Como as empresas têm lidado com o fim do emissor de NF-e gratuito?

O fim do emissor de NF-e gratuito já vem sendo anunciado há algum tempo, mas esse é um processo gradual que chega à sua etapa final em 2018. Essa é uma mudança significativa, especialmente para as micro e pequenas empresas que constituem a maioria dos usuários.

Para se adaptar a essa mudança, os empresários devem continuar a seguir a legislação tributária e adquirir um novo programa para atender às suas necessidades de emissão de notas fiscais. Porém, devido à ampla disponibilidade de opções no mercado, é recomendado pesquisar cuidadosamente para realizar a melhor escolha possível.

Além de mencionar a descontinuidade do emissor gratuito, este artigo vai sugerir ideias para encontrar soluções eficientes e acessíveis. Continue lendo e saiba como tornar o seu negócio ainda mais competitivo.

Qual é a função do emissor de NF-e?

A adoção da Nota Fiscal Eletrônica simbolizou o fim de documentos preenchidos manualmente e da manutenção de notas fiscais arquivadas em papel para consultas futuras.

A obrigatoriedade de emitir e transmitir os documentos fiscais por meio eletrônico criou a necessidade de utilização de sistemas informatizados para a execução dessa ação. Pensando em atender a demanda de empreendimentos que não dispunham de ferramentas tecnológicas, a Secretaria da Fazenda disponibilizou, gratuitamente, o acesso ao sistema.

Com isso, os contribuintes poderiam realizar a emissão dos documentos fiscais de forma adequada e registrar as transações de:

• listagem do cadastro de produtos;
• registro de obrigações acessórias;
• impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFE); e
• cadastro de clientes e transportadoras, em caso de circulação de mercadorias.

Qual é o motivo da extinção do emissor de NF-e da Secretaria da Fazenda?

Em 2018 foi instituído o fim do sistema que, até então, era um aliado importante para micro e pequenas empresas. A justificativa oferecida pela SEFAZ descreve que, nos últimos anos, os usuários passaram a migrar do emissor gratuito para opções desenvolvidas por empresas especializadas.

Essa é uma decisão motivada pela necessidade de otimizar os processos e garantir a competitividade do negócio. Apesar de se tratar de uma ferramenta gratuita, o empreendedor não dispunha de suporte técnico quando o usuário precisava solucionar problemas e esclarecer dúvidas.

Além disso, o emissor gratuito exigia o preenchimento de todos os campos da nota fiscal manualmente. Tal característica era exaustiva e consumia muito tempo dos profissionais da área fiscal. Portanto, o fim do emissor gratuito é a evolução natural do projeto de que instituiu a nota fiscal eletrônica e representa uma situação benéfica para ambas as partes.

Como substituir o emissor de NF-e gratuito?

Se você está preocupado com a tarefa de encontrar um substituto adequado para o emissor antigo, saiba que existem diversas opções no mercado. Isso quer dizer que a sua empresa não vai ficar sem sistema neste período de transição.

A única ressalva quanto à escolha de um novo sistema refere-se ao layout do documento fiscal que deve seguir as regras descritas no Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica.

Utilize as versões para teste

Muitas empresas desenvolvedoras de sistemas oferecem uma versão gratuita de teste para que a ferramenta possa ser avaliada na prática. Essa medida garante que a escolha seja a mais adequada.

Entre as principais funcionalidades, é possível citar:

• gerenciamento de arquivos;
• integração com sistemas de gestão;
• personalização das funções básicas;
• cadastro de clientes e transportadoras.

Busque plataformas online

Uma das tendências mais relevantes no setor de sistemas é a criação de plataformas que atuam 100% na internet. Ou seja, não há necessidade de instalar programas nos computadores e adquirir servidores dedicados para o backup da empresa.

Isso quer dizer que os dados de cada transação comercial são armazenados na nuvem mantendo, assim, a sua segurança. Portanto, pesquise programas com esse tipo de função para garantir a conservação de informações importantes.

Contrate uma empresa que ofereça suporte técnico

Fundamente a sua escolha pensando nas vantagens que um novo sistema pode trazer para melhorar o seu cotidiano. Por esse motivo, a disponibilização de suporte técnico é um serviço essencial para lidar com:

• solução de erros no sistema;
• esclarecimento de dúvidas dos usuários;
• atualizações exigidas pela Receita Federal; e
• treinamento inicial sobre a utilização da plataforma.

Como o fim do emissor gratuito pode ser uma oportunidade?

Embora a sua gratuidade fosse valorizada pelos usuários, o sistema tem poucas funcionalidades se comparado com outros produtos no mercado. Portanto, essa é uma oportunidade para modernizar o aparato tecnológico do seu negócio.

Promove a automação de tarefas

Uma das funcionalidades que faltavam no sistema gratuito da SEFAZ era a automação de tarefas. Porém, com a aquisição de um novo sistema esse gargalo pode ser solucionado por meio de ferramentas como o preenchimento automático das informações, ferramentas de busca e a emissão de nota fiscal no momento de liberar os pedidos.

Como resultado, é possível otimizar o tempo dos profissionais da área e permitir que foquem em atividades estratégicas para o gerenciamento do negócio.

Fornece a integração entre os departamentos

Uma das principais vantagens de um novo sistema é a possibilidade de integrar os demais departamentos com a área fiscal. Afinal, as atividades de aquisição de mercadorias, produção e vendas têm relação direta com os processos relacionados à emissão de documentos fiscais.

Por isso, é importante manter os registros de histórico de pedidos, pagamentos de impostos e cadastro de clientes sempre interligados. Essa é uma medida que consolida diversas informações em um mesmo ambiente, o que facilita a sua consulta pelos profissionais da área.

Como o sistema da Bsoft pode aprimorar o seus resultados?

O sistema emissor da Bsoft é chamado de NF-e Prático e a sua versão gratuita pode ser solicitada no site da empresa. Com essa opção, você terá acesso ao serviço de suporte técnico por 30 dias e poderá emitir até cinco notas fiscais por mês.

A transmissão do arquivo XML para a Receita Federal, por exemplo, é uma obrigatoriedade para as empresas credenciadas para emitir documentos fiscais. Além disso, o cálculo das alíquotas de imposto em cada transação é facilitado com o cadastro do imposto de acordo com a categoria do produto.

Portanto, se você precisa de mais recursos do que o emissor de NF-e gratuito pode oferecer, existem outras planos para que você possa selecionar aquele capaz de atender às suas demandas.

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