Descubra como ter controle no recebimento de notas fiscais

Uma empresa, independentemente de seu nicho de atuação, necessita de uma gestão eficaz para que haja um acompanhamento sobre os ganhos financeiros, os gastos em determinado período, além de estar atento quanto a questões burocráticas. O recebimento de notas fiscais é um ponto a ser destacado, pois, por meio dele, a transportadora tem a chance de estar em dia quanto aos seus fornecedores e clientes, adquirindo maior credibilidade perante o mercado.

Dessa forma, os responsáveis pela área fiscal do negócio precisam compreender exatamente os principais passos para esse controle, de forma que as principais informações estejam resguardadas. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você saiba quais são os problemas de não executar essa gestão, além de entender como realizar essa tarefa de forma eficiente. Boa leitura!

Quais os problemas de não executar o controle de notas fiscais?

Hoje, a tecnologia tem facilitado cada vez mais o processo das transportadoras, até mesmo no controle das entradas e saídas financeiras. A nota fiscal eletrônica trouxe a possibilidade de degradar menos o ambiente devido à baixa impressão de papel, além de tornar prática a emissão e a gestão desses documentos.

No entanto, a atenção precisa ser redobrada. Justamente pelo fato de contar com toda a facilidade em suas mãos, as autoridades tributárias gerenciam essas notas, sejam as notas fiscais eletrônicas, sejam as notas fiscais de serviços eletrônicos. Ou seja, caso o seu negócio não ofereça uma boa gestão sobre essas emissões, correrá o risco de sofrer penalidades, desde notificações, multas, até a entrada como crime contra a ordem tributária.

Como fazer o controle do recebimento de notas fiscais?

Conforme percebido, se não houver esse controle, os prejuízos serão bem maiores. Assim, confira as dicas que selecionamos para que você entenda como fazer a gestão do recebimento de notas fiscais de forma eficiente.

Crie uma rotina em sua empresa

O primeiro passo que deve ser considerado é criar uma rotina de verificação dos recebimentos em seu negócio. Para isso, adote normas internas a serem seguidas pelos seus colaboradores, de modo que haja o registro de qualquer emissão das notas fiscais e que o departamento financeiro esteja ciente de todas as movimentações do fluxo de caixa.

Além disso, essa rotina em um negócio permitirá que os profissionais também possam averiguar se as notas que chegam até a empresa são de fato verídicas e originais. Assim que ela dá entrada em sua transportadora, verifique no site da prefeitura indicado se, de fato, o conteúdo daquela nota é verídico, diminuindo as chances de ocorrer problemas com o Fisco.

E você, sabe como executar essa atividade? Basta ir até a página de serviços e clicar em “consultar NF-e completa”. A partir disso, é só digitar a chave de acesso ao documento e conferir as informações.

Ofereça treinamentos para a sua equipe

Não basta uma parcela de colaboradores ter o entendimento exato sobre a importância do controle de recebimento de notas fiscais. É preciso que todos estejam alinhados para que haja o cumprimento das regras tributárias exigidas. Para isso, ofereça treinamento aos seus profissionais, de modo que eles entendam não apenas a questão operacional, como também a necessidade dessa gestão para o crescimento do negócio.

A capacitação de colaboradores traz ganhos muito maiores do que os objetivos principais. Ela permite que haja um maior engajamento dos funcionários com a empresa, garante que todos caminhem na mesma direção, além de contribuir para que eles se sintam como parte estratégica das decisões tomadas pela organização. Tudo isso faz com que haja melhoria no clima organizacional, além de maior retenção de talentos.

Também é interessante que a empresa pesquise sobre a legislação pertinente ao seu negócio. Existe a possibilidade de determinada área de atuação ter particularidades em relação a essa tarefa, fazendo com que os colaboradores tenham uma atenção maior quanto às especificidades.

Tenha responsáveis por esse processo

Já ouviu aquele ditado de que uma tarefa pertencente a um número grande de colaboradores não pertence a ninguém? Então, você não pode correr esse risco quanto ao controle de recebimento de notas fiscais! Defina uma equipe específica para fazer essa gestão, ofereça subsídios para que ela saiba sobre o cálculo dos impostos e sobre o armazenamento desses documentos.

O ideal, ainda, é que tenha um gestor desse time, que vai coordenar os processos e assumir responsabilidades sempre que necessário!

Automatize processos para o registro das informações

Mencionamos sobre a necessidade de registrar as informações das notas fiscais para que o controle seja eficaz, certo? Para isso, o ideal é contar com soluções automatizadas, focadas em tecnologias específicas para o controle de recebimento de notas fiscais.

Aquelas organizações que não se adaptarem para essa nova realidade correm riscos de perder vantagem competitiva para outras empresas. Isso ocorre, especialmente, em um contexto que o mercado já está apto para receber soluções em tecnologia para as mais diversas tarefas.

Além disso, entre as vantagens da automatização de processos, pode-se destacar a diminuição de erros por parte dos colaboradores. Mesmo quando eles são bem treinados e entendem bem as suas funções, de acordo com a realidade da empresa, existem os riscos de ocorrerem equívocos, caso o trabalho seja manual.

Hoje, existem soluções que facilitam o recebimento como um todo, além de contribuir para a organização das notas fiscais eletrônicas, das NFC-es e da CT-es. Nelas, os XMLs ficam armazenados em painéis, nos quais os gestores terão a oportunidade de visualizá-los sempre que necessário. Também podem fazer o download daqueles que consideram mais importantes.

Neste conteúdo, você pôde entender de forma mais precisa sobre a importância de ter um controle eficaz do recebimento de notas fiscais. Ao seguir essas dicas e contar com a tecnologia como aliada, certamente os seus processos serão aprimorados, trazendo ganhos para a empresa como um todo e permitindo um diferencial competitivo.

A empresa que se destaca apresenta muito mais do que apenas boas ações de marketing e um plano de negócios bem definidos: também está antenada com o desenvolvimento das soluções no mercado e está por dentro dos principais aspectos burocráticos.

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