Como escolher um software para transportadoras: quais são e por que é importante contratar

O setor de logística está em constante desenvolvimento, aderindo a novas ferramentas para o planejamento, a execução e uma gestão mais eficiente das empresas de transporte.

Entre os desafios enfrentados pelo setor, está a busca por alternativas capazes de otimizar os processos e facilitar as operações do negócio, mantendo a regularidade das responsabilidades fiscais.

Mas como garantir um maior desempenho do negócio? Como implementar uma gestão mais profunda e estratégica, mesmo em empresas menores? A resposta está na tecnologia!

Hoje, com a transformação digital, softwares e sistemas têm assumido um papel essencial no ramo dos transportes, oferecendo soluções a nível operacional e gerencial, a exemplo do software para transportadora.

Contudo, é preciso atenção na hora de escolher um software para transportadora. Você precisa avaliar bem as funcionalidades da ferramenta e o nível de compatibilidade com as suas necessidades, além de outros itens.

Por isso, pensando em ajudar você, preparamos este post que o ajudará na escolha do melhor software para transportadoras. Acompanhe!

O que é um software para transportadoras?

Um software para transportadoras, também chamado de TMS (Transportation Management System), é uma ferramenta tecnológica desenvolvida para auxiliar no gerenciamento e na operação logística de empresas que realizam transporte de cargas.

Ele oferece funcionalidades que permitem desde a emissão de documentos fiscais obrigatórios até o controle financeiro, gestão de frotas e análise de desempenho da operação.

Quais são os 5 sistemas de logística mais utilizados?

Os principais tipos de softwares para transportadoras são classificados com base nas funções que desempenham e nas áreas da operação logística e administrativa que atendem. Esses softwares são projetados para lidar com as complexidades do setor de transporte, oferecendo soluções específicas para diferentes necessidades.

TMS (Transportation Management System)

É um sistema de gerenciamento de transporte, voltado para a administração completa de transportadoras. Este é o principal sistema de gestão para transportadoras e o primeiro que a empresa precisa buscar se deseja aprimorar a gestão logística. Entre as principais funções deste software destacam-se:

• Emissão de documentos fiscais como CT-e, MDFe e CIOT.
• Gestão de fretes, viagens e contratos.
• Controle financeiro, incluindo fluxo de caixa e contas a pagar/receber.
• Análise de dados e geração de relatórios.

WMS (Warehouse Management System)

É um sistema focado no gerenciamento de estoques e armazéns, integrados à logística de transporte. Comumente utilizado por operadores logísticos que além de oferecerem o serviço de transportes também cuidam de outras etapas como a armazenagem e distribuição.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Este software é destinado ao gerenciamento de atividades empresariais, utilizado em transportadoras que também trabalham com compra e venda de mercadorias. Possui funcionalidades como gerenciamento de estoque, produção e até mesmo RH.

YMS (Yard Management System)

É uma ferramenta específica para gerenciamento de pátios, utilizado por empresas que possuem grande volume de movimentações de veículos. Soluções como agendamento de veículos, ferramentas de auto atendimento e gerenciamento são utilizadas.

Roteirização de cargas

Este sistema para transportadora é utilizado de forma integrada com um TMS, ele permite que a empresa tenha monitoramento das cargas e possa transmitir estas informações para seus clientes.

Abaixo, você confere um vídeo do canal da Bsoft no Youtube que traz mais detalhes sobre os diferentes sistemas e como eles atuam na rotina das transportadoras:

 

Quais são os benefícios para as empresas com um software para transportadoras?

Quando estamos adaptados a forma como trabalhamos, pode ser difícil enxergar os benefícios que investir em tecnologia pode trazer ao negócio. Para exemplificar melhor os benefícios de um sistema de gestão para transportadoras, listamos os itens abaixo:

Maior Agilidade e Eficiência

• Elimina tarefas manuais, como preenchimento de planilhas e emissão de documentos em diferentes plataformas;
• Processos como emissão de CT-e, MDFe, CIOT e boletos bancários são realizados rapidamente, acelerando a operação.

Redução de Custos

• Melhora o uso de combustível, manutenção de frotas e alocação de motoristas e veículos;
• A automatização reduz falhas humanas, como multas por documentos incorretos ou atrasos.

Melhor Controle Financeiro

• Ajuda a prever despesas e receitas, planejar investimentos e evitar surpresas financeiras;
• Integração com bancos permite controle rápido e eficiente dos pagamentos e recebimentos.

Conformidade Fiscal

• Garante que CT-es, MDFe, NF-es e CIOT sejam gerados corretamente, evitando multas e penalidades;
• Facilita a entrega de obrigações acessórias exigidas pelo governo.

Organização e Centralização de Dados

• Dados financeiros, operacionais e fiscais ficam em um único lugar, acessíveis de forma rápida e segura;
• Controla motoristas, veículos, cargas e documentos sem a necessidade de várias ferramentas ou sistemas.

Tomada de Decisões Mais Estratégica

• Fornece insights sobre desempenho financeiro, operacional e de frota;
• Apresenta uma visão geral da operação em tempo real, permitindo decisões mais assertivas.

Melhoria no Atendimento ao Cliente

• Processos otimizados permitem atender aos prazos e surpreender os clientes com rapidez;
• Facilita a troca de informações com embarcadores e clientes.

Como escolher o melhor software para transportadora?

Confira os fatores que devem ser levados em consideração no momento de escolher um software para transportadoras:

Mapeie suas necessidades

Antes de mais nada, verifique quais são os processos importantes na sua transportadora e que precisam ser otimizados. Qual é a atividade que a sua empresa gasta mais tempo? Qual são as informações que você sente dificuldade em obter?

A partir daí fica mais fácil avaliar os diferentes tipos e marcas de sistema de gestão disponíveis no mercado.

Avalie o suporte

Uma das principais rotinas nas transportadoras é a emissão de documentos fiscais. Como este serviço está relacionado a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) é comum que aconteçam alguns erros de validação que nem sempre o operador sabe como lidar.

Por isso, antes de contratar um software, verifique se ele possui suporte técnico qualificado. Também avalie se o atendimento é rápido, afinal, ficar esperando pode significar deixar a operação parada e atrasar a entrega do cliente.

Peça uma demonstração

Nada melhor do que ver a ferramenta funcionando na prática. Para isso, agende uma reunião com o consultor do sistema e certifique-se de verificar se ele realmente oferece aquilo que está sendo prometido.

Considere o custo-benefício

Nem sempre o software mais caro vai ser aquele que atende melhor às necessidades da transportadora. Assim como, nem sempre o sistema de gestão mais barato vai ser o melhor. Cloque na balança as funcionalidades que o sistema oferece em relação ao preço.

Busque referências

Pesquise, ouça outras transportadoras, verifique opiniões em redes sociais, e avalie bem estes resultados para encontrar o que é mais interessante para você.

Como funciona o Bsoft TMS?

O Bsoft TMS é um software em nuvem projetado para facilitar e otimizar a gestão de transportadoras, abrangendo desde pequenas empresas até operações mais complexas. Ele funciona integrando diversas áreas da transportadora em uma única plataforma, simplificando tarefas administrativas, financeiras e operacionais.

Operação na Nuvem

• O sistema é acessado via internet, permitindo uso em qualquer lugar, tanto por computador quanto por dispositivos móveis;
• Não é necessário instalar o software, basta um navegador e conexão com a internet.

Emissão de Documentos Fiscais

• Emite CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDFe (Manifesto de Documentos Fiscais) de maneira centralizada;
• Gera CIOT (Código Identificador de Operação de Transporte) automaticamente, obrigatório para transportadoras que contratam motoristas autônomos;
• Emissão integrada com dados financeiros e operacionais para maior rapidez e precisão.

Gestão Financeira

• Controla contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação bancária;
• Permite importar arquivos OFX do banco para conciliar pagamentos e receitas de forma automatizada;
• Gera previsões financeiras para planejamento de despesas e investimentos.

Gestão de Frotas

• Monitora manutenções preventivas e corretivas, consumo de combustível e controle de pneus;
• Acompanha multas, licenciamento e vencimentos de documentos dos veículos;
• Oferece funcionalidades para cálculo de custos por viagem, como consumo de combustível e pedágios.

Controle de Viagens

• Planeja e gerencia viagens, agrupando documentos e organizando despesas;
• Controla fretes de retorno para aproveitar a capacidade do veículo e reduzir custos operacionais;
• Realiza acertos financeiros com motoristas, integrando receitas, despesas e adiantamentos.

Dashboards e Relatórios

• Disponibiliza dashboards interativos para acompanhamento em tempo real de métricas da operação;
• Gera relatórios detalhados sobre desempenho financeiro, custos operacionais e eficiência logística.

Integrações

• Integra-se com bancos, embarcadores e plataformas de frete;
• Facilita a geração e envio de dados para sistemas externos, como seguros de carga e monitoramento de risco;
• Integrações com sistemas EDI permitem troca automática de informações com clientes e fornecedores.

Personalização

• Possui módulos adicionais, como controle de estoque, emissão de NFS-e, cotações de frete e Kanban;
• Flexibilidade para personalizar o sistema conforme as necessidades da transportadora.

Os diferenciais da Bsoft

Além do software escolhido precisar atender ao que sua empresa necessita, atentar ao nível de qualidade do serviço prestado e o comprometimento do fornecedor da solução é fundamental. Nesse ponto, a Bsoft se destaca.

A Bsoft tem um nível de satisfação de mais de 99%, além de agir sempre com base nas necessidades do usuário, buscando otimizar o sistema de acordo com as especificidades exigidas pelo cliente, gerando uma excelente relação custo-benefício.

Funcionalidades específicas, como a emissão de Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e), são de extrema importância para garantir a eficiência e agilidade no processo de transporte.

Com mais de 18 anos no mercado, a Bsoft tem um compromisso com seus clientes, principalmente no que se refere à qualidade das entregas e do atendimento. Para isso, uma equipe altamente capacitada está à disposição para avaliar e entender as suas dores, oferecendo a solução mais indicada.

Além disso, os produtos atendem diversos ramos de atividade e são integrados, o que facilita os controles praticados pela empresa. No quesito custo, a habilitação e manutenção são extremamente acessíveis, indiferente do porte da empresa e manuseio.

Por fim, como foi possível perceber, escolher o melhor software para transportadora não é uma tarefa complexa — basta ter ciência daquilo que é mais importante a ser analisado. Temos certeza de que, agora, essa escolha não será mais um problema para você, não é mesmo?

Está na hora de dar mais um passo rumo à modernização da gestão da sua transportadora! A Bsoft está à disposição com as melhores soluções do mercado. Entre em contato conosco e seja o nosso próximo caso de sucesso!