Como fazer uma gestão de transportadora realmente eficiente?

Por mais que seu negócio seja de pequeno porte, existe uma dica sempre válida: é preciso fazer uma gestão de transportadoras eficiente. É a partir dessa prática que você consegue melhorar os resultados alcançados, atingir os objetivos delineados e tomar decisões acertadas, que visem ao crescimento sustentável da sua empresa.

Porém, nem sempre é fácil chegar a esse patamar. Com os problemas rotineiros que impactam as operações, é comum “apagar incêndios” e deixar a parte estratégica de lado. No entanto, é preciso mudar esse cenário para melhorar os processos da cadeia logística e evitar custos desnecessários.

É por isso que criamos este post. Aqui, veremos como implantar uma gestão de transportadoras eficiente, por que essa atitude é relevante, como a tecnologia pode ajudar, e de que forma fazer o gerenciamento de riscos nesse tipo de negócio. Siga conosco e aproveite a leitura!

Quais são os erros mais comuns na gestão de transportadoras?

O setor logístico apresenta grandes gargalos no Brasil, que impactam os resultados das transportadoras e exigem um cuidado maior com a cadeia de suprimentos. A falta de infraestrutura é um dos principais problemas, conforme estudo da Fundação Dom Cabral.

A pesquisa indicou que os custos logísticos corroeram 12,37% do faturamento bruto das empresas de 2015 a 2018. O montante desembolsado foi R$ 15,5 bilhões a mais do que o percentual atingido anteriormente, que era de 11,73%.

Para você ter uma ideia, o maior custo logístico é no Brasil, se forem analisadas as 20 principais economias do mundo. A título de comparação, nos Estados Unidos, a porcentagem ficou em 8,5% do faturamento e, na China, foi de 10%.

O mesmo levantamento apontou que o maior impacto são as despesas com transporte, que estão focadas na mobilidade urbana e nas movimentações de longa distância. Elas equivalem a 63,5% do total.

Outro problema é a falta de investimento em infraestrutura, já que apenas 0,8% do Produto Interno Bruto (PIB) é empregado em logística de transporte. Isso também ocasiona dependência do modal rodoviário, responsável por 75,9% dos serviços de transporte adotados por embarcadores e transportadoras.

Todos esses dados evidenciam erros derivados da falta de administração por parte dos governos municipais, estaduais e federal. No entanto, também sugerem a necessidade de ser eficiente para reduzir os gastos e conseguir crescer por meio da gestão financeira em transportadora.

Esses objetivos só podem ser obtidos quando você diminui os erros e retrabalhos na sua transportadora. Para saber como evitá-los, é preciso conhecê-los. Por isso, listamos os principais a seguir. Veja!

Deixar de registrar as operações realizadas

As transações realizadas (entregas, coletas e embarques) devem ser totalmente cadastradas para ser possível analisar a situação financeira da transportadora com o passar do tempo. Quando isso não acontece, é difícil identificar a movimentação do fluxo financeiro e prever o futuro para melhorar os resultados alcançados.

Os registros devem ser feitos em uma ferramenta de gestão apropriada. Com os dados centralizados, é mais fácil avaliar os números e ver se estão alinhados ao planejamento estratégico. Ao mesmo tempo, as ações erradas deixam de ser repetidas, porque são corrigidas e o ajuste se torna o padrão a ser colocado em prática.

Calcular o frete errado

Uma das questões mais importantes para as transportadoras é o cálculo do frete. Ele ajudará a determinar os gastos com frotas e contribuirá com uma gestão financeira eficiente. Em alguns casos, você pode abrir mão da lucratividade com um contrato, como forma de compensar com os valores que serão recebidos em sequência.

Porém, nem sempre isso acontece, especialmente, quando a decisão é pouco planejada. O ideal é encontrar um equilíbrio entre riscos e oportunidades. Afinal, um valor alto pode fazê-lo perder o serviço, enquanto um preço muito baixo tende a gerar o endividamento do negócio.

Para garantir o melhor retorno possível, o recomendado é trabalhar com o cálculo eletrônico proporcionado por um sistema de gestão de fretes. Entre as vantagens desse software, estão:

• encontrar a alternativa mais viável para cada demanda;
• ampliar a oferta de fretes aos clientes e, ainda assim, reduzir custos;
• ser parametrizável, com o propósito de se adequar às demandas organizacionais;
• simular cenários para otimizar estratégias de distribuição.

Lembre-se de que a automação agiliza os processos e traz eficácia e eficiência. Ao mesmo tempo, permite personalizar o atendimento aos clientes e melhorar o processo de fidelização, inclusive, no que se refere ao preço do frete.

Negligenciar o planejamento estratégico

O planejamento estratégico é um documento que guia o direcionamento de qualquer negócio e evidencia suas potencialidades, riscos internos e externos, e seus objetivos. Para uma transportadora, segui-lo é uma maneira de alcançar melhores resultados.

Além disso, a falta de planejamento estratégico prejudica a performance organizacional, em especial, no que se refere ao monitoramento de cargas. Essa deve ser uma prioridade para toda transportadora, porque é a partir dela que a rota pode ser replanejada, os roubos de cargas são evitados e as entregas são agilizadas.

Negar as demandas de cada cliente

Os clientes têm necessidades específicas, que precisam ser equilibradas junto ao tipo de produto, volume de pedidos de entrega e à frequência de coleta. Para satisfazer as demandas, é preciso encontrar soluções de otimização, a fim de definir os prazos a serem cumpridos, as rotas ideais e os veículos mais adequados para a entrega.

Perceba que, mais do que garantir a satisfação dos clientes, essa é uma forma de otimizar os desembolsos, diminuir o percentual de avarias e atrasos, entre outras vantagens. Além disso, o processo decisório está embasado no planejamento estratégico. Com isso, há uma melhoria dos indicadores quando as ações são coordenadas e implicam atendimento às demandas dos consumidores.

Evitar todos esses erros já aumenta a eficiência da gestão de transportadoras. Porém, existem ações recomendadas que precisam ser colocadas em prática, que é o que veremos em seguida.

Como fazer uma gestão financeira eficiente em transportadoras?

A base para o crescimento sustentável de todos os negócios é uma boa gestão financeira. Essa atitude é relevante desde o início, tanto que 39% das empresas fecham as portas por desconhecerem o capital de giro necessário para iniciar as atividades. Outras 50% deixaram de definir o lucro pretendido.

Além disso, é comum encontrar empreendimentos com desequilíbrio no fluxo de caixa, contas a pagar em aberto e que precisam de crédito para continuar suas operações. Essa informação é confirmada por um dado do SPC Brasil e da Confederação Nacional dos Dirigentes Lojistas (CNDL), que assinala que 9,38% das empresas estão inadimplentes.

Relacionando esses aspectos aos anteriormente mencionados, a dúvida que permanece é: o que fazer para ter uma gestão financeira realmente eficiente? Confira a seguir!

Atualize o fluxo de caixa

A movimentação de dinheiro na empresa precisa ser registrada em um fluxo de caixa contínuo, que permita saber quanto está disponível em espécie, o montante que deve ser recebido nos próximos meses, e quais pagamentos sairão no mesmo período.

Essa questão é ainda mais relevante para transportadoras, porque a venda é feita a prazo. Isso leva o gestor a estabelecer um planejamento prévio da melhor forma de recebimento. Com isso, é mais fácil garantir o bom funcionamento das atividades operacionais e evitar o saldo negativo.

Saiba diferenciar despesas e custos

Os custos são gastos desembolsados para assegurar a operacionalização do negócio. É o caso de compras ou pagamentos para garantir a execução da atividade-fim, isto é, o serviço de transporte. Por isso, esses valores são embutidos no preço do serviço.

Entre os custos variáveis de uma transportadora estão:

• combustíveis e lubrificantes para a frota;
• multas;
• pneus;
• seguros de cargas;
• pedágios;
• taxas de gestão de riscos;
• tarifas cobradas por administradoras para fazer o pagamento eletrônico de frete;
• chapas/ajudantes na movimentação de carga;
• diárias de motoristas;
• manutenção de veículos etc.

Os custos fixos são:

• salários de motoristas;
• softwares de gestão;
• mensalidades de rastreadores;
• licenciamento de veículos da frota;
• seguros dos veículos da frota;
• salários dos colaboradores da oficina, quando interna.

Por sua vez, as despesas são dificilmente atribuídas aos serviços, porque são genéricas. Portanto, não implicam alterações na operação.

Entre as despesas fixas, podemos citar:

• salários dos colaboradores dos setores comercial e administrativo;
• aluguel;
• contabilidade;
• licenciamento de veículos que atendem aos setores comercial e administrativo;
• seguros dos mesmos automóveis;
• alarmes e segurança patrimonial;
• internet.

Já alguns exemplos de despesas variáveis são:

• água;
• internet;
• energia elétrica;
• telefonia fixa e móvel;
• materiais de expediente;
• combustíveis para os automóveis que atendem aos setores administrativo e comercial;
• comissões de vendedores etc.

Controle os custos das viagens

Os fretes são um dos maiores gastos que uma transportadora tem. Mais do que voltar suas atenções para a redução, é preciso implementar estratégias que busquem entender seu impacto na receita e identificar maneiras de otimizá-los.

Ao controlar os custos das viagens, você sabe se está gastando mais do que o necessário e diminuindo as margens de lucro. Para isso, atente a alguns aspectos relevantes, como custo fixo e variável por veículo, velocidade, tempo e distância percorrida. Mais do que isso, efetue manutenções preventivas e periódicas com o objetivo de reduzir os gastos com as peças e aumentar a vida útil dos equipamentos e veículos.

Faça uma gestão de frotas adequada

Os veículos que fazem parte da sua frota devem estar categorizados e sob controle. Anote todos os dados relevantes, por exemplo:

• informações do motorista e do caminhão;
• quilômetros rodados por dia;
• número de entregas diárias;
• multas;
• abastecimento, tanto em litros quanto em valores gastos;
• controle de óleo, nas mesmas medidas;
• pagamento de IPVA, seguro geral e obrigatório, e licenciamento;
• gastos com pneus, manutenção e compra de peças;
• peso diário do caminhão carregado;
• controle de rodízio dos pneus;
• lançamento de quantas vezes o veículo saiu no dia;
• planejamento de rotas.

Dentro desse escopo, também vale a pena fazer um bom gerenciamento de riscos. No entanto, veremos melhor essa questão ainda neste conteúdo.

Por que fazer uma gestão de frotas em transportadoras?

Vimos que a gestão de frota é um dos principais aspectos para uma gestão de transportadoras eficiente. Apesar de ter relação com a operação, essa variável também interfere nas finanças do negócio, porque é gasto menos com manutenções emergenciais de veículos e reposição/realocação de recursos.

Em palavras mais simples, atentar a esse quesito é uma forma de alcançar o sucesso com mais facilidade. Ao mesmo tempo, é evitada a ociosidade de veículos, que tendem a prejudicar a transportadora. Nesse contexto, os principais benefícios de fazer uma gestão de frotas são:

Financeiros

Manter as manutenções em dia evita a aplicação de multas durante fiscalizações, especialmente, por conta de faróis queimados, falta de step e pneus carecas.

Segurança

Ignorar a manutenção pode gerar acidentes com prejuízos incalculáveis. Entre os potenciais problemas, estão os freios e pneus em mau estado de conservação.

Patrimoniais

Fazer manutenções frequentes prolonga a vida útil dos veículos. Isso diminui a necessidade de reposição da frota e os gastos emergenciais, como a troca de um pneu em uma estrada longínqua, que exige o pagamento de um step mais caro para a substituição.

Como fazer essa gestão em sua transportadora?

Com as vantagens que destacamos acima, fica claro que vale a pena fazer uma boa gestão de frotas de transportadoras. Porém, como colocar essa ideia em prática? Vamos apresentar algumas dicas importantes em seguida.

Conheça os veículos da frota

Conhecer toda a frota de maneira aprofundada é imprescindível para um bom gerenciamento. Com isso em mente, saiba quais são os veículos e seus detalhes, como:

• características de performance;
• manutenções recomendadas pelo fabricante;
• tipo de carga que costuma transportar;
• nível de desgaste de cada carga;
• trajetos mais comumente realizados etc.

Perceba que esse dimensionamento da frota vai muito além de saber qual é o fabricante, o modelo e a cor do caminhão. É preciso ter acesso a características específicas, que contribuem para o agendamento de manutenções preventivas.

Saiba quais são as rotas utilizadas e seu estado de conservação

Existem diferentes trajetos a serem adotados, mas nem sempre todos são viáveis. O Brasil tem 59% de rodovias pavimentadas em bom estado de conservação, o que significa que 41% estão em situação ruim. Desse segundo dado, 18% estão em estado regular, 10% em condições ruins, e 13% em péssimo estado.

Na prática, esses dados evidenciam que é preciso ter um cuidado extra. Caso contrário, sua transportadora pode ter muitos problemas e gastos desnecessários. Além disso, as rotas com muitas descidas, subidas ou curvas tendem a desgastar mais algumas peças, como freios, caixa de câmbio e pneus.

Verifique o estado dos itens principais antes de iniciar a viagem

Analisar o estado de conservação dos veículos é um requisito básico antes da viagem. Mesmo que a lei estabeleça apenas a obrigatoriedade da documentação, essa recomendação é importante para evitar imprevistos.

Os itens a serem verificados dependem da sua transportadora. No entanto, existem alguns requisitos básicos, como:

• estado de conservação e calibragem dos pneus;
• funcionamento de luzes e faróis;
• quantidade de combustível;
• níveis dos fluidos;
• acessórios e ferramentas.

Com essas dicas, sua gestão de transportadoras se torna mais eficiente — e isso implica redução de custos. Perceba que as ações visam à melhoria da performance e ao aumento da vida útil dos veículos e das peças utilizadas.

Porém, ainda existem dois aspectos importantes a se considerar: o gerenciamento de risco no transporte e os benefícios de utilizar o software de gestão especializado para transportadoras. É o que veremos nos próximos tópicos.

O que é gestão de risco em transportadoras?

O modal rodoviário é responsável por, aproximadamente, 60% das operações de transporte realizadas no país. Apesar de sua importância, existem riscos implicados, que devem ser mantidos sob controle.

É aí que entra a gestão de risco em transportadoras. O objetivo é estabelecer um processo de controle, planejamento e organização para a cadeia de movimentação, transporte, distribuição e armazenamento de cargas. Em todo o caso, o propósito é proteger os veículos e evitar prejuízos ao negócio. Nesse contexto, são considerados quatro principais vieses:

• mercadorias: o objetivo é evitar erros de documentação, que podem levar a empresa a ser multada ou ter o caminhão apreendido;
• veículos: a carga deve ser adequada ao peso e às dimensões do caminhão. As condições precisam ser inspecionadas e é necessário definir um programa de manutenção preditiva;
• motoristas: a ocorrência de assaltos, acidentes de trânsito e outros imprevistos precisam ser controlados com profissionais capacitados, que tenham certificações específicas;
• processos: a ideia é realizar todas as etapas com o máximo de eficiência para impedir que a má gestão implique problemas durante a operação.

O gerenciamento de riscos se torna mais inteligente com a ajuda da tecnologia. Ao adotar essa prática, várias ameaças são evitadas, por exemplo, pelo rastreamento de veículos, que permite saber onde o caminhão está e até bloqueá-lo a distância.

Para fazer uma gestão de riscos eficiente, algumas ações necessárias são as que apresentamos abaixo.

Identifique a origem dos riscos

Os problemas que podem acontecer ao longo do caminho devem ser previstos. A base para a listagem é a rota de entrega. Por exemplo: se determinada rodovia é conhecida por ter muitos roubos de cargas, ela deve ser incluída para identificar alternativas que eliminem ou diminuam as ocorrências, como é o caso do monitoramento remoto.

Faça o mapeamento das cargas

Essa medida reduz as chances de avarias, especialmente, porque cada carga implica veículo, embalagem e armazenamento específicos.

Controle a manutenção da frota eletronicamente

Um software de gestão ajuda a controlar eletronicamente os dados dos veículos, como é o caso de médias de abastecimento e monitoramento automatizado dos pneus. Assim, é possível saber quando é preciso fazer algum reparo ou troca para evitar o desgaste precoce e impedir que a carga fique parada em locais indesejados.

Selecione os melhores motoristas

Os profissionais precisam ser bem escolhidos para fazer uma boa gestão de riscos. Mais do que a carteira de motorista, eles devem ser conscientes de sua função e ter responsabilidade. Por isso, vale a pena realizar as seguintes etapas no processo seletivo:

• testes psicológicos;
• testes práticos de direção e habilidades operacionais;
• treinamento de integração à cultura organizacional e plano de gestão de riscos.

Além disso, nas primeiras viagens, determine um tutor, que fará o acompanhamento do motorista para sanar possíveis dúvidas que possam surgir durante o trajeto. Por fim, lembre-se de apostar em treinamentos e cursos de reciclagem para garantir conhecimento atualizado para todos.

Quais são as vantagens de usar um software de gestão especializado em transportadoras?

Os pontos que vimos até aqui são facilitados com o uso da tecnologia. Já evidenciamos essa questão em alguns momentos. Porém, é preciso entender melhor o que significa contar com um software especializado em gestão de transportadoras.

Essa solução é voltada para a simplificação das atividades executadas nesse tipo de negócio. Isso acontece pela automação de processos, que abrange gestão da frota, de pedidos, dos motoristas e relação com os clientes.

Na prática, você tem uma ferramenta de gerenciamento administrativo, fiscal, logístico e financeiro. Por isso, apresentamos a seguir os principais recursos. Acompanhe!

Emissão de documentos fiscais eletrônicos

A obrigatoriedade de documentação é um aspecto fundamental para evitar multas e sanções. O software de gestão para transportadoras oferece a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e do Manifesto Eletrônico de Documento Fiscal (MDF-e), dois dos principais arquivos. Inclusive, vários dados são atualizados automaticamente para economizar tempo da equipe.

Módulo de sistema de gerenciamento de transporte (TMS)

O TMS ajuda a controlar os gastos de cada operação e controlar a gestão da frota. O processo é feito de forma integrada. Com isso, o registro de uma função é recuperado quando há um cadastro similar.

Módulo de sistema de gerenciamento de armazém (WMS)

A ideia é controlar todas as entradas e saídas, o tempo de permanência da carga no estoque, gerar cobranças, monitorar o armazenamento e fazer o carregamento e a logística de distribuição. Mais do que isso, é possível registrar os armazéns em que serão feitas coletas de pedidos, produtos e embalagens para evitar perdas e extravios.

Módulo financeiro

A gestão financeira é imprescindível e os dados precisam estar centralizados. O módulo executa essa função e facilita a realização de cobranças eletrônicas. Com isso, é possível emitir boletos pelo sistema e gerenciar os pagamentos e as despesas.

Troca eletrônica de dados (EDI)

O Electronic Data Interchange melhora a comunicação com o embarcador e reduz o consumo de papel. Ao mesmo tempo, as informações estão disponibilizadas em um só local e são acessíveis quando necessário.

Como você pôde perceber até aqui, a gestão de transportadoras envolve muitos vieses, que vão do financeiro à otimização dos processos e alocação e manutenção da frota. Porém, seguindo as dicas que apresentamos ao longo deste post, ficará mais fácil alcançar o sucesso e obter um gerenciamento mais integrado.

Agora que você entende mais sobre esse assunto e como um bom gerenciamento interfere nos resultados alcançados, que tal aprender mais? Baixe nosso Guia da Gestão de Transporte e veja como otimizar os processos internos do seu negócio!