Como saber que minha transportadora precisa de um sistema de gestão de transporte?

Quando bem aplicada, a tecnologia pode mudar a forma como um empreendimento atua. No caso de uma transportadora, não é diferente. Diante de tantas obrigações e processos, o uso de um sistema de gestão de transporte pode ser a melhor alternativa.

Esse recurso leva a uma centralização de dados e promete facilitar muitas etapas. Como exige um investimento inicial, é comum que as empresas tenham dúvidas se ele é realmente necessário. Por isso, o ideal é descobrir se o empreendimento precisa desse elemento.

A seguir, conheça as vantagens do sistema de gestão de transporte e veja como ele pode ajudar a sua empresa.

Maior controle das operações

Como centraliza os dados, o recurso oferece total visibilidade sobre os processos e a transportadora, em geral. Isso significa que a gestão consegue ver, de maneira fácil, quais são as necessidades do empreendimento, quais são as áreas críticas e o que exige uma atenção especial.

Vamos entender na prática. Com a solução, torna-se possível fazer um controle total de fretes, como de viagens realizadas, custos e ganhos. Ainda é possível acompanhar e estabelecer a tabela de frete, verificar os orçamentos e os vencimentos de contratos e documentos.

Também torna-se mais simples observar o movimento bancário, como por meio da conciliação. Com apenas alguns cliques, há o acesso ao fluxo de caixa e ao controle de comissões, cobranças e cheques — ou seja, é mais fácil armazenar os dados e acompanhar como eles se relacionam.

Dessa forma, a gestão passa a reconhecer as exigências específicas do negócio e tem facilidade para reagir a certas situações.

Adequação à legislação

Uma transportadora tem diversas obrigações legais que devem ser cumpridas para que possa operar. Sem esses cuidados, o negócio sofre multas, embargos e pode até ter as atividades suspensas.

O problema é que dar conta de tudo manualmente aumenta as chances de erros e de algo não ser cumprido. Já com o software de gestão de transporte, esses problemas são resolvidos. O recurso atua, por exemplo, como emissor de:

• NF-e;
• NFS-e;
• MDF-e;
• CT-e e
• CIOT.

Além disso, o sistema ajuda a registrar e armazenar as notas de entrada e as diversas ocorrências. Há, ainda, a geração de arquivos do SPED, o que favorece a apuração completa.

Otimização das manutenções

Um dos grandes problemas de qualquer transportadora é fazer a gestão de manutenção da frota. Esperar que os veículos falhem não é viável, em primeiro lugar, por uma questão de segurança. Caso algum problema aconteça durante a viagem, podem ocorrer acidentes e até perdas de carga.

Além disso, a manutenção corretiva é mais cara. As versões preventiva e periódica, no entanto, exigem um controle muito preciso. Com dados descentralizados e pouca automação, é difícil fazer um acompanhamento em tempo real.

Por outro lado, o software soluciona essa dificuldade. Ele permite gerenciar diversos aspectos, como consertos, substituições de peças, abastecimentos e revisões.

Também é com esse recurso que se torna possível realizar um controle de pneus, com a troca feita na hora certa. Assim, o empreendimento consegue ter o melhor das atividades com total segurança.

Melhoria no relacionamento com os motoristas

Cuidar da relação estabelecida com os motoristas é mais um aspecto indispensável. Além de evitar problemas, é algo que fortalece a confiança e melhora a performance do empreendimento.

Em primeiro lugar, o software ajuda a automatizar o valor a ser pago para os motoristas de acordo com parâmetros, como os quilômetros percorridos. Também é possível estabelecer acertos específicos com os profissionais, com tudo devidamente registrado.

As médias ajudam a controlar o consumo de cada frete, enquanto o cuidado com o vencimento da CNH de cada motorista evita irregularidades. Isso garante um serviço melhor e ainda fortalece a parceria estabelecida.

Facilitação dos cadastros

Todo negócio do ramo precisa contar com diversas bases de dados. São elas que ajudam a tomar decisões e que melhoram o controle de todas as etapas. Nesse contexto, a automatização da inclusão e do gerenciamento de informações evita tarefas repetitivas e que agregam pouco valor.

Ao utilizar a tecnologia, tudo muda. Fica fácil reunir conhecimentos sobre:

• veículos;
• rotas e regiões;
• clientes;
• fornecedores;
• motoristas próprios e terceirizados;
• elementos fiscais e
• informações financeiras.

Ao colocar isso em prática, o estabelecimento ganha eficiência e consegue atender às expectativas de quem contrata.

Ampliação da produtividade

O fato é que o uso de um recurso do tipo é essencial para uma transportadora que deseja se tornar mais produtiva. Isso acontece porque há uma eliminação de várias tarefas burocráticas, como ter que pesquisar dados em várias fontes. Com tudo no mesmo ponto, há uma democratização na comunicação e no fluxo de informação.

O software também é um elemento que ajuda a diminuir os riscos e a evitar erros e retrabalhos. Com menos desperdícios, o negócio entrega os resultados desejados de forma robusta.

O aumento da produtividade, inclusive, está relacionado às necessidades administrativas. Como as tarefas repetitivas são automatizadas, o time consegue focar os esforços em decisões mais estratégicas e que geram grandes impactos. Além disso, é uma forma de diminuir a necessidade de expansão da equipe, o que ajuda a manter o empreendimento sob controle.

Aumento da rentabilidade do negócio

Combinados, esses resultados mexem com as finanças da empresa. Isso significa que ocorre uma redução dos custos e até uma ampliação no faturamento. Então, passa a haver maior rentabilidade para o empreendimento.

Considere, por exemplo, a questão do controle. Se a gestão fica bem informada, consegue tomar decisões melhores e em menos tempo, isso se traduz em eficiência, produtividade e, principalmente, satisfação para quem contrata. Então, é possível atender um mercado maior, além de conseguir a fidelização das pessoas.

Esse aumento na rentabilidade faz com que o empreendimento se torne mais robusto e capacitado para encarar os desafios. Também conquista um volume maior de recursos para investir em melhorias, o que gera diferenciação e ganho de competitividade.

O software de gestão de transporte é capaz de ajudar a sua transportadora em vários níveis. Caso o seu negócio deseje aproveitar essas vantagens, então é hora de investir nesse recurso e explorar as suas funcionalidades.

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