Como emitir Ordem de Coleta de carga e por que é importante

Desenvolver processos logísticos eficientes é uma necessidade permanente dentro de empresas do ramo de transporte de carga. As transportadoras, principalmente, precisam estar atentas não só à parte operacional, ligada às atividades de transporte, mas também às questões administrativas, que envolvem, por exemplo, o atendimento às normas e a emissão de documentos fiscais.

Nesse sentido, a Ordem de Coleta, também chamada de ordem de carregamento é um dos pontos que merecem toda a atenção por parte de transportadores. Esse documento, no dia a dia, funciona como uma espécie de romaneio do item transportado.

Tem uma grande importância na operação e na regularidade dos transportes de mercadorias do ponto de origem até o centro de distribuição da transportadora. Além disso, é fundamental para a retirada dos produtos na sede do remetente.

Apesar da sua importância, pouco se fala a respeito da Ordem de Coleta. Por essa razão, criamos este post completo sobre o assunto, para esclarecer os principais pontos sobre esse documento. Continue a leitura e confira!

O que é a Ordem de Coleta?

De maneira simplificada, a Ordem de Coleta (modelo 20) nada mais é do que um documento emitido no contexto dos transportes. Sua emissão é de responsabilidade da transportadora que fará o deslocamento da mercadoria do ponto de origem até o destino final. A ordem de coleta é especialmente relevante no contexto do transporte rodoviário.

A Ordem de carregamento, no entanto, tem a finalidade de documentar apenas a etapa inicial do processo de transporte. Assim, seu principal objetivo é registrar a coleta da carga na origem e documentar o percurso realizado até o centro de distribuição da transportadora, onde a carga poderá ser realocada e o documento fiscal definitivo será emitido.

Emitir a ordem de carregamento é obrigatório?

Ao contrário de outros documentos fiscais como o CTe e o MDFe, a Ordem de coleta não tem um layout nacional, nem é validada por órgãos públicos, ou seja, ela não é um documento fiscal eletrônico.

Entre tanto, em alguns estados brasileiros, como São Paulo, ao realizar a coleta das mercadorias, o motorista precisa portar algum tipo de documento que contenha a relação dos produtos transportados, o local de partida e destino, dados do veículo e do motorista, entre outros.

Isso serve para resguardar o frete e garantir que não haja problemas com a fiscalização. Esta e outras vantagens, destacaremos mais a frente.

Qual a importância desse documento?

De forma geral, a importância da Ordem de Coleta está no registro da etapa inicial dos transportes. Assim, do momento em que a mercadoria deixa o ponto de carregamento até a sua chegada no armazém da empresa transportadora, quando será gerado o documento definitivo do transporte, existe um registro prévio feito pela Ordem de carregamento.

Como mencionamos anteriormente, em alguns estados, como Minas Gerais, São Paulo e Goiás, a Ordem de Coleta é um documento obrigatório para todo tipo de mercadoria que seja coletada pela transportadora em seu embarcador. Certamente, essa obrigatoriedade se deve à utilidade e à importância que o documento representa para os transportes. Nessas regiões, a ordem de coleta não substitui a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), funcionando como uma espécie de nota fiscal do item transportado, com validade restrita entre o remetente e a transportadora.

Quando a Ordem de Carregamento é utilizada?

Nas localidades em que é exigida, o uso se dá exclusivamente na etapa inicial do processo de transporte. Assim, quando a transportadora faz a coleta da mercadoria na origem, o documento já é emitido. A transportadora é responsável por emitir a Ordem de Carregamento no contexto do transporte rodoviário, garantindo que a mercadoria seja coletada e transportada por via terrestre.

Dessa forma, o trânsito ou transporte da carga fica devidamente documentado desde o primeiro contato da transportadora com o embarcador, garantindo muito mais segurança, organização e transparência à relação.

Quais os benefícios gerados pela emissão da Ordem de Coleta?

Além do benefício de documentar o início do transporte a partir do embarcador, dando mais transparência e segurança às atividades, a Ordem de carregamento agrega outras vantagens. Alguns dos melhores exemplos são os seguintes. Confira!

Reforço à gestão das operações

A emissão da Ordem de Coleta, embora facultativa na maior parte dos estados brasileiros, é uma operação importante para auxiliar no controle das operações de transporte de cargas, pois registra o início do trajeto por parte da transportadora.

Um sistema de gestão pode auxiliar significativamente no controle das operações de transporte de cargas, proporcionando agilidade, controle e eficiência através da geração automática de documentos como a Ordem de Carregamento e a Ordem de Coleta de Carga.

Dessa forma, desde o primeiro contato entre transportador e embarcador, já existem registros confiáveis sobre o percurso da carga até o centro de distribuição.

Facilidade para a integração com outros sistemas e tarefas

Outro ponto que merece ser destacado é o fato de que, devido à integração com as outras operações do software, a Ordem de carregamento pode ser gerada com mais facilidade, pois permite importar informações de outras operações, como: viagens, pedidos e orçamentos.

A partir da ordem de carregamento, várias outras operações podem ser realizadas, a exemplo da Consulta Profissional e do Anúncio de Cargas. A geração automática de documentos através de um sistema de gestão proporciona facilidade, agilidade e segurança para as operações logísticas.

A Consulta Profissional permite que seja levantado todo o perfil do motorista responsável pelo transporte da carga, além de conter a ficha do veículo, com históricos e possíveis riscos.

O Anúncio de Cargas, por sua vez, é a integração que permite enviar para o painel do marketplace de empresas parceiras a carga que precisa ser carregada e que está disponível, com os dados de origem e destino, e assim divulgar.

Os motoristas cadastrados nessa plataforma, ao visualizar o anúncio de cargas, podem aceitar realizar o transporte de mercadoria.

Fortalece a produtividade

Como desdobramento da integração de sistemas, os dados das operações que mencionamos são importadas para a Ordem de carregamento, preenchendo automaticamente as informações sobre o transporte.

Com isso, a transportadora consegue otimizar seus processos, resultando em maior produtividade, redução de erros humanos e economia de tempo, uma vez que o processo de coleta de informações e emissão é simples e não exige grande esforço técnico.

Saiba mais sobre este documento tão importante assista o vídeo abaixo do canal da Bsoft no YouTube:

Como emitir esse documento?

A Ordem de Coleta pode ser emitida por intermédio de um sistema para gestão de transporte, isto é, um software TMS. Um sistema de gestão integrado é essencial para a emissão da ordem de coleta, trazendo agilidade, controle e eficiência para as operações logísticas. Essa ferramenta é responsável por uma séria de funções, e uma delas é automatizar a emissão dos documentos necessários ao dia a dia dos transportes.

Nesse aspecto, inclusive, a Bsoft pode oferecer um grande apoio às transportadoras a partir do Bsoft TMS, software que carrega o DNA de inovação e eficiência da Bsoft, voltado para dar suporte às atividades de transportes de cargas.

O Bsoft TMS oferece uma série de recursos e funcionalidades, como:

• emissão de documentos fiscais como CT-e e MDF-e;
• geração de relatórios;
• acerto com motoristas;
• gestão de manutenções dos veículos;
• controle de pneus;
• tabela de fretes;
• ordem de coleta.

Por fim, como foi possível perceber, a Ordem de Carregamento, embora tenha um caráter facultativo na maior parte dos estados brasileiros, não deixa de ser um documento de extrema relevância para a rotina das transportadoras. Em razão do seu simples manuseio e integração, tornar esse expediente parte das operações é altamente vantajoso, como destacado.

Então, quer tornar a gestão dos transportes da sua empresa mais eficiente e automatizada? Entre em contato hoje mesmo com a Bsoft. Temos a solução ideal para a sua necessidade!