7 dicas para melhorar o controle de veículos na sua empresa

Você faz o controle de veículos na sua empresa? A gestão de frotas é uma atividade indispensável para as transportadoras. Por meio dela, você monitora a entrada e a saída de carros e caminhões, quais eram os motoristas, quantos quilômetros foram rodados e mais.

Mais que administrar os custos com base em informações verdadeiras, esse monitoramento mantém a segurança da frota e a realização das entregas dentro do prazo estipulado. Da mesma forma, torna-se mais fácil programar as manutenções e aumentar a vida útil dos veículos.

Para entender melhor por que é importante executar o controle de frota e como fazer isso, criamos este post com dicas práticas. Que tal ver todas elas?

A importância de fazer o controle de veículos na sua empresa

A gestão de frotas é uma atividade cujo objetivo é planejar e monitorar os processos de entradas e saídas de veículos, a fim de fazer ajustes e um controle efetivo. Para ser eficiente, a ação deve ser embasada em informações reais, que evidenciam:

• como os motoristas dirigem;
• qual o estado dos veículos;
• quanto de combustível foi gasto;
• quais rotas foram seguidas.

A partir dessas informações, é possível tomar decisões mais acertadas e reduzir custos. Da mesma forma, você identifica se toda a frota é utilizada ou se existem veículos ociosos e mal aproveitados. A depender do diagnóstico, é realizada uma realocação de carros e caminhões para evitar a perda de oportunidades, dinheiro e tempo.

Para uma transportadora, o controle dos veículos também tem relação direta com o cumprimento dos prazos de entrega dos produtos aos seus clientes ou aos consumidores finais. Portanto, é um componente indispensável da satisfação do destinatário — e esse fator ajuda a aumentar o número de negócios fechados.

7 dicas para fazer um controle eficiente dos veículos

A atividade de monitoramento pode parecer complexa, especialmente quando envolve uma frota grande de carros e caminhões. No entanto, ela pode ser facilitada por meio de práticas simples. Quais são elas? Listamos as principais abaixo.

1. Faça um diagnóstico da frota

O primeiro passo é mapear os veículos envolvidos e as operações realizadas. Vale a pena usar dados históricos do último ano ou dos seis meses anteriores. Contabilize os gastos com combustível e com manutenção, e os erros humanos verificados no período.

Aproveite para conferir a capacidade dos veículos e a disponibilidade deles. A partir da coleta dos dados, faça uma lista com todos os itens. Defina ainda:

• quantos veículos são carros, ônibus e caminhões;
• como está o estado de cada um deles;
• qual a quilometragem rodada por veículo e a quanto poderia chegar;
• qual o salário dos motoristas.

A ideia de todos esses detalhes é ter uma visão mais objetiva da frota, identificar possíveis problemas e pensar em soluções.

2. Anote as informações

Os dados capturados na etapa anterior devem servir para uma análise aprofundada. Isso requer a anotação de todos eles em uma planilha ou software especializado em gestão de frotas. A segunda opção é a melhor, como veremos a seguir, porque automatiza o processo e traz uma avaliação consolidada.

Em uma planilha, os dados ainda podem ficar dispersos e isso dificulta sua análise. De toda forma, lembre-se de criar relatórios de gastos mensais e estabelecer metas, a fim de saber se o caminho seguido é o esperado. Aqui, você cria uma política para planejar o futuro da sua transportadora e informar aos colaboradores as regras que eles devem seguir.

3. Registre quem saiu com o veículo e para onde foi

Os dados de motoristas e veículos devem ser mantidos atualizados para identificar todas as entradas e saídas. A prática também é recomendada para saber quem era o condutor em caso de infrações de trânsito. Assim, ele pode ser responsabilizado, em vez da empresa ser penalizada.

Essa informação também é indispensável para controlar as rotas. Ao saber o caminho que o motorista deve seguir, você compara as informações com aplicativos para detectar se há algum acidente ou fila no local. O GPS ainda registra o último trajeto realizado, o que permite identificar possíveis desvios para a solução de problemas pessoais dos condutores, por exemplo — prática que impacta os custos corporativos.

4. Controle o abastecimento da frota

Um dos principais custos das transportadoras é o abastecimento da frota. O objetivo é usar os recursos de forma racional e aumentar a produtividade da equipe. No entanto, esse propósito nem sempre é fácil de ser conquistado.

Com o controle do abastecimento, você identifica os veículos que estão com o consumo acima da média para detectar o problema — que pode ser mecânico ou humano, por exemplo, o motorista dirigir acima da velocidade ou em desacordo com as boas práticas — e tratá-lo.

Para fazer isso, vale a pena solicitar ao motorista para entregar a nota de abastecimento com a anotação da placa e da quilometragem do veículo. Outra possibilidade é o uso de sistemas por cartão, que obriga a indicação de quilometragem e permite limitar os gastos por caminhão.

5. Treine os colaboradores

Os motoristas são os principais aliados do controle veicular. Sem eles, fica difícil fazer um monitoramento adequado e seguir as metas estabelecidas. Por isso, eles devem ser treinados de modo contínuo para serem obtidos bons resultados.

A capacitação também ajuda a padronizar o uso da frota e seguir a política. Isso significa que os veículos são melhor utilizados, de acordo com os critérios de conservação, direção responsável, cuidado e tráfego por vias preservadas. Ao mesmo tempo, o treinamento ajuda na implantação da direção defensiva e diminui a chance de acidentes.

6. Invista em um software especializado

O controle dos veículos precisa ser automatizado para ter dados verdadeiros e ser eficiente. É aqui que entram os softwares especializados. Eles permitem comparar o trajeto real ao previsto, saber qual o planejamento de saídas do veículo e ter acesso a outros dados, que permitirá gerenciar a frota da melhor maneira possível.

Da mesma forma, as soluções especializadas fazem a coleta de informações, a transmissão remota, o armazenamento dos dados e a simplificação das análises. Em outras palavras, você sabe o que acontece com os veículos da sua frota e identifica problemas a serem solucionados.

7. Faça manutenção

O custo com manutenções precisa ser classificado de diferentes maneiras: total, por veículo e por quilômetro rodado. O ideal é fazer manutenções preventivas, a fim de aumentar a vida útil dos caminhões e evitar imprevistos, que implicam mais gastos para correção.

Aqui, vale a pena estabelecer um cronograma de revisões para o controle dos veículos. Esse planejamento deve contemplar trocas de óleo e de peças, e verificação de outros problemas. Considere as indicações da fabricante antes de criar esse detalhamento.

As manutenções preventivas ainda ajudam a evitar acidentes, aumentam a segurança dos motoristas e de terceiros, e geram um desempenho melhor do colaborador, com maior rendimento das corridas e a racionalização do consumo de combustível e óleo.

Como a tecnologia otimiza o controle de veículos da sua empresa?

Um software especializado em controle de veículos oferecerá dados importantes para a gestão de frota. Com ele, você poderá monitorar:

• custo e lucro de cada operação;
• fretes e viagens;
• acertos com motoristas;
• adiantamentos e despesas por viagens;
• manutenções veiculares;
• abastecimentos;
• contas a pagar e a receber.

Ainda será possível gerar arquivos e documentos fiscais, que facilitarão as operações diárias. Com esses recursos, você faz um acompanhamento mais efetivo da sua frota, reduz os custos operacionais e ainda consegue satisfazer os seus clientes.

Fica claro, portanto, que o controle de veículos é uma ferramenta indispensável. Por meio dessa prática, você atenta ao que está disposto na legislação, aumenta a vida útil dos veículos, estabelece um cronograma de manutenção e controla os gastos. O resultado é um impacto financeiro e de performance significativo.

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