Guia completo sobre o sistema WMS

Você precisa otimizar o armazenamento das mercadorias na sua transportadora? O sistema WMS é o software ideal para alcançar bons resultados. Ele faz toda a gestão do procedimento e controla a movimentação dos produtos — o que é ideal para evitar perdas e atrasos.

Ao mesmo tempo, a solução coleta dados e gera relatórios. Assim, seu negócio pode trabalhar na cultura data driven, que prevê a tomada de decisões baseadas em informações atualizadas. O resultado é eficiência e melhoria no fluxo dos processos.

Achou interessante o que o sistema WMS pode fazer pela sua transportadora? Neste artigo, vamos explicar os principais detalhes desse software e o que ele pode fazer para o seu sucesso. Confira!

O que é sistema WMS?

O Warehouse Management System é uma solução que controla os processos no armazém e administra todas as operações realizadas. Entre as atividades abrangidas estão: auditoria, gestão de inventário e processos de seleção. Desse modo, é possível saber exatamente onde os produtos estão no galpão e dentro do processo logístico.

O monitoramento ocorre do momento em que o item entra no armazém até sua expedição. Para alcançar todas essas etapas, há integração do WMS com outras tecnologias — por exemplo, leitores de códigos de barras e impressora de etiquetas. Com isso, fica fácil localizar as mercadorias.

Em outras palavras, o sistema de gerenciamento de armazém faz uma gestão eficiente do estoque. Por isso, é uma peça-chave do processo logístico e da cadeia de suprimentos. Sem ele, fica mais difícil obter os mesmos resultados por meio do monitoramento manual — e, consequentemente, há mais chances de atrasos e insatisfação dos clientes.

Para que serve?

O sistema WMS veio para suprir uma deficiência de informações comum em transportadoras. Como ele aperfeiçoa os processos, é possível reduzir custos e melhorar a qualidade das operações.

Mais do que isso, o WMS avalia o ciclo de estoque e fornece diretrizes inteligentes para recolher e separar pedidos, fazer a consolidação automática e o cross docking para otimizar o espaço.

Como funciona o sistema WMS?

O software de gestão de armazém pode ser acessado por computadores ou dispositivos móveis. Ele tem vários objetivos. Entre eles, estão:

• redução do tempo gasto;
• organização dos processos;
• controle da movimentação de produtos;
• planejamento de recursos;
• diminuição de perdas;
• melhoria da comunicação;
• controle e abastecimento da linha de produção;
• mitigação de custos operacionais.

Para alcançar esses propósitos, o sistema WMS se conecta a um banco de dados que centraliza as informações de movimentação no armazém. Isso acontece por meio de códigos de barras, sensores automáticos ou QR codes. A partir disso, algumas funções são realizadas de forma automática:

• registro de entrada e saída de mercadorias;
• atualização do inventário, com detalhes sobre produtos — por exemplo: peso, data de validade, dimensões e número do lote;
• direcionamento da organização do estoque, conforme a demanda, para otimizar o espaço disponível;
• geração de relatórios atualizados sobre o status dos produtos armazenados;
• detalhamento de informações relevantes, como histórico do produto, prazo de validade e lote.

É importante destacar que o gerenciamento do armazém ocorre pela atribuição de um endereço a cada produto inserido no estoque. Com isso, a inteligência artificial organiza as mercadorias de acordo com as melhores possibilidades de otimização do ambiente. Assim, você obtém informações sobre o melhor local para abastecer, fazer a retirada de mercadorias e encontrá-las.

Como resultado desse processo, são fornecidas informações imediatas a respeito de possíveis problemas. Eles podem ser gerados por falhas de comunicação ou falta de insumos para produção, por exemplo, e levam a atrasos nas entregas.

Detalhes do funcionamento do sistema WMS

As informações sincronizadas são centralizadas na solução e podem ser analisadas. A partir do dashboard, que traz um resumo dos dados, você toma decisões mais inteligentes, de acordo com o fluxo das mercadorias.

Da mesma forma, descobre qual é a situação do produto estocado. Ainda são apresentados detalhes como:

• tipo;
• quantidade;
• localização;
• data de entrada.

A cada procedimento, você também descobre qual produto será retirado e o local em que está, faz a confirmação automática de baixa e a conferência do endereço de entrega e envia um aviso ao cliente.

Vale a pena destacar que todos os dados são atualizados em tempo real, o que fornece mais orientações para a operação.

Quais são as etapas do sistema WMS?

Analisar o processo de todo o armazém pode ser complicado, se for realizado de forma manual. Com o software WMS, fica mais fácil organizá-lo e gerar inventários, processar pedidos e fazer devoluções de forma automática.

Para isso, existem diferentes funcionalidades, que consistem em etapas. Veja quais são elas a seguir e suas características.

Agendamento

Permite inserir informações detalhadas, como horário e local de execução da operação. Com isso, torna-se mais fácil calcular os recursos e o tempo necessários.

Recebimento

Favorece a conferência dos volumes e do registro de inconformidades. É adotado no momento em que a mercadoria chega ao armazém.

Armazenagem

Inclui a definição do melhor local de armazenamento, de acordo com as características dos produtos, prazo de entrega e outras informações relevantes. O planejamento é realizado considerando os equipamentos necessários para a operação e os lugares mais adequados para a mercadoria.

Endereçamento

Controla os espaços vagos no estoque a partir da localização. O processo ocorre por meio da identificação por radiofrequência — ou seja, pelas etiquetas RFID — ou por códigos de barras. Fica marcado exatamente onde as mercadorias estão localizadas, até mesmo com definição de lotes.

Separação

Consiste no controle e na identificação de localização dos produtos e a reserva de equipamentos. É atualizada segundo a disponibilidade informada pela equipe.

Expedição

Possibilita a conferência dos produtos, conforme as informações do sistema. Eles já estão prontos para embarque e envio aos clientes. Assim, o processo se torna mais eficiente e rápido.

Abastecimento das linhas de produção

Inclui a realização e a manutenção da rotina da linha de produção. O objetivo é evitar interrupções e pausas por falta de equipamentos ou insumos.

Inventário

Apresenta a lista de todos os produtos registrados no estoque, a fim de facilitar uma conferência manual.

Transferências

É voltada para a gestão de vários armazéns. O objetivo é tornar as transferências mais produtivas e eficientes, a fim de evitar retrabalhos e erros.

Movimentação de pallets

Permite controlar as mercadorias e encontrá-las com rapidez com a inserção de uma etiqueta RFID ou um código de barras nos pallets.

Controle dos veículos de entrega e coleta

Avalia os veículos autorizados a acessar o pátio da empresa para coleta e entregas. Também mostra quais mercadorias foram entregues por caminhão. Ainda há integração com sistema de gestão de frotas.

Relatórios gerenciais

Garante a emissão rápida dos relatórios gerenciais. O objetivo é facilitar a tomada de decisão e mensurar os resultados alcançados.

Qual é a diferença entre WMS e TMS?

Apesar de serem confundidos por muitas pessoas, o sistema de gestão de armazéns é diferente do software de gerenciamento de transporte (Transportation Management System — TMS). O primeiro, como vimos, tem foco na automação dos processos de recebimento, expedição e armazenagem.

Por sua vez, o segundo é voltado para o monitoramento e a fiscalização do processo de transporte, especificamente. Assim, ele abrange da saída da mercadoria do centro de distribuição até a chegada na casa do consumidor final. Entre suas funções estão:

• gestão e manutenção da frota;
• documentação;
• controle sobre o tempo gasto com paradas;
• gerenciamento de despacho;
• cálculo automático de fretes.

Assim, fica claro que os sistemas WMS e TMS têm funções diferentes. Se o primeiro tem relação com o gerenciamento da unidade de manutenção do estoque, avaliação e vigilância das mercadorias armazenadas, o segundo foca apenas o transporte. Ainda assim, ambos são válidos e podem trabalhar em conjunto para garantir mais eficiência.

Quais são os benefícios do sistema WMS na logística?

As características do WMS já demonstram que ele traz várias vantagens para os negócios. Apesar de não gerar os documentos fiscais para transporte de cargas, por exemplo, é essencial para facilitar e agilizar a movimentação das mercadorias. Assim, há menos chance de a mercadoria ser esquecida e/ou ter sua entrega atrasada.

Mais do que esse benefício, existem outros. Veja quais são os principais.

Redução de custos

Sua equipe pode focar no que é relevante, em vez de controlar os processos de forma manual. Isso leva à redução de custos com mão de obra, especificamente. Assim, em vez de definir colaboradores para fazer o recolhimento de produtos e sua localização no estoque, o sistema WMS faz esses processos de forma automática.

O espaço exigido no armazém é menor, o que diminui os gastos com a guarda dos produtos. Como existe a otimização das entregas, a possibilidade de algum item ficar muito tempo aprovisionado é menor.

Ainda há redução de custos relacionada à diminuição dos erros humanos, como perdas ou extravios de mercadorias. Desse modo, é gerada economia e melhoria da margem de lucro, que leva a um bom retorno sobre o investimento.

Eficiência na gestão

O gerenciamento do estoque exige um controle grande das empresas devido à grande quantidade de produtos. Os processos manuais ou monitorados por planilhas geram mais erros, atrasos e custos. Com o software TMS, os dados são precisos e atualizados.

A movimentação e a distribuição são eficientes, porque são realizadas com melhor apuração. Desse modo, cada etapa é devidamente registrada e monitorada.

Maior aproveitamento de recursos

A capacidade de gerenciar a entrega das mercadorias de forma eficiente é um dos benefícios dos sistemas WMS. Como consequência, os recursos são aproveitados da melhor forma possível. Da mesma forma, há menos perdas e extravios.

Melhoria na qualidade do material estocado

O tempo de entrega elevado prejudica a qualidade do produto, que pode sofrer avarias ou até passar da data de vencimento. O mesmo resultado é verificado pela melhoria na gestão dos espaços e o controle apropriado do giro de estoque.

Assim, você estabelece uma gestão mais inteligente dos itens armazenados. Da mesma forma, o índice de erros é reduzido pela otimização do espaço e aperfeiçoamento da qualidade do armazenamento realizado.

Otimização dos pedidos

O trajeto das mercadorias compradas é melhorado por diferentes aspectos. De um lado, existe a simplificação das atividades, que resulta em mais disponibilidade do produto e entrega das mercadorias em uma data aceitável.

Por outra parte, se você tem mais de um local de armazenamento, consegue otimizar o percurso dos pedidos. Com o sistema WMS, você sabe onde os itens foram solicitados e qual lugar está mais perto do destino. Esse trabalho conjunto com o transporte melhora a gestão da rota, que traz economia, aumenta a eficiência e consegue a confiança do cliente.

Controle e segurança das informações

Os dados são coletados de maneira automática pelo sistema WMS. Com isso, as operações de gestão são feitas de forma padronizada e se tornam mais precisas. Além disso, a centralização das informações ajuda a tomar decisões acertadas.

Por formar uma base de dados, você tem acesso rápido às informações. Isso aumenta a organização e a identificação. Ainda são realizados backups automáticos e adotados recursos para proteção, como a criptografia. Assim, somente pessoas com autorização podem acessar.

Quais são as consequências de não ter um sistema WMS?

O uso desse software é indicado para qualquer empresa que trabalhe com o transporte de mercadorias. A solução é fundamental para o crescimento do negócio, porque garante a rentabilidade nos aspectos econômico e operacional.

Quando você ignora o uso desse sistema, terá dificuldades em organizar os dados e tomar as decisões necessárias. Além disso, tende a ser mais complicado gerenciar a sua transportadora. Entre as consequências negativas estão as que listamos abaixo.

Falta de confiabilidade dos processos

A falta de integração das atividades gera mais prejuízos e erros, que exigem retrabalho. Isso leva à menor confiabilidade dos processos, porque eles não são integrados. Também há menos agilidade, porque se perde tempo com a busca de informações espalhadas em diferentes lugares, em vez de acessar uma base única.

Pouca agilidade nas movimentações do armazém

O sistema de Warehouse Management System organiza os processos de movimentação das mercadorias. Por isso, reduz o tempo investido nessa atividade. Todas as etapas são organizadas e padronizadas para evitar a perda de materiais e diminuição dos custos.

Perda de produtividade

A ausência do WMS faz a velocidade das entregas e das trocas de serviços ficarem menores. Com isso, há reclamação dos clientes devido a atrasos. Os problemas internos derivados de demoras frequentes também diminuem, porque há mais controle sobre todas as etapas.

Como contratar a ferramenta de gestão de armazém?

Para isso, é necessário entrar em contato com uma empresa especializada e que ofereça o WMS. Os sistemas Bsoft têm esse módulo e oferecem outros recursos, como o certificado digital para transportadora e a nota fiscal de transporte.

Desse modo, você consegue integrar todas as operações e realiza o controle de toda a gestão da transportadora. Em outras palavras, contratar a ferramenta depende de analisar o melhor fornecedor.

O que avaliar nesse processo? Diante da grande quantidade de tecnologias e soluções disponíveis no mercado, é preciso analisar diferentes variáveis. Veja quais são as principais dicas.

Veja as demandas da transportadora

Com a identificação dessa necessidade, chega o momento de verificar quais são as suas demandas internas. Veja o que realmente precisa e quais são os gargalos existentes na sua operação. Perceba que, ao optar por um sistema mais completo, há mais chance de otimizar todas as atividades, em vez de agilizar somente parte do processo.

Analise a experiência do fornecedor

De todas as características, o ideal é que a empresa que oferece o WMS seja confiável e tenha experiência no mercado. Avalie seu histórico, o total de projetos implementados, suas referências e os cases de sucesso. Se possível, confira a existência de certificações e resultados alcançados. O ideal é que ele tenha conhecimento aprofundado no contexto das transportadoras.

Confira os atuais clientes do fornecedor

Após confirmar essas questões, busque os clientes atuais do fornecedor. Veja se suas expectativas foram atendidas, se os resultados quantitativos e qualitativos foram alcançados. Pergunte também sobre o suporte, porque isso ajuda a definir a melhor opção.

Foque em custo-benefício

Em vez de analisar apenas o preço, atente ao retorno sobre o investimento (ROI). Pouco adianta pagar menos se as suas necessidades deixarem de ser atendidas. É preciso avaliar os ganhos reais da solução, a fim de conquistar vantagem competitiva.

Verifique a possibilidade de mensurar resultados

Para ter certeza do caminho tomado, é preciso se certificar de que o fornecedor do sistema WMS permite avaliar indicadores. Essa é a única forma de sair do “achismo” e se voltar para os números.

Veja qual é o compromisso com o cliente

Com a negociação, o fornecedor precisa efetivar um relacionamento de longo prazo. Mais do que oferecer a tecnologia, é preciso que ele ofereça suporte técnico para evitar falhas e perdas. Assim, sua operação logística realmente tem ganhos significativos, que se refletem em qualidade do serviço e tempo de retorno rápido.

Como escolher o melhor sistema WMS?

O melhor sistema WMS é aquele que oferece várias possibilidades para sua transportadora. Entre as principais funcionalidades necessárias estão as que listamos abaixo.

Cadastro de armazém

O foco são os cadastros corretos para melhorar a organização dos processos. Aqui, você cadastra os endereços para garantir a localização fácil das mercadorias.

Cadastro de embalagens

A gestão eficiente passa por essa funcionalidade. Ao fazer o registro adequado, os produtos são armazenados de maneira correta em caixas, pallets e sacos plásticos, por exemplo.

Cadastro de produtos

As mercadorias têm seu registro completo para evitar perdas e extravios. Vários detalhes são cadastrados, como:

• descrição;
• natureza da mercadoria;
• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• embalagem.

Cobrança de armazenagem

As funções do sistema WMS devem se integrar — e o objetivo da cobrança de armazenagem é esse. Assim, é feito o recebimento de pessoas físicas ou jurídicas que usarem seu espaço para armazenar mercadorias. Além disso, é possível gerar um lançamento específico.

Entrada de mercadoria

As movimentações são registradas em todos os detalhes para evitar informações incorretas. Aqui, estão incluídas entradas, saídas, realocação entre um armazém e outro e mais. Essa é uma maneira de fazer um gerenciamento mais eficiente.

Geração de listas e relatórios

Os diferentes detalhes dos processos são verificados para facilitar a mensuração e o controle eficiente das mercadorias.

Essas funções são as essenciais para um sistema WMS. No entanto, você também pode optar por um sistema que ofereça diferentes módulos, sendo um deles o de gestão de armazéns. Desse modo, você faz um gerenciamento mais completo e eficiente.

Nesse caso, várias opções são válidas. Confira alguns módulos para sua transportadora ter processos mais organizados e centralizados.

Fiscal

O módulo oferece várias opções de automação para a sua transportadora. Entre elas estão emissão de:

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• CT-e Ordem de Serviço (CT-e OS);
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
• Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e);
• nota de entrada;
• Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT)/carta frete eletrônica.

Ainda há geração de arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e do Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra), além de ocorrências. Tudo para melhorar sua gestão fiscal.

TMS

As funções disponíveis nesse módulo também devem ser variadas. Veja:

• controle de fretes;
• adiantamentos e devoluções;
• acerto com motoristas;
• manutenções;
• ordem de coleta;
• contrato de transportes;
• controle de pneus;
• médias;
• alertas e vencimentos;
• tabela de fretes;
• tabela de motoristas;
• pedidos de orçamentos.

Financeiro

A gestão das finanças do negócio é abrangida por esse módulo. Ele oferece controle de:

• contas a pagar e a receber;
• conciliação bancária;
• movimento bancário;
• cheques;
• fluxo de caixa;
• emissão de boletos;
• emissões;
• cobranças.

Além dessas possibilidades, é necessário garantir algumas integrações, como com o Electronic Data Interchange (EDI), Proceda e cadastros de:

• clientes e fornecedores;
• motoristas;
• veículos;
• rotas, regiões e setores;
• cadastros financeiros;
• cadastros fiscais;
• múltiplas empresas;
• múltiplos usuários.

Agora que você entendeu para que serve o sistema WMS e como aumentar seu potencial com a ajuda de outros módulos, é preciso colocar as dicas em prática. Afinal, já sabe que os benefícios valem a pena e o retorno será de melhores resultados. Então, que tal pensar sobre os conhecimentos vistos neste post?

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