Sistema para transportadoras: guia completo para escolher o melhor sistema

Os processos de logística e transporte enfrentam mudanças inovadoras. Esse movimento traz consigo inúmeras oportunidades para melhorar o desempenho das transportadoras através da tecnologia. Com a grande quantidade de informações e documentos nos transportes, é impossível gerenciar tudo de forma objetiva sem um sistema para transportadora.

Um bom sistema pode auxiliar na gestão logística, auxiliando no planejamento, execução e otimização de todas as etapas do transporte, integrando informações de diversos envolvidos na cadeia de suprimentos.

Mas como esse sistema para transportadora pode ajudar? Como ele funciona? Quais são as principais vantagens? Como escolher o melhor sistema? Todas essas dúvidas serão respondidas neste guia completo. Acompanhe!

O que é um sistema para transportadora?

O sistema para transportadora é um software desenvolvido para atender as necessidades das empresas de transportes de cargas e facilitar a movimentação de mercadorias. São sistemas ideais para a realização de procedimentos fiscais administrativos, financeiros e operacionais com recursos completos para aprimorar a gestão de uma transportadora.

A principal vantagem desse tipo de sistema é a diminuição de erros humanos nas operações e a facilidade na execução de tarefas. Isso ocorre principalmente na ao emitir documentos fiscais e no controle fiscal, onde os erros são mais difíceis de serem corrigidos.

Outro ponto importante é que um mesmo lançamento no software pode ser usado para vários fins. Por exemplo, controlar a parte operacional, financeira e gerencial do negócio, deixando a gestão muito mais centralizada.

Além disso, através de um sistema para transportadora, é possível obter relatórios de todas as operações da empresa. Com isso, é possível prever alguns eventos do setor de transporte, como sazonalidade, possibilitando realizar ajustes para melhorar a logística da empresa.

Quais são as funcionalidades de um sistema para transportadora?

Existem diversos tipos de softwares diferentes para gestão de transporte, mas de forma geral, um bom sistema de gestão para transportadora deve ter:

Fiscal

• Emissão de documentos eletrônicos como Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e), Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe);
• Emissão de Notas Fiscais eletrônicas e Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFSe);
• Gestão de Notas Fiscais de entrada;
• Geração de SPED Fiscal e contribuições.

Gestão de frotas

• Ordens de serviços;
• Controle de abastecimentos;
• Gerenciamento de manutenções de veículos;
• Gestão de pneus;
• Média de combustível;
• Gestão de multas.

Controle comercial

• Geração de pedidos e lotes de cargas;
• Emissão e controle de cotações de frete;
• Ordem de carregamento.

Viagens e fretes

• Lançamento de viagens e fretes;
• Acompanhamento de fretes de retorno;
• Configurações de regras de cálculo;
• Adiantamentos e devoluções para motoristas;
• Gestão de Receitas e Despesas com frete;
• Acerto de motoristas;
• Análise de resultados.

Financeiro

• Acompanhamento de contas a pagar e a receber;
• Fluxo de caixa;
• Gestão de contas bancárias e caixa
• Conciliação Bancária (com importação de extrato bancário);
• Planejamento e controle orçamentário.

Além dessas funcionalidades principais, também é necessário que o sistema tenha integração com outros softwares e funcionalidades do meio logístico, como emissão de CIOT, VPO, EDI

Quais são os tipos de sistemas para transportadoras

Como falamos anteriormente, existem diferentes tipos de sistema para transportadoras, que possuem funções distintas que vão variar de acordo com a necessidade da transportadoras. Listamos abaixo os principais softwares do ramo.

Sistema de gestão de transportes (TMS)

O TMS (Transportation Management System) é o principal sistema para transportadora existente, uma vez que é todo voltado para a rotina de transportes.

Com ele é possível emitir documentos fiscais, assim como fazer a gestão fiscal da empresa, controlar as entregas, gerenciar a frota e acompanhar o financeiro. Existem outras funcionalidades que podem aparecer de acordo com o valor e nível de tecnologia do sistema.

Sistema de gestão de armazéns (WMS)

O warehouse management system é um sistema específico para gerenciamento de armazenagem. Ele permite controlar vários aspectos do armazenamento de materiais, como localização dentro do armazém, validade dos itens, cobranças de armazenagem, etc.

Assim como no TMS, existem vários níveis de precisão no controle das mercadorias, desde aqueles sistemas totalmente automatizados até aquelas mais simples para registro de entradas e saídas.

Sistema de gestão de Pátio (YMS)

O Yard Management system é um sistema específico para controle de pátio. O sistema é utilizado em empresas que possuem muita movimentação de veículos. O sistema registra as entradas e saídas dos veículos e também integra a emissão de documentos.

Por exemplo, o veículo chega na empresa, tem sua entrada registrada, a mercadoria para carregamento já é preparada, o veículo carrega, pega a documentação e que já foi emitida e tem a sua saída registrada.

Além disso, também podem ocorrer agendamentos que facilitam o processo de carregamento e descarregamento diminuindo filas e aumentando a produtividade.

Sistema para monitoramento de entregas

Sua principal contribuição é melhorar a produtividade e a confiança para aprimorar o serviço.

Por meio dessa solução, é possível visualizar entregas e embarques, buscar informações em documentos por meio do código de barras, e fazer a confirmação de chegada da mercadoria ao destino com a ajuda de foto, áudio ou check-in pelo GPS.

Esses dados podem ser enviados pelos motoristas aos gestores da transportadora, quando necessário. O condutor ainda é passível de notificação durante a viagem, o que melhora as operações e facilita as tomadas de decisão.

Sistema para gerenciamento de documentos fiscais

A rotina de uma empresa transportadora é cheia de documentos fiscais, cada transporte possui no mínimo 3 documentos, uma NF-e, um CT-e e um MDF-e. Embora a maioria dos transportes contem com mais de uma nota fiscal ou mais de um conhecimento no mesmo frete.

Todo este volume de documentos pode ser difícil de gerenciar, principalmente quando ocorre demora no recebimento de NF-es de transporte.

Um sistema para gerenciamento de documentos fiscais pode não parecer uma necessidade tão grande, principalmente em empresas menores, mas ele facilita muito o dia a dia, deixando o trabalho muito mais fácil.

Além destes sistemas, existem muitos outros que também podem ser utilizadas por transportadoras, como sistemas de rastreamento, acompanhamento de jornada de motoristas, monitoramento de cargas, entre outros que podem auxiliar as empresas na tomada de decisões.

Confira abaixo um vídeo em nosso canal no YouTube que fala sobre as diferenças entre sistemas para transportadoras:

Problemas enfrentados pelas transportadoras

A Bsoft está a mais de 17 anos no ramo de sistemas para transportadora, e ao longo de todo este tempo, pudemos aprender sobre as dores e problemas enfrentados pelas transportadoras de todo o Brasil. Reunimos abaixo os principais problemas das transportadoras:

Demora na emissão de conhecimento de transporte eletrônico

Se o processo de emissão de documentos for todo manual, o tempo necessário para a emissão é muito grande. E sabemos que a demora na emissão do documento impacta diretamente nas operações, uma vez que o motorista precisa ficar esperando, e o cliente recebe a entrega atrasada.

Erros frequentes na emissão de documentos

Outra questão que está relacionada a primeira são os erros na emissão de documentos são os erros cometidos quando o processo é feito de forma manual.

Por exemplo, o conhecimento de transporte envolve os cálculos do frete e dos impostos, sem falar das diversas informações que precisam ser preenchidas, o que pode ocasionar erros difíceis de corrigir.

Falta de gestão operacional

Para gerenciar bem um negócio é necessário saber como cada área da empresa está se saindo e também conseguir ver os processos de logística como um todo.

Uma grande parte das empresas transportadoras, principalmente as menores, têm dificuldade de controlar a operação, saber quais são os custos de cada frete e quais são as receitas de cada caminhão.

Dificuldade em controlar o financeiro

Controlar pagamentos e recebimentos pode ser uma tarefa difícil para transportadores. O contas a receber, por exemplo, envolve o lançamento de faturas, emissão de boletos, controle de datas de pagamento e cobranças.

Também às vezes fica difícil saber quanto que determinado cliente deve, ou quanto foi adiantado para um motorista durante o transporte. Muito mais difícil então é cruzar todos estes dados e conseguir ter a visão geral do financeiro de empresa.

Falta de planejamento

Podemos dizer que este item é consequência do anterior. Quando há falta de gestão financeira não é possível prever os faturamentos e saídas de caixa que a empresa terá, nem mesmo durante uma semana ou um mês.

Como saber se a minha empresa precisa de um TMS?

Reunimos a seguir os motivos pelos quais você deve procurar um software para transportadora, lembrando que você não precisa ter todos estes indícios

Está controlando toda a operação em planilhas

Quem não usa uma boa e velha planilha, não é mesmo? Sabemos que estas ferramentas, como Excel e Google planilha, são muito utilizadas no âmbito empresarial. Não é que a ferramenta em si seja ruim, pelo contrário, pode ajudar muito em alguns casos.

Mas conforme a empresa vai crescendo, vai havendo a necessidade de contar com ferramentas mais sofisticadas para gerir o negócio

Precisa melhorar a gestão como um todo

Se você quisesse saber hoje quanto um veículo está trazendo de receita e quanto está trazendo de despesas, você saberia dizer? Se não, esse é um indicio de que sua empresa precisa de um sistema para transportadora.

Está tendo dificuldade em controlar datas

Como falamos anteriormente, quando não se tem um sistema para transportadora para ajudar no controle de contas a pagar e a receber, pode ficar fácil perder datas importantes de pagamento e recebimento.

Benefícios de um sistema para transportadora

Entre os principais benefícios do sistema para transportadora estão:

Mais agilidade

A primeira mudança que empresa sente ao contratar um sistema para transportadora é a agilidade na operação. Em um software como o TMS, é possível importar os arquivos das NF-es e a partir deles, emitir o documento, preenchendo apenas as informações do frete, como motorista, veículo e valores.

Diminuição de erros de preenchimento

Com um sistema para transportadora é possível configurar padrões de preenchimento e cálculo de valores de forma automática, para que não seja necessário fazer tudo na mão.

Além disso, é possível aproveitar as informações de um lançamento para realizar outro, como por exemplo, vincular o CT-e no financeiro para gerar a fatura e posteriormente a emissão do boleto.

Maior controle da operação

Nada melhor do que poder emitir relatórios e visualizar paineis que apresentem resultados claros sobre a operação de transporte. Saber sobre as despesas e receitas do negócio e poder se preparar para os próximos períodos, inclusive pensando em investimentos e alocação de recursos.

Confira mais motivos para adquirir um software para transportadoras no vídeo abaixo:

Como escolher um sistema para transportadora

Confira nossas dicas para escolher o melhor sistema para transportadora

Defina suas prioridades

O primeiro passo para escolher um sistema para transportadoras é definir o que é importante para a sua empresa. Precisa agilizar a emissão de documentos? Quer mais controle financeiro ou agilizar a gestão de frotas?

Também é importante levar em consideração o custo benefício do software levando em consideração o que ele entrega pelo preço.

Suporte de qualidade

Hoje em dia está muito “na moda” o atendimento automatizado através de chatbots e ferramentas de inteligência artificial. Mas quem nunca passou por frustrações sendo atendido por estes tipos de suporte?

Ao escolher um software para utilizar em sua transportadoras, procure por um que tenha suporte técnico humano e especializado. Falar com uma pessoa real que demonstre empatia por seus problemas e necessidades é um grande diferencial.

Bom custo benefício

Como mencionamos anteriormente, um sistema de gestão de transportadoras precisa ter as ferramentas necessárias para a operação da empresa.

Isso é importante por que a partir disso é possível escolher o software que mais se encaixa para gerenciar o transporte e melhorar o fluxo de trabalho da empresa.

Sistema confiável

Ao escolher um sistema para transportadora leve em consideração alguns aspectos técnicos, como:

• A tecnologia do sistema é escalável, ou seja, tecnologia moderna que terá suporte e atualizações por muito tempo;
• O sistema tem uma equipe de testes para evitar o lançamento de versões com erros e problemas;
• O suporte técnico é de qualidade e o tempo de espera na fila de atendimento é pequeno;
• A empresa é bem estruturada a ponto de oferecer ajuda de analistas e profissionais do desenvolvimento para auxiliar nos problemas.

Qual o melhor software para transportadora?

Ao fim deste texto, podemos concluir que o melhor sistema para transportadoras é aquele que atende perfeitamente às necessidades da empresa. Se a sua transportadora é pequena ou até mesmo média, o melhor software para transportadoras disponível no mercado é o Bsoft TMS.

Isso porque o Bsoft TMS é um sistema robusto, com diversas funcionalidades, mas ao mesmo tempo simples e fácil de usar. Todas as funções mencionadas neste texto estão presentes no sistema e ainda muito mais.

Acesse agora mesmo o site da Bsoft para conhecer mais as funcionalidades e solicitar o contato de um de nossos consultores.