O que é GNRE, como emitir e quais são as regras

Na sua empresa, é bem provável que você já tenha se deparado com uma GNRE. A chamada Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais é um documento obrigatório para as operações de vendas entre diferentes unidades da federação.

Basicamente, sua exigência é necessária, porque cada estado tem regras diferenciadas de cobrança. Com isso, é preciso fazer o recolhimento dessa guia para garantir o pagamento correto dos tributos. As transportadoras também precisam se atentar ao tema quando atuam no transporte interestadual, dependendo da situação pode caber a emissão da GNRE.

Apesar de ser algo simples, a GNRE é um assunto que gera muitas incertezas. Por ter relação com a Substituição Tributária (ST) e com o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), muitas empresas têm dúvidas sobre sua emissão. É por isso que criamos este guia completo, com as principais informações sobre o assunto. Leia e saiba mais!

O que é GNRE?

A Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE) é uma ferramenta criada pelo Governo Federal cujo objetivo é facilitar o pagamento de tributos estaduais. A GNRE é gerada pelo sistema tributário do Estado, a partir do CPF ou CNPJ do contribuinte, e pode ser paga em qualquer agência bancária.

Ela é usada para a cobrança de impostos nas operações de vendas interestaduais com incidência de substituição tributária e demais taxas pagas ao estado. No entanto, nesse caso, o imposto é recolhido em outra UF (Unidade Federativa).

No caso do transporte de carga, ela pode ser necessária quando o transporte é iniciado em um estado diferente daquele onde a transportadora tem cadastrada a sua Inscrição Estadual.

Para que serve a GNRE?

A Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais é um documento válido desde 2016 e serve para legalizar operações de vendas entre diferentes unidades da federação. Sua existência veio de uma decisão do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), que determinou a criação de uma regra de partilha do ICMS, a fim de facilitar a arrecadação.

O documento é emitido pelo contribuinte e enviado ao Fisco pelo agente arrecadador, que pode ser o próprio contribuinte ou uma instituição financeira credenciada. A GNRE é valida em todo o território nacional com validade de até 180 dias a partir da data de emissão.

É um documento importante para as transportadoras, que devem utilizar para recolher as taxas referentes aos serviços prestados. A GNRE é uma guia eletrônica emitida pelo Portal da GNRE ou por sistemas integrados a esse portal. Ela deve ser impressa e deve acompanhar os demais documentos fiscais durante as atividades de transporte.

Mas o que é substituição tributária?

É preciso destacar que a ST é um regime no qual a responsabilidade do ICMS é atribuída para uma pessoa diferente daquela que fez a venda. Ou seja, quem deve fazer o pagamento dos tributos é substituído por outro contribuinte. Sua incidência acontece no momento em que o produto sai da indústria. Portanto, a cobrança é feita de forma antecipada.

A Substituição Tributária é adotada nas operações interestaduais apenas em alguns casos, porque depende de acordo celebrado entre as unidades da federação. Quando válida, o recolhimento do imposto retido pelo contribuinte substituto é feito pela GNRE — assim, fica explicada a relação entre essas variáveis.

E o que é partilha de ICMS?

A exigência da GNRE foi reforçada a partir da discussão da partilha do ICMS entre os estados. Alguns governadores criticavam o modelo de compartilhamento de valores e alegavam que seus territórios recebiam menos do governo federal.

Com esse novo modelo, a partilha entre os estados de origem e destino da mercadoria passou a ser gradual. Em 2016, por exemplo, 40% são repassados para a unidade da federação de destino e 60% para o de origem. Em 2019, o recolhimento passou a ser de 100% para o estado que receberá o produto.

Junto à guia nacional, é preciso fazer o cálculo e o pagamento do Diferencial de Alíquota (DIFAL). Se a nota fiscal for emitida para outro estado e o destinatário for o consumidor final, sua empresa deve repassar a alíquota da unidade da federação de destino e da venda interestadual. Ela vai entrar na partilha do ICMS e o pagamento ocorre pela GNRE.

Quando é necessário emitir GNRE?

Este documento deve ser emitido pela empresa que realizará o envio das mercadorias para outro estado sempre antes de o transporte estar em curso. A GNRE é um documento fiscal que acompanha a carga durante o seu trajeto e é obrigatória para o transporte de produtos sujeitos a tributação.

As transportadoras são responsáveis pelo transporte de produtos e/ou materiais para diversos locais, nacionais ou internacionais. É importante que elas estejam sempre atentas às exigências legais para o transporte de cargas, inclusive quanto à necessidade de emitir a GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos).

Quem precisa emitir, recolher e pagar a GNRE?

A emissão da GNRE deve ser feita por qualquer empresa que vende um produto para fora do seu estado de origem. Assim, é preciso fazer o recolhimento dos tributos estaduais da unidade da federação de destino por meio dessa guia.

Também estão incluídas nessa exigência as empresas que atuam com prestação de serviços de transporte interestadual. A GNRE pode ser necessária nas situações em que se inicia o transporte em estado diferente de onde se tem cadastrada a Inscrição Estadual da transportadora e nas situações em que o frete é interestadual e o tomador é o destinatário consumidor final não contribuinte de ICMS no estado de destino.

Portanto, se você tem uma transportadora, saiba que dependendo do tipo de transporte,  ela pode também ser responsável pelo recolhimento da GNRE. A cobrança vai ser calculada com base nas alíquotas interestaduais e ser repassada de forma integral para pagamento. Neste caso, o motorista deve portar então a GNRE, assim como o faz com o CTe e MDFe durante o transporte.

Em resumo, a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais é emitida pela empresa que vende o produto para a outra unidade da federação, por meio da antecipação do ICMS. Por sua vez, seu recolhimento é feito pelo remetente da mercadoria ou pelo destinatário.

Como decidir o que é correto? Se o destinatário é contribuinte do ICMS, ele deve recolher os tributos pela guia. Se ele não se enquadrar nessa classificação, a responsabilidade se torna do remetente.

Tipos de receita passíveis de recolhimento

As empresas também devem atentar a outros fatores antes de emitir a GNRE. Um deles são os tipos de receita são passíveis de recolhimento com a emissão da GNRE:

• ICMS Comunicação: código 10001-3;
• ICMS Energia Elétrica: código 10002-1;
• ICMS Transporte: código 10003-0;
• ICMS Substituição Tributária por Apuração: código 10004-8;
• ICMS Importação: código 10005-6;
• ICMS Autuação Fiscal: código 10006-4;
• ICMS Parcelamento: código 10007-2;
• ICMS Dívida Ativa: código 15001-0;
• multa para infração à obrigação acessória: código 50001-1;
• taxa: código 60001-6;
• ICMS Recolhimentos Especiais: código 10008-0;
• ICMS Substituição Tributária por Operação: código 10009-0;
• ICMS Consumidor Final não contribuinte outra UF por operação: código 10010-2;
• ICMS Consumidor Final não contribuinte outra UF por apuração: código 10011-0;
• ICMS Fundo Estadual de Combate à Pobreza por Operação: código 10012-9;
• ICMS Fundo Estadual de Combate à Pobreza por Apuração: código 10013-7;
• ICMS DeSTDA: código 10014-5.

Apesar de as informações estarem disponíveis, muitas empresas ignoram a necessidade de informar o cálculo da partilha do ICMS na emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Entre os motivos para essa situação estão:

• desconhecimento. Apesar de a obrigatoriedade de emissão existir desde 2016, muitas empresas ainda confundem os conceitos e desconhecem o processo de recolhimento de impostos;
• aumento no custo operacional, já que há alta da carga tributária e dos gastos para geração da GNRE. Ainda assim, sai mais barato que ignorar essa exigência.

Caso sua empresa descumpra essa obrigatoriedade, é enquadrada como sonegadora fiscal. Com essa classificação, várias punições são aplicáveis, como multas e outras sanções e penalidades. Essa situação tem o poder, inclusive, de inviabilizar a continuidade do funcionamento do negócio.

Da mesma forma, se algum lote de mercadorias estiver sendo transportado sem o recolhimento devido da GNRE, poderá ser retido nas barreiras de fiscalização estaduais. Com isso, a empresa terá ainda mais custos para reaver os produtos, além de atrasar as entregas e ter problemas com sua reputação.

Como fazer a GNRE da melhor maneira?

Para garantir a emissão eficaz dessa guia, a transportadora deve informar todos os dados corretamente, como CPF ou CNPJ, mês e ano, número do documento de origem, valor nominal do tributo, juros de mora, data de recolhimento do tributo, dados do contribuinte, entre outros.

Após o preenchimento, as informações são validadas pelo portal da GNRE, permitindo a correção antes da emissão da guia. Esse processo exige máxima atenção, pois após gerar, não é possível cancelar a GNRE.

Pode haver diferença no portal de emissão, dependendo do estado. Na maioria das UFs, o documento é feito em um mesmo portal nacional específico para emissão de GNREs, mas os estados de SP e ES tem portais próprios para emissão. Por isso, é importante fazer essa conferência previamente.

O passo a passo para emitir GNRE

A seguir, compartilhamos com você um passo a passo de como emitir a GNRE para as suas atividades de transporte. Confira!
Para emitir a GNRE para transportadoras, você deve:

1. Acessar Portal Nacional da GNRE e clicar na opção “Gerar GNRE”;
2. Na página que se abrir, selecione o estado para o qual deseja gerar a guia;
3. Preencha os dados solicitados no formulário;
4. Escolha a forma de pagamento e clique no botão “Emitir Guia”;
5. Imprima a guia gerada e guarde-a para apresentação na SEFAZ, com os documentos necessários.

A GNRE deve ser paga antes da saída da mercadoria para entrega, acompanhando-a durante o transporte.

Pode haver diferença nos dados solicitados a depender do estado escolhido, mas geralmente será necessário:

• Dados da empresa emitente;
• Confirmar se tem ou não inscrição estadual no estado selecionado;
• Qual o código de receita de ICMS desejado.

Erro na emissão de uma GNRE: como proceder

Caso a GNRE seja emitida com erro, basta não realizar o pagamento e depois emitir outra com os dados corretos. No entanto, se o erro for identificado apenas depois de já ter realizado o pagamento, é necessário consultar a contabilidade ou a sefaz estadual para verificar como é procedimento de restituição do ICMS pago indevidamente.

É possível fazer o cancelamento da GNRE?

Não é possível fazer o cancelamento de uma guia. Portanto, ao detectar um erro no documento emitido basta não realizar o pagamento e emitir uma nova GNRE com os dados corretos.

Quando a guia fica sem pagamento  ela é cancelada de forma automática pelo sistema. Porém, caso o erro seja identificado apenas após o pagamento, então é necessário consultar a contabilidade e o estado envolvido para verificar como é o processo de restituição de ICMS pago indevidamente.

É possível automatizar a emissão do documento?

Sim, é possível. Aliás, a GNRE automatizada é um recurso que torna o processo de geração, emissão e arquivamento das Guias Nacionais de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE) mais rápido e eficiente.

Para ter esse tipo de automação é necessário que o software de gestão da transportadora seja capaz de integrar-se ao Portal Nacional da GNRE. Assim, ao invés de acessar o portal, é possível usar dados de documentos emitidos, como por exemplo, CTes ou NFes, para gerar as guias.

Com a GNRE automatizada, as empresas podem emitir as guias diretamente em seu sistema de gestão, sem a necessidade de preencher formulários manuais. Além disso, o processo de arquivamento das guias também é automatizado, o que significa que as empresas não precisam se preocupar com a perda ou extravio de documentos.

Ao centralizar a emissão de GNRE em um software é possível também gerenciar de forma mais simples as contas a pagar geradas a partir das guias. Além disso, é possível contar também com relatórios relacionados as GNREs emitidas.

E sua empresa, já está preparada para emitir a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais? Entendeu o que precisa ser feito? Veja outras boas práticas assinando nossa newsletter. Assim, você recebe atualizações constantes no seu e-mail.