Como fazer uma consulta NF-e completa? Confira!

Nota Fiscal é um documento que comprova a venda de produtos e a prestação de serviços feitas pela empresa. Nesse sentido, toda vez que um cliente realiza um pagamento por um bem ou por uma atividade em uma loja, essa ação de transferência econômica deve ser registrada.

Pensando nisso, este texto mostra qual é a funcionalidade e por que é fundamental fazer a consulta de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) completa. Explicamos também quais são os tipos de Nota Fiscal disponíveis para as empresas. Ao final, o conteúdo lista os benefícios de emitir esse documento fiscal e dá um passo a passo para quem precisa fazer a consulta da nota.

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Afinal, qual é a diferença entre NF e NF-e?

É verdade que as empresas são obrigadas a emitir Nota Fiscal para os clientes, mas qual é a diferença entre a tradicional NF e a NF-e? Respondendo à questão, os dois documentos legais têm o mesmo objetivo, de registrar as atividades econômicas entre o público e a organização comercial. Porém, a NF costumava ser impressa em blocos de papel, enquanto a NF-e é emitida por uma plataforma on-line e é digital. Outro ponto importante é que a NF-e substituiu a versão tradicional da NF em papel e se tornou obrigatória para a maioria das empresas e contribuintes de ICMS.

Qual é a funcionalidade da NF-e?

A principal função da NF-e, que deve ter uma assinatura digital (token) para ser validada pela Receita Federal, é controlar a tributação sobre a atividade econômica realizada no território brasileiro. O motivo é que todo negócio deve recolher tributos, como por exemplo, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) ou outros impostos, aplicados a cada transação. Além disso, ao prestar serviços, transferir produtos entre centros de distribuição, enviar para conserto ou remessa em garantia, é necessário registrar essa movimentação via documentação fiscal.

Da mesma maneira, a comprovação da atividade econômica na empresa garante a segurança jurídica no âmbito da instituição. Em outras palavras, a emissão de Nota Fiscal assegura o correto uso dos investimentos, podendo a gestão se antecipar a mudanças. Esse fator ajuda a diminuir consideravelmente o risco de imprevistos na organização.

Quais são os tipos de NF-e?

Existem vários tipos de notas fiscais eletrônicas e o uso delas pode variar dependendo do tipo de operação realizada e dos envolvidos na operação. Veja os principais tipos de documentos:

• Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e):  é expedido pelas Secretarias Estaduais da Fazenda. Ela registra a venda de produtos com cobrança de ICMS e IPI;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): substituiu o formato manual usado pelas empresas até 2012. É um arquivo digital para o transporte de carga interestadual e intermunicipal com tributação de ICMS;
• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e): documento digital, expedido pela prefeitura na qual o CNPJ está registrado. Confirma prestação de serviço entre um estabelecimento comercial e uma pessoa física;
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): alternativa digital ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF). É normalmente emitida por setores do varejo e do comércio, como supermercados, farmácias e padarias;
• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): documento validado por assinatura digital que dispensa o uso do ECF, diminuindo sonegação fiscal;
• Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e): desenvolvido para obedecer à legislação fiscal sobre a emissão de CF-e no estado do Ceará;
• Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): reúne documentos (CT-e ou NF-e) e é utilizado para documentar dados sobre a viagem. É emitido tanto por transportadoras quanto por empresas que fazem transporte de mercadoria própria.
• Nota Fiscal Avulsa (NFAe): usada por não contribuintes do ICMS, como Microempreendedores Individuais (MEIs) desobrigados da emissão de NFe;
• Nota Fiscal Complementar: documento somado à nota original para corrigir ou justificar valores tributários;
• Nota Fiscal Denegada: quando a Secretaria da Fazenda identifica irregularidade fiscal na emissão da Nota Fiscal;
• Nota Fiscal Rejeitada: quando o documento apresenta erro no registro dos dados sobre a transação econômica;
• Nota Fiscal de Exportação: documento que oficializa a saída de mercadorias para outros países;
• Nota Fiscal de Remessa: documento que garante a não incidência de tributos sobre produtos sem objetivo de venda.

Diante de tantas opções, é fundamental contar com um suporte jurídico e tributário na empresa. Além disso, é importante investir em soluções tecnológicas que facilitem na emissão de notas e os registros contábeis na instituição.

Quais são os benefícios de consultar NF-e?

É verdade que as empresas são obrigadas a emitir Nota Fiscal a cada transação econômica, mas essa prática não serve, apenas, para notificar a compra ao cliente.

As companhias precisam consultar a NF-e para garantir que os dados informados à Secretaria da Fazenda estão corretos, verificando, ainda, se a tributação aplicada à venda corresponde ao que está previsto na lei. É necessário também reunir e armazenar os documentos para que a contabilidade possa fazer a apuração do imposto devido no período.

Como fazer a consulta da NF-e completa?

Para consultar a Nota Fiscal eletrônica, o passo a passo mais simples é acessar o Portal Nacional da NF-e, que divulga as informações sobre documentos fiscais no Brasil. Na página inicial da plataforma, vá até o menu e clique em “Serviços”, depois, clique na opção “Consultar NF-e”.

Na página direcionada clique em “Consultar NF-e”. Depois, você deve informar ao sistema a chave de acesso impressa no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), resolvendo o captcha. Por fim, para fazer a consulta da nota completa e baixar o arquivo, o usuário deve ter o Certificado digital da empresa instalado na máquina.

Contudo, é preciso ter atenção enquanto navega pelo site da Receita Federal, pois a plataforma separa diferentes informações por aba. Assim, a primeira aba é referente à emissão da NF-e e as demais referentes ao emitente, destinatário, transporte, cobrança, totais, produtos e serviços, e informações adicionais.

Além da opção de consulta da Nota Fiscal no Portal Nacional da NF-e, alguns softwares facilitam o acesso aos documentos fiscais. Eles permitem, inclusive, que mesmo sem Certificado Digital, a empresa possa visualizar e fazer o download da NF-e completa.

Neste texto, você entendeu por que fazer a consulta da NF-e completa. No entanto, para garantir a segurança fiscal da companhia, é necessário investir em infraestrutura tecnológica. O Bsoft Docs, desenvolvido pela Bsoft, há mais de 10 anos no setor de transportadoras, permite ao usuário consultar e recepcionar de forma automática as NF-es, além de fazer manifestação das notas e realizar desacordo da operação, facilitando a importação dos documentos.

Ainda tem dúvidas sobre o processo de consulta da Nota Fiscal eletrônica? Se sim, compartilhe a sua questão com a nossa comunidade. Deixe um comentário aqui!