Conheça os 7 principais erros ao fazer um controle de transportadoras

No segmento de movimentação de carga, a pressão por eficiência, entregas rápidas e preços reduzidos tem aumentado. Por isso, otimizar o controle de transportadoras é uma iniciativa essencial para se destacar e sobreviver no mercado.

Entretanto, muitos gestores até hoje apresentam dificuldades em lidar com os desafios do setor e cometem falhas básicas. A grande maioria não investe em planejamento e tecnologias qualificadas, tem pouco domínio das finanças e ainda conta com processos lentos e burocráticos.

Esses e outros aspectos negativos afetam a qualidade das entregas e, consequentemente, podem causar uma experiência desfavorável para o cliente e comprometer o sucesso do transporte e de todas as etapas logísticas.

Neste post, você vai conhecer 7 erros que podem limitar o desempenho e a lucratividade do seu negócio e saber como evitá-los. Continue a leitura e fique atento!

1. Negligenciar o planejamento

O planejamento estratégico é um instrumento de gestão que deve estar presente em todas as empresas, independentemente do seu segmento. Sem dúvida, você deseja expandir sua transportadora e ter mais lucros. No entanto, como conquistar esses objetivos sem traçar um caminho para chegar lá?

Nesse sentido, é muito útil dedicar um tempo para planejar o futuro do seu negócio e elencar as melhores abordagens para atingir metas e resolver problemas. Para fazer isso, siga os seguintes passos:

• colete informações relevantes sobre a empresa, como faturamento médio por cliente, ticket médio dos fretes, gastos com combustível e frequência das manutenções;
• defina metas factíveis de curto, médio e longo prazo, por exemplo: minimizar gastos com manutenções em alguns meses, aumentar a disponibilidade da frota ou investir em uma oficina própria;
• descreva quais serão as ações necessárias para realizar suas metas. Para montar uma oficina, será necessário disponibilizar recursos financeiros, humanos, equipamentos etc.;
• coloque ações em prática e monitore os resultados.

O planejamento contribui para uma gestão mais estruturada e organizada da empresa. Com ele, é possível reduzir custos e erros, tomar decisões mais acertadas e potencializar o nível do serviço.

2. Não fazer pesquisa de mercado

Todo mercado sofre constantes transformações, e com a logística isso não é diferente. Se você não se informar sobre tendências, tecnologias e, sobretudo, sobre o que a concorrência anda fazendo, corre o risco de ficar para trás.

Assim, busque se informar sempre que puder sobre o que acontece no segmento, leia conteúdos online, faça cursos e acompanhe notícias sobre leis e decisões políticas que podem afetar seu setor.

Assim, você fica sabendo de mudanças que podem se transformar em boas oportunidades de negócio ou se prepara para possíveis ameaças.

Por mais que o dia a dia das empresas seja corrido, procure não se limitar apenas às tarefas rotineiras. Afinal, a falta de informação e aperfeiçoamento pode comprometer o rumo do seu empreendimento.

3. Ter uma gestão de frota ineficaz

A gestão de frotas é um elemento indispensável para o controle de transportadoras. Quando um gestor não está atento ao que acontece com seus veículos, pode colocar em risco o atendimento aos clientes, o cumprimento de prazos e a entrega de mercadorias.

Como boa prática, é imprescindível acompanhar regularmente dados sobre os caminhões usados, tais como:

• quilometragem;
• número de entregas dentro de um período;
• gastos com combustível;
• rodízio dos pneus;
• cronograma de manutenções.

4. Não observar os níveis de ociosidade

Em sinergia com o tópico anterior, o gestor de uma transportadora precisa examinar com cuidado o índice de ociosidade de sua frota.

Esse problema acontece quando os veículos de uma empresa, por conta de falhas na gestão, não estão sendo usados como devem ou dando o retorno esperado. Muitas vezes, caminhões permanecem estacionados no pátio e fora de circulação por falta de um reparo adequado.

Isso representa um prejuízo financeiro para o negócio que poucas vezes é percebido. Para sanar a questão, o gerente deve direcionar sua atenção e usar mecanismos de controle para eliminar o problema.

5. Não planejar manutenções

Uma das formas de combater a ociosidade e outros transtornos que possam acometer o bom estado da frota é por meio da elaboração de um calendário de manutenções preventivas. No fim das contas, é muito melhor evitar um problema do que ter que concentrar esforços para resolvê-lo posteriormente.

Manutenções preventivas são realizadas regularmente. Nelas, os profissionais revisam o estado dos veículos, substituem peças antes mesmo que elas apresentem falhas, trocam fluidos, entre outras ações recomendadas pelos fabricantes de cada marca.

O intuito é manter a frota em pleno funcionamento, assegurando a qualidade e a longevidade dos caminhões. Por isso é tão importante criar um plano para que esses reparos sejam periódicos e para que possíveis panes sejam identificadas com antecedência.

Manutenções corretivas — que são feitas quando o veículo apresenta avarias — são, em geral, muito mais caras e podem tomar muito mais tempo, atrapalhando o cronograma das entregas.

6. Falhar na gestão financeira

Quando o assunto é o controle de transportadoras, um aspecto crucial é a saúde financeira do negócio. Sem planejamento econômico, a empresa pode sofrer um grande rombo no orçamento.

O transporte é uma etapa logística que envolve altos custos, e são muitos os fatores que devem ser calculados com todo rigor, como:

• mão de obra;
• equipamentos;
• manutenções;
• impostos e multas;
• pedágios;
• entre outros.

Se a conta não está fechando, é fundamental investir tempo para descobrir os motivos e pensar nas soluções adequadas.

Use sistemas tecnológicos e ferramentas como o fluxo de caixa a seu favor. Com eles, é mais simples administrar entradas e saídas de dinheiro e saber como os recursos da instituição estão sendo usados.

7. Ignorar a importância da tecnologia

A tecnologia aplicada à logística, por meio da automatização de tarefas e implementação de etapas mais inteligentes, é uma das tendências mais fortes do setor. Em função disso, adotar sistemas digitais é uma das medidas mais efetivas para garantir o sucesso do transporte de cargas.

O TMS (Transportation Management System — em português, Sistema de Gestão de Transportes) — é o programa mais completo e robusto para controle de transportadoras. O intuito desse programa é aprimorar processos e aumentar a visibilidade e produtividade de um negócio. Entre suas principais funcionalidades, o TMS realiza:

• controle de peças, equipamentos, manutenções e gastos por veículo;
• cálculo de tabelas de frete;
• gestão e emissão de documentos, faturas, notas fiscais, entre outros;
• planejamento de custos;
• rastreamento de cargas;
• criação de rotas otimizadas de acordo com parâmetros estabelecidos pela transportadora;
• geração de relatórios gerenciais e acompanhamento de indicadores de desempenho.

O mercado de logística é desafiador e complexo, mas é possível aprimorar o controle de transportadoras com empenho e baseando-se em análises constantes dos resultados e do trabalho de todos os envolvidos. Assim, o gestor se beneficiará com uma cadeia de processos mais produtiva, eficiente e rentável.

Agora que você já sabe como fortalecer o controle de transportadoras, que tal conferir dicas e boas práticas para aumentar as vendas? Baixe nosso eBook exclusivo agora mesmo sobre o assunto!