MDF-e: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Quem trabalha ou tem uma transportadora precisa lidar com o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. O MDF-e tem a responsabilidade de regular os registros de produtos em trânsito, e seu documento auxiliar (o DAMDFE) precisa acompanhar a carga enquanto ela é movimentada.

Apesar da sua importância, ainda há dúvidas sobre o assunto. Muitas pessoas confundem esse arquivo com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), acreditam que o manifesto precisa ser impresso, desconhecem sua serventia e seu processo de emissão.

Criamos este post com os principais aspectos que você precisa saber sobre o assunto. Além dessas informações, vamos apresentar ainda as vantagens de emitir esse manifesto, os documentos que podem ser vinculados e os dados obrigatórios.

Que tal entender melhor como funciona o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais? Veja, a seguir, as dúvidas mais comuns e suas respectivas respostas.

O que é MDF-e?

O manifesto é um arquivo de emissão e armazenamento eletrônico. A validade é em todo o território nacional, com a garantia de assinatura digital do emitente e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). É obrigatório emitir seu documento auxiliar sempre que for realizado o transporte de cargas.

Sua instituição ocorreu em 2010 e a obrigatoriedade foi implementada em 2014. O propósito foi aumentar a fiscalização das cargas e diminuir a burocracia do processo. Como consequência, a ideia foi reduzir o tempo de parada nos postos fiscais, já que a leitura feita pelo fiscal abrange todos os documentos de uma vez.

Além disso, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais reúne os arquivos que acompanham as mercadorias movimentadas, independentemente do modal adotado — isto é, abrange o rodoviário, o dutoviário, o aéreo, o ferroviário e o aquaviário. Por isso, ele lista os arquivos fiscais, especialmente as notas e os Conhecimentos de Transporte (CT-es).

A exigência do manifesto é válida para qualquer operação interestadual. Em alguns estados — como Paraná, Minas Gerais, São Paulo e Rio de Janeiro —, também é preciso apresentá-lo em deslocamentos intermunicipais.

Para que serve o MDF-e?

Esse documento integra a iniciativa do governo federal chamada de Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O objetivo desse plano é informatizar as informações repassadas pelas empresas. Para o setor de transportes, o manifesto representou uma evolução importante, porque assegura mais agilidade e padronização nos processos executados.

Mais do que isso, esse documento tem alguns objetivos importantes. Entre eles, estão:

• facilitar o rastreio da movimentação física das mercadorias;
• identificar o responsável pelo deslocamento em cada etapa do percurso;
• unificar as informações da NF-e e do CT-e;
• agilizar o registro em lote dos documentos fiscais que estão em trânsito;
• documentar as mudanças nas unidades de transporte, cargas e condutores;
• registrar o início e o fim das operações;
• simplificar o trabalho nos postos de fiscalização.

Todas essas finalidades são asseguradas pela assinatura digital, que comprova o cumprimento da legislação no transporte da carga. É importante citar que o MDF-e depende da tecnologia — por exemplo, um software para transportadoras. Essa solução diminui ainda mais a burocracia e o tempo de envio das informações.

Tenha em mente que a fiscalização para esse documento foi iniciada ainda em 2016, o que significa que todas as cargas que se movimentam pelo país dependem da emissão desse arquivo. As multas aplicadas pela falta do MDF-e podem ser de até R$ 750, de acordo com a infração. O veículo também pode ser apreendido, o que causa atrasos e até a inviabilidade das entregas para o destinatário.

Como o MDF-e é emitido?

A emissão do manifesto depende primeiramente de acesso a informações básicas, como:

• dados da NF-e ou do CT-e;
• dados do motorista;
• dados do veículo;
• estados contemplados pelo trecho da carga;
• dados sobre o seguro;
• averbação.

A partir disso, é preciso acessar uma solução paga para fazer a emissão do documento. Antes, era possível adotar o emissor gratuito de MDF-e. No entanto, em março de 2018 foi anunciado o fim do sistema oferecido pela Sefaz, a partir de 1º de outubro do mesmo ano. Dessa data em diante, será impossível fazer o download do programa ou receber atualizações.

A vantagem é que a solução paga oferece várias outras funcionalidades, como no caso do CT-e Prático. Assim, você também conta com um sistema mais completo e protegido, que facilita a obtenção e a padronização de alguns dados, como averbação e seguro.

Tenha em mente também que o sistema emissor deve oferecer um certificado digital credenciado à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Caso contrário, é preciso adquirir essa ferramenta. Os dados enviados requerem acesso à internet para a validação.

É importante ressaltar que ignorar a emissão do MDF-e gera multa por falta de documentos fiscais. Além disso, você pode gerar o documento depois de outro que tem o mesmo veículo e motorista, mas é preciso que a origem e o destino sejam diferentes. Se forem transmitidas informações idênticas, o documento não será validado pela Sefaz até que o primeiro arquivo seja encerrado.

A prática de encerrar o manifesto é uma forma de informar que o transporte foi finalizado e que a empresa pode executar uma nova operação. Caso existam documentos abertos há mais de 30 dias, a Sefaz bloqueia a emissão de novos arquivos. Para fazer a validação nesses casos, é preciso primeiramente terminar os antigos. Por isso, é indicado realizar esse procedimento assim que o deslocamento for concluído.

Que tipo de empresa deve emitir o MDF-e?

A emissão do documento depende das regulamentações específicas da unidade da federação, de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Política Fazendária. No entanto, em todos os estados, as empresas que devem expedir o manifesto são aquelas que realizam o transporte de carga própria ou de terceiros em operações interestaduais ou intermunicipais.

Para fazer a operação, é necessário adotar algumas medidas:

• credenciar a empresa para emissão de CT-e ou NF-e na Sefaz;
• adquirir o certificado digital para validar o documento eletrônico;
• contratar o software emissor, que pode ser um sistema TMS, que realiza essa função além de fazer toda a gestão de frotas.

Vale a pena esclarecer que a emissão do manifesto eletrônico é válida para qualquer caso, tanto de carga fracionada quanto fechada. Em ambas as situações, a expedição é necessária tanto para o transporte em veículos próprios quanto arrendados. Em situações de redespacho, todos os transportadores envolvidos devem emitir o documento de acordo com o trecho pelos quais são responsáveis.

Caso a sua empresa emita a NF-e e contrate uma transportadora para o frete, é esse terceiro que deve emitir o documento correto. Se for feita uma parceria com um Transportador Autônomo de Cargas (TAC), a responsabilidade é da empresa contratante.

Atente-se ao fato de que o processo só pode ser executado depois de toda a mercadoria ser carregada. Essa recomendação existe porque os documentos fiscais que abrangem os itens devem estar reunidos. Em caso de subcontratação, o MDF-e é de responsabilidade do transportador que gerencia a operação, já que é ele que tem informações de motorista, carga e veículo.

Por fim, o manifesto pode ser alterado antes da transmissão à Sefaz. Depois disso, é impossível fazer qualquer ajuste no documento. Caso seja necessário, é preciso fazer o encerramento antes de uma nova emissão.

Quais são os principais eventos do MDF-e?

Emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais abrange a ocorrência de alguns eventos. Conhecer essas etapas é importante para evitar imprevistos e saber o que fazer diante de determinadas situações.

Algumas das principais ocorrências estão apresentadas abaixo.

Autorização

É o processo de expedição do documento com a consequente autorização de uso pela Sefaz. Alguns aspectos formais são conferidos antes de o manifesto ser aceito. Entre eles estão a autoria, o layout, a assinatura do emitente e a numeração.

Não há responsabilização alguma pelo conteúdo declarado. Em caso de erros detectados ou de problemas com o formato do campo, a assinatura digital ou a numeração, o arquivo é rejeitado e o código de falhas é informado. A recusa indica que não houve armazenamento no Banco de Dados do Ambiente Autorizador.

Encerramento

Indica para a Sefaz que a entrega das mercadorias foi finalizada. Somente depois desse processo é que o mesmo veículo pode ter a geração de outro MDF-e. Por isso, é preciso atentar-se à finalização no sistema.

O encerramento também é válido em caso de mudanças referentes ao veículo e à carga. Nesse caso, o documento existente deve ser finalizado para que outro seja emitido.

Cancelamento

É outra situação, mas essa opção só é válida quando o documento já foi autorizado pela Sefaz e o transporte ainda não começou. O cancelamento também só pode ser solicitado no prazo de 24 horas.

Registro de passagem

É necessário para quando o caminhão passar por postos de fiscalização. Se isso acontecer, o registro de passagem é gerado no manifesto, na NF-e e no CT-e referentes à mercadoria transportada.

Inclusão de condutor ou motorista

É registrado no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais sempre que o motorista for alterado durante o transporte. O emitente é o responsável por repassar a informação.

Quais são as vantagens de emitir o MDF-e?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento obrigatório, mas nem por isso deixa de ser vantajoso para as empresas. Na verdade, ele oferece vários benefícios, conforme podemos verificar a seguir.

Redução de custos de impressão

O MDF-e é emitido e armazenado eletronicamente, sendo necessária a impressão apenas do documento auxiliar. O DAMDFE tem a função de acompanhar o transporte e informar a respeito dos documentos da carga. Por isso, é expedido em papel A4.

Diminuição dos gastos de armazenamento de documentos fiscais

O Fisco exige a guarda dos documentos fiscais pelo prazo mínimo de 5 anos. O armazenamento eletrônico é mais simples, porque não exige espaço físico e facilita a logística em caso de necessidade de recuperação.

Implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O GED é uma forma eficiente de gerir os arquivos digitalizados, que otimiza os processos e as rotinas produtivas. Assim, sempre que for preciso é possível coletar as informações.

Redução do tempo de parada dos caminhões

A parada em postos de fiscalização passou a ser mais rápida com a implementação do manifesto, porque todos os dados estão nesse documento. Com isso, a leitura das informações é agilizada.

Padronização das informações

O transporte de cargas teve seus processos padronizados com o documento eletrônico único, que é utilizado como base para toda a cadeia logística. Essa característica reduz o tempo de emissão, principalmente por conta da tecnologia — que pode até recuperar dados previamente inseridos.

Simplificação das obrigações

O Sped unifica os processos empresariais. Em relação ao manifesto eletrônico, há mais facilidade no gerenciamento do transporte de cargas, além do controle de frete e da própria gestão de frete.

O MDF-e substitui o manifesto de carga em papel?

Sim. A legislação nacional implementou a substituição do Manifesto de Carga modelo 25 e a Capa de Lote Eletrônica (CL-e) — isso ocorre desde outubro de 2014.

Os arquivos físicos tinham o mesmo objetivo do documento eletrônico, as diferenças são a emissão e o armazenamento. Por isso, são instrumentos indispensáveis para empresas que desejam crescer de maneira sustentável e de acordo com o que a lei determina.

Nesse contexto, também pode ser utilizado o romaneio de carga, um documento que gerencia as informações de mercadorias despachadas. Ele não é obrigatório pela legislação, mas contribui para a verificação das informações.

O romaneio de carga apresenta uma lista com volumes e descrição de conteúdo, quantidades transportadas e outros dados. Isso agiliza o processo de conferência e a fiscalização. Por isso, colabora com a otimização das etapas operacionais da sua transportadora.

Em que estabelecimento o MDF-e deve ser emitido?

De acordo com a lei referente ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o estabelecimento do contribuinte — isto é, a sua transportadora — é reconhecidamente autônomo no que é relativo ao cumprimento das obrigações acessórias. Existem apenas algumas disposições específicas previstas em regimes especiais.

Para que a emissão seja permitida na sua empresa, é preciso fazer a inscrição no cadastro do ICMS com a emissão dos documentos fiscais determinados pela lei. Também é necessário fazer o credenciamento junto à Sefaz.

Com esses requisitos, a emissão pode ser feita de qualquer local, desde que o emissor seja credenciado e tenha assinatura digital com certificado de empresa autorizada.

Quais são os documentos podem ser vinculados ao MDF-e?

O mais comum é o CT-e, arquivo expedido por transportadoras de carga de terceiros. Caso a operação seja própria, o manifesto deve ser emitido para registrar a transação e, então, as notas fiscais precisam ser vinculadas. Para entender melhor quando é preciso emitir o conhecimento de transporte e quando o documento válido é o MDF-e, listamos as características de cada um dos arquivos.

O primeiro é emitido quando há transações entre comprador e fornecedor. Sua expedição depende de cada destino enviado, e o documento deve ser apresentado para comprovar e liberar a carga. Assim, se um caminhão está com mercadorias referentes a diversas lojas, o CT-e precisa ser emitido para cada uma delas. A fiscalização da Sefaz comprovará os dados especificados.

Já o manifesto é um documento fiscal que reúne vários CT-es e é voltado para operações interestaduais ou intermunicipais, a depender da unidade da federação. Assim, em caso de fiscalização, a análise é desse arquivo.

Saiba que é possível vincular mais de um documento, desde que todos tenham o mesmo estado de origem e destino. Por exemplo: se a carga saiu de São Paulo e foi para a Bahia, você pode agregar os CT-es que contemplem as mesmas unidades da federação. Se no caminho for feita alguma entrega em Minas Gerais, é preciso emitir outro MDF-e, inclusive se o veículo e o motorista forem iguais.

Por fim, é fundamental compreender que apenas um modelo pode ser vinculado, isto é, somente o NF-e ou o CT-e. Afinal, o objetivo deles é diferente.

Quais dados obrigatórios devem ser informados no MDF-e?

Os dados informados no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais precisam ser corretos para que o arquivo seja validado pela Sefaz. Nesse contexto, várias são as informações a serem inseridas. Listamos as principais:

• cidades de origem e destino;
• veículo principal, com detalhes de placa, modelo, Renavam, tipo de rodado e estado;
• dados de veículo vinculado, caso exista, com os mesmos dados do principal;
• proprietário do caminhão principal e do vinculado (se houver), com informações de CNPJ ou CPF, Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Cargas (RNTRC) e inscrição estadual;
• informações do motorista;
• documentos fiscais eletrônicos autorizados pela Sefaz, que podem ser CT-e ou NF-e;
• número do vale-pedágio ou do Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT), ou o contratante do serviço;
• nomes do responsável pelo seguro obrigatório, o Seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTRC) e da seguradora, além dos números da averbação e da apólice;
• estados de percurso da carga, sendo essa uma exigência somente para o modal rodoviário e quando o veículo passar por outra unidade da federação antes de chegar ao destino. Por exemplo: se a mercadoria sair de São Paulo com destino à Bahia, precisará passar por Minas Gerais.

Mesmo com todas essas informações, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais não gera tributos porque os impostos estão inseridos no documento vinculado, que pode ser a NF-e ou o CT-e.

Como a tecnologia pode ajudar na emissão e no armazenamento do MDF-e?

Como você deve ter percebido, a emissão do MDF-e depende da tecnologia. O documento é eletrônico e, por isso, requer um software para a sua expedição. No entanto, os recursos tecnológicos geram outros benefícios.

Primeiramente, a solução utilizada contribui para o cumprimento das obrigações, um dos desafios atuais das transportadoras. Com a grande quantidade de rotinas técnicas e burocráticas, além de outros processos que requerem gerenciamento, normalmente é difícil fazer a gestão contábil e fiscal.

Ao contar com uma ferramenta tecnológica, o software é automaticamente atualizado e conta com as versões mais recentes implementadas pelo governo federal. Isso evita a ocorrência de erros, que podem gerar multas e sanções.

Em segundo lugar, o sistema adotado gera agilidade na execução das atividades — e isso aumenta a competitividade do negócio, já que a sua empresa consegue reduzir custos, oferecer preços atrativos e serviços de qualidade.

Como definir o software ideal para sua transportadora?

A escolha pelo sistema mais adequado depende de alguns critérios. O primeiro, claro, é que ele ofereça a possibilidade de emitir o MDF-e, mas há outros quesitos a avaliar. Veja alguns deles.

Facilidade de implementação

O processo de adoção para a empresa precisa ser fácil e adaptável. Todas as suas demandas devem ser atendidas sem exigir uma alteração profunda dos processos.

Suporte da empresa que presta o serviço

A fornecedora do software deve ser capaz de oferecer um grande apoio para o seu negócio. As dúvidas devem ser rapidamente sanadas e a equipe de suporte precisa estar pronta para responder às demandas rapidamente.

Opiniões de outros clientes

Um dos melhores requisitos é esse — afinal, se vários clientes gostam de determinada solução, é por que ela tem vários pontos positivos, certo? Por isso, vale a pena pesquisar as opiniões dos usuários, verificar se existem sugestões de melhorias e qual é a resposta da empresa para esses feedbacks.

Resumindo: o Manifesto de Documento Eletrônico é um assunto fácil de ser entendido, mas que tem suas particularidades. Ao longo deste artigo, listamos as principais. Essas várias informações sobre o arquivo garantem o cumprimento da legislação, além de evitarem sanções e multas para sua empresa derivadas do processo de fiscalização.

Ao seguir as recomendações, seu negócio é preservado e todas as exigências referentes ao MDF-e são asseguradas. Agora você já sabe como emitir o documento, quais dados são obrigatórios e outros arquivos que podem ser vinculados. Para tornar esse processo mais fácil e seguro, conte com a ajuda de um software de qualidade, que permitirá obter melhores resultados. Basta seguir as sugestões que repassamos.

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