Manifesto eletrônico (MDF-e): entenda o que é e como funciona

O Manifesto Eletrônico (MDF-e) é uma das estratégias tecnológicas do governo para reunir em apenas um documento várias informações sobre o transporte, tudo isso de forma eletrônica.

Há pouco tempo, a rotina de uma transportadora era sempre a mesma: uma infinidade de processos manuais e muitos papéis a gerenciar e emitir. Ainda bem que isso mudou, não é mesmo? Com a chegada dos documentos eletrônicos, por meio da transformação digital, tudo se tornou mais prático, seguro e rápido!

Para que você conheça melhor essa realidade e tire todas as suas dúvidas sobre o MDF-e, preparamos este material. Acompanhe!

O que é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)?

Como o próprio nome sugere, o Manifesto Eletrônico é um documento emitido e armazenado eletronicamente, isto é, ele é válido apenas em apenas em meio digital. Embora exista o DAMDFe (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), que deve ser impresso ou armazenado de forma eletrônica para acompanhar a viagem.

Ele foi instituído em 2010 e, apesar de tornar-se obrigatório apenas em 2014, atualmente é válido em todo o território nacional. Ele é de emissão obrigatória sempre que há o transporte de mercadorias. Para que sua validade seja garantida, é necessária a assinatura digital do emitente e a autorização da SEFAZ (Secretaria de Fazenda).

Vale a pena mencionar que sua criação teve como objetivo desburocratizar o dia a dia no setor, substituindo o sistema impresso que vigorava até então. Além disso, ele contém informações de outros documentos fiscais, como a NF-e e o CT-e.

Para o que serve o MDF-e?

Falar em documentos eletrônicos é se referir a um processo de modernização extremamente importante para diversos setores e, ainda mais, para o setor de transportes. Por isso, a primeira coisa que você precisa saber é que o MDF-e tem o objetivo de agilizar o processo, padronizando tudo em um único documento.

Mas isso não é tudo! O Manifesto Eletrônico tem mais algumas funções:

• permite o rastreamento da circulação física da carga;
• identifica o responsável pelo transporte em cada trecho do percurso;
• consolida as informações da NF-e e do CT-e;
• agiliza o registro em lote de documentos fiscais em trânsito;
• registra alterações das unidades de transporte ou de cargas e seus condutores;
• registra o momento de início e fim do transporte.

Concluindo, esse é um documento com inúmeras funções, imprescindível para qualquer transportadora em atividade no país.

Quais os principais eventos de um Manifesto Eletrônico?

Durante o processo de emissão do MDF-e, podemos perceber a ocorrência de alguns eventos. É muito importante que você conheça e entenda o que cada uma dessas etapas significa e, por isso, preparamos um breve resumo que pode ser visto abaixo:

Autorização

Em resumo, é quando o MDF-e é enviado para a SEFAZ e ela autoriza o seu uso. Na prática, a secretaria confere determinados aspectos formais como autoria, leiaute, numeração e assinatura do emitente, de forma eletrônica. Mas é importante destacar que ela não se responsabiliza pelo conteúdo declarado, que fica a cargo do emitente.

Se forem detectados erros, como problemas com a assinatura digital, preenchimento de campos ou com a numeração, o Manifesto Eletrônico é rejeitado, sempre com a informação do respectivo código de erro. Através deste retorno, é possível identificar o que houve de errado, corrigir e tentar emitir o documento novamente.

Registro de passagem

Durante o deslocamento, o caminhão pode passar em postos de fiscalização. Caso isso ocorra, será gerado o registro de passagem no MDF-e, e também na NF-e e no CTe relacionados à mercadoria transportada. Esse evento impedirá o cancelamento dos documentos.

É importante destacar que o veículo não precisa parar em um posto fiscal para ter o lançamento do evento realizado, na maioria das ocasiões o lançamento é feito de forma eletrônica por radares e câmeras instaladas na rodovia.

Encerramento

Encerramento é o evento enviado à SEFAZ que confirma que a entrega foi concluída. Então, após a entrega ao consumidor ou o encerramento do transporte, o emitente deve disparar um informe à SEFAZ. Somente depois disso, o veículo poderá ter um novo MDF-e gerado.

Em outras palavras, a empresa emitente não pode se esquecer de encerrar o Manifesto Eletrônico ao final do processo. Caso contrário, o veículo ficará impedido de executar novos transportes. E, se houver alterações durante a rota? Caso existam mudanças relacionadas à carga ou ao veículo, por exemplo, é necessário encerrar o MDF-e, e emitir um novo.

Conforme o estado pode haver inclusive previsão de multa caso seja constatado que o veículo transita sem carga e com MDF-e em aberto.

Na prática, a SEFAZ entende que um mesmo veículo não pode estar fazendo dois transportes ao mesmo tempo, por isso a importância do encerramento.

Cancelamento

Imagine que você emitiu o MDF-e, mas precisa cancelá-lo. Nesse caso, é importante saber que isso só pode ser realizado quando o documento foi autorizado pela SEFAZ e enquanto o transporte não tenha sido iniciado.

Além disso, é claro que existe um prazo para realização do evento. Atualmente, o emitente tem até 24 horas para requerer o cancelamento — desde que os demais requisitos estejam presentes. 

Para conseguir realizar o cancelamento, o MDF-e não pode estar encerrado e também não pode haver registro de passagem para o mesmo. Isto reforça a orientação que o cancelamento deve ser feito antes mesmo do veículo iniciar o transporte. Por isso, é fundamental fazer a revisão assim que for emitido o documento.

Inclusão de motorista ou condutor

Esse evento é registrado no MDF-e sempre que houver a troca ou a inclusão de um motorista durante o transporte da mercadoria. É preciso lembrar que é responsabilidade do emitente informar essas situações.

Inclusão de DF-e (Documento Fiscal Eletrônico) 

A inclusão de documentos fiscais pode ser utilizada quando há carregamento de mercadoria depois que o manifesto eletrônico foi emitido. Por exemplo, o veículo fez o carregamento de mercadorias no estado do Paraná, mas ao chegar ao estado de São Paulo, fez outro carregamento para seguir até Minas Gerais, neste caso, pode ser emitido o evento de inclusão de documento. Se o evento não estiver disponível em seu sistema, você pode encerrar o primeiro MDF-e e emitir outro com os dois documentos.

Quem precisa emitir o MDF-e?

Toda empresa prestadora de serviço de transporte de cargas que realiza o processo por meio de veículos próprios ou, então, que conte com serviços terceirizados, deve emitir o MDF-e, exceto:

• Microempreendedores Individuais (MEI);
• Pessoas Físicas ou Jurídicas que não estão inscritas como contribuintes de ICMS;
• Produtores rurais que estão na categoria de contribuintes que emitem Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e modelo 55).

Por que utilizá-lo é tão importante?

Todo empreendedor que deseja crescer de maneira saudável sabe que atuar em conformidade com a lei é muito importante. Afinal, problemas recorrentes podem causar sanções que prejudicam o funcionamento do seu negócio a longo prazo. No entanto, essa não é a única vantagem em emitir o MDF-e.

Em caso de fiscalização, o processo é muito mais rápido e simples. Ou seja, o tempo que o seu caminhão ficará parado no posto fiscalizatório é bem menor. Isso acontece porque as informações são acessadas por meio do código de barras. Uma grande contribuição da tecnologia para o transporte de cargas, não é mesmo?

Quais as diferenças entre MDF-e e DAMDFE?

Muitos gestores podem se confundir no dia a dia da organização sobre o MDF-e e o DAMDFE, principalmente, por serem documentos semelhantes. Contudo, é importante saber diferenciá-los, para que não cometa falhas que prejudiquem as atividades do seu negócio.

Para isso, precisamos ver mais de perto o que é o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais). Como o próprio nome sugere, é um documento que, em certa medida, está ligado à emissão do MDF-e.

Ele é, na verdade, uma representação gráfica do MDF-e e, por isso, não é emitido sem o outro. Ele que acompanhará o transporte da carga até o seu destino e será apresentado nas barreiras de fiscalização. Sua conferência permitirá que o profissional consiga acessar o arquivo do MDF-e.

Algumas de suas funções são:

• permite, por meio da chave numérica, o acesso ao MDF-e, confirmando a autenticidade do documento;
• ajuda no acompanhamento dos itens em trânsito, apontando quais são as características do item e, também, de outras questões que precisam ser acompanhadas sobre a questão (como emissor, receptor, veículo, peso da carga, características do item transportado, entre outros).

Atualizações efetuadas pela SEFAZ permitem apresentar o DAMDFE de forma eletrônica.

Informações obrigatórias para a emissão de MDF-e

A falta de preenchimento de informações obrigatórias é um dos motivos mais comuns de rejeição da SEFAZ, que é quando a mesma não aceita validar o documento. Confira abaixo todas as informações que precisam ser preenchidas:

• Dados de emissão: UF, ambiente (Homologação e Produção), série, número, modal (Rodoviário, Aquaviário, Ferroviário, etc.) e data de emissão. Na maioria dos sistemas, estes dados são preenchidos de forma automática de acordo com as configurações.
• Dados completos do emitente: Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, número, CEP, estado e Cidade;
• Dados da ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres): RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga) e Contratante do serviço de transporte. Na falta das informações do contratante, deve ser informado o número do CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte ou do VPO (Vale-pedágio Obrigatório);;
• Dados do Veículo principal: placa, tipo do veículo, tipo do rodado, UF do veículo;
• Dados do Veículo Reboque: quando há um veículo vinculado ao principal, também é necessário preencher as mesmas solicitadas para o veículo de tração;
• Informações do Condutor: RNTRC, CPF, Nome;
• Informações do documento: para emitir um MDF-e é obrigatório informar uma NFe ou CTe e para isso, você vai precisar informar a chave de acesso do documento;
• UF de início e fim: estado de origem e de destino do transporte;
• UFs do percurso: estados de percurso do veículo desde a origem até o destino.
• Informações da carga: natureza da carga, informações sobre a unidade de carga (ex.: contêineres), peso bruto total, quantidade de produtos.
• Dados dos municípios de carregamento e descarregamento: municípios de início e fim do transporte, bem como paradas intermediárias para carga e descarga.
• Informações do seguro da carga: dados da seguradora e número da apólice de seguro da carga.

Se você deseja saber mais sobre o MDF-e, confira o vídeo abaixo de nosso canal no Youtube:

Como emitir o MDF-e?

Antes de qualquer coisa, você precisa saber que o Manifesto Eletrônico é usado em operações interestaduais e  estaduais. Isso faz com que a maioria das operações de transporte exijam esse documento.

E como emitir esse documento eletrônico? Vamos conferir o passo a passo a seguir.

Obtenção do certificado digital

Para que ele seja emitido, é fundamental que a sua empresa conte com certificado digital. A partir dele, é possível a produção de documentos com validade jurídica em nome da sua empresa, bem como também ter acesso aos sistemas de emissão. Se você ainda não providenciou o certificado para sua empresa, é preciso resolver isso o quanto antes.

Credenciamento na SEFAZ

Antes de começar a emissão, se essa é a primeira vez que o seu negócio fará a emissão, é fundamental ter o credenciamento na Secretaria de Fazenda na região em que o seu negócio está alocado. É isso que autoriza sua empresa a tornar-se emissora de NF-e ou de CT-e. Quando você estiver habilitado para isso, poderá também emitir um MDF-e.

Caso você já esteja habilitado para emissão desses dois documentos, não é preciso solicitar o documento, pois já poderá realizá-lo normalmente.

Pode ser necessário emitir o documento em homologação, que é um ambiente de teste da SEFAZ.

Levantamento das informações

Em primeiro lugar, você precisa ter em mãos algumas informações básicas. São elas:

• Dados de um CT-e ou NF-e:
• Dados do motorista;
• Dados do veículo;22
• Produto predominante;
• Tipo da Carga
• UF em que será realizado o percurso;
• Dados sobre o seguro;
• Averbação.

Uso do sistema emissor

Feito isso, é hora de acessar um software que tenha essa função. É nesse ponto que muitas transportadoras enfrentam dificuldades, pois não dispõem de sistemas completos e preparados para a emissão de documentos eletrônicos.

Um bom sistema emissor dá conta não só das questões relacionadas com o Manifesto Eletrônico (MDF-e), mas também auxilia na gestão de outras questões do trabalho de transporte de cargas. Por exemplo, ele deve contar também com:

• módulos de controle de veículos e gestão de transportadoras;
• módulo de emissão de documentos internos;
• módulos de emissão de documentos fiscais e de controle de forma prática;
• sistema de cobrança fácil, entre outros.

Com isso, é possível ter uma gestão holística e que abarque diferentes pontos do seu negócio, proporcionando maior agilidade e precisão no dia a dia. E, com isso, conseguir promover maior satisfação do cliente final.

A Bsoft tem softwares que exercem esse papel com eficiência, como o Bsoft TMS. Um dos diferenciais dos nossos sistemas é que alguns dados, como o seguro e a averbação, podem ser parametrizados para preencher automaticamente os campos no momento da emissão.

E não é só isso! As informações de origem, destino, veículo utilizado e motorista responsável podem ser importadas de maneira automática do CT-e. Ou seja, essa integração torna o processo muito mais rápido e seguro.

Por último, vale a pena citar que a Bsoft oferece um suporte técnico especializado. Desse modo, suas dúvidas serão sempre solucionadas por uma equipe altamente capacitada.

Seu negócio conta com um bom emissor de MDF-e? Entre em contato com a Bsoft e conheça as nossas soluções, ou preencha o formulário abaixo: