Saiba como fazer a gestão de frota de maneira eficiente na empresa

Um dos principais objetivos das empresas do setor de transportes é otimizar os processos de gestão de frota. A adoção de estratégias eficientes de controle e de planejamento resulta em economia financeira e evita problemas e gargalos corporativos. Com isso, o seu negócio se torna muito mais produtivo e rentável.

Imagine entregas que não acontecem dentro dos prazos previstos? Essa situação compromete seus times da área comercial, de marketing, financeira e todos os outros setores corporativos, além de deixar o cliente insatisfeito com o serviço. Por isso, é preciso instituir boas práticas de gestão, reduzindo o risco de problemas e, com isso, alavancando o seu negócio perante a concorrência.

Quer mais informações sobre gestão de frota e estratégias para implantá-la em sua empresa? Confira nosso artigo e descubra como investir em maior eficiência!

O que é gestão de frota?

De forma resumida, o conceito de gestão de frotas significa um controle cuidadoso de tudo o que acontece com os veículos de sua empresa e com aqueles que, embora não sejam de sua propriedade, estão a seu serviço (caso de terceirizados e agregados, por exemplo). Esse controle abrange diversos aspectos:

• manutenção preventiva, preditiva e corretiva dos veículos;
• monitoramento de rotas;
• controle do consumo de combustíveis e outros insumos, como os lubrificantes e o agente redutor líquido automotivo (Arla-32), para os veículos com tecnologia que obriga o seu uso;
• treinamento dos condutores, que devem ser orientados sobre as boas práticas de segurança.

O acompanhamento cuidadoso de todos esses dados permite que o gestor da frota tome decisões mais acertadas para melhorar os resultados da empresa. Por exemplo, o monitoramento dos veículos e das rotas percorridas permite que sejam estabelecidos os melhores percursos, seja em função da segurança da via, seja para reduzir despesas com combustíveis ou mesmo com pedágios.

Já a manutenção preditiva e preventiva é essencial para detectar possíveis falhas nos veículos antes mesmo que elas ocorram. Isso faz muita diferença para a empresa transportadora, pois evita panes durante o trajeto que, além de terem resolução mais complexa, causam atrasos nas entregas e, dependendo da mercadoria, levam a perdas ainda mais significativas (se estiverem transportando itens perecíveis).

Qual a importância da gestão de frota para a sua empresa?

Como explicamos, a boa gestão permite reduzir riscos no transporte. Ou seja, com esse processo, é possível evitar diversas perdas:

• mercadorias danificadas ou com validade vencida, em razão de atrasos na entrega;
• ocorrência de acidentes, causados por panes nos veículos ou por hábitos inadequados de condução;
• consequências de assaltos, em função da adoção de rotas e comportamentos mais seguros;
• menor tempo do veículo parado para manutenção corretiva, uma vez que possíveis problemas podem ser evitados com as ações preventivas;
• redução de custos operacionais, já que a gestão permitirá identificar problemas como consumo elevado de combustível, jornada de trabalho inadequada do condutor, entre outros.

Ao reduzir a ocorrência de todos esses problemas, os custos operacionais também se tornam menores. Isso permite que a empresa destine seus recursos para investimentos em áreas que realmente precisam de melhorias, o que contribui para melhorar a lucratividade do negócio.

Outro aspecto fundamental é que, com os controles mais efetivos, a transportadora conquista maior produtividade. Isso resulta em um serviço mais ágil e bem executado, o que garante a satisfação do cliente e sua consequente fidelização.

Quais as vantagens de investir em uma boa gestão de frotas?

A satisfação do cliente e a redução de perdas são os principais benefícios de investir em uma gestão de frotas eficiente. Além deles, confira outras vantagens:

• o gestor terá todos os dados da frota à mão, o que permitirá decisões mais ágeis;
• será mais simples acompanhar determinados comportamentos de mercado, como oscilações de preços em função da sazonalidade ou outros elementos que podem impactar o negócio;
• ao investir no treinamento dos colaboradores e na manutenção adequada da frota, a segurança de todos se torna maior. Ou seja, tanto o motorista do veículo quanto as demais pessoas que circulam nas vias ficam menos expostos aos riscos de ocorrência ou agravamento de acidentes;
• a carga chega mais rapidamente e em segurança ao destino, o que aumenta a credibilidade de sua empresa no mercado;
• a adoção de técnicas de manutenção preventiva e preditiva permite detectar desgastes e degradação nas peças dos veículos, fazendo com que a correção do problema se torne mais ágil e mais econômica. É muito mais simples substituir uma peça desgastada, por exemplo, do que trocar um sistema completo que foi danificado pelo mau funcionamento do item em questão.

Como fazer uma gestão de frotas eficiente?

Agora que você já compreendeu a importância de adotar boas práticas para a gestão da frota, confira nossas dicas para implantar essa estratégia em sua empresa!

Adote uma rotina de manutenção preventiva

Um dos principais cuidados para a gestão de frota eficiente é a adoção de procedimentos de manutenção, com o intuito de preservar os veículos em boas condições, garantindo a sua vida útil. Veículos em boas condições oferecem maior segurança, conforto e economia para as empresas do setor de transportes e logística.

Como já explicamos, o consumo de combustível e de lubrificantes é mais equilibrado quando todas as peças do motor estão reguladas de maneira adequada. Além disso, a manutenção preventiva é mais econômica e evita a necessidade de paradas por problemas mais sérios. Ao estabelecer uma rotina de manutenção da frota, é importante entender as diferenças de cada processo:

• a manutenção preventiva, como mencionamos, é aquela que avalia desgastes nas peças e permite que substituições e correções sejam feitas antes que o problema se agrave e cause danos maiores;
• a manutenção preditiva é mais precisa, pois é baseada em ferramentas que conseguem traçar um diagnóstico completo das reais condições do veículo, antes mesmo que o desgaste seja detectado. Esse processo aponta falhas que ainda deverão acontecer, permitindo que o gestor programe a correção com segurança;
• a manutenção corretiva, por sua vez, ocorre quando nenhum dos processos anteriores é adotado e o veículo sofre uma pane e necessita de um reparo imediato. Nesse caso, a solução costuma ser mais onerosa para a empresa, pois exige uma interrupção não programada da operação, além de trazer riscos para a segurança das estradas, decorrentes de danos repentinos.

Assim, fica fácil compreender a importância dos procedimentos de manutenção. Com rotinas e cuidados adequados, a vida útil da frota se prolonga, o que evita a necessidade de substituição precoce e os altos custos com novas aquisições.

Sendo assim, buscar por uma política de manutenções preventivas programadas dos veículos pode ser o primeiro passo para uma administração mais eficaz e direcionada para a economia e a qualidade dos serviços disponibilizados.

Analise os custos antes de cortar despesas

Em busca da eficiência operacional, não é incomum que os gestores considerem a necessidade de cortes de despesas. Embora, em muitos casos, esse procedimento seja mesmo necessário, a medida precisa ser analisada com cuidado, a fim de evitar que elementos fundamentais para a empresa sejam suprimidos da operação.

Quando, de fato, houver necessidade de cortes, é preciso se basear em estratégias bem definidas, sendo essencial entender e quantificar os valores envolvidos em cada processo. Em outras palavras, é preciso compreender, primeiro, o quanto está sendo gasto e em quais atividades, para então verificar se de fato é válido realizar ajustes.

Os empreendedores devem apontar todos os gastos — como valores de viagens, substituição de peças, abastecimento, despesas dos motoristas, pedágios, entre outros — para analisar com clareza as operações logísticas e contar com um suporte maior para a decisão de diminuição de custos.

É importante lembrar que cortes mal planejados podem provocar o efeito contrário. Por exemplo, isso pode acontecer quando o gestor decide reduzir despesas com manutenção preventiva dos veículos. Ao fazer isso, o risco é de, no futuro, gastar bem mais com manutenções corretivas. O mesmo pode ocorrer com outros aspectos da operação:

• combustíveis mais baratos, mas sem qualidade (fora da especificação definida pela Agência Nacional do Petróleo);
• jornadas de trabalho mais cansativas para o motorista, que podem resultar em acidentes ou penalizações pela Justiça do Trabalho, já que as paradas para descanso são obrigatórias por lei;
• autuações por veículos que trafegam com excesso de carga;
• acidentes decorrentes da sobrecarga dos caminhões;
• maior risco de atrasos na entrega, acidentes em função das más condições das estradas, ou mesmo roubos e furtos, quando a empresa opta por rotas alternativas, na tentativa de desviar de pedágios, por exemplo;
• problemas mecânicos e relacionados à perda de potência, nos veículos que deixam de utilizar o Arla-32, na tentativa equivocada de economizar;
• o mesmo cuidado vale para o uso de combustíveis adequados. No caso dos veículos pesados (caminhões) fabricados após 2013 (de acordo com a tecnologia Euro 5), é indicado o uso de diesel S-10, com menor teor de enxofre, mesmo nos locais em que a versão S-500, normalmente com menor custo, é comercializada.

Esses exemplos ilustram algumas decisões equivocadas de redução de despesas. Por isso, esse é um tema que merece ser analisado com bastante critério pelos gestores de frota. É preciso ter prudência e pensar de forma estratégica antes de optar por cortes no negócio.

Utilize um software de gestão de frota

Para fazer uma boa gestão de frotas, é fundamental contar com sistemas que permitam maior controle de todos os dados do negócio. Isso facilita ações de planejamento e organização, além de agilizar a tomada de decisões.

Softwares de gestão são excelentes ferramentas para ajudar o trabalho do gestor e viabilizar um suporte melhor de informações para o negócio. Por isso, é importante investir em um sistema que proporcione a automatização de processos e desenvolva a segurança e confiabilidade, além de reduzir despesas.

O uso de sistemas de gestão possibilita (e simplifica) vários controles que precisam ser feitos pela empresa, tais como:

• localização da carga em tempo real, o que contribui para o cumprimento de prazos de entrega e ajuda a manter a segurança;
• os sistemas de monitoramento permitem também verificação se os motoristas estão cumprindo a legislação de trânsito e conduzindo o veículo com segurança, evitando comportamentos de risco, como excesso de velocidade e ultrapassagens proibidas, e não entrando em áreas consideradas perigosas;
• disponibilidade de veículos;
• previsão de gastos e melhor gestão de documentos;
• planejamento de rotas;
• obtenção de relatórios de consumo;
• análise do comportamento do motorista, o que permite identificar a necessidade de investir em capacitação;
• organização e emissão de documentos necessários para o transporte.

Observe as alterações do mercado

O setor de transportes e de logística, assim como a tecnologia, é muito dinâmico. Por isso, acompanhar as inovações e novas políticas do segmento é uma boa maneira de otimizar a gestão de frota.

A adoção de novas métricas, o acompanhamento de indicadores de desempenho e o investimento em serviços e sistemas é fundamental para aumentar a produtividade e, consequentemente, elevar a competitividade de sua empresa.

Outra questão que deve ser considerada é a capacidade de produzir negócios. O mercado é repleto de altos e baixos, que podem atingir as atividades do seu empreendimento. Assim, é essencial que quem faz a gestão de frotas acompanhe as mudanças para conseguir adequar e antecipar demandas, de forma que novas oportunidades de negócio não sejam desperdiçadas.

Monitore as rotas

Atualmente, o uso de sistemas de rastreamento e monitoramento de cargas é essencial no setor de transporte. Existem várias ferramentas, que utilizam sistemas de GPS ou radiofrequência, e acompanham o deslocamento do veículo em tempo real.

Isso reduz o risco de assaltos, já que qualquer parada não programada será detectada em tempo real, e contribui para a melhoria da produtividade da frota. Com o monitoramento, é possível estabelecer os trajetos mais adequados, determinar pontos seguros de parada e identificar eventuais comportamentos impróprios dos condutores.

Além da segurança e melhor planejamento de rotas, os rastreadores são essenciais para o estabelecimento de prazos de entrega reais para os clientes.

Treine sua equipe

A capacitação do motorista é fundamental para garantir o bom desempenho logístico. Assim, a eficiência dos processos de gestão de frota está diretamente relacionada à qualificação desses profissionais.

Investir no treinamento equipe é essencial no setor transporte. Hoje em dia, com as novas tecnologias automotivas, os motoristas precisam conhecer as boas práticas para garantir o melhor desempenho dos veículos. Além disso, é necessário que conheçam as ações relacionadas à condução segura, as medidas necessárias para preservação das mercadorias e os procedimentos indicados, em caso de emergências.

A adoção de todas essas práticas é essencial para que o processo de gestão de frota em sua empresa seja eficiente. Lembre-se de que é preciso estipular metas, manter um planejamento baseado em informações de mercado, acompanhar os indicadores de desempenho e adotar medidas corretivas, sempre que necessário. A gestão eficiente é uma garantia de bons resultados para seu negócio!

Gostou de saber mais sobre os processos de gestão no setor de transportes e logística? Entre em contato conosco para conhecer nossas soluções e garantir os melhores resultados, tanto para a sua operação, quanto para o seu cliente!