Como fazer um controle de abastecimento de combustível eficiente

O combustível é um dos principais custos do setor de transporte. Por essa razão, promover um bom controle de abastecimento é fundamental para aumentar a competitividade da empresa.

Apesar do preço do diesel ter sofrido muitos aumentos nos últimos tempos, existem diversos fatores que podem influenciar no consumo de combustível que podem ajudar a economizar gastos.

Acompanhe em nosso artigo e descubra estes fatores e como fazer o controle de abastecimento de combustível da maneira mais eficiente!

O que é o controle de combustível?

O controle de combustível é uma prática de gestão que visa monitorar e otimizar o uso de combustível em uma frota especialmente em transportadoras e empresas que dependem de uma grande quantidade de veículos para suas operações.

Esse controle envolve registrar e acompanhar o consumo de combustível de cada veículo, a fim de identificar padrões de uso, detectar desperdícios e implementar medidas para aumentar a eficiência do consumo.

Quais são as vantagens do controle de combustível?

Fazer o controle de abastecimento de combustível é fundamental para empresas que possuem frotas, como transportadoras, devido a vários motivos que impactam diretamente a eficiência operacional e financeira da organização.

Redução de custos

O combustível é um dos maiores custos operacionais em transportadoras e empresas de logística. Ao controlar de perto o abastecimento, é possível identificar oportunidades de economia, como evitar desperdícios, fraudes ou desvios, além de ajustar rotas e hábitos de condução para reduzir o consumo.

Melhora da produtividade

Com um acompanhamento detalhado do abastecimento, a empresa consegue planejar melhor suas rotas, optando por trajetos que oferecem melhores condições de rodagem e menor consumo de combustível. Além disso, pode ajustar o abastecimento de acordo com as demandas e necessidades da operação.

Identificação dos hábitos de abastecimento

O controle de abastecimento ajuda a detectar anomalias no consumo de combustível, como abastecimentos fraudulentos, desvios de combustível ou até problemas mecânicos na frota que podem causar um consumo excessivo.

Melhora na tomada de decisão

O controle de abastecimento de combustível também desempenha um papel crucial na tomada de decisão dentro de uma empresa, especialmente em transportadoras e negócios que gerenciam grandes frotas. Ele fornece dados valiosos que podem orientar gestores a tomarem decisões mais embasadas, otimizando operações e maximizando a rentabilidade.

Projeção de gastos

Ao ter um controle preciso do abastecimento, é possível ter uma previsão mais precisa dos custos operacionais, o que facilita o planejamento financeiro da empresa. Isso garante que os gastos com combustível estejam dentro do orçamento previsto, evitando surpresas e desequilíbrios nas finanças.

Quais são os principais indicadores para o fazer controle de abastecimento?

Para realizar o controle de abastecimento de combustível de maneira eficaz, é fundamental acompanhar indicadores de desempenho que fornecem insights sobre o consumo e a eficiência da frota. Aqui estão os principais indicadores utilizados nesse processo:

Consumo de combustível por km rodado

Mede a quantidade de quilômetros percorridos por litro de combustível (km/L) ou o número de litros necessários para percorrer 100 km (L/100km). Ele é essencial para avaliar a eficiência dos veículos e detectar variações de consumo entre diferentes veículos ou motoristas.

Custo de combustível por viagem

Revela quanto a empresa gasta em combustível para cada quilômetro percorrido. É útil para avaliar o impacto do combustível nos custos totais da operação. Também permite comparar os custos entre diferentes veículos e ajustar rotas ou práticas operacionais para reduzir despesas.

Frequência de abastecimento

Mede o número de vezes que um veículo é abastecido em um período específico, além de detalhar os volumes e valores de cada abastecimento.

Através deste indicador é possível identificar padrões de abastecimento e possíveis fraudes, como abastecimentos acima do necessário ou fora dos padrões esperados.

Eficiência de combustível por motorista

Esse indicador avalia o consumo de combustível em relação ao motorista responsável pelo veículo. Pode variar devido ao estilo de condução, como acelerações bruscas, frenagens e tempo ocioso com o motor ligado.

Permite identificar quais motoristas são mais eficientes em termos de consumo de combustível e quais podem precisar de treinamento.

Desvio de consumo de combustível

Monitora variações significativas no consumo de combustível de um veículo em relação a um padrão previamente estabelecido. Desvios podem indicar problemas mecânicos, rotas inadequadas ou fraudes.

Além disso, ajuda a detectar inconsistências no consumo, como consumo elevado sem justificativa aparente, alertando a necessidade de investigação.

Fatores que influenciam o consumo de combustível

O consumo de combustível de um veículo é influenciado por diversos fatores que podem aumentar ou diminuir a eficiência da frota. Para empresas de transporte, entender esses fatores é fundamental para otimizar as operações e reduzir os custos. Aqui estão os principais fatores que afetam o consumo de combustível:

Condições dos veículos

O tipo e o modelo do veículo influenciam o consumo de combustível. Veículos maiores e mais pesados geralmente têm um consumo maior, especialmente se forem modelos mais antigos ou menos eficientes em termos de tecnologia de motor.

Use o combustível adequado 

Se o caminhão é um modelo novo, com tecnologia Euro 5, é importante que seja abastecido com diesel S10 (que possui menor teor de enxofre). Trata-se da fase 7 do Proconve, sigla para Programa de Controle de Emissões Veiculares por Veículos Automotores.

Embora seja mais caro do que o diesel S500, é fundamental saber que o uso de um produto inadequado pode causar danos ao sistema de pós-tratamento. Isso compromete o desempenho do veículo, o que leva também ao aumento do consumo de combustível.

Vale lembrar que veículos com tal tecnologia precisam, ainda, utilizar o Agente Redutor Líquido Automotivo (Arla 32). A não utilização, além de crime ambiental, prejudica a performance.

Rotas e Trajetos

Não é apenas a distância percorrida que interfere no consumo de combustível. As condições de manutenção das vias ou a presença de tráfego mais intenso também afetam esse indicador. Portanto, ao planejar as rotas de cada veículo, é essencial levar esses detalhes em consideração.

Carga

Exceder o limite de peso também leva ao maior consumo de combustível, pois exige mais esforço do motor. O excesso de carga acarreta problemas no sistema de suspensão e nos pneus, além de ser passível de multa. 

Perfil de condução

Acelerar demais leva ao aumento do consumo de combustível. Alternar aceleração com frenagem desgasta os componentes do motor, elevando o gasto do produto, além de reduzir a segurança. 

Portanto, oriente os motoristas sobre a velocidade ideal em todo o percurso e determine os pontos seguros para parada. O ponto morto também deve ser evitado. 

É importante lembrar que a legislação prevê paradas para descanso do motorista, o que contribui para a segurança nas estradas. Assim, procure conciliar os horários determinados para parada com os locais já selecionados para abastecimento. 

Como fazer o controle de combustível?

Fazer o controle de combustível de maneira eficaz envolve o monitoramento constante do consumo, custos e abastecimentos dos veículos de uma frota, utilizando tanto ferramentas manuais quanto digitais. O objetivo é identificar padrões, detectar desperdícios e otimizar o uso de combustível. Abaixo estão os passos para implementar um controle de combustível eficiente:

Registrar todos os abastecimentos

O primeiro passo no controle de combustível é criar um registro detalhado de cada abastecimento realizado pelos veículos da frota. Esse registro deve incluir informações como:

• Data e hora do abastecimento;
• Veículo que foi abastecido (placa ou identificação);
• Quantidade de litros abastecidos;
• Valor gasto;
• Quilometragem no momento do abastecimento;
• Local de abastecimento (posto).

Controle de quilometragem

Para entender a eficiência do consumo, é crucial registrar a quilometragem de cada veículo antes e após o abastecimento. Esse controle ajuda a calcular o consumo por quilômetro rodado (km/L), permitindo uma comparação entre veículos e motoristas.

Política de despesas

Baseado nos dados de abastecimento e consumo, a empresa pode tomar decisões sobre a implementação de políticas internas, como criar incentivos para motoristas que dirigem de maneira econômica, recompensando o uso consciente de combustível;

Outra alternativa é estabelecer metas de redução de consumo e monitorar o cumprimento dessas metas ao longo do tempo.

Manutenção dos veículos

Adotar rotinas de manutenção preventiva e preditiva é fundamental para evitar a interrupção por falhas, comprometendo prazos. Quando o veículo está funcionando corretamente, a combustão é mais eficiente, o que reduz o consumo de combustíveis. 

Tenha o controle de combustível como uma rotina interna

Análises regulares são fundamentais para identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria. Faça relatórios semanais ou mensais comparando o consumo de combustível entre os veículos e motoristas. Verifique também se há desvios ou inconsistências nos dados que podem indicar fraudes ou problemas operacionais.

Dicas para melhorar o controle de abastecimento e diminuir o consumo de combustível

Apesar de o setor não ter controle sobre as flutuações de preços, é possível adotar algumas medidas para melhorar o controle de abastecimento. 

Com isso, minimizar os impactos desse custo variável na atividade de transporte. Confira, a seguir, as sugestões para melhorar a competitividade de sua empresa. 

Cuidados com os pneus

Pneus murchos ou super inflados geram maior resistência ao rolamento, o que aumenta o esforço do motor e, consequentemente, o consumo de combustível.

Abasteça com produtos confiáveis

Ao traçar as rotas, também é importante identificar pontos confiáveis para abastecimento e parada para descanso do motorista. Para tanto, procure fazer parcerias com postos revendedores de combustível ou orientar os motoristas sobre os estabelecimentos confiáveis em suas rotas.

Afinal, um combustível de menor qualidade pode causar perda de potência e rendimento ou, até mesmo, comprometer o funcionamento do veículo. Muitas vezes, os próprios motoristas sabem indicar os locais confiáveis, pela sua experiência na estrada.

Mas, na dúvida, oriente os profissionais para que solicitem ensaios de qualidade e de vazão na bomba, conforme estabelece a Agência Nacional de Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP).

Além disso, é fundamental que o motorista confira a procedência do produto, especialmente no caso dos chamados postos bandeira branca (que têm marca própria, não sendo atrelados a nenhuma bandeira de distribuição).

Como nesses casos a legislação permite a compra de produtos de qualquer fornecedor, o posto deve fixar na bomba a origem do combustível que está comercializando.

Faça parceria com postos de confiança

Depois de identificar os fornecedores, procure formalizar parcerias. Um contrato com o posto pode proporcionar prazos diferenciados de pagamento, menores preços e relatórios, que contribuem para seu controle de abastecimento. 

Conte com um sistema de controle de abastecimento

É possível, ainda, aumentar a produtividade, com o uso de um sistema de controle que simplifica o gerenciamento. 

Um exemplo disso são os softwares para gestão de frotas, que permitem diversos controles, como manutenção, consumo e emissões de ordens de serviço. 

Além disso, há sistemas que possibilitam a roteirização de entregas, o que ajuda no planejamento de rotas, e outros para gerenciamento de transporte, que também proporcionam melhor gestão de custos e lucro de cada viagem. 

O controle de abastecimento eficaz depende de vários indicadores e, sem dúvida, a tecnologia é uma aliada para isso. 

Quer conhecer opções para otimizar o controle de abastecimento de sua frota e demais atividades logísticas? Então, entre em contato e conheça nossas soluções para melhorar a sua produtividade.