resultado, a empresa contratante está sujeita a enfrentar atrasos em suas entregas pela falta de veículos disponíveis.

Para fugir desse tipo de problema, a etapa de seleção de uma frota terceirizada deve avaliar qual é a capacidade física e a possibilidade de expandir a quantidade de veículos, caso haja necessidade.

Falta de planejamento para sazonalidade

Uma das reclamações mais comuns referentes à terceirização de serviços logistícos está relacionada aos períodos de vendas sazonais. Datas como Páscoa, Dia das Mães, Dias das Crianças e Natal são responsáveis por movimentar o comércio e representam significativo aumento nas vendas.

Por essa razão, o planejamento entre fabricantes e transportadoras deve envolver um elevado nível de cooperação para que os distribuidores e as lojas estejam abastecidos nessas ocasiões.

Geralmente, a contratação de transportadoras e motoristas autônomos começa com meses de antecedência. Em seguida, são delineadas as datas em que o fornecimento deve ocorrer.

Contudo, atrasos nas entregas são comuns, causados por falta de veículos, condição das estradas e erros ao dimensionar as cargas.

Quando usar uma frota própria

A decisão de utilizar uma frota própria pode ter caráter estratégico, com o objetivo de prover serviços especializados e atender aos clientes de maneira personalizada. Esse é o caso de empresas que atuam em um nicho específico e têm dificuldades de encontrar prestadores com as qualificações necessárias.

Os exemplos mais comuns são:

• exigência de entrega rápida e frequente;
• serviços disponíveis para entregas 24 horas;
• manuseio especializado para carga e descarga;
• utilização de equipamentos especiais durante o transporte;
• frete rodoviário combinado com o modal marítimo ou aéreo.

Em geral, empresas de grande porte e já consolidadas no mercado dispõem dos recursos financeiros disponíveis para arcar com a imobilização dos veículos e das instalações para mantê-los, como garagens e oficinas mecânicas.

Sob o ponto de vista gerencial, torna-se mais conveniente garantir a autonomia no que se refere à compra de caminhões, manutenções e controle dos custos.

Ainda, há uma parcela de transportadoras de pequeno porte que são proprietárias da frota. O baixo volume de suas transações não justifica terceirizar parte da operação e lidar com os custos decorrentes.

As características das mercadorias transportadas também têm peso no processo decisório. Organizações que lidam com a distribuição de grandes volumes ou artigos de alto valor agregado preferem utilizar os próprios meios de transporte. A garantia da confiabilidade, agilidade na entrega e a segurança dos produtos ultrapassam a relevância dos gastos financeiros.

Por fim, é preciso considerar o retorno sobre o investimento (ROI), tanto a curto como a longo prazo. Com isso, é possível equilibrar os custos e a entrada de receitas em transportadoras que contam com veículos próprios.

Quando usar uma frota terceirizada

A terceirização é uma das práticas mais modernas dentro da administração e não se limita ao transporte de cargas. Apesar dos benefícios, essa é uma escolha que deve ser profundamente analisada em virtude da sua importância para o futuro do negócio.

Como as formas de gestão são muito diferentes, essa alternativa costuma ser utilizada por empresas que buscam construir uma estrutura enxuta. Ou seja, voltada para o relacionamento com os clientes e o planejamento estratégico.

Enquanto isso, os motoristas terceirizados cuidam do componente operacional e viabilizam as entregas conforme as diretrizes da empresa contratante. Esse pode ser um meio de garantir o crescimento da empresa, mantendo a sua competitividade.

Uma das recomendações ao contratar um transportador autônomo, é avaliar o volume de cargas e quais serão as regiões atendidas. Com o intuito de ampliar o alcance da distribuição, deve-se considerar a contratação de mais operadores para obter preços reduzidos ou durante os períodos sazonais.

Optar pela terceirização significa, também, construir uma parceria com o propósito de:

• gerenciar a frota;
• controlar o estoque;
• movimentar as mercadorias;
• manusear e consolidar as cargas;
• realizar o embarque e o desembarque dos produtos.

A terceirização no transporte rodoviário é a estratégia contribui para reduzir os custos e prevenir a depreciação de ativos imobilizados, já que não envolve a aquisição de um caminhão.

Para se destacar em um ambiente altamente competitivo, a adoção de uma frota terceirizada pode ser uma opção para superar a concorrência.

Soluções de gerenciamento de frota própria e terceirizada

O mercado consumidor está à procura de empresas que ofereçam serviços e produtos com alto padrão de qualidade, preços acessíveis e que tenham a capacidade de prover soluções flexíveis.

Sendo uma empresa com frota própria ou que terceiriza essa atividade, o objetivo é tornar a operação de transportes mais econômica e, consequentemente, praticar preços mais justos para os clientes. Dessa forma, é possível manter tanto a margem de lucro como o valor dos serviços prestados.

Portanto, atender as necessidades individuais de cada cliente deve ser uma prioridade na estratégia de uma transportadora. Para permanecer competitivo, é indispensável desenvolver novos processos, métodos e técnicas produtivas para aprimorar toda a cadeia de suprimentos.

Dessa forma, é preciso implementar medidas preventivas de aspectos como erros, avarias, atrasos nas entregas e desperdício de tempo e materiais. Embora as demandas por serviços logísticos apresentem crescimento, os clientes buscam competências além da movimentação de cargas.

O mercado tem forte interesse em empresas capazes de oferecer elevado nível de desempenho, agregando valor e possibilitando a redução de custos operacionais.

A implementação de recursos tecnológicos também é uma das formas de se destacar no segmento logístico. Sistemas capazes de automatizar tarefas, agilizar o processamento de informações e registrar todas as tarefas realizadas são investimentos essenciais.

A busca constante por eficiência é uma das condições para que um empreendimento permaneça em pleno funcionamento. A gestão deve atuar como um instrumento para permitir inovação, desenvolvimento de novas soluções e aprimoramento contínuo.

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