Entenda como um sistema de gestão de frotas pode expandir seu negócio

Em um setor desafiador, complexo e de custos elevados como o de transportes, toda solução capaz de simplificar operações e torná-las mais econômicas é muito bem recebida pelas empresas do ramo. Nesse sentido, por exemplo, muitas transportadoras já se beneficiam com o sistema de gestão de frotas.

Essa é uma ferramenta tecnológica e altamente eficaz no gerenciamento de diferentes tarefas que se relacionam com os veículos no dia a dia de operações.

Esse sistema, quando bem aproveitado, pode simplificar o trabalho do gestor de frotas, oferecendo informações detalhadas, atualizadas e de forma ampla para auxiliar na tomada de decisão e na expansão do negócio.

Para mostrar as vantagens de se atuar de forma moderna e inovadora, a seguir, preparamos um artigo completo que vai mostrar como um sistema de gestão de frotas pode contribuir para que a sua transportadora se torne mais competitiva. Acompanhe!

Como funciona um sistema de gestão de frotas?

O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta voltada para aumento da visibilidade sobre a operações dos veículos de uma transportadora. De maneira direta, esse tipo de solução é desenvolvido para organizar e registrar diferentes dados de performance, resultados e planejamento relativos ao gerenciamento da frota, dando mais controle aos gestores.

Assim, a partir de uma interface informatizada, diferentes informações podem ser gerenciadas pelos profissionais. Isso evita o desgaste, a demora e o risco de erros que processos manuais — como o uso de planilhas — podem implicar.

Basicamente, o funcionamento de um sistema de gestão de frotas se dá a partir da centralização das principais informações da frota da empresa. Dessa forma, a partir de uma única tela, o gestor tem acesso a dados relativos aos custos operacionais, desempenho dos veículos e profissionais, bem como uma série de parâmetros das operações de transporte.

Por que vale a pena investir em um software de gestão de frotas?

Maior aproveitamento dos dados

A adoção de um software de gestão de frotas se justifica, primordialmente, pela necessidade das empresas de controlar melhor suas atividades e identificar pontos em que é possível realizar otimização. Em um setor cujos custos são extremamente elevados, qualquer ajuste capaz de reduzi-los, em longo prazo, pode gerar um grande impacto positivo.

O sistema garante à empresa uma gestão ampliada da frota, trabalhando dados referentes a custos isolados e gerais dos veículos, desempenho dos motoristas e manutenção da frota. Com base nesses dados, é possível entender melhor a dinâmica de atividades, identificando inconsistências e falhas que precisam ser rapidamente solucionadas.

Redução de erros

No mais, de imediato, a redução de erros humanos e o aumento da produtividade também são pontos motivadores para esse tipo de investimento. Com a automação proporcionada pelo sistema, reduz-se a probabilidade de erros no manuseio de dados de forma manual, como com planilhas e complexos relatórios.

Retorno financeiro

Com o tempo, há um retorno financeiro devido ao fato de que, pessoas que precisavam se dedicar a funções específicas, agora podem focar outros setores e tarefas de igual ou maior importância, possibilitando inclusive a criação de novos setores.

Como escolher o melhor sistema de gestão de frotas?

A escolha do sistema de gestão deve se basear, primordialmente, nas necessidades da transportadora. Cada negócio pode apresentar demandas específicas em relação a esse tipo de tecnologia, sobretudo em termos de volume de operações e tamanho da frota. Nesse sentido, é fundamental buscar uma solução que se adapte à empresa.

Além disso, outro fator que deve ser considerado na escolha é a presença de funcionalidades. Existem funções básicas que precisam ser contempladas pelo software escolhido. No entanto, é ainda mais vantajoso investir em soluções mais completas, que disponham do básico, mas também de outras funções estratégicas. Confira, a seguir, o que um bom sistema de gestão de frotas deve ter!

Controle de viagem/frete

Essa funcionalidade permite ao gestor ter um controle abrangente sobre os fretes prestados, obtendo imediatamente a margem de lucro, desde que, claro, sejam incluídas as informações necessárias, como despesas da viagem.

Adiantamentos e devoluções

Funcionalidade que permite registrar os lançamentos que foram feitos para a viagem, como estadia, alimentação, pedágios e combustível, bem como registrar as devoluções, que são as “sobras” das despesas, ou despesas que não foram de fato executadas. Esses lançamentos são importantes para a função a seguir.

Acerto com motoristas

O acerto com motoristas, certamente, é uma das partes que exigem mais atenção quando feito sem o auxílio de uma ferramenta específica, pois vários fatores podem ficar de fora na hora do cálculo.

Por meio da ferramenta de gestão de frota, ao lançar as despesas, devoluções e viagens que o motorista realizou, com o valor correto, o software traz o valor líquido que deve ser pago ao condutor, fazendo todos os cálculos automaticamente.

Manutenções

Toda frota, por menor que seja, precisa ter um controle rigoroso de manutenções, tanto preventivas quanto periódicas. Uma ferramenta automatizada pode gerenciar essas manutenções, bem como abastecimentos, revisões, consertos ou reparos. Controles como esses são essenciais para a saúde do negócio.

Médias

Fundamentais para a previsão dos gastos que a transportadora terá a cada frete, as médias de consumo de combustível por quilômetro ou por hora são obtidas com mais precisão e facilidade por meio de um software específico.

Tabelas

As tabelas são usadas para parametrizar os cálculos e podem ser aplicadas tanto para chegar ao valor correto a se cobrar pelo frete como para saber o valor que deverá ser pago ao motorista ao executar o frete. As tabelas são uma espécie de calculadora, porém com inúmeros tipos de cálculos pré-estabelecidos.

Como a Bsoft consegue resolver seu problema?

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