Qual a importância da Ordem de Coleta de Carga?

Desenvolver processos logísticos eficientes é uma necessidade permanente dentro de empresas do ramo. As transportadoras, principalmente, precisam estar atentas não só à parte operacional, ligada às atividades de transporte, mas também às questões administrativas, que envolvem, por exemplo, o atendimento às normas e a emissão de documentos.

Nesse sentido, a Ordem de Coleta de Carga é um dos pontos que merecem toda a atenção por parte de transportadores. Esse documento, no dia a dia, tem uma grande importância na operacionalização e na regularidade dos transportes de mercadorias do ponto de origem até o centro de distribuição da transportadora.

Apesar da sua importância, pouco se fala a respeito da Ordem de Coleta de Carga. Por essa razão, criamos este post completo sobre o assunto, para esclarecer os principais pontos sobre esse documento. Continue a leitura e confira!

O que é a Ordem de Coleta de Carga?

De maneira simplificada, a Ordem de Coleta de Carga (modelo 20) nada mais é do que um documento emitido no contexto dos transportes. Sua emissão é de responsabilidade da transportadora que fará o deslocamento da mercadoria do ponto de origem (ponto de coleta) até o destino final.

A Ordem de Coleta de Carga, no entanto, tem a finalidade de documentar apenas a etapa inicial do processo de transporte. Assim, seu principal objetivo é registrar a coleta da carga na origem e documentar o percurso realizado até o centro de distribuição da transportadora, onde a carga poderá ser realocada e o documento fiscal definitivo será emitido.

Qual a importância desse documento?

De forma geral, a importância da Ordem de Coleta está no registro da etapa inicial dos transportes. Assim, do momento em que a mercadoria deixa o ponto de origem até a sua chegada no centro de distribuição da transportadora, quando será gerado o documento definitivo do transporte, existe um registro prévio pela Ordem de Coleta.

Em alguns estados, como Minas Gerais, São Paulo e Goiás, a Ordem de Coleta de Carga é um documento obrigatório para todo tipo de mercadoria que seja coletada pela transportadora em seu embarcador. Certamente, essa obrigatoriedade se deve à utilidade e à importância que o documento representa para os transportes.

Quando a Ordem de Coleta de Carga é utilizada?

Nas localidades em que é exigida, o uso se dá exclusivamente na etapa inicial do processo de transporte. Assim, quando a transportadora faz a coleta da mercadoria na origem, o documento já é emitido.

Dessa forma, o trânsito ou transporte da carga fica devidamente documentado desde o primeiro contato da transportadora com o embarcador, garantindo muito mais segurança, organização e transparência à relação.

Quais os benefícios gerados pela emissão da Ordem de Coleta?

Além do benefício de documentar o início do transporte a partir do embarcador, dando mais transparência e segurança às atividades, a Ordem de Coleta agrega outras vantagens. Alguns dos melhores exemplos são os seguintes. Confira!

Reforço à gestão das operações

A emissão da Ordem de Coleta, embora facultativa na maior parte dos estados brasileiros, é uma operação importante para auxiliar no controle das operações de transporte de cargas, pois registra o início do trajeto por parte da transportadora.

Dessa forma, desde o primeiro contato entre transportador e embarcador, já existem registros confiáveis sobre o percurso da carga até o centro de distribuição.

Facilidade para a integração com outros sistemas e tarefas

Outro ponto que merece ser destacado é o fato de que, devido à integração com as outras operações do software, a Ordem de Coleta pode ser gerada com mais facilidade, pois permite importar informações de outras operações, como:

• viagens programadas de pedidos;
• viagens programadas de pedidos de transporte de contêiner;
• viagens programadas de pedidos de locação.

A partir da ordem de coleta, várias outras operações podem ser realizadas, a exemplo da Consulta Profissional e do Anúncio de Cargas.

A Consulta Profissional permite que seja levantado todo o perfil do motorista responsável pelo transporte da carga, além de conter a ficha do veículo, com históricos e possíveis riscos.

O Anúncio de Cargas, por sua vez, é a integração que permite enviar para o painel do marketplace de empresas parceiras a carga que precisa ser carregada e que está disponível, com os dados de origem e destino, e assim divulgar.

Os motoristas cadastrados nessa plataforma, ao visualizar o anúncio de cargas, podem aceitar realizar o transporte de mercadoria.

Fortalece a produtividade

Como desdobramento da integração de sistemas, os dados das operações que mencionamos são importadas para a Ordem de Coleta, preenchendo automaticamente as informações sobre o transporte.

Com isso, a transportadora consegue otimizar seus processos, resultando em maior produtividade, redução de erros humanos e economia de tempo, uma vez que o processo de coleta de informações e emissão é simples e não exige grande esforço técnico.

Como emitir esse documento?

A Ordem de Coleta de Carga pode ser emitida por intermédio de um sistema para gestão de transporte, isto é, um software TMS. Essa ferramenta é responsável por uma séria de funções, e uma delas é automatizar a emissão dos documentos necessários ao dia a dia dos transportes.

Nesse ponto, inclusive, a Bsoft pode oferecer um grande apoio às transportadoras a partir do Controle de Transportadoras, software que carrega o DNA de inovação e eficiência da Bsoft, voltado para dar suporte às operações de transportes de cargas.

O Controle de Transportadoras oferece uma série de recursos e funcionalidades, como:

• emissão de CT-e, MDF-e, NF-e e NFS-e;
• geração de relatórios de ocorrências;
• controle de viagens e fretes;
• acerto com motoristas;
• gestão de manutenções dos veículos;
• controle de pneus;
• tabela de fretes;
• ordem de coleta.

Por fim, como foi possível perceber, a Ordem de Coleta de Carga, embora tenha um caráter facultativo na maior parte dos estados brasileiros, não deixa de ser um documento de extrema relevância para a rotina das transportadoras. Em razão do seu simples manuseio e integração, tornar esse expediente parte das operações é altamente vantajoso, como destacado.

Então, quer tornar a gestão dos transportes da sua empresa mais eficiente e automatizada? Entre em contato hoje mesmo com a Bsoft. Temos a solução ideal para a sua necessidade!