Entenda as funções de um software de gestão de transportes

Você se questiona como a tecnologia e a automação de processos podem impactar os seus negócios? Você procura alternativas eficientes para ter mais controle e visibilidade da operação logística? Quer reduzir custos sem afetar a qualidade dos seus serviços para o consumidor?

Todas essas são perguntas importantes no momento de avaliar a aquisição de um sistema para a sua transportadora. Essa decisão repercutirá em todos os departamentos e precisa ser avaliada com cuidado.

Para ajudar no seu processo de decisão, listamos 8 funções essenciais que um software de gestão de transportes pode propiciar para o empreendedor.

1. Gerenciamento da frota

O cuidado constante com os veículos é uma tarefa tradicional em transportadoras, pois eles representam os instrumentos para a execução de sua atividade-fim. O rigor nesse controle é exercido com maior facilidade quando a empresa pode contar com sistemas de informação.

É obrigatório realizar o registro de documentos do caminhão e do motorista responsável para antecipar a necessidade de renovação e pagamento dos impostos e seguros exigidos.

Além disso, existem ferramentas que podem ser programadas para executar o agendamento de manutenções preventivas periódicas. Essa medida contribui para o aumento da vida útil de cada veiculo, evita reparos emergenciais por desgaste e garante maior segurança durante as viagens.

2. Dedicação à emissão de documentos fiscais

Um dos principais documentos emitidos para garantir a legitimidade da movimentação de mercadorias é chamado de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Sua função é comprovar a quitação das obrigações tributárias pela circulação de cargas em rotas intermunicipais e interestaduais. Com isso, o transportador está resguardado contra multas e apreensões por parte das entidades fiscalizadoras.

3. Capacidade de automação de processos

A atividade logística é composta por diversas tarefas que devem ser conduzidas de maneira estratégica para que cada etapa flua corretamente. Esse processo pode ser resumido em cinco etapas distintas:

1. coleta da carga no fornecedor;
2. armazenagem temporária para pesagem e emissão do CT-e;
3. criação da rota ideal;
4. embarque no veículo e início da viagem;
5. entrega dos produtos no destinatário.

Com a automação de atividades rotineiras e repetitivas, é possível otimizar o aproveitamento do tempo e permitir que a equipe dedique a sua atenção a tarefas de caráter estratégico para a organização — como o desenvolvimento de projetos e a revisão de manuais de trabalho.

4. Integração da cadeia de suprimentos

Uma das principais qualificações obtidas com a implantação de um software de gestão de transportes é a capacidade de integrar a cadeia de suprimentos em um só local. Essa função fornece maior visibilidade do processo, bem como previne erros ocasionados pela falta de comunicação entre os departamentos.

Lidar com a operação logística de uma empresa requer um olhar rigoroso para os detalhes que podem fazer toda a diferença no cotidiano.

Com isso, os setores comercial, operacional, financeiro e fiscal têm condições de compartilhar informações e consultar documentos relevantes de repercussão em toda a organização.

Essa inovação propicia, também, a conexão entre a transportadora, o fornecedor e o cliente por meio de troca eletrônica de dados.

5. Roteirização do itinerário de entrega

Dois fatores motivam a adoção de um sistema capaz de definir o trajeto ideal para a entrega de cada carga. O primeiro deles se refere à agilidade, ou seja, é preciso buscar a rota mais curta para realizar as entregas no menor tempo possível, sem comprometer o bem-estar do condutor.

O trânsito pesado nas estradas brasileiras, principalmente nos grandes centros, pode ser responsável por atrasos na entrega. A roteirização atua para reduzir o risco, evitar os trechos com maior incidência de tráfego e buscar rotas alternativas e desvios mais seguros.

O segundo motivo tem conexão com um dos maiores custos do processo logístico. O acompanhamento do consumo de combustível é possível devido ao emprego de rotas mais curtas e, consequentemente, mais econômicas.

6. Rastreamento de veículos

Uma das maiores inovações no que se refere ao monitoramento de cargas é a capacidade de acompanhar a localização de cada veículo da frota em tempo real. O roubo de cargas é uma realidade nas estradas brasileiras e constitui um dos maiores riscos para empresas que atuam no setor de transporte rodoviário.

Essa função traz informações sobre o andamento de cada entrega e estimativa de chegada, além de transmitir maior confiabilidade para os clientes.

Por isso, um recurso capaz de fornecer informações precisas, melhorar o desempenho do processo de distribuição e prevenir contratempos é considerado um excelente investimento.

7. Gerenciamento das mercadorias no armazém

Por um breve período, pode haver necessidade de manter as mercadorias do fornecedor no armazém da transportadora. Toda a movimentação dos lotes deve ser registrada via software, desde a entrada, alocação nas prateleiras, até a saída. Esse controle facilita a posterior localização de produtos dentro do depósito.

Em menor escala, é possível registar cada etapa do fluxo manualmente. Porém, empresas de médio e grande porte devem adotar programas informatizados capazes de acompanhar a carga em cada estágio da cadeia. A forma mais comum é por intermédio de etiquetas nas embalagens e leitores de código de barras.

Além de evitar o extravio de lotes, um software de gestão de transportes contribui para a inspeção das embalagens e acomodação das cargas no veículo de forma estável para evitar deslizamento e danos aos produtos.

8. Melhoria no relacionamento com os clientes

Desde o gerenciamento de empresas terceirizadas até o transporte de cargas especiais podem ser gerenciados por meio de sistemas específicos. Esse recurso torna a prestação de serviço mais ampla e permite acompanhamento de perto de toda a operação.

A capacidade de integração entre clientes e transportadora possibilita a personalização dos programas para atender a necessidade de supervisão de indicadores de desempenho.

Além de um investimento com base na relação custo-benefício, é fundamental avaliar a expectativa de crescimento das oportunidades de negócio. Afinal de contas, um programa financeiramente acessível representa custos menores para o empreendedor e preços mais econômicos para os consumidores.

A exigência de um software de gestão de transportes integra parte de uma administração mais inteligente e eficiente para a sua transportadora. É preciso se adaptar ao mercado, desenvolver soluções inovadoras e construir vantagens competitivas para obter o melhor resultado.

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