Logística empresarial: o guia de como otimizar os processos

Muitos empreendedores acham que a logística empresarial abrange somente o transporte de suprimentos e mercadorias. No entanto, ela envolve a gestão de estoque, o trajeto que as matérias-primas percorrem até a empresa, o inventário dos itens e a saída do produto final.

O segmento logístico organizacional é responsável por todo esse controle de ponta a ponta. Logo, é importante que todo o processo seja realizado com precisão e eficiência para garantir o cumprimento de prazos, melhorar a obtenção de resultados internos e aprimorar a experiência do cliente.

Está a fim de otimizar o funcionamento da sua logística empresarial? Então, confira todas as dicas e informações a seguir.

O que é logística empresarial e para que serve?

É um segmento de gestão de grande importância para o sucesso dos negócios. A logística organizacional é a matriz de todo o processo logístico, pois engloba as seguintes atividades:

• aquisição e movimentação de insumos dos fornecedores até a empresa;
• controle de suprimentos;
• formação e gerenciamento de estoque;
• distribuição de pedidos;
• deslocamento de produtos até os clientes.

Muitas de suas atividades são interligadas a outros departamentos (comercial, contábil, administrativo, produção, distribuição etc.), necessitando da colaboração de todos eles. Para que tudo funcione de forma harmônica e integrada, é preciso organizar fluxos operacionais e coordenar processos.

A produção, por exemplo, necessita de uma boa colaboração com a logística, para que a matéria-prima chegue corretamente na empresa e seja processada e transformada em mercadorias prontas. Depois, é preciso que esses produtos sejam estocados com cuidado e enviados aos compradores (revendedores e consumidores) com rapidez.

Caso esse processo seja deficitário, o fluxo operacional tende a ser ineficiente. Por exemplo, compras atrasadas ou inadequadas de insumos podem dificultar a produção, gerando perdas e desperdícios.

Um fluxo de distribuição, transporte e entrega problemático pode causar atrasos e insatisfações por parte do público externo, que está cada vez mais acostumado com serviços rápidos.

Quem já comprou online geralmente fica ansioso por receber a mercadoria quanto antes. Para lidar com esse tipo de expectativa a empresa precisa contar com um bom planejamento logístico e uma equipe capacitada a fim de garantir que tudo funcione com agilidade.

Portanto, a gestão logística empresarial é essencial não só para que procedimentos internos sejam mais dinâmicos e competentes, mas também para construir uma boa reputação e sobreviver às investidas do mercado.

Como a logística empresarial surgiu?

A logística empresarial é um método de gestão bastante antigo, que ganhou destaque após a popularização de veículos de transporte, especialmente durante as grandes guerras. Nessas situações, era preciso desenvolver procedimentos para abastecer exércitos e refugiados de alimentos, medicamentos, uniformes e armamentos durante muito tempo, mesmo que tais pessoas estivessem distantes de áreas urbanas.

O uso da logística nas empresas começou no início da década de 1950, quando os insumos das mercadorias começaram a ser adquiridos de diferentes países. Em razão disso, essa atividade surgiu com o objetivo de amenizar os custos de transporte com importações.

No entanto, a gestão da cadeia de suprimentos conquistou o protagonismo no Brasil a partir dos anos 90. Com a diminuição das taxas de importação, muitas companhias estrangeiras começaram a vender seus produtos no país, estimulando a concorrência para as mercadorias nacionais.

Além disso, com a chegada do Plano Real a população brasileira aumentou seu poder de compra, gastando mais dinheiro em produtos de melhor qualidade. Dessa forma, a produção nacional se modernizou para acompanhar o mercado global.

Como funciona a logística empresarial?

Com o cenário atual altamente competitivo, a logística organizacional é um processo importante para as empresas, uma vez que a prática vai além de gerenciar o transporte de produtos.

Para isso, a logística empresarial envolve vários procedimentos da cadeia de suprimentos, pois seu objetivo é manter o ciclo de vida dos negócios por meio de atividades integradas e complementares. É dessa forma que ela se relaciona com várias operações dos mais diversos departamentos da companhia, aumentando as chances de fomentar a inovação contínua e idealizar soluções antecipadas para lidar com possíveis crises.

Nesse sentido, a logística organizacional coordena o fluxo de processos para obter bons resultados. Trata-se de uma cooperação entre os setores envolvidos, comandada pelo gestor. Assim, é possível garantir insumos para produzir mercadorias, permitindo que a produção seja cadenciada, além de manter uma boa distribuição para o público consumidor.

Então, se todo o processo é gerenciado por profissionais que compreendem o seu potencial, ele é capaz de estimular a produtividade do negócio com um baixo custo, aperfeiçoando os resultados gerais.

Portanto, a logística organizacional apresenta três etapas fundamentais. Conheça-as a seguir:

• planejamento — define as variáveis que fazem parte do funcionamento operacional e define metas estratégicas;
• organização de fluxo — cria uma sequência de procedimentos essenciais para garantir que os produtos cheguem até os compradores com rapidez e eficiência;
• gerenciamento de processos — mapeia todos os processos, simplifica a tomada de decisões e capacita colaboradores, fazendo com que a companhia tenha um desempenho mais competitivo e satisfatório.

Quais são os tipos de logística empresarial?

Os tipos de logística realizada na empresa precisam do core business do negócio, pois devem fazer com que todos os procedimentos sigam suas respectivas etapas corretamente. Conheça todas as categorias do ramo logístico organizacional.

Logística de produção

É responsável pela transformação da matéria em produto final. É um gerenciamento que analisa as demandas do mercado para produzir um volume adequado de mercadorias para venda, evitando faltas ou desperdícios.

A logística de produção coordena todos os passos de fabricação e montagem. Ou seja, garante que todos os postos de trabalho estejam devidamente abastecidos de insumos. Além disso, cuida para os itens produzidos serem transportados e estocados do jeito certo.

Logística de distribuição

É o segmento logístico com maior contato com o cliente, pois administra o processo de entrega. É válido mencionar que na distribuição também está incluída a venda online.

Faz parte da logística de distribuição o gerenciamento da transportadora, o planejamento das rotas (roteirização), o acompanhamento dos produtos, a reposição de itens no estoque, o rastreamento das entregas e a verificação sobre a necessidade de incluir mais motoristas e veículos nas operações.

Essa modalidade merece atenção redobrada porque é a partir dela que as mercadorias produzidas são transportadas até os Centros de Distribuição (CDs) ou Pontos de Venda (PDVs). Logo, deve apresentar um perfeito desempenho para fidelizar clientes. Caso contrário, a empresa não baterá metas de faturamento recorrente.

Logística reversa

A logística reversa pretende o retorno de itens (mercadorias e insumos) à empresa, visando o cumprimento da lei do consumidor e da sustentabilidade ambiental. É ela que administra esse recebimento, o que pode ser pós-consumo — destinação correta de embalagens e resíduos — ou devolução de produtos.

O gerenciamento dessa modalidade de logística, no caso de troca de mercadoria, ocorre com frequência em empresas que atuam no e-commerce. São normalmente consumidores que recebem um item com defeito ou desistem da compra. Nesse sentido, a marca faz parceria com os Correios para facilitar o processo de retorno.

Outra forma de aplicar a logística reversa é no descarte adequado de mercadorias após se tornarem obsoletas. É realizado em pontos de coleta em pontos estratégicos para os clientes descartarem embalagens e resíduos que serão reutilizados para uma nova finalidade.

Além de reduzir custos para a companhia, essa prática fomenta o empreendedorismo sustentável, ação que conquista muitos consumidores por meio da identificação com a marca e com a preservação do meio ambiente.

Logística de suprimentos

É o ramo logístico que cuida de todos os insumos e suprimentos necessários para fabricar produtos. Ela inclui a armazenagem, o controle, a manutenção e o transporte dessas mercadorias. O objetivo da logística de suprimentos é garantir a disponibilidade da matéria-prima, firmando parcerias com fornecedores qualificados e controlando a movimentação desses materiais em toda a cadeia. Esse cuidado diminui desperdícios operacionais.

Quais os benefícios de realizar a gestão da logística empresarial?

Melhorar o controle logístico organizacional garante agilidade e eficiência a processos como gestão de estoque, distribuição de produtos, negociação com fornecedores e transporte (recebimento e entrega de pedidos). Entre as principais vantagens estão.

Redução de despesas

Não há dúvida de que um dos maiores destaques dessa abordagem logística é a redução de custos. Afinal de contas, um gerenciamento bem-feito diminui a probabilidade de atrasos, falhas e retrabalhos que comprometem os negócios.

Sem falar que evita desperdícios com itens encalhados, falta de produtos devido à ausência de planejamento e até mesmo de extravios insumos. Dessa forma, é possível acumular dinheiro para investir em equipamentos, tecnologias ou outros setores da empresa a fim de elevar a lucratividade.

Visão holística dos processos

Ter uma visão panorâmica sobre todas as atividades e processos é uma vantagem e tanto para a instituição, pois facilita a contemplação de progressos e a identificação de gargalos em setores específicos. Com a logística empresarial devidamente implementada, você detecta problemas antes que eles causem prejuízos.

Fluxos mais dinâmicos

Outro diferencial dessa abordagem é a execução de fluxos organizacionais mais dinâmicos e eficientes, eliminando atrasos ou interrupções. Isso torna toda a cadeia de atividades mais ágil.

Ao antever e solucionar falhas e otimizar processos de forma contínua, é possível cumprir prazos internos e externos com naturalidade, melhorando todas as etapas da logística empresarial. A propósito, esse benefício é indispensável para superar as expectativas dos compradores e conquistar uma posição de destaque no mercado.

Experiência confiável do cliente

Quando a satisfação dos clientes aumenta, é natural que eles retornem ou mesmo indiquem seus produtos e serviços para outras pessoas e empresas. O consumidor atual deseja vivenciar uma jornada comercial que os incentive a voltar.

Isso significa que não é necessário repassar a eles tudo que passa no processo logístico da companhia. Basta fazer com que cada procedimento funcione corretamente, além de priorizar o cumprimento do prazo estipulado na hora da venda.

Suporte para expansão

A maioria das empresas deseja crescer exponencialmente, independentemente de seu porte. A expansão dos negócios permite que você esteja indo bem no seu segmento. Contudo, surgem diversos desafios que precisam ser superados, como o aumento dos pedidos que devem ser entregues com a competência de sempre.

Com uma logística empresarial estratégica, fica mais fácil prestar suporte a práticas de crescimento a fim de garantir que o transporte de produtos continue funcionando com qualidade e rapidez.

Aumento da transparência

Ao permitir que as mercadorias sejam despachadas com agilidade, o público passa a acreditar e confiar na empresa. Nesse sentido, é válido rastrear remessas e permitir que os compradores também o façam, gerando transparência nos negócios.

Além disso, quando ocorrem atrasos na preparação ou na entrega, ambas as partes poderão acompanhar o histórico dos pedidos para identificar as causas. Assim, a empresa tem a chance de resolver as ocorrências com bastante clareza.

Como otimizar a logística empresarial?

Se você já notou a importância de melhorar o fluxo logístico da sua empresa, mas não sabe por onde começar, acompanhe as dicas a seguir.

Controle o estoque adequadamente

A armazenagem adequada de insumos e produtos é uma etapa essencial para o sucesso de toda a cadeia logística. Itens em excesso ou parados trazem prejuízo financeiro e operacional por prejudicarem o espaço de estocagem, que poderia ser ocupado por outras mercadorias. De maneira semelhante, a falta de matéria-prima prejudica a linha de produção e atrasa as entregas.

Portanto, é preciso manter o equilíbrio, determinando o volume necessário de cada produto com base em um plano estratégico compatível com as previsões de demanda. O segredo está em observar as tendências do mercado para antecipar os próximos movimentos.

Estabeleça e levante indicadores de desempenho

A melhor maneira de saber se a empresa está tendo bons resultados é levantar seus indicadores de desempenho (KPIs). Eles são úteis para medir e analisar a performance dos processos-chave da logística empresarial, permitindo detectar os fatores positivos e os que precisam de otimizações.

Existe uma infinidade de indicadores diferentes, mas basta analisar aqueles que são compatíveis e estratégicos para as atividades desenvolvidas no setor logístico. Veja alguns exemplos:

• número de entregas no período;
• número de devoluções;
• tempo médio de entrega;
• total de pedidos realizados;
• taxa de extravio;
• satisfação do cliente com os serviços prestados.

Feche parcerias sólidas com bons fornecedores

Considerando que a atividade e a produção dependem unicamente de materiais fornecidos por terceiros, é essencial firmar parcerias de confiança. Contudo, encontrar bons fornecedores capazes de atender às demandas de produção de uma empresa é uma tarefa desafiadora.

Nesse sentido, ao identificá-los, faça o possível para construir um bom relacionamento comercial que seja benéfico para ambos os lados.

Entre os critérios que precisam ser analisados na escolha dos fornecedores estão:

• condições de pagamento;
• capacidade de suprir as necessidades de produção;
• localização geográfica;
• pontualidade na entrega de insumos;
• qualidade da matéria-prima;
• relação custo-benefício.

Aproveite os dados gerados no cotidiano de sua empresa

A quarta Revolução Industrial está diante dos nossos olhos. Graças ao avanço da tecnologia, a automação de processos está transformando completamente a maneira como produzimos e consumimos.

A cada dia, softwares computacionais (TMS, WMS e OMS — que veremos mais adiante) otimizam processos logísticos e geram um volume enorme de dados, que nem sempre são utilizados. Extrair informações desse amontoado de dados pode tornar a logística empresarial mais eficiente. Por meio do Supply Chain Analytics (análise da cadeia de suprimentos), por exemplo, você tem a oportunidade de impulsionar o fluxo operacional do seu negócio.

Tenha um bom plano para gerenciamento de riscos

A gestão de riscos em logística empresarial é voltada para lidar com qualquer tipo de ocorrência que prejudique os processos e gere prejuízos.

Algumas situações comuns são:

• atraso na entrega da matéria-prima pelo fornecedor;
• avarias nos produtos durante a operação de transporte;
• acidentes ocasionados pela ausência de roteirização ou falta de revisões nos veículos;
• roubo de carga.

Se antecipar a cenários como esses por meio de planejamentos específicos para enfrentar cada um é essencial para amenizar os danos.

No caso das situações mencionadas, algumas ações para evitar ou lidar da melhor maneira possível poderiam ser respectivamente:

• firmar parcerias com mais fornecedores, sempre priorizando a escolha de marcas de confiança;
• orientar a equipe de carga e os motoristas para a boa execução de suas funções;
• escolher as rotas mais adequadas e seguras, bem como seguir o cronograma de revisão veicular;
• fazer seguro de carga.

Facilite o diálogo interno

A reputação de uma empresa é representada pela conduta de seus colaboradores. Nesse sentido, é importante fortalecer o relacionamento com toda a equipe. Isso significa praticar a escuta ativa a fim de levantar hipóteses e situações que beneficiem o negócio.

Além disso, é importante incentivar o diálogo entre todos os profissionais envolvidos no processo logístico por meio da quebra de barreiras hierárquicas. Ao fomentar e horizontalizar os diálogos internos, as chances de obter sucesso aumentam consideravelmente.

Confira algumas dicas para tornar a convivência organizacional mais harmônica e produtiva:

• aproveite pequenos momentos — você, gerente logístico, precisa sair do escritório e interagir com o máximo de colaboradores que puder diariamente. O simples ato de perguntar como está sendo a operação pode trazer insights valiosos para promover otimizações;
• considere o que os funcionários estão dizendo — assim como a empresa não pode prever o que seus consumidores estão pensando, a gerência deve escutar o que seus funcionários estão dizendo, afinal, são eles que executam os procedimentos logísticos necessários diariamente;
• seja transparente sobre as decisões — se um colaborador apresentar sugestões que não serão aderidas, é importante explicar os motivos e sugerir outras soluções para o problema. O importante é discutir ideias para fomentar um diálogo saudável e estreitar um vínculo genuíno com o time.

Quando a gerência fala com os funcionários de forma espontânea, eles também começam a conversar entre si. Essa ferramenta de fortalecimento social pode estimular a coletividade e garantir melhores resultados.

Invista em treinamento e capacitação

O gerenciamento de pessoas é indispensável para a equipe ficar mais motivada e proativa. Se combinado com um bom projeto de treinamento e capacitação, tem tudo para fazer os processos logísticos serem mais eficientes e competitivos. Portanto, não hesite em promover cursos, palestras, eventos da área e debates para expandir o conhecimento daqueles que fazem parte do sucesso do seu negócio.

Aprenda com a competição

A inspiração para melhorar a logística organizacional pode ser contemplada em diversas situações — até mesmo na competição do mercado. É por essa razão que as companhias devem acompanhar as abordagens da concorrência para adquirir conhecimento apurado. Alguns fatores que podem ser observados são:

• métodos de gerenciamento logístico inovadores;
• programas eficientes de capacitação de profissionais;
• tecnologias utilizadas nas operações.

Ao levantar as práticas que funcionam bem para seus rivais do segmento comercial, você pode reagir de maneira surpreendente a fim de chamar a atenção de mais clientes.

Por que contar com a tecnologia para otimizar processos de logística?

Conforme um negócio cresce, naturalmente suas demandas aumentam, até chegar no momento em que somente a atuação humana não atende mais o grande número de pedidos e solicitações. Logo, o investimento em ferramentas tecnológicas é essencial e determinante para a empresa continuar crescendo.

Essa conduta favorece a automação de processos, garantindo diversas vantagens operacionais, como:

• aumento da produtividade;
• diminuição da incidência de erros;
• levantamento de informações relevantes para tomadas de decisão mais eficazes;
• melhora na qualidade dos serviços;
• redução de custos.

Além de organizar e aprimorar funções burocráticas, a tecnologia permite que colaboradores atuando em setores de gestão e administração realizem tarefas mais estratégicas para o desenvolvimento logístico da empresa.

Conheça alguns dos principais programas tecnológicos do setor:

Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS)

É uma aplicação de processos que permite que a empresa controle e administre os processos de armazenagem, desde o momento em que os itens chegam no estoque, até sua saída. As funções realizadas pelo programa incluem controle de estocagem, fluxo de pedidos (picking) e auditoria.

Por exemplo, um sistema WMS pode visualizar o inventário a qualquer momento e local, tanto em um centro de distribuição quanto no trânsito. Ele também controla processos da cadeia de suprimentos da empresa fabricante até o armazém e depois para um varejista. É um programa bastante completo e intuitivo.

Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS)

O TMS administra todos os procedimentos de transporte, simplificando o controle das entregas de maneira ampla e integrada. Dessa forma, sua empresa logística melhora a experiência do cliente e mantém a competitividade no mercado.

Nesse programa é possível integrar diversas tarefas que, geralmente, são realizadas em ambientes separados. As principais são:

• andamento das entregas;
• cálculo de impostos e tarifas;
• controle financeiro;
• emissão de notas, conhecimentos e manifesto de cargas;
• emissão de relatórios sobre as operações;
• gerenciamento financeiro;
• visualização do faturamento e prazo médio de recebimentos;
• visualização de embarques, coletas e entregas.

Todas essas funcionalidades são incorporadas em único ambiente, deixando os afazeres da empresa mais fluidos e dinâmicos.

APIs de Geolocalização

As APIs são funcionalidades integradas em sistemas ou plataformas para adicionar novas funcionalidades aos programas que já utiliza. Elas são úteis para:

• aprimorar os procedimentos e a produtividade da frota, desde a coleta de mercadorias até a entrega;
• manter clientes informados por meio de rastreios em tempo real;
• otimizar a entrada e validação de informações de endereço;
• sugerir trajetos rápidos e confiáveis.

Como visto, o aprimoramento da logística empresarial é uma tarefa que exige grande colaboração entre as partes envolvidas para garantir que tudo funcione de forma harmônica e estratégica. No entanto, o principal motivo para se adequar é investir em soluções tecnológicas de ponta, principalmente para negócios que atuam no ramo do transporte de cargas, o que também permite atuar de forma integrada com empreendimentos que produzem e distribuem produtos, além de cumprir com as obrigações fiscais.

Nesse sentido, a Bsoft pode ser sua grande aliada. Contamos com sistemas altamente eficientes para lidar com tais demandas e tornar negócios mais escaláveis e competitivos. Fale com a gente para conhecer o nosso catálogo de soluções.