RPA: como funciona e quando utilizá-lo? Entenda!

Com as novas modalidades de negócios, é possível contratar profissionais autônomos de forma segura, tanto para a empresa quanto para esse profissional. Mas como contratar uma prestação de serviços e poder pagar devidamente o profissional sem vínculo empregatício? Como ter os documentos regularizados para não sofrer nenhuma cobrança posterior e indevida? Isso é possível com o recurso fiscal chamado Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).

Segundo a Lei 5.890/73, é considerado autônomo quem presta serviços, eventualmente, a uma ou mais empresas, bem como para outras pessoas físicas, sem vínculo empregatício. O autônomo não é subordinado ao tomador do serviço e assume riscos por conta própria. Além disso, mesmo que ele trabalhe de forma autônoma somente para uma empresa, esse fato não o qualifica como um empregado.

A maneira mais adequada para efetuar pagamentos para profissionais autônomos e garantir a legitimidade desse acordo de prestação de serviços é por meio do RPA. É sobre isso que vamos falar neste artigo. Para entender o RPA, como funciona e como emiti-lo, continue a leitura e confira!

Além disso, você poderá também realizar cálculos em nossa Calculadora de RPA gratuita. Ela foi criada tendo como base as regras para contratação de transportadores autônomos.

RPA: o que é e como funciona?

O Recibo de Pagamento ao Autônomo é um documento que comprova que profissionais autônomos contratados sem vínculo empregatício receberam pelos serviços prestados. Ele é emitido pela empresa contratante dos motoristas autônomos que não têm CNPJ.

Isso significa que um empreendimento pode contratar uma pessoa física para a prestação de serviços e formalizar essa contratação por meio do RPA. Portanto, essa é uma alternativa que permite a terceirização de atividades com o registro dos valores devidos e com o recolhimento de impostos, mantendo a empresa em conformidade legal. O RPA é um documento que substitui a emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), pois o autônomo não emite essas notas fiscais como prestador de serviço. Assim, o RPA promove garantias, como:

• estabelecer que o trabalho foi executado dentro da lei;
• determinar que é uma atividade temporária, de curta duração;
• afirmar que não tem vínculo trabalhista e determina que o serviço é terceirizado.

Assim, é uma segurança para o profissional que executa o serviço e uma garantia para a empresa que se mantém regularizada nos seus deveres como contratante e pagadora.

Quais informações são importantes no documento?

O RPA é um documento utilizado para prestação de serviços ocasionais, com curta duração e que serão realizados por profissionais sem CNPJ ativo. As principais informações que devem estar presentes neste documento, são:

• Razão Social e CNPJ do pagador, quando aplicável;
• dados do profissional autônomo;
• assinatura do responsável pela empresa (contratante);
• data de pagamento;
• descontos, como IRRF, ISS, INSS.

Também deve estar especificado o valor a ser pago pela prestação de serviços, tanto o valor bruto quanto o valor líquido, incluindo todos os descontos. Além disso, outra informação importante é a que se refere às atividades contratadas e pelas quais o prestador deverá receber.

Como fazer a emissão do RPA no transporte de carga: quem é obrigado?

A emissão deste registro deve ser realizada sempre que uma empresa (o que inclui transportadoras e empreendimentos logísticos) subcontratar um Transportador Autônomo de Cargas (TAC) para realizar um frete. Logo, esse acordo deverá ser registrado por meio deste documento.

Na prática, a emissão é feita pelo contratante do serviço e, embora o profissional autônomo também possa ser considerado um contribuinte, o responsável pelo recolhimento dos impostos é o tomador do serviço. Por isso, para que todos os valores sejam mensurados adequadamente, é necessário contar com os profissionais de contabilidade da empresa. Pois, isso pode exigir a realização de cálculos mais complexos durante a prestação de contas exigidas mensalmente.

Algumas das dúvidas mais frequentes em relação ao RPA são sobre quais impostos são retidos do profissional autônomo. Por esse motivo, listamos todos eles abaixo:

• INSS para Transportadores Autônomos de Cargas (TACs) — o valor incide sobre a prestação de serviço da pessoa autônoma subcontratada pela transportadora. A base de cálculo corresponde a 20% do valor bruto pago pela empresa contratante com retenção de 11% desse resultado.
• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) — é o percentual de imposto de renda que será descontado do valor a ser pago para o profissional autônomo contratado. É importante mencionar que esse tributo corresponde à soma de todos os fretes pagos dentro do mesmo mês e o percentual dependerá de qual faixa ele se enquadra;
• Imposto Sobre Serviços (ISS) — esse tributo é municipal. Ele varia conforme as alíquotas vigentes em cada município, geralmente entre 2% e 5%. Existem casos em que o ISS não fará parte do RPA, a exemplo da pessoa autônoma com cadastro junto à prefeitura, pois ela já paga esse tributo mensalmente.

Outros impostos

Atenção: dependendo da categoria que os prestadores de serviços se enquadram, outros impostos farão parte do RPA. No caso dos transportadores outro tributo que pode ser deduzidos é o:

• Serviço Social do Transporte e Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (SEST e SENAT) — incide sobre a contribuição previdenciária de transportador rodoviário autônomo. A quantia recolhida é de 2,5% sobre a base de 20% do total pago pelo serviço;

Outro ponto crucial antes de configurar esses dados em seu sistema ou gerar o RPA é conferir esses dados com a contabilidade.

Calculadora de RPA: confira como é feito o cálculo

Faça as suas simulações na Calculadora de RPA abaixo, com os impostos da tabela 2023 considerando transportadores autônomos de carga.

Quais as vantagens de um sistema de geração RPA automático?

Uma das vantagens em contratar profissionais terceirizados para a sua empresa é a de redução de encargos gerados pelo vínculo entre empregado e empregador no modelo de trabalho CLT. No cenário atual, o modelo de trabalho autônomo tem se tornado cada vez mais intensificado. Portanto, nesse contexto, os profissionais podem continuar atuando livremente com foco nas habilidades que têm e gerando renda para a sua sustentação.

Algumas empresas têm um sistema de gestão que permite a realização do cálculo completo, de forma detalhada e automatizada, compreendendo todas as informações importantes para a geração do RPA. Devido à alta tecnologia, o sistema oferece vantagens, como:

• redução de riscos de cobranças indevidas;
• otimização de custos;
• flexibilidade;
• controle mais específico sobre as operações e as gerações de cálculos realizados.

O RPA tem também uma relação com vários impostos. Por exemplo, o cálculo base do ISS vai depender das alíquotas cobradas por cada município, por isso, os valores podem variar de uma região para outra. Já na base de cálculo do IRRF, é possível utilizar o aplicativo da Receita Federal, que permite a contribuição de pessoa física ou mesmo realizar o recolhimento pelos sistemas de gestão da empresa.

Para as operações referentes ao INSS, acesse o site da Previdência Social no tópico de contribuições para empresas e realize os processos conforme orientado na página do site, observando com atenção todas as orientações para o preenchimento da Guia da Previdência Social (GPS).

O RPA faz parte da rotina fiscal das empresas

Com base nas informações anteriores, você consegue perceber a importância de utilizar o RPA em caso de contratação de serviços terceirizados. Isso porque é necessário fazer o cruzamento de dados e prestação de contas com os recolhimentos devidos sobre cada serviço. Essa prática mantém a empresa em dia com suas obrigações tributárias, vinculando o profissional como trabalhador sem vínculo empregatício.

Terceirizar os serviços da sua empresa e reduzir os custos do seu negócio com as contratações de pessoal na sua empresa. Esse ponto é uma das maiores vantagens em trabalhar com profissionais autônomos, além de ser uma modalidade de negócios que está crescendo e ganhando cada vez mais visibilidade.

Como escolher uma solução que automatiza a emissão do RPA?

A escolha de um sistema para emissão de RPA — e de outros documentos —, envolve vários fatores que podem impactar a eficiência e a praticidade do processo de pagamento. Aqui estão algumas considerações essenciais:

• conformidade legal — verifique se o sistema atende às leis e regulamentações locais em relação à emissão de RPAs. Isso é essencial para evitar problemas fiscais e legais no futuro;
• facilidade de uso — opte por um sistema ágil, intuitivo e de fácil utilização;
• personalização — escolha uma aplicação que permita configurar os RPAs e os demais documentos fiscais de acordo com a área de atuação do seu negócio;
• geração automatizada — um bom software deve realizar o preenchimento automático de informações, o que inclui todos os dados do autônomo e da empresa contratante, para agilizar o processo;
• cálculos de impostos — o programa deve calcular automaticamente os impostos a serem retidos para simplificar o processo de pagamento e a conformidade fiscal;
• armazenamento seguro — esse recurso é importante para manter os registros organizados, protegidos e acessíveis a qualquer momento;
• relatórios e registros — escolha um sistema que gere relatórios de pagamentos efetuados ao longo do tempo. Isso pode ser útil para análises internas, bem como fins contábeis e de prestação de contas;
• atualizações e aprimoramentos — veja se a aplicação é regularmente atualizada e otimizada de acordo com mudanças nas leis fiscais e nas tecnologias;
• suporte ao cliente — certifique-se de que o programa oferece um suporte eficiente e acessível caso você precise de assistência.

RPA: fique atento ao modelo de emissão e a validade legal.

Agora que você já entendeu o RPA como funciona, saiba que ele pode ser feito por modelo pré-pronto, impressos ou mesmo gerados pelo sistema de gestão de uma empresa. Deve-se observar todas as informações incluídas no documento para que sua validade seja legítima e em conformidade legal.

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