Quais são os tipos de documentos fiscais eletrônicos?

A legislação tributária brasileira é um setor cheio de regras, detalhes e vocabulário que a maioria da população não consegue dominar por completo. Parte desta complexidade se deve aos documentos fiscais, que representam papel fundamental na legislação tributária.

Para ajudar a compreender este aspecto da nossa legislação, criamos esse post para esclarecer as suas dúvidas sobre os diferentes tipos de documentos. 

O que são documentos fiscais?

Chamamos de documentos fiscais aqueles que as empresas emitem para comprovar perante terceiros e para o fisco a venda de mercadorias, prestação de serviços e outros tipos de transação comercial.

Hoje em dia os documentos fiscais são eletrônicos, ou seja são emitidos e registrados de forma digital através de sistemas que transmitem as informações para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

Para que servem os documentos fiscais?

Como falamos anteriormente, os documentos fiscais servem para comprovar e registrar as operações empresariais executadas. Entretanto, ele presta uma função muito importante para o estado, uma vez que serve como fato gerador de impostos.

É através das informações contidas em documentos fiscais que são calculados os impostos municipais, estaduais e federais, evitando a sonegação fiscal.

Além disso, estes documentos também servem para fins de fiscalização, como comprovantes, onde é verificada a regularidade da operação, como no caso de transportes de carga.

Quais são os principais tipos de documentos fiscais?

Existem vários tipos de documentos fiscais, cada um servindo para um propósito diferente, confira os principais modelos abaixo:

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e é um dos documentos fiscais eletrônicos mais comuns, e é emitida para registrar transações comerciais originadas de pessoas jurídicas, como: compra, vendas, devoluções, remessas para consertos, baixas de estoque e outras operações.

Nela são destacados os impostos de ICMS, PIS, a COFINS, o IPI e o Imposto sobre Produtos importados. A adesão a este documento é obrigatória para contribuintes de ICMS que querem registrar as operações mencionadas anteriormente.

É interessante avaliar que as notas fiscais tem suas classificações também, conforme abaixo:

• Nota Fiscal de entrada: utilizada para registrar a entrada de mercadorias na empresa;
• Nota fiscal de saída:
• Nota fiscal de remessa:

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

Apesar de o nome ser semelhante ao documento anterior, estes documentos são muito diferentes um do outro. O propósito da NFC-e é contabilizar para o estado, o ICMS das mercadorias comercializadas pelo varejo para o consumidor final (pessoa física ou não contribuinte de ICMS).

Este documento substitui o cupom fiscal emitido por ECF e nota fiscal modelo 2 de venda ao consumidor. Uma das vantagens na substituição de cupom fiscal pela nota fiscal ao consumidor eletrônica, é a possibilidade de utilização de qualquer impressora não fiscal.

Nota fiscal avulsa (NFA-e)

A NFA-e é um tipo de nota fiscal emitido por empresas e pessoas físicas que não são obrigadas a emitir NF-e, como transportadoras e prestadores de serviços autônomos. Outras pessoas que se beneficiam deste tipo de emissão são os MEI (microempreendedores individuais).

Documentos fiscais para transporte

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é o documento emitido para registrar operações de transporte de carga de terceiros, pois neste documento, são vinculadas as notas fiscais das mercadorias que serão transportadas. É a partir do CT-e que os postos fiscais farão a conferência da prestação de serviço que está sendo realizada.

Além de registrar a operação de transporte, emitir CTe garante a devida contribuição de impostos como ICMS, PIS e COFINS.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Este documento foi criado com o intuito de viabilizar a fiscalização e diminuir o tempo de parada nos postos fiscais.

No MDF-e, é informado um breve resumo da operação de transporte, contendo dados do veículo, motorista, destino, origem e documentos originários do transporte, como o CTe e NFe, por exemplo.

O MDFe é obrigatório desde 2014, e a ausência deste documento pode acarretar em multa e até mesmo apreensão do veículo.

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é utilizada para registrar a prestação de serviço, como operações de transporte realizadas dentro do município. A sua principal função é registrar quaisquer tipos de prestação de serviços, onde não se pode emitir nota fiscal eletrônica (NFe).

Na nota fiscal de serviços eletrônica é destacado o ISS ou ISSQN, onde a alíquota é estipulada pelo município, que varia de 2% a 5%. Como este documento segue o layout de cada município, não há um número de modelo como nos demais documentos fiscais eletrônicos.

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

O CIOT é um número que identifica que o pagamento para o motorista foi devidamente realizado e registrado na ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).

Essa emissão é obrigatória na contratação de motoristas autônomos ou equiparados (cooperativas de transporte e empresas transportadoras com até 3 veículos próprios).

Vale pedágio obrigatório (VPO)

Outro documento fiscal obrigatório na contratação de motoristas autônomos é o VPO, que serve para comprovar que o pagamento do pedágio foi realizado pelo contratante e que o motorista não precisou desembolsar o valor do bolso.

Conhecimento de transporte eletrônico de outros serviços (CT-e)

Este documento é parecido com o CT-e, mas é utilizado para registrar o transporte de pessoas, bagagem e valores, ou seja, não serve para o transporte de cargas.

Outros tipos de documentos

Carta de correção eletrônica (CC-e)

A carta de correção eletrônica é um evento que pode ser vinculado a NF-e e CT-e para corrigir informações simples dos documentos fiscais.

Documentos auxiliares

Os documentos auxiliares nada mais são do que a versão visual dos documentos fiscais. Como mencionamos anteriormente, os documentos são emitidos em formato digital, gerando um arquivo com o nome de XML.

Este arquivo tem validade fiscal e deve ser guardado por no mínimo 5 anos. Entretanto, para fins práticos existem os documentos auxiliares, para ser mais fácil visualizar as informações. Eles podem ser impressos ou salvos em PDF. Os principais são:

• Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFe);
• Documento auxiliar do Conhecimento de transporte eletrônico (DACTe);
• Documento auxiliar do Manifesto de documentos fiscais eletrônico (DAMDFe).

Certificado digital

Apesar de não ser um documento fiscal eletrônico, a emissão de todos os documentos apresentados anteriormente só é possível com o certificado digital, que é uma espécie de assinatura digital da empresa ou da pessoa que está emitindo o documento.

O certificado digital apresenta-se em dois formatos: A1 e A3. O modelo A1 é um arquivo de existência apenas digital, válido por 1 ano. Já o modelo A3 é apresentado em forma de token (semelhante a um pen-drive), ou um cartão com leitor, e possui validade de 3 anos.

Quais são os maiores erros na emissão de documentos fiscais?

Para prevenir erros na emissão de documentos fiscais, reunimos os principais problemas e como evitá-los:

Não estar devidamente credenciado para emissão

Ao abrir uma empresa, é necessário realizar vários registros para conseguir começar as operações. Um destes registros é o cadastro para emissão de documentos fiscais. Para realizar este cadastro, é necessário entrar em contato com a SEFAZ estadual (também pode pedir ajuda para o contador).

Mas atenção: este cadastro não é o mesmo que Inscrição Estadual que outro registro necessário para abrir a empresa e começar as operações.

Preencher incorretamente os valores da operação

Um dos erros mais difíceis de corrigir e que traz mais transtornos é o valor dos produtos ou da prestação de serviço estar incorreto. Por isso, sempre após emitir o documento fiscal, verifique se os valores estão corretos.

Errar os dados dos envolvidos

Outro problema difícil de corrigir são dados dos envolvidos na operação, ou seja, emissor, remetente e destinatário. Acontece muito também de o usuário no momento da emissão selecionar a empresa errada, algo que pode causar bastante transtorno.

Assim como no tópico anterior, é necessário conferir as informações dos envolvidos do documento antes de dar sequência nas operações.

Identificar o erro quando não é mais possível cancelar

O prazo para cancelamento dos documentos fiscais é apertado (de 24 horas quando há vínculo com o MDF-e), fazendo com que as empresas precisem agir rápido quando precisam corrigir alguma informação.

Uma solução é conhecer as formas de corrigir um documento fiscal errado depois do prazo de cancelamento ter acabado.

Qual a diferença entre documentos fiscais e não fiscais?

Já vimos muito sobre documentos fiscais, e aqueles não fiscais? Nada mais são do que documentos que não tem efeito fiscal, ou seja, não servem para comprovação de atividades perante a Receita Federal e não têm tributos, como por exemplo, as faturas.

Como tornar a rotina de documentação mais fácil

Diante de tantos documentos eletrônicos necessários para que a empresa consiga cumprir suas obrigações fiscais, fica difícil levar tudo em dia e garantir que a empresa esteja de acordo com a lei.

Isso é verdade principalmente nas transportadoras, que além de terem uma rotina de trabalho puxada ainda precisam dar conta de uma série de exigências legais.

Para ajudar nesta tarefa, nada melhor do que contar com um sistema de gestão de transporte para ajudar não apenas na emissão de documentos fiscais, mas também nas operações da empresa.

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