Veja como as empresas lidaram com o fim do emissor de CT-e gratuito

Com o fim do emissor de CT-e gratuito disponibilizado pela Receita Federal, essa mudança deixou muitos empreendedores preocupados com a repercussão nos processos internos da empresa. Durante esse período de adaptação foi preciso selecionar um novo programa para lidar com as obrigações fiscais.

Por isso, o processo de migração de sistemas deve ser planejado para que não haja erros e irregularidades tributárias. Além disso, é importante reconhecer que esse momento pode ser considerado uma oportunidade para buscar alternativas mais eficientes no mercado.

Por isso, desenvolvemos este conteúdo para demonstrar como a sua empresa pode ser beneficiada com a atualização de sistemas. Continue lendo!

Qual é a importância do emissor gratuito?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento que tem o objetivo de formalizar a execução de serviços de transporte de cargas por meio dos seguintes modais:

• aéreo;
• rodoviário;
• ferroviário;
• aquaviário;
• dutoviário.

Por ser um documento digital, havia a necessidade de utilizar ferramentas informatizadas para a sua emissão de acordo com a legislação fiscal. Surge, então, a iniciativa da Secretaria da Fazenda de fornecer gratuitamente o acesso ao sistema para os contribuintes credenciados.

Desse modo, transportadoras e fabricantes que têm frota própria poderiam manter o processo de distribuição de mercadorias dentro da legalidade. Esse projeto também foi responsável por diminuir a incidência de sonegação de impostos e a melhoria do compartilhamento de informações entre as entidades de fiscalização.

Por que o emissor gratuito foi descontinuado?

O projeto que instituiu a emissão de documentos de frete emitidos eletronicamente está em vigor desde 2011. Durante todo esse período, foi possível aumentar o número de empresas credenciadas, padronizar o modelo de documento utilizado e tornar a operação de transportes mais confiável.

Parte desse mérito pode ser atribuída à existência de um emissor de CT-e disponibilizado gratuitamente. Porém, estava claro que essa é uma prática que ficaria em vigor temporariamente, enquanto o projeto amadurecia. Pode-se dizer que esse estágio foi alcançado recentemente com a migração dos usuários para outros tipos de emissores pagos.

Como consequência, a demanda por esse tipo de sistema tende a crescer, pois os empreendedores serão levados a buscar novas soluções no mercado, o que levanta a questão: e agora, como escolher o emissor de CT-e ideal para o seu negócio?

Como lidar com o fim do emissor de CT-e gratuito?

Em um mercado em que as empresas desenvolvedoras de software são abundantes, pode ser complexo selecionar aquela capaz de lidar com as particularidades da sua empresa. Por isso, existem algumas dicas que devem ser seguidas para nortear a sua decisão.

Estime o volume de documentos emitidos por mês

Esse é um aspecto que afeta principalmente os micro e pequenos empreendedores. Isso ocorre, pois o seu volume de transações pode ser baixo ou tende a variar muito de um mês para o outro em função de períodos de sazonalidade.

Por isso, é preciso buscar uma empresa cujos pacotes de serviço permitem flexibilidade para lidar com alterações súbitas no volume de entregas em uma determinada ocasião.

Busque empresas que oferecem suporte técnico

Uma das principais deficiências do emissor gratuito era a falta de suporte técnico que fornecesse atendimento ao usuário em caso de:

• erros de preenchimento;
• problemas com atualizações;
• indisponibilidade da ferramenta;
• dúvidas sobre a utilização do sistema; e
• necessidade de monitoramento de acesso.

De certa forma, o usuário recebia um serviço limitado se comparado com as alternativas disponíveis no mercado. É evidente que a gratuidade representava um forte atrativo, porém hoje é possível encontrar sistemas com excelente relação custo-benefício e que oferecem resultados satisfatórios.

Selecione programas com serviços adicionais

Um sistema que funciona de forma isolada não satisfaz as necessidades de gestão de uma transportadora. A operação logística tem relação com diversos outros departamentos como suprimentos, finanças e a gestão de estoque.

Portanto, a emissão de documentos fiscais também tem a necessidade de integrar processos e compartilhar informações relevantes. Em outras palavras, um sistema de emissão de conhecimento de frete deve ser capaz de executar mais do que o lançamento de dados fiscais.

Uma dessas tecnologias que permite o armazenamento dos documentos de forma segura é a computação em nuvem. Desse modo, não há necessidade de manter arquivos em papel tampouco utilizar servidores dedicados à realização de backup.

A acessibilidade das informações também pode ser controlada com acesso permitido por senhas utilizando dispositivos conectados à internet. Essa inovação proposta pela Bsoft torna a gestão de documentos mais eficiente e permite compartilhar os arquivos com a área de contabilidade ou assessoria contábil terceirizada.

Como o TMS pode ser o substituto ideal?

É importante incorporar as funções de controle inclusive na atividade de emissão de conhecimento de transporte. Existem metodologias, como o Sistema de Gerenciamento de Transporte ou TMS, que atuam para melhorar os resultados de toda a operação de distribuição.

Esse sistema é constituído de módulos individuais que podem ser adquiridos de acordo com a necessidade do empreendedor. Desse modo, pode-se integrar o histórico de pedidos de frete, planejar as entregas e registrar todo o aspecto fiscal.

Como o TMS oferece a possibilidade de customização e adaptação a outros sistemas, o seu funcionamento pode ser expandido para a emissão de CT-e, integrando a área fiscal, financeira e contábil em um mesmo ambiente.

Quais são as vantagens de adquirir o emissor de CT-e da Bsoft?

Uma mudança como essa tem potencial para se tornar uma oportunidade de crescimento e revitalização do negócio. Em parceria com a Bsoft, o aprimoramento das ferramentas de gestão e a melhoria dos resultados operacionais são uma realidade viável.

Assim, as principais vantagens para a sua empresa são:

• a redução de custos;
• o fornecimento de relatórios gerenciais;
• a possibilidade de comunicar a localização da carga para o cliente;
• a garantia de que os backups estarão armazenados de forma protegida; e
• a otimização de tempo dos profissionais da área com a automação de tarefas.

Com o fim do emissor de CT-e gratuito as empresas devem começar a se adaptar a esse novo cenário e planejar a sua estratégia para refletir esse contexto. Por isso, é recomendado buscar ferramentas que permitam automatizar atividades, oferecer a integração com demais sistemas e, acima de tudo, fornecer funcionalidades para a gestão dos documentos de frete.

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