Esclareça as suas dúvidas sobre a renovação do certificado digital

A renovação do certificado digital faz parte da rotina dos gestores. Afinal, essa é a identidade exclusiva da empresa na internet. É a assinatura eletrônica que armazena todos os dados do seu titular.

O principal objetivo do certificado digital é conferir validade jurídica às transações digitais. Isso significa que, ao acessar portais públicos para consultar dados ou emitir documentos fiscais, esse recurso garante a segurança do processo.

No entanto, ele expira depois de um tempo de uso e é preciso realizar a renovação para poder continuar emitindo documentos fiscais. Neste post, apresentamos diversas informações sobre o certificado digital e explicamos como funciona o processo de renovação. Confira!

Como o certificado digital funciona na prática?

Todo certificado digital funciona da mesma forma. Ele comprova a identidade de uma pessoa física ou jurídica, por meio de um par de chaves criptográficas, são elas:

• chave pública: é compartilhada com qualquer pessoa que precise acessar as informações para confirmar a identidade. Sua finalidade é exclusivamente decodificar o que foi criptografado;
• chave privada: criptografa os dados que comprovam a identidade da pessoa física ou jurídica para acessar um sistema ou assinar um documento eletrônico. Quem a conhece é somente quem é autorizado a usar o certificado digital que gerou a informação.

Para validar a assinatura digital, um arquivo eletrônico é vinculado a ele. Esse arquivo contém os dados sobre o titular, que é a pessoa autorizada a usar de forma legal. Todo esse processo é seguro, porque há conferência da validade jurídica do documento.

Além disso, o certificado digital deve ser emitido por uma autoridade credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). No entanto, existem dois principais tipos que podem ser usados, cada um com sua finalidade. Veja:

• o tipo A1: é o certificado digital mais comum. Pode ser compartilhado e utilizado por vários usuários ao mesmo tempo. Para usá-lo, é preciso receber o arquivo e fazer a instalação com a senha criada no momento da emissão. A validade é de um ano;
• o tipo A3: conta com cartão e leitora, ou um token (item parecido com um pendrive). Oferece uma validade de um a cinco anos. No entanto, qualquer dano ao dispositivo físico implica a compra de um novo certificado. Para usá-lo, é preciso ter o cartão ou token conectado na máquina.

Quais pontos considerar na compra ou renovação de certificado digital

Para escolher o melhor, é preciso pensar em alguns pontos. Por exemplo, se houver a necessidade de compartilhar o certificado com vários usuários em diferentes localizações, o A1 é a melhor opção.

Esse tipo também pode ser armazenado na nuvem, o que facilita a conexão com sistemas do tipo web. O certificado A1 ainda é o mais indicado também para a emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), visto ter maior garantia de compatibilidade com os portais das prefeituras.

Então, quando optar pela outra alternativa? Se o interesse é ter um controle mais rígido de utilização e, talvez, um prazo maior de validade, a melhor alternativa é adquirir o certificado do tipo A3.

Porém, esse modelo apresenta algumas desvantagens. Uma delas é a necessidade de reconectar leitoras e tokens sempre que trocar de máquina de trabalho. A outra desvantagem é a maior suscetibilidade à problemas de conexão e reconhecimento do certificado ao conectar aos computadores.

Quem precisa ter o certificado digital e quem o emite?

Toda empresa precisa ter o certificado digital. Afinal, ele é necessário para emitir documentos fiscais eletrônicos e acessar diversos serviços digitais. Inclusive, no credenciamento para iniciar as emissões fiscais pode haver essa exigência do certificado ao tentar acessar o portal da Secretaria de Fazenda Estadual.

Por isso, tanto empresas quanto organizações em geral precisam adquiri-lo. Para as pessoas jurídicas, ele também é conhecido como e-CNPJ. Para as pessoas físicas, é o e-CPF, que é mais usado por profissionais autônomos e Microempreendedores Individuais (MEIs), como advogados, contadores etc.

Por sua vez, a emissão sempre é feita por certificadoras homologadas pelo ITI. No Brasil, há várias empresas homologadas e que atuam nesse setor.

Quando fazer a renovação de certificado digital e o custo envolvido

Falando especificamente da renovação de certificado digital, o ideal é iniciar o processo com 30 dias de antecedência à expiração. Isso porque, o procedimento requer agendamento e algumas etapas de segurança para confirmar, de fato, que o solicitante da renovação representa a empresa.

Assim, se houver algum imprevisto ou indisponibilidade de datas para agendar essas confirmações, você ainda tem alguns dias para contar com o certificado antigo e ainda válido. É importante tomar esse cuidado.

Afinal, assim que o prazo expirar, o certificado deixa de ter utilidade. Ou seja, a empresa pode ficar com seus procedimentos fiscais travados até a renovação. O procedimento para renovar geralmente não termina no mesmo dia, por isso é tão importante renovar o certificado antes do seu vencimento.

Em relação ao custo, ele varia de acordo com vários fatores, como:

• tipo de certificado digital, logo, se é A1 ou A3;
• mídia usada;
• empresa escolhida para a renovação.

Na Bsoft, é possível solicitar a renovação do certificado digital do tipo A1. Além disso,  é possível contar com a ajuda do suporte durante agendamento e instalação do certificado.

Por que a renovação do certificado digital é importante?

A renovação de certificado digital é relevante para garantir que a empresa possa executar diversas tarefas de rotina. Um exemplo básico é a emissão de documentos fiscais. Assim, ao fazer esse procedimento, você assegura a usabilidade desse recurso e, por consequência, a validade jurídica dos arquivos autenticados.

Além disso, a renovação permite acessar os sistemas eletrônicos restritos dos órgãos públicos, assim como emitir as guias e comprovações fiscais  nesses ambientes. Logo, como certificado vencido será difícil até pagar os tributos devidos, o que pode colocar sua empresa em uma posição complicada perante a Receita Federal. Em resumo, o certifificado digital é um dos requisitos para poder manter a empresa em dia com as burocracias fiscais e evitar multas.

Quais são os principais passos para renovar o certificado digital?

O processo de renovação da certificação digital mudou por conta da pandemia. Isso porque a Medida Provisória 951/2020 permitiu a validação à distância. Confira detalhes sobre o tema neste vídeo em nosso canal do youtube.

Antes, era necessário agendar um horário presencial no posto da certificadora e apresentar os documentos necessários. Agora, já existe a conferência virtual, com o envio de cópias dos arquivos por e-mail.

Podem existir mudanças nas etapas dependendo da certificadora escolhida. Porém, os principais passos para a renovação são os que apresentamos a seguir.

Reúna os documentos

As empresas que querem renovar seu e-CNPJ devem apresentar, geralmente:

• cartão CNPJ emitido no site da Receita Federal na mesma data da validação presencial;
• estatuto social original ou cópia autenticada, legível, completa, sem rasuras e registrada no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;
• ata de nomeação do representante legal original ou cópia nas mesmas condições do estatuto social;
• documentação dos representantes legais.

Acesse o portal da certificadora

Os portais apresentam geralmente uma descrição dos passos e documentos necessários. É importante conferir também as opções disponibilizadas (A1 ou A3) e se o processo de confirmação da identidade pode ser online.

Verifique o agendamento e os valores do processo

O agendamento pode ser feito em posto físico ou conferência virtual, de acordo com as opções da certificadora. Após iniciado o processo geralmente as orientações de como prosseguir são recebidas por email.

Fique atento aos desafios e problemas técnicos

A opção pela confirmação de identidade via videoconferência exige cuidado com a conexão de internet. Por isso, faça testes antes do horário para evitar problemas durante o procedimento.

Além disso, a certificadora pode condicionar a renovação online à validação via biometria e consulta ao banco de dados biométricos registrados no momento da realização da Carteira Nacional de Habilitação (CNH). Caso algum imprevisto aconteça antes do agendamento, é preciso consultar a possibilidade de cancelamento ou reagendamento da data.

Emita o certificado digital renovado

O procedimento de emissão costuma ser simples. No entanto, pode exigir a instalação de aplicativos complementares na sua máquina ou extensões no navegador. Portanto, sempre consulte se há tutoriais de instalação no site da certificadora ou conte com o suporte do setor da tecnologia da informação da sua empresa .

Para fazer todo esse processo, é fundamental contar com um parceiro de confiança. A Bsoft tem sistemas preparados para alertar o cliente assim que inicia o prazo de 30 dias para o vencimento do certificado digital. Ainda é oferecido um voucher, que permite fazer a renovação do certificado digital A1 em certificadora homologada.

Outra vantagem é que todo o processo é conduzido com a ajuda do suporte da Bsoft. Assim, você esclarece suas dúvidas e tem auxílio técnico, se tiver dificuldade em qualquer uma das etapas.

Desse modo, você tem a segurança necessária ao fazer a renovação de certificado digital e conta com o melhor suporte para esse procedimento. Com isso, fará esse processo sem dificuldades.

E então? Precisa renovar seu certificado digital? Entre em contato com a Bsoft e informe-se.