CTe de substituição: saiba como emitir na versão 4.0

Na rotina de uma transportadora, emitir um CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) com erro é algo comum. A questão é: o que fazer nesses casos? A resposta certa exige que você saiba o que é o CTe de substituição.

Eles são indispensáveis quando passa o prazo ou há algum impedimento no cancelamento do CTe, e então, é necessário, por exemplo, correção de valores ou do pagador do frete.

Tem dúvidas sobre o assunto? Não se preocupe! Preparamos este post para apresentar informações essenciais sobre esse documento para ajudá-lo a identificar quando usá-lo e quais são os procedimentos corretos na versão 4.0 do CTe.

O que é CTe de substituição?

O CTe de substituição é uma solução para o problema de emissão incorreta de um documento anterior. Ele de certa forma irá se sobrepor fiscalmente ao CTe emitido com erro e passará a representar a operação.

Ele é crucial para a correção de operações que ficaram com valor de frete ou de imposto maior que o correto, ou então, o erro ao selecionar o pagador do frete que é algo comum em operações fiscais.

Qual é o prazo para emissão do CTe de substituição?

Outra informação importante é que esse documento tem um prazo máximo para ser emitido que é de 60 dias. Lembrando que a contagem se inicia com a data de emissão do CTe que será substituído.

Com as alterações causadas pela versão 4.0 do CTe, agora só é possível emitir o CTe de Substituição após o tomador/pagador do CTe realizar o evento de manifestação de prestação de serviço em desacordo.

Já o tomador do CTe tem o prazo de 45 dias para gerar o evento de desacordo. Vamos explicar melhor o que é e como gerar esse evento mais adiante.

Para saber mais, assista ao vídeo abaixo, disponível em no canal da Bsoft no YouTube:

 

 

Como é emitido o CTe substituto?

Geralmente os sistema de emissão possuem essa categoria de CTe disponível de forma simples para selecionar na tela de emissão de documentos. De forma geral então a emissão ocorrem em 3 passos:

Passo 1

Na tela de emissão de CTe escolhe a opção de CTe de Substituição e logo em seguida seleciona qual o CTe a ser substituído (o CTe com erro). Nesse momento, já podem ser importadas todas informações do CTe anterior.

Passo 2

Corrigir as informações alterando os valores ou o tomador do CTe com erro.

Passo 3

Nas observações deve se inserir “Este documento substitui o CTe número e data em virtude de (especificar o motivo do erro)”.

Se não executar esse passo, não há o bloqueio de emissão, mas essa orientação de texto da observação consta no Ajuste Sinief nº 09, 25 de outubro de 2007.

É possível cancelar um CTe de substituição?

Outro ponto importante é ter muita atenção ao preencher esse documento, pois ele não pode ser cancelado. Se houver erro, é necessário realizar um novo processo de manifestação de desacordo e posterior CTe de substituição. Nesse momento, será selecionado então o CTe de substituição anterior com erro.

Quais informações podem ser alteradas com o CTe de substituição?

Basicamente, são três informações que podem ser alteradas com um CTe substituto, confira:

• Tomador do Frete: é possível alterar o pagador do conhecimento quando o mesmo é um dos envolvidos no CTe. Por exemplo, o tomador de serviço selecionado no documento foi o destinatário e o correto seria o remetente;
• Valores: é possível alterar os valores do conhecimento para menos emitindo um CTe substituto. Na verdade, o CTe de substituição é a única forma de alterar os valores do CTe quando eles forem maiores do que o correto, e já não é possível mais realizar o cancelamento;
• Valores de ICMS: quando o ICMS destacado no conhecimento foi maior que o correto, é possível alterar com um CTe substituto, evitando a arrecadação de imposto indevida.

O que não é possível alterar no CTe de substituição?

Embora o termo substituição possa levar a entender que há a possibilidade de substituir por completo o CTe anterior, isso não é a realidade. No CTe de substituição, não é possível alterar elementos como:

• Remetente e destinatário da operação. Ou seja, eles devem ser os mesmos do CTe substituído;
• Não é possível inserir CNPJ de um novo pagador sem que a raiz dele tenha relação com algum dos envolvidos anteriormente na operação a ser corrigida;
• Não é possível inserir ou excluir NFes ao emitir o CTe de substituição;
• Não é possível alterar a UF de início e UF final do transporte.

Outras maneiras de corrigir um documento emitido com erros

Confira a seguir, outras formas de realizar correções nos conhecimentos:

Cancelamento

A alternativa mais indicada quando é identificado um erro no conhecimento é realizar o cancelamento do mesmo. Entretanto, o prazo de cancelamento é apertado, de apenas 24 horas após a emissão, e não pode ser realizado se o MDFe vinculado já estiver encerrado.

Cancelamento extemporâneo

este tipo de cancelamento é utilizado quando o prazo para cancelamento normal já acabou. Mas, para ele valem as mesmas regras do cancelamento normal, ou seja, não pode ter MDFe encerrado ou com circulação verificada.

Outra particularidade é que o cancelamento extemporâneo deve ser realizado diretamente na SEFAZ do estado e podem haver taxas para solicitá-lo. É necessário ver se o valor arrecadado em ICMS do conhecimento de transporte compensa o pagamento da taxa.

Carta de correção

Este recurso pode ser usado quando o erro do CTe for mais simples, como algum detalhe no endereço dos envolvidos ou algo nas observações. Ou seja, não altera informações mais importantes, como valores ou tomador, ou qualquer outr dado relacionado a impostos.

CTe de complemento

O CTe de complemento é usado quando o valor do conhecimento de transporte ficou menor do que o correto, ou os valores de ICMS ficaram abaixo do correto. No CTe 4.0 pode ser emitido apenas um CTe de complemento para até 10 CTes em uma única vez.

Você também pode contar com a ajuda do nosso Assistente de Correção de CTe e conferir qual a melhor opção considerando o tipo de erro do documento. Confira:

Como fazer o manifesto em desacordo?

Antes de realizar a emissão de CTe de Substituição é necessário que o pagador do CTe se manifeste, essa é a ação conhecida como: Manifestação de prestação de serviço em desacordo.

Assim, ele notifica a SEFAZ que há um erro no documento. Isso faz com que os portais registrem o evento ao CTe em questão e permitam que o transportador emita CTe de substituição em seguida.

Essa etapa é também uma das principais dificuldades dos transportadores, pois nem sempre o pagador do frete executa essas tarefas em tempo hábil. Em outros casos, o pagador do frete tem dificuldades em realizá-las, sendo necessário ajuda do transportador para explicar como proceder.

Também ocorre de o tomador inserido errado não fazer parte dos contatos frequentes do transportador e não há nem mesmo resposta aos pedidos para realização da manifestação de desacordo.

Um exemplo comum é o cliente da transportadora ser o remetente e no momento da emissão o operador inserir por engano o destinatário como pagador.

Ao tentar emitir um CTe de Substituição sem que o tomador tenha gerado o evento de Manifestação de Prestação de Serviço em Desacordo a Sefaz retorna a seguinte rejeição:

739: O CTe substituído deve possuir evento de Prestação do Serviço em Desacordo

Como simplificar a Manifestação de Desacordo de CTe

Uma forma simples de realizar esse tipo de evento é contar com uma ferramenta de gestão e importação de documentos fiscais eletrônicos.

Um exemplo de plataforma  nesse sentido é o nsdocs, essa ferramenta possui um plano gratuito com 15 importações para empresas.

No nsdocs, após cadastrar a empresa basta importar o CTe com o certificado digital ou importar o XML do documento. Depois, no painel é possível selecionar o documento e com um clique manifestar o desacordo da operação.

Outra alternativa é usar o portal do CTe do Rio Grande do Sul. No entanto, é necessário ter o certificado digital instalado na máquina para gerar o evento.

Já as pessoas físicas, podem usar o portal acessando com a conta gov.br. Essa conta é a mesma usada para acessar vários serviços do governo, como FGTS, Carteira Digital de Trânsito, etc.

E o que aconteceu com o CTe de anulação?

Antes da versão 4.00 do CTe, era possível emitir um CTe de anulação para “anular os valores de um CTe emitido incorretamente. Na prática, o documento servia como um evento de prestação de serviço em desacordo e poderia ser anexado na emissão do CTe de substituição.

Entretanto, devido à complexidade da operação, a SEFAZ optou por retirar este procedimento na versão 4.00 do CTe. Ou seja, não é mais permitido emitir CTe de anulação, mais informações você obtém neste post completo sobre o assunto.

Segurança e agilidade na emissão de CTe de substituição

Dominar essas operações, como a de substituição é fundamental, pois durante a emissão de milhares de documentos fiscais, certamente ocorrerão erros e será necessário utilizar esse recurso. Conseguiu entender como é emitido e os requisitos para emissão de CTe de Substituição?

Como vimos, nem todas as informações podem ser alteradas e sempre será necessário contar com a cooperação do tomador/pagador do frete. Com essa informação em mãos, o procedimento pode ser realizado com agilidade e segurança.

Mas, lembre-se: o auxílio de um bom emissor de CTe torna tudo mais simples. Por isso, modernize o seu negócio!

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