Aprenda a agilizar o faturamento de fretes na sua transportadora

No caminho para alavancar resultados, empresas de diversos segmentos buscam investir em ferramentas para agilizar seus processos. Na logística, esse cenário está longe de ser diferente – pelo contrário. Conhecida por ser uma atividade de alta complexidade, cada vez mais é preciso contar com tecnologia para ter rotinas mais inteligentes e eficazes, por meio da automação de tarefas, como o faturamento de fretes.

Ao digitalizar e, consequentemente, agilizar o faturamento de fretes e a emissão do CT-e, uma empresa de transportes é capaz de fazer cálculos rápidos e seguros em poucos cliques. Isso permite que mais negócios sejam fechados, além de passar mais credibilidade para clientes e parceiros.

Portanto, para evitar prejuízos, economizar tempo, ter processos eficientes e funcionais e se destacar no mercado, continue a leitura deste post e entenda como melhorar o faturamento de fretes com o apoio da tecnologia. Acompanhe!

O que significa a automação do faturamento de fretes e da emissão de CT-e?

O faturamento de fretes é um processo no qual a equipe responsável separa os CT-es (conhecimento de transporte) de cada cliente, soma os valores descritos nesses documentos e, assim, gera uma fatura de pagamento. Em empresas que não possuem sistemas, esse procedimento de cálculo e conferência é todo feito manualmente.

Nos dias de hoje, quando existe uma rica oferta de softwares qualificados e robustos para a logística, não faz sentido manter um processo manual burocrático, lento e propenso ao erro.

A otimização de processos com o auxílio da tecnologia é uma prática a ser seguida, visto que possibilita que diversas tarefas sejam feitas automaticamente e de forma descomplicada e precisa, em poucos cliques.

Em vez de passar tempo fazendo longas contas e conferindo informações, a equipe pode simplesmente emitir faturas e documentos para cada cliente diretamente no sistema, selecionando os CT-es adequados e gerando automaticamente os boletos, que, em seguida, podem ser enviados por e-mail para o contratante do serviço.

Por que investir nessa mudança?

Automatizar o faturamento de fretes e a emissão do CT-e é possível com o apoio de sistemas como o TMS (Transportation Management System – em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte). Investir em uma ferramenta desse porte é proporcionar maior controle e fluidez em todos os setores da sua empresa, além de alinhar seu negócio com o futuro e às demandas do cliente e do mercado.

Processos manuais são trabalhosos e podem resultar em uma grande quantidade de erros. Quanto mais clientes sua empresa prospectar, maior será a carga de trabalho.

A tendência é que falhas se tornem ainda mais frequentes. Sendo assim, investir em tecnologia significa também conseguir ser mais rápido, responder com agilidade e precisão e dar vazão ao trabalho e atender mais clientes, ao mesmo tempo que aumenta a qualidade do serviço oferecido.

Afinal, erros nos cálculos e na emissão do CT-e geram muita dor de cabeça, tanto para a transportadora como para o cliente. No fim, a empresa arrisca ter sua imagem manchada perante os embarcadores, o que é uma péssima notícia em um cenário tão concorrido como o de hoje.

O que é o sistema TMS e como ele funciona?

O TMS, Sistema de Gerenciamento de Transporte, é uma solução completa e integrada que atende empresas que trabalham com transporte, movimentação e distribuição de carga em diversos modais. Esse programa contém funcionalidades que ajudam a aprimorar e padronizar todos os processos. Com ele, o gestor tem maior controle da operação, uma vez que informações sobre todas as tarefas ficam concentradas em um só lugar na plataforma.

Além disso, é um software que facilita a integração e comunicação com outras áreas na empresa. Na plataforma, a equipe consegue gerenciar, em tempo real:

• tabelas e custos de frete;
• rotas de viagem;
• rastreamento de cargas;
• emissão e guarda de documentos fiscais;
• desempenho dos motoristas;
• dados dos clientes;
• cronograma de manutenções;
• volume de entregas;
• relatórios de performance.

Com esse sistema, é possível ter uma visão absoluta e real do negócio e da operação, facilitando um monitoramento efetivo e enxergar gargalos e pontos de melhoria com informações atualizadas e centralizadas.

Como usá-lo da melhor forma?

O TMS é uma ferramenta que possui diversas funcionalidades, como vimos. Um de seus maiores ganhos é possibilitar a digitalização de diversas tarefas, como emissão de documentos e faturamento de fretes. Com rotinas automatizadas, a equipe consegue assistir melhor os clientes, o que gera maior satisfação e aumenta o potencial de atendimento do seu negócio.

Mas não é só isso. Um sistema como o TMS proporciona melhorias capazes de impulsionar os resultados do seu negócio e os serviços entregues. No mais, ele é um grande aliado da gestão, permitindo que você gerencie sua transportadora da melhor maneira possível.

Ao ter um sistema de gestão ao seu lado, gestores podem controlar e avaliar seu negócio com maestria. Assim é possível tomar decisões mais acertadas com base em dados e informações reais e consolidadas, sem achismos. Isso torna o gerenciamento, bem como todos os processos da empresa, mais seguro e confiável.

Todo o software pode ser parametrizado de acordo com as necessidades da transportadora. Por exemplo, na hora de fazer uma cotação de frete, a equipe responsável tem acesso a dados sobre opções, valores, prazos, orçamentos e mais. Isso ajuda a nortear as melhores escolhas e planejar, otimizar e monitorar rotas e entregas com maior rigor, prezando pelo custo-benefício.

O que devo considerar antes de escolher um sistema TMS?

Investir em tecnologia é sempre uma ótima iniciativa, sobretudo em operações complexas como as da cadeia de suprimentos. São inúmeras as vantagens e os ganhos em curto, médio e longo prazos. Agora que você já sabe que precisa contar com esse apoio, confira algumas dicas do que considerar para fazer a escolha ideal:

• pense nas necessidades da sua transportadora – mapeie os processos da sua empresa e certifique-se de que o software atende a suas tarefas;
• opte por uma solução escalável – independentemente do porte da sua empresa hoje, é certo que seu intuito é fazê-la evoluir. Logo, considere um programa que seja flexível e permita o crescimento sem perda de qualidade e função;
• pesquise bons fornecedores – para ter segurança e qualidade, prefira fechar negócio com empresas que tenham uma boa reputação no mercado e que ofereçam ferramentas qualificadas. Esse detalhe faz diferença tanto na qualidade do software como no suporte prestado;
• veja se o sistema é flexível – apesar de os processos logísticos serem parecidos, cada empresa funciona de uma forma. Logo, observe se o TMS em questão permite customizações e adequações para atender à sua realidade hoje, caso contrário, você continuará com gargalos e limitações;
• tenha em mente o custo-benefício – preço não é tudo na hora de fazer um investimento desse porte, então, pense em como um TMS trará ganhos e benefícios que vão se reverter em mais clientes satisfeitos e mais lucros. Portanto, faça uma escolha prezando pela qualidade do serviço e da infraestrutura.

No mercado competitivo de hoje, empresas precisam tomar uma postura proativa para atender e exceder expectativas dos clientes, portanto não há espaço para ineficiência e erros constantes. Por isso, use a tecnologia a seu favor e conte com um sistema como o TMS para automatizar tarefas, otimizar o faturamento de fretes e ter uma logística estratégica e de alta performance.

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