Cuidados com certificado digital. Confira 5 dicas!

Esse é um tipo de tecnologia desenvolvida para possibilitar transações eletrônicas com maior segurança. Estamos falando da emissão e compartilhamento de documentos fiscais que devem contar com mecanismos de segurança. Para isso, é preciso seguir alguns cuidados com certificado digital para manter a confidencialidade.

Como a internet é o principal instrumento para o envio de documentos, foi preciso desenvolver uma ferramenta capaz de prevenir adulterações e garantir a autenticidade. Porém, mesmo que a sua empresa já use o certificado digital para fazer negócios, é fundamental garantir a sua utilização de forma correta.

Para conhecer como colocar esse processo em prática basta prosseguir com a leitura deste post. Confira!

Qual é o papel da assinatura digital?

Da mesma forma que a sua assinatura tem valor em documentos impressos, a versão digital desempenha a mesma função no ambiente virtual. Essa é a evolução natural de um processo de transformação digital pelo qual as empresas estão passando.

Com isso, a segurança dos dados tem sido complementada com elementos como criptografia e blockchain para manter a confiabilidade em todas as transações.

No caso das transportadoras, essa mudança tem impacto na emissão de documentos de transporte e sua transmissão para fornecedores e clientes. Assim, a assinatura digital confirma a autoria do documento e restringe a sua consulta somente para quem tem acesso à chave específica para realizar a sua abertura.

Por isso, é essencial decidir qual é a ferramenta ideal para ajudar a otimizar os processos da operação logística. Se você ainda está em dúvida, nós preparamos um conteúdo para esclarecer dúvidas e facilitar a sua escolha de um sistema de certificado digital.

Quais são os cuidados com certificado digital?

Segurança da informação é um aspecto cada vez mais presente nas organizações e o certificado digital é apenas um dos exemplos as ferramentas que podem ser utilizadas. Devido a sua importância para o andamento do processo logístico, devemos destacar quais cuidados devem ser tomados pelos profissionais da área para obter melhores resultados com utilização desse programa.

1. Inutilização do certificado digital

Esse caso ocorre com problemas de acesso e a utilização incorreta da senha. Após a aquisição do certificado digital será fornecido o código PIN que é composto por uma sequência alfanumérica de 4 a 8 dígitos.

Esse código está sujeito a bloqueio após três tentativas incorretas. Porém, ainda é possível realizar o seu desbloqueio com o código PUK. Da mesma forma, caso o código PUK seja inserido incorretamente, será feito o bloqueio definitivo após três tentativas.

Nesse cenário, a empresa deverá adquirir uma nova chave caso deseje continuar tendo acesso ao sistema.

2. Proteção da chave privada

A certificação digital é utilizada em diversas transações realizadas pela sua empresa. Entre os exemplos mais comuns estão:

• a emissão de documentos fiscais de frete como a NF-e, o CT-e e o MDF-e;
• o envio de declarações do imposto de renda de pessoa jurídica;
• a assinatura de documentos transmitidos pela internet;
• a transmissão do arquivo XML;
• a realização de transações bancárias;
• a emissão de demonstrativos contábeis; e
• a assinatura de escriturações da empresa.

Por esse motivo, fica claro como o acesso à chave privada e a sua respectiva senha devem ser restringidos a pessoas que desempenham as atividades listadas acima.

Isso inclui também os locais nos quais essas informações estão armazenadas. Se esses códigos são mantidos no computador é importante ativar a proteção por senha. Já unidades de armazenamento externo, como HDs, devem ser mantidos em locais seguros.

Atualmente, já existe o armazenamento em nuvem, o que agrega mais uma camada de proteção. Por isso, busque a alternativa que funciona da melhor forma para a sua empresa tomar os devidos cuidados com certificado digital.

3. Revogação do certificado digital

Apesar da sua relevância para as empresas existem casos em que o cancelamento do certificado digital é necessário e a empresa deve seguir os passos exigidos concluir essa transação.

Isso ocorre porque alguns problemas com o certificado não podem ser solucionados e requerem a sua revogação. Esta ação será necessária:

• quando for verificada a existência de erros no cadastro do certificado digital;
• quando houver a necessidade de alterar os dados cadastrais, como CNPJ ou razão social;
• em caso de perda, roubo do cartão ou token;
• bloqueio acidental do cartão ou token;
• acesso indevido da chave privada.

Por motivo de segurança, somente o titular pode solicitar a revogação. Inclusive, esse processo pode ser mais burocrático, uma vez que o sistema já está pago por todo o período da validade.

4. Renovação do certificado digital

Quando você adquire um sistema de certificado digital, é possível escolher o prazo de validade. Assim, você pode optar por realizar a renovação dentro de um, três ou até cinco anos de acordo com a preferência da empresa.

De modo geral, o processo de renovação deve ser iniciado antes mesmo do seu vencimento para que não haja interrupção do seu funcionamento e a integração com os demais sistemas de gestão.

A recomendação de antecedência é de 30 dias, o que permite tempo suficiente para a realização de eventuais testes e verificações. É importante destacar, também, que o novo prazo de validade passa a valer a partir da data da renovação.

5. Clonagem do certificado digital

A situação de clonagem acontece quando indivíduos obtêm acesso à senha sem a autorização do titular. Nesse caso, o risco é imenso devido à possibilidade de fraude, transmissão de informações inverídicas e a realização de transações bancárias não autorizadas.

Essa utilização indevida pode causar repercussões para a empresa, os seus sócios e gestores. Afinal, é difícil comprovar que não houve intenção por parte da empresa de cometer infrações e, sim pela ação de terceiros.

Portanto, caso essa situação seja constatada é recomendado solicitar a revogação o mais rápido possível. Esse processo pode ser realizado pela internet para a inclusão Lista de Certificados Revogados (LCR) ou pessoalmente nos postos de atendimento.

Quando se trata dos cuidados com certificado digital, informação nunca é demais. Afinal, essa ferramenta tem relação com diversos processos estratégicos dentro das transportadoras.

Isso quer dizer que a sua empresa deve essa deve estar preparada para utilizar todas as funções desse recurso tão importante. Você confere quais são as principais funcionalidades no nosso post sobre o Certificado digital para transportadora: conheça as facilidades e benefícios.