CTe de substituição na versão 4.0: saiba como emitir

Na rotina de uma transportadora, emitir um CTe com erro é comum. A questão é: o que fazer nesses casos? A resposta certa exige que você saiba o que é o CTe de substituição. Eles são indispensáveis quando passa o prazo ou há algum impedimento no cancelamento do CTe, e então, é necessário, por exemplo, correção de valores ou do pagador do frete.

Tem dúvidas sobre o assunto? Não se preocupe! Preparamos este post para apresentar informações essenciais sobre esse documento para ajudá-lo a identificar quando usá-lo e quais são os procedimentos corretos agora na versão 4.0 do CTe. 

O que é CTe de substituição?

O CTe de substituição é uma solução para o problema de emissão incorreta de um documento anterior. Ele de certa forma irá se sobrepor fiscalmente ao CTe emitido com erro e passará a representar a operação. Ele é crucial para a correção de operações que ficaram com valor de frete ou de imposto maior que o correto, ou então, o erro ao selecionar o pagador do frete que é algo comum em operações fiscais.

Outra informação importante é que esse documento tem um prazo máximo para ser emitido que é de 60 dias. Lembrando que a contagem se inicia com a data de emissão do CTe que será substituído. 

Com as alterações causadas pela versão 4.0 do CTe, agora só é possível emitir o CTe de Substituição após o tomador/pagador do CTe realizar o evento de manifestação de prestação de serviço em desacordo. Vamos explicar melhor o que é e como gerar esse evento mais adiante. 

Como é emitido o CTe de Substituição?

Geralmente os sistema de emissão possuem essa categoria de CTe disponível de forma simples para selecionar na tela de emissão de documentos. De forma geral então a emissão ocorrem em 3 passos:

Passo 01) Na tela de emissão de CTe escolhe a opção de CTe de Substituição e logo em seguida seleciona qual o CTe a ser substituído (o CTe com erro). Nesse momento, já podem ser importadas todas informações do CTe anterior. 

Passo 02) Corrigir as informações alterando os valores ou o tomador do CTe com erro.   

Passo 3) Nas observações deve se inserir “Este documento substitui o CTe número e data em virtude de (especificar o motivo do erro)”. Se não executar esse passo, não há o bloqueio de emissão, mas essa orientação de texto da observação consta no Ajuste Sinief nº 09, 25 de outubro de 2007. 

Outro ponto importante é ter muita atenção ao preencher esse documento, pois ele não pode ser cancelado. Se houver erro, é necessário realizar um novo processo de manifestação de desacordo e posterior CTe de substituição. Nesse momento, será selecionado então o CTe de substituição anterior com erro.

O que não é possível alterar no CTe de substituição?

Embora o termo substituição possa levar a entender que há a possibilidade de substituir por completo o CTe anterior, isso não é a realidade. No CTe de substituição, não é possível alterar elementos como: 

• Remetente e destinatário da operação. Ou seja, eles devem ser os mesmos do CTe substituído;
• Não é possível inserir CNPJ de um novo pagador sem que a raiz dele tenha relação com algum dos envolvidos anteriormente na operação a ser corrigida;  
• Não é possível inserir ou excluir NFes ao emitir o CTe de substituição.  
• Não é possível alterar a UF de início e UF final do transporte. 

Você também pode contar com a ajuda do nosso Assistente de Correção de CTe e conferir qual a melhor opção considerando o tipo de erro do documento. Confira:

CTe de substituição: requisito de manifestação do tomador/pagador do CTe com erro.

Antes de realizar a emissão de CTe de Substituição é necessário que o pagador do CTe se manifeste, essa é a ação conhecida como: Manifestação de prestação de serviço em desacordo. Assim, ele notifica a Sefaz que há um erro no documento. Isso faz com que os portais registrem o evento ao CTe em questão e permitam que o transportador emita CTe de substituição em seguida.

Essa etapa é também uma das principais dificuldades dos transportadores, pois nem sempre o pagador do frete executa essas tarefas em tempo hábil. Em outros casos, o pagador do frete tem dificuldades em realizá-las, sendo necessário ajuda do transportador para explicar como proceder.

Também ocorre de o tomador inserido errado não fazer parte dos contatos frequentes do transportador e não há nem mesmo resposta aos pedidos para realização da manifestação de desacordo. Um exemplo comum é o cliente da transportadora ser o remetente e no momento da emissão o operador inserir por engano o destinatário como pagador. 

Ao tentar emitir um CTe de Substituição sem que o tomador tenha gerado o evento de Manifestação de Prestação de Serviço em Desacordo a Sefaz retorna a seguinte rejeição:

739: O CTe substituído deve possuir evento de Prestação do Serviço em Desacordo

 

Como simplificar a Manifestação de Desacordo de CTe

Uma forma simples de realizar esse tipo de evento é contar com uma ferramenta de gestão e importação de documentos fiscais eletrônicos. Um exemplo de plataforma  nesse sentido é o nsdocs, essa ferramenta possui um plano gratuito com 15 importações para empresas. 

No nsdocs, após cadastrar a empresa basta importar o CTe com o certificado digital ou importar o XML do documento. Depois, no painel é possível selecionar o documento e com um clique manifestar o desacordo da operação. 

Outra alternativa é usar o portal do CTe do Rio Grande do Sul. No entanto, é necessário ter o certificado digital instalado na máquina para gerar o evento. Já as pessoas físicas, podem usar o portal acessando com a conta gov.com.br. Essa conta é a mesma usada para acessar vários serviços do governo, como FGTS, Carteira Digital de Trânsito, etc.  

E o que aconteceu com o CTe de anulação?

Antes da versão 4.00 do CTe, era possível emitir um documento de anulação. Na prática, o documento servia como um evento de prestação de serviço em desacordo e poderia ser anexado na emissão do CTe de substituição. Entretanto, devido à complexidade da operação, a SEFAZ optou por retirar este procedimento na versão 4.00 do CTe. Ou seja, não é mais permitido emitir CTe de anulação, mais informações você obtém neste post completo sobre o assunto.

Segurança e agilidade na emissão de CTe de substituição

Dominar essas operações, como a de substituição é fundamental, pois durante a emissão de milhares de documentos fiscais, certamente ocorrerão erros e será necessário utilizar esse recurso. Conseguiu entender como é emitido e os requisitos para emissão de CTe de Substituição?

Como vimos, nem todas as informações podem ser alteradas e sempre será necessário contar com a cooperação do tomador/pagador do frete. Com essa informação em mãos, o procedimento pode ser realizado com agilidade e segurança. Mas, lembre-se: o auxílio de um bom emissor de CTe torna tudo mais simples. Por isso, modernize o seu negócio!

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