Aprenda a fazer o controle de entrada e saída de veículos com eficiência

Na rotina de operações de uma transportadora, independentemente do porte, o controle de entrada e saída de veículos é uma tarefa indispensável para o acompanhamento da situação da frota. Esse tipo de informação é de grande relevância para entender o fluxo de uso dos caminhões, auxiliando, sobretudo, no processo de manutenção preventiva.

Na prática, nenhum veículo retorna de uma viagem exatamente da forma como saiu. Durante o deslocamento, há sempre o desgaste natural da máquina, além da ocorrência de incidentes externos, que podem danificar o caminhão e antecipar as suas manutenções.

Porém, quando a empresa não gerencia de forma ativa a entrada e saída de veículos, tudo fica mais difícil. Sem a visibilidade adequada do uso da frota, o agendamento de revisões, manutenções preventivas e reparos fica sem parâmetros precisos, o que pode causar prejuízos ao negócio tanto pela manutenção desnecessária de um veículo quanto pela ausência de intervenções no tempo ideal, agravando possíveis problemas na máquina.

Devido à importância do tema para uma gestão eficiente da frota, preparamos este artigo para ajudar você a realizar o controle de entrada e saída de veículos com mais precisão. Continue a leitura e confira!

Qual é a importância do controle de entrada e saída de veículos?

A relevância do controle de entrada e saída de veículos na transportadora está ligada, principalmente, à otimização no processo de manutenção da frota. Como dito, após cada viagem, os veículos retornam para a empresa em condições diferentes, em razão do desgaste de peças, pneus e eventuais avarias.

Diante disso, os gestores precisam ter ciência de tudo que o ocorre com cada caminhão após toda viagem realizada. Em certos casos, não é possível fazer uma avaliação visual do veículo sempre que ele sai da empresa e quando retorna. O fluxo de operações pode ser bastante intenso, o que acaba por exigir uma avaliação mais ágil, baseada em informações concretas.

Por exemplo, ao sair do pátio, é possível saber qual a quilometragem do caminhão. Assim, ao retornar, se consegue identificar se a quilometragem já atingiu o limite da troca de óleo. Do mesmo modo, é possível fazer esse controle com o desgaste de pneus.

Em outras palavras, o acompanhamento estatístico mais próximo da frota oferece informações valiosas para que os gestores programem as paradas dos veículos, seja para manutenções preventivas, seja para substituição de itens.

A ideia é aumentar a performance da frota da forma mais econômica possível, eliminando atrasos nas manutenções e/ou intervenções desnecessárias nas máquinas — o que gera custos extras e pesa no orçamento no negócio, sobretudo, em longo prazo.

Como deve ser a gestão de veículos?

O controle ativo da frota pode ser realizado de diferentes formas. Tudo dependerá da quantidade de veículos a serem gerenciados e do fluxo de operações.

Assim, para um controle da entrada e saída, é recomendável utilizar algum documento ao qual se tenha acesso sempre que possível, o que pode ser feito por meio de planilhas montadas manualmente, planilhas preenchidas no computador, ou algum sistema para a gestão de transportes que permita que você realize esse controle.

As vantagens de utilizar um sistema de gestão é ter acesso às informações mais facilmente e poder verificar o desempenho dos veículos ao longo do tempo com mais agilidade e precisão. Dessa forma, os esforços dos gestores na hora de controlar despesas e reduzir custos operacionais são muito mais bem aproveitados.

Trafegar pelas estradas brasileiras expõe motoristas e veículos a uma série de riscos. Além da presença de outros agentes influenciadores na rodovia, existem muitos fatores que podem atrasar uma operação, aumentar os custos e prejudicar o negócio.

A partir do momento em que um veículo deixa uma transportadora para realizar a sua entrega, a próxima avaliação só será realizada quando ele retornar para a empresa.

Desse modo, manter o controle sobre a entrada e saída dos veículos é ter a certeza de que tudo ocorreu bem naquela viagem, assegurando que o seu colaborador e o veículo estejam em condições similares às que deixaram a transportadora para realizar o transporte — ou seja, é estar certo de que tudo está em conformidade com o planejado.

De que forma a tecnologia pode trabalhar como uma aliada?

Hoje, a tecnologia é certamente a principal aliada das empresas que atuam no segmento de transportes. Com recursos inovadores e softwares especializados, por exemplo, é possível implementar uma gestão da frota muito mais qualificada e simples, gerenciando mais informações, porém, sem a burocracia e lentidão que os processos manuais normalmente implicam.

Nesse cenário, a Bsoft tem um papel importante na modernização das atividades de transportadoras em todo o Brasil. Especialmente na questão da gestão, a empresa oferece soluções completas, as quais dão mais visibilidade à frota, a partir da coleta de dados das operações e posterior junção em uma plataforma integrada.

Finanças

Essas soluções tecnológicas são a base para operações mais consistentes e econômicas. Na prática, o uso de um sistema como o desenvolvido pela Bsoft impacta positivamente a empresa em questões de ordem financeira, por exemplo.

Nesse sentido, é possível evitar custos extras com multas em fiscalizações, como aquelas decorrentes de pneus em situação de desgaste irregular, faróis com defeito, veículo sem estepe, e outros fatores que podem ocasionar problemas com a legislação.

Segurança

Além do mais, há o impacto positivo na questão da segurança. Com o auxílio do sistema no controle da frota, sobretudo, na gestão da manutenção, tanto a empresa quanto os motoristas são beneficiados com veículos em condições ideais de funcionamento, o que reduz os riscos de acidentes e outros problemas que podem atrasar ou aumentar os custos das operações.

Funcionalidades do Controle de Transportadoras da Bsoft

Atualmente, a Bsoft oferece aos transportadores o Controle de Transportadoras, uma ferramenta informatizada completa, destinada a pequenas e médias empresas. A partir dela, é possível realizar ações como:

• controle de fretes e viagens, tendo o custo e lucro exatos de cada operação;
• acesso completo a dados de TMS, como manutenções dos veículos, ordens de coleta, controle de pneus, médias de consumo e muito mais;
• suporte financeiro com informações relacionadas às contas a pagar e receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e controle de comissões;
• suporte à emissão e controle de documentos fiscais, além de reforço no cumprimento de obrigações perante o Fisco;
• além de muitas outras funcionalidades.

Por fim, como vimos, implementar um controle de entrada e saída de veículos na sua empresa é uma ação altamente necessária e vantajosa, especialmente, do ponto de vista econômico e operacional. No entanto, na atualidade, a tecnologia vai muito além, com soluções ainda mais completas, capazes de auxiliar gestores e líderes na condução dos transportes e da frota.

A Bsoft é a prova disso e está presente nas atividades de mais de 12 mil clientes em todo o país. Então, o que acha de modernizar a gestão da frota da sua empresa? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar nesse processo!